Was sind die verschiedenen Felder im Dokumentenmanagement-Tool?
Hintergrund
Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet Metadaten und Dokumentfelder, um automatisch Zugriff auf Dokumentrevisionen zu gewähren und diese zu organisieren, sodass sie leichter zu finden sind. Die Dokumentfelder eines Projekts werden im Admin-Tool auf Unternehmensebene über konfigurierbare Feldsätze konfiguriert. Feldoptionen können auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Dokumentenmanagement-Tools ein- oder ausgeblendet werden.
Hinweis: Pflichtfelder für jedes Dokument: Name, Typ, Status und Revision.
Antwort
In der nachstehenden Tabelle sind die Feldnamen des Dokumentenmanagement-Tools und ihre Beschreibungen aufgeführt, zusammen mit Hinweisen dazu, woher die Informationen für diese Felder stammen.
Hinweis:
- Pflichtfelder sind in der Spalte Feldname mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
- Felder mit Schlüsseln, die in den Feldoptionen enthalten sind, werden in der Spalte Dateneingabetyp vermerkt.
- Bestimmte Felder (z. B. Typ, Projekt und Absender) haben einen Code am Anfang des Feldes, der basierend auf dem Benennungsstandard automatisch ausgefüllt werden kann. Siehe Bearbeiten Sie den Benennungsstandard für das Dokumentenmanagement-Tool. Beispielsweise wird ein Dokument mit Zeichnungstyp mit "DR" im Feld "Typ" ausgefüllt.
| Feldname | Feld-Definition | Art der Dateneingabe | Feldquelle und Notizen |
|---|---|---|---|
| Zugewiesener Workflow | Die Workflow-Vorlage, die dem Dokument zugewiesen wurde. | Dropdown mit Einzelauswahl |
Manuelle Auswahl im Dokumentenmanagement-Tool.
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| Verfasst von | Die Person, die das Dokument erstellt hat. | Dropdown mit Einzelauswahl |
Generiert automatisch basierend darauf, wer das Dokument hochlädt, aber Sie können das Feld bei Bedarf bearbeiten.
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| Klassifizierung | Ein bestimmter Untertyp eines Dokuments. Eine Zeichnung könnte z. B. eine Klassifizierung von Draufsicht, Ansicht oder Schnitt haben. | Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Beauftragte für den aktuellen Schritt |
Alle Beauftragten im aktuellen Schritt der Workflow-Vorlage. |
Nicht bearbeitbare Referenz |
Wird basierend auf der Workflow-Vorlage im Workflow-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Aktueller Workflow-Schritt |
Der Name des Workflow-Schritts, in dem sich das Dokument gerade befindet. |
Nicht bearbeitbarer Text | Wird basierend auf der Workflow-Vorlage im Workflow-Tool auf Unternehmensebene und dem aktuellen Schritt des Workflows ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Datum der Erstellung | Das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. | Datumsauswahl | Manuelle Auswahl im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Datum der Aktualisierung | Das Datum und die Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Dokuments in Procore. | Nicht bearbeitbares Datum | Wird automatisch aktualisiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Upload-Datum | Das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokument in Procore hochgeladen wurde. | Nicht bearbeitbares Datum | Wird automatisch basierend auf dem Upload generiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Beschreibung | Ein kurzer Titel für das Dokument. | Textfeld |
Manuelle Eingabe im Dokumentenmanagement-Tool.
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| Disziplin | Das mit diesem Dokument verbundene Handwerk, z. B. Architektur, Elektrik oder Mechanik. | Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Datei | Der ursprüngliche Dateiname des Dokuments zum Zeitpunkt des Hochladens. | Nicht bearbeitbarer Dateiname und -erweiterung | Wird automatisch basierend auf der hochgeladenen Datei generiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Format | Der Dateityp, z. B. EXCEL, PDF USW. | Nicht bearbeitbarer Text | Wird automatisch basierend auf der hochgeladenen Datei generiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Im aktiven Workflow | Gibt an, ob sich die Datei aktiv in einem workflow befindet ("Ja") oder nicht ("Nein"). | Nicht bearbeitbarer Text | Generiert automatisch basierend darauf, ob ein workflow initiiert wurde. Siehe Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Standort | Der Speicherort, der dem Dokument zugeordnet ist. | Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, solange sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Namen* |
Die eindeutige Kennung eines Dokuments, die auch mit den Anforderungen eines Projekts konfiguriert werden kann. |
Nicht bearbeitbares Text OR Textfeld |
Automatische Generierung auf der Grundlage des Benennungsstandards und der Feldeingabe im Dokumentenmanagement-Tool. Siehe Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool und Bearbeiten der Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Nummer | Die Ziffern, die normalerweise am Ende des Namens eines Dokuments aufgeführt sind. | Textfeld |
Kann erkannt und aus dem ursprünglichen Dateinamen kopiert werden, wenn sich der Code gemäß dem Benennungsstandard an der richtigen Stelle befindet. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen? und Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Urheber |
Der Name des Unternehmens, bei dem die Person, die das Dokument erstellt oder hochgeladen hat, angestellt ist. |
Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Generiert automatisch basierend auf dem Feld "Abgekürzter Name" für das entsprechende Unternehmen im Adressbuch-Tool. Siehe Ein Unternehmen im Unternehmensadressbuch bearbeiten. |
| Projekt | Eine Abkürzung für den Namen des Projekts. | Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Kopiert aus dem Feld Code im Admin-Tool auf Projektebene. Siehe Was ist das Feld "Code" auf der Seite zur Projekterstellung? |
| Revision* | Ein Buchstabe, eine Zahl oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen , die eine bestimmte Version des Dokuments kennzeichnen. | Textfeld |
Wenn ein Dokument mit demselben Dateinamen hochgeladen wird, wird das Feld automatisch mit der nächsten verfügbaren Revisionsnummer, dem nächsten Buchstaben oder dem nächsten Wert ausgefüllt. |
| Größe | Die Menge an Speicherplatz oder Speicherplatz, die das Dokument verwendet. | Nicht bearbeitbarer Text | Wird automatisch aus der Datei generiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Phase | Die Bauphase, für die ein Dokument erstellt wurde. | Dropdown mit Einzelauswahl |
Die Feldoptionen werden aus dem Abschnitt "Phasen" des Admin-Tools auf Unternehmensebene kopiert. Siehe Hinzufügen einer benutzerdefinierten Projektphase. |
| Status* |
Der Status eines Dokuments während eines Workflows (Überprüfung, Genehmigung, Ablehnung usw.). |
Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Manuelle Selektion für Dokumente ohne zugewiesene Workflows. Die Feldoptionen können im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene konfiguriert werden. Siehe Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Typ* |
Die Kategorie des Dokuments, z. B. eine Zeichnung, eine Spezifikation oder ein Modell. Wenn ein Abkürzungscode (z. B. DR für Zeichnung) festgelegt ist, wird dieser am Anfang des Typnamens angezeigt. |
Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Wenn der Typcode (z. B. "DR" für Zeichnung) gemäß dem Benennungsstandard des Projekts im Dateinamen vorhanden ist, wird er in das Feld Typ für das Dokument eingetragen. Siehe Bearbeiten des Benennungsstandards für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Aktualisiert von | Die Person, die das Dokument zuletzt in Procore aktualisiert hat. | Nicht bearbeitbarer Name | Wird automatisch basierend auf den im Tool durchgeführten Aktionen aktualisiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Hochgeladen von | Die Person, die das Dokument in Procore hochgeladen hat. | Nicht bearbeitbarer Name | Wird automatisch basierend auf dem Upload generiert und kann nicht bearbeitet werden. |
| Version | Fortlaufende Nummern, die von Procore automatisch generiert werden, um jede eingereichte Dokumentiteration zu unterscheiden. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. | Schnur | Wird automatisch aktualisiert, je nachdem, wann eine Revision eingereicht wird oder sich der Name ändert. Es kann nicht bearbeitet werden. |
| Volumen / System |
Dieses Feld wird verwendet, um zusammengehörige Dokumente nach Bedarf zu gruppieren. Ein Volume ist in der Regel ein Paket oder eine Gruppierung von Dokumenten. Ein System ist in der Regel ein kompletter Satz von Geräten, die für eine Rolle oder einen Zweck zusammenarbeiten, z. B. ein solarelektrisches System. |
Dropdown mit Einzelauswahl (enthält Code) |
Konfiguriert im Abschnitt "Dokumentenmanagement" des Admin-Tools auf Unternehmensebene. Siehe Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool.
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| Workflow-Beauftragte |
Alle Beauftragten aus allen Schritten der Workflow-Vorlage. |
Nicht bearbeitbare Namen | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflow-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Workflow-Manager |
Die Person, die als Manager der Workflow-Vorlage ausgewählt wurde, die dem Dokument zugewiesen ist. |
Nicht bearbeitbarer Name | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflow-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
| Workflow-Schritt fällig |
Das Datum, bis zu dem alle aktuellen Schrittbeauftragten ihre Antworten einreichen müssen. |
Nicht bearbeitbares Datum | Wird basierend auf der Auswahl in der Workflow-Vorlage im Workflow-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool. |
Siehe auch
- Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?
- Vervollständigen von Informationen für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool
- Benennungsstandard für das Dokumentverwaltungs-Tool bearbeiten
- Upload-Anforderungen für das Dokumentverwaltungs-Tool bearbeiten
- Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool