Suchen, Sortieren und Filtern von Korrespondenzen
Ziel
Verwenden der Such-, Filter- und Sortieroptionen zum schnellen Auffinden von Korrespondenzen oder zum Anpassen der Auflistung von Korrespondenzen.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Berechtigungen auf der Ebene ‚Nur Lesen‘ oder höher für das Korrespondenz-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Verwenden Sie die Suchfunktion, um die angezeigten Ergebnisse weiter einzugrenzen. Das Suchtool respektiert alle ausgewählten Filterparameter und sucht nur nach Posten innerhalb der gefilterten Ergebnisse. Verwenden Sie einen oder mehrere Filter, um einzuschränken, welche Posten angezeigt werden.
- Die von Ihnen angewendeten Filter (indem Sie Posten in der Dropdown-Liste Filter hinzufügen auswählen) sind dauerhaft und werden für Ihre nächste Sitzung beibehalten, es sei denn, Sie klicken auf Alle löschen.
- Verwenden Sie die Sortierung, um die Liste der Korrespondenzen neu anzuordnen.
- Suchen, Sortieren und Filtern können in Kombination verwendet werden, um Posten zu finden oder die Auflistung von Korrespondenzen weiter zu personalisieren.
Schritte
Sie können eine der folgenden Optionen auswählen, um eine bestimmte Korrespondenz zu finden.
Hinweis: Diese Schritte müssen nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.
Korrespondenz suchen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um nach Korrespondenzen zu suchen, indem Sie ein Stichwort oder einen Suchbegriff in die Suchleiste eingeben.
Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.
- Navigieren Sie zu dem Korrespondenz-Tool des Projektes durch die Auswahl von Korrespondenz im Projekt-Tool.
Die Seite Korrespondenz wird angezeigt, die eine Liste aller Korrespondenzen für das Projekt anzeigt. - Geben Sie ein Stichwort oder eine Wortgruppe in das Suchfeld ein. Klicken Sie dann auf das Lupensymbol oder drücken Sie die Eingabetaste/Enter auf Ihrer Tastatur, um Ihre Suche zu starten.
Filtern Sie die Korrespondenzliste
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Filter zum Auffinden von Korrespondenzen anzuwenden oder die Auflistung von Korrespondenzen zu personalisieren.
Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.
- Navigieren Sie zu dem Korrespondenz-Tool des Projektes durch die Auswahl von Korrespondenz im Projekt-Tool.
Die Seite Korrespondenz wird angezeigt, die eine Liste aller Korrespondenzen für das Projekt anzeigt. - Wenden Sie aus der Liste Filter hinzufügen beliebig viele der folgenden Filter an:
- Beauftragter: Wenn Sie den/die Namen der Beauftragten auswählen, wird die Liste auf die Korrespondenzen eingeschränkt, die diesen Personen zugeordnet sind.
- Zugehöriges Unternehmen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die den Unternehmen entsprechen, für die Sie die Liste filtern möchten.
Hinweis: Ein Unternehmen ist in dieser Filteroption enthalten, wenn mindestens ein Benutzer in diesem Unternehmen zu mindestens einem Korrespondenzposten in den Feldern Beauftragter, Erstellt von, Erhalten von oder Verteilung hinzugefügt wurde. - Geschlossen am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen:
- Einzeltag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Erstellt am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen:
- Einzeltag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Erstellt von: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Korrespondenzersteller, nach denen Sie die Liste filtern möchten.
- Ausgestellt am: Wählen Sie im Kalender eine der beiden Optionen aus:
- Einzeltag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
- Letzte Aktivität: Damit wird die Liste der Korrespondenzposten nach dem Datum gefiltert, an dem die letzte Antwort für einen Posten hinzugefügt wurde.
Wählen Sie im Kalender eine der folgenden Optionen:- Einzelner Tag: Wählen Sie einen bestimmten Tag aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Datumsbereich: Wählen Sie einen Datumsbereich aus, für den Sie die Liste filtern möchten.
- Überfällig: Um nur überfällige Korrespondenzen aufzulisten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja.
- Status: Wählen Sie einen oder mehrere Posten aus der Liste aus:
- Geschlossen: Die Korrespondenz wurde geschlossen.
- Offen: Die Korrespondenz ist offen.
- Benutzerdefinierter Status: Sie können nach anderen benutzerdefinierten Status filtern.
Hinweis: Sie können nicht nach Posten im Status „Entwurf“ filtern.
- Typ: Markieren Sie in der Liste ein oder mehrere Kontrollkästchen, um die Liste der Korrespondenzen zu filtern und nur die ausgewählten Typen anzuzeigen.
- Erhalten von: Wählen Sie einen Namen in „Erhalten von“, um die Liste der Korrespondenz auf diese Person einzuschränken.
- Beantwortet von: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Namen, um die Liste der Korrespondenzposten nach den Benutzern einzugrenzen, die Antworten auf Posten hinzugefügt haben.
- Klicken Sie auf einen beliebigen Bereich außerhalb der Liste Filter hinzufügen, um die Filter auf die Korrespondenzliste anzuwenden.
- Wenn Sie angewendete Filter löschen möchten, klicken Sie auf Alle löschen. Andernfalls bleiben Ihre Filter bestehen, bis Sie sie löschen oder ändern.
Sortieren Sie die Korrespondenzliste
Wenn Sie die aufgelisteten Posten in der Korrespondenzliste sortieren möchten, klicken Sie auf eine dieser Spaltenüberschriften: Nummer, Betreff, Fälligkeitstermin oder Status. (Hinweis: Für Beauftragte ist die Sortierung nicht verfügbar. Stattdessen wird empfohlen, die Posten in der Liste mit dem Beauftragten-Filter einzugrenzen.) Sie können auch erneut auf die Spaltenüberschrift klicken, um zwischen aufsteigend (also dem Aufwärtspfeil) und absteigend (also dem Abwärtspfeil) zu wechseln.
Sie können auch erneut auf die Spaltenüberschrift klicken, um zwischen aufsteigend (also dem Aufwärtspfeil) und absteigend (also dem Abwärtspfeil) zu wechseln.
