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Erstellen und Verwalten von Aufgaben im Meetings-Tool

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Hintergrund

Sie können jetzt Aufgaben im Meetings-Tool erstellen, anzeigen und verwalten. Die Beauftragten erhalten Benachrichtigungen über Aufgaben, die aus Besprechungen erstellt wurden. Projektteams können den Aufgabenfortschritt mithilfe zeitnaher Benachrichtigungen leicht verfolgen.

Das Meetings-Tool bietet im Vergleich zu Excel und E-Mail-basiertem Tracking einen wettbewerbsfähigeren, integrierten Workflow. Es erhöht die Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit für die Einhaltung von Aktionspunkten.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Meetings-Tool des Projekts.
      ODER

    • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für das Meetings-Tool des Projekts, wobei die granulare Berechtigung "Besprechungselemente verwalten" in der Berechtigungsvorlage aktiviert ist. Siehe Meetings - Berechtigungen.

Hinweis: Sie müssen auch über die erforderlichen Berechtigungen für das Aufgaben-Tool verfügen. Siehe Aufgaben - Benutzerberechtigungen.

Voraussetzungen

Bevor Sie Aufgaben über das Meetings-Tool erstellen und verwalten, müssen Sie Folgendes ausführen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Meetings-Tool des Projekts.

  2. Klicken Sie auf einen Meeting-Titel, den Sie bereits erstellt haben, und navigieren Sie zum Abschnitt "Agenda ".

  3. Wählen Sie einen Tagesordnungspunkt aus und suchen Sie den Abschnitt Aufgaben.

  4. Um eine Aufgabe direkt aus dem Tagesordnungspunkt zu erstellen, klicken Sie im Abschnitt Aufgaben auf Aufgabe erstellen.
    Der Bildschirm "Neue Aufgabe erstellen " wird auf der rechten Seite angezeigt. Informationen zum Erstellen von Aufgaben finden Sie unter Aufgabe hinzufügen.
    Hinweis: Da das Meetings-Tool direkt in das Aufgaben-Tool integriert ist, werden alle Aufgaben, die aus dem Abschnitt "Agenda" erstellt wurden, auch im Aufgaben-Tool ausgefüllt.

  5. (Optional) Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Einstellungen für die Nachbereitung von Besprechungen für Aufgaben zu verwalten:

    1. Rufen Sie die Seite Einstellungen für Meetings > auf.

    2. Scrollen Sie zum Abschnitt Einstellungen für die Nachverfolgung von Besprechungen .
      Die Option Alle Aufgaben übertragen ist standardmäßig deaktiviert. Dies bedeutet, dass nur offene Aufgaben in Folgebesprechungen übertragen werden.

    3. Wenn Sie die Option Alle Aufgaben übertragen aktivieren, werden alle Aufgaben (initiiert, abgeschlossen, annulliert, in Bearbeitung und Bereit zur Überprüfung) auf Folgebesprechungen übertragen.

  6. Um eine Aufgabe aus dem Tagesordnungspunkt heraus zu verwalten, gehen Sie im Abschnitt "Tagesordnung" wie folgt vor:

    1. Klicken Sie im Abschnitt "Aufgaben " auf einen Aufgabentitel.
      Die Aufgabeninformationen werden im rechten Seitenbereich angezeigt.

    2. Klicken Sie auf das Symbol der vertikalen EllipsenIcon Vertical Ellipsis .
      Sie können die folgenden Optionen verwenden, um die Aufgaben zu verwalten:

      • Seite "Aufgaben" anzeigen: Verwenden Sie diese Option, um allgemeine Informationen der Aufgabe im Aufgaben-Tool anzuzeigen. Sie können auch die Ursprungsquelle für die Aufgabe anzeigen.

      • Aufgabe bearbeiten. Verwenden Sie diese Option, um die Aufgabendetails im Meetings-Tool zu bearbeiten.

      • Aufgabe löschen. Verwenden Sie diese Option, um die Aufgabe aus dem Meetings-Tool zu löschen.

Siehe auch