Suchen, Sortieren und Filtern von Korrespondenzen
Ziel
Verwenden der Such-, Filter- und Sortieroptionen zum schnellen Auffinden von Korrespondenzen oder zum Anpassen der Auflistung von Korrespondenzen.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Berechtigungen der Ebene „schreibgeschützt“ oder höher für die Korrespondenztypen des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Überfällige Korrespondenzposten werden in bestimmten Feldern in roter Schriftfarbe angezeigt.
- Verwenden Sie die Suchfunktion, um die angezeigten Ergebnisse weiter einzugrenzen. Das Suchtool respektiert alle ausgewählten Filterparameter und sucht nur nach Posten innerhalb der gefilterten Ergebnisse. Verwenden Sie einen oder mehrere Filter, um einzuschränken, welche Posten angezeigt werden.
- Die von Ihnen angewendeten Filter (indem Sie Posten in der Dropdown-Liste Filter hinzufügen auswählen) sind dauerhaft und werden für Ihre nächste Sitzung beibehalten, es sei denn, Sie klicken auf Alle löschen.
- Verwenden Sie die Sortierung, um die Liste der Korrespondenzen neu anzuordnen.
- Suchen, Sortieren und Filtern können in Kombination verwendet werden, um Posten zu finden oder die Auflistung von Korrespondenzen weiter zu personalisieren.
Schritte
Sie können eine der folgenden Optionen auswählen, um eine bestimmte Korrespondenz zu finden.
Hinweis: Diese Schritte müssen nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.
Korrespondenz suchen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um nach Korrespondenzen zu suchen, indem Sie ein Stichwort oder einen Suchbegriff in die Suchleiste eingeben.
Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.
- Navigieren Sie zu dem Korrespondenz-Tool des Projektes durch die Auswahl von Korrespondenz im Projekt-Tool.
Die Seite Korrespondenz wird angezeigt, die eine Liste aller Korrespondenzen für das Projekt anzeigt. - Geben Sie ein Stichwort oder eine Wortgruppe in das Suchfeld ein. Klicken Sie dann auf das Lupensymbol oder drücken Sie die Eingabetaste/Enter auf Ihrer Tastatur, um Ihre Suche zu starten.
Filtern Sie die Korrespondenzliste
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Filter zum Auffinden von Korrespondenzen anzuwenden oder die Auflistung von Korrespondenzen zu personalisieren.
Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.
- Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
- Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Beauftragte: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach ihren Empfängern zu filtern.
- Zugewiesenes Unternehmen: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Unternehmensnamen, um die Liste der Korrespondenzposten nach den zugehörigen Unternehmen zu filtern.
Hinweis: Ein Unternehmen ist in dieser Filteroption enthalten, wenn mindestens ein Benutzer in diesem Unternehmen zu mindestens einem Korrespondenzposten im Feld Beauftragter, Erstellt von, Erhalten von oder Verteilung hinzugefügt wurde. - Geschlossen am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen:
- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Kostencode: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Kostenschlüsseln, um die Liste der Korrespondenzposten nach ihrem Kostenschlüssel zu filtern.
- Auswirkungen auf die Kosten: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren der folgenden Optionen:
- Ja
- Ja (Unbekannt)
- Nein
- Noch nicht festgelegt
- N/A
- Erstellt am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen:
- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Erstellt von: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach ihrem Ersteller zu filtern.
- Verteilungsmitglied: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach Benutzern zu filtern, die dem Feld Verteilung hinzugefügt wurden.
- Fälligkeitsdatum: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen aus:
- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Ausgestellt am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen aus:
- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Letzte Aktivität: Damit wird die Liste der Korrespondenzposten nach dem Datum gefiltert, an dem die letzte Antwort für einen Posten hinzugefügt wurde. Wählen Sie im Kalender eine der folgenden Optionen:
- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Standort: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Standorten, um die Liste der Korrespondenzposten nach dem zugehörigen Standort zu filtern.
- Überfällig: Markieren Sie das Kontrollkästchen Ja , um nur überfällige Korrespondenzposten anzuzeigen.
- Erhalten von: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach den Benutzern zu filtern, die dem Feld Erhalten von hinzugefügt wurden.
- Beantwortet von: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach den Benutzern zu filtern, die Antworten auf Posten hinzugefügt haben.
- Auswirkungen auf den Zeitplan: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren der folgenden Optionen:
- Ja
- Ja (Unbekannt)
- Nein
- Noch nicht festgelegt
- N/A
- Zeitplanaufgabe: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Zeitplanaufgaben, um die Liste der Korrespondenzposten nach der zugehörigen Zeitplanaufgabe zu filtern.
- Leistungsbeschreibungsabschnitt: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Leistungsbeschreibungsabschnitten, um die Liste der Korrespondenzposten nach dem zugehörigen Leistungsbeschreibungsabschnitt zu filtern.
- Teilauftrag: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Teilaufträgen, um die Liste der Korrespondenzposten nach dem zugehörigen Teilauftrag zu filtern.
- Status: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Status, um die Liste der Korrespondenzposten nach ihrem Status zu filtern.
- Branche: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Branchen, um die Liste der Korrespondenzposten nach der zugehörigen Branche zu filtern.
- Art: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Arten, um die Liste der Korrespondenzposten nach ihrer Art zu filtern.
- Drücken Sie ESC auf Ihrer Tastatur, um die gefilterte Liste der Korrespondenzposten anzuzeigen.
- Optional: Wiederholen Sie die obigen Schritte, um weitere Filter hinzuzufügen.
- Um einen Filter zu deaktivieren, klicken Sie auf das X neben dem Namen des Filters.
ODER
Um alle Filter zu löschen, klicken Sie auf Alle löschen.
Sortieren Sie die Korrespondenzliste
- Rufen Sie das Korrespondenz-Tool des Projekts auf.
- Klicken Sie auf einen der Spaltennamen, um die Liste der Korrespondenzposten nach Daten aus den folgenden Feldern zu sortieren:
- Nummer
- Gegenstand
- Erstellt von
- Ausgestellt am
- Fälligkeitstermin
- Status
- Standort
- Teilprojekt
- Erstellt am
- Menge
- Empfangen von
- Letzte Aktivität
- Benutzerdefinierte Felder (Zahl, Datum, Kontrollkästchen, Klartext und Zeit)
Hinweis
Die folgenden Spalten sind standardmäßig ausgeblendet:
- Teilprojekt
- Erstellt am
- Menge
- Empfangen von
- Letzte Aktivität
- Benutzerdefinierte Felder
Informationen zum Anzeigen, Ausblenden und Neuanordnen von Spalten in der Korrespondenzliste finden Sie unter Anpassen der Spaltenanzeige im Korrespondenz-Tool.
- Optional: Klicken Sie erneut auf den Spaltennamen, um die Ergebnisse in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge anzuzeigen.