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Procore

Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen

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In diesem Tutorial wird beschrieben, wie Procore eine Rechnung für einen Subunternehmer im Namen eines Rechnungskontakts als Rechnungsadministrator erstellt. Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Subunternehmer-Rechnung allgemein verfügbar ist.Weitere Informationen zu dieser Version und dem Zeitplan finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Verwaltungsansicht für Rechnungen von Subunternehmern.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Subunternehmerrechnung benutzen, schauen Sie sich bitte das Tutorial  Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen im Rechnungstool anstelle der unten stehenden Informationen an.

Ziel

So erstellen Sie eine Rechnung des Subunternehmers im Namen eines Rechnungskontakts.

Hintergrund

In Procore können Endbenutzer zwei Arten von Sekundärverträgen erstellen: (1) eine Bestellung, die eine rechtliche Aufforderung zur Bestellung einer Ware oder Dienstleistung von einem Käufer ist, und (2) einen Unterauftrag, der die gesetzlich vereinbarten Preise und Einkaufsbedingungen festlegt. Im Zusammenhang mit dem Kauf steht die Abrechnung, die eine rechtliche Erklärung ist, die ein Verkäufer einem Käufer ausstellt. Auf der Rechnung sind die Art und Menge der erbrachten Waren (z.B. Geräte, Materialien usw.) und/oder Dienstleistungen (z.B. Prüfungen, Installationen usw.) aufgeführt. Sie liegt häufig einer Rechnung bei, auf welcher der gesamte Geldbetrag angegeben ist, der im Austausch für die gelieferten Waren / erbrachten Dienstleistungen fällig wird. In vielen Unternehmen wird üblicherweise eine Bestellung für kleinere Geldbeträge eingeleitet und ein Unterauftrag wird eingeleitet, wenn der Wert der Waren/Dienstleistungen höher ist.

In einem Procore-Projekt können Rechnungen sowohl für Bestellungen als auch für Unteraufträge im Sekundärverträge-Tool auf Projektebene erstellt werden. Sie sind außerdem in einem typischen Teilabrechnungsformat mit einem Deckblatt und einer Detail-Einzelpostenseite formatiert.  

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Subunternehmerrechnungen können für Bestellungen oder Subunternehmer erstellt werden. 
    • Subunternehmer können entweder (1) jemanden mit ausreichender Zugriffsberechtigung bitten, die Rechnung in ihrem Namen zu erstellen, oder (2) die Schritte unter Einreichen einer Rechnung als Rechnungskontakt ausführen.
    • Sie können nur die abgerechneten Beträge auf der letzten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen, in der Spalte 'Vorgeschlagener Betrag' der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion im Sekundärverträge-Tool des Projekts aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.

Schulungsvideo

 

Die Videoinhalte spiegeln möglicherweise nicht genau den aktuellen Stand des Systems wider und/oder sind nicht mehr aktuell.

 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge nach der Bestellung oder dem Untervertrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen. 
     Hinweise
    • Die Werte zu Beginn des Abrechnungszeitraums, Ende des Abrechnungszeitraums und Rechnungsdatum des von Ihnen angelegten Abrechnungszeitraums werden automatisch für Sie eingetragen.
    • Benutzer mit ‚Admin'-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool können aus den erstellten Abrechnungszeiträumen auswählen. Sie können nur Abrechnungszeiträume auswählen, die noch nicht an eine Rechnung gebunden sind. 
  4. Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.
     Hinweis
    • Die Rechnungsnummer ist KEIN Pflichtfeld, Sie können dieses Feld leer lassen.
    • In der Regel verwenden Procore-Benutzer dieses Freiformfeld, um eine Referenznummer einzugeben, die der Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters entspricht. Wenn Sie eine "Rechnungsnummer" eingeben, muss sich diese von allen anderen Rechnungen, die für den entsprechenden Kreditorenvertrag erstellt wurden, unterscheiden. Wenn Sie versuchen, eine Duplikatnummer einzugeben, erscheint oben auf der Seite ein ROTES Warnbanner, das Sie daran erinnert, eine eindeutige Nummer einzugeben. 
    • Procore vervollständigt NICHT automatisch die hier eingegebene Rechnungsnummer auf den zugehörigen Debitorenrechnungen. Welche Felder automatisch ausgefüllt werden, finden Sie unter Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
  5. Wählen Sie einen der folgenden Status aus:
    Hinweis: Sie müssen ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool sein, um den Status zu ändern.
    • Entwurf. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt werden muss. Die Kosten werden nicht im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • In Prüfung. Zeigt an, dass die Rechnung derzeit von einem Genehmiger geprüft wird. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Überarbeiten und erneut einreichen. Zeigt an, dass die Rechnungen überprüft und erneut eingereicht werden müssen. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt. 
    • Genehmigung des Bauherren ausstehend. Zeigt an, dass die Rechnung auf die Genehmigung durch den Bauherren wartet. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Genehmigt wie notiert. Zeigt an, dass die Rechnung mit allen in der Antwort enthaltenen Anmerkungen genehmigt wurde. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Genehmigt. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt wurde. Die Kosten werden in der Spalte Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt im Projektbudget widergespiegelt. 
       Hinweise
      • Wenn das Sekundärvertragsunternehmen die Rechnung erstellt (oder wenn Sie sie in ihrem Namen erstellen), können Sie den Status in „In Prüfung“ ändern, wenn sie zur Prüfung bereit ist. Der Prüfer kann es dann entsprechend als „Genehmigt“ oder als „Überarbeiten und erneut einreichen“ markieren.
      • Rechnungskontakte können Rechnungen nur bearbeiten, wenn der Rechnungsstatus während des offenen Abrechnungszeitraums auf „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut einreichen“ gesetzt ist. Nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts können eine Rechnung mit einem anderen Status bearbeiten.  
  6. Fügen Sie alle erforderlichen Sicherungsdokumente bei. Zum Beispiel Pfandsrechtsverzicht oder -freigaben. 
  7. Klicken Sie auf Speichern.
  8. Je nach Abrechnungsmethode des Kreditorenvertrags (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?), führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

Rechnungsdetails für einen einheits-/mengenbasierten Sekundärvertrag hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für jeden Einzelposten aus, der mit der Rechnung bezahlt werden soll:
    • Dieser Zeitraum (Menge). Geben Sie für jede Einzelposten eine Menge ein. Procore berechnet den gesamten Dollarbetrag automatisch. 
    • Diesen Zeitraum einbehalten (%) (nur Admin). Geben Sie den Einbehalt als prozentualen Betrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum ein.
      Hinweis: Sie können alternativ den Einbehalt für alle Einzelposten auf der Rechnung festlegen, indem Sie Werte in die Felder Einbehalt für alle Einzelposten festlegen eingeben und auf Festlegen klicken. 
    • In diesem Zeitraum veröffentlicht ($). Geben Sie den Einbehalt als Dollarbetrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum ein.
  3. Optional: Um der Rechnung einen genehmigten Änderungsauftrag für den Sekundärvertrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Zur Rechnung hinzufügen.
    Hinweise:
    • Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf Einzelposten-Detailebene.
    • Sie können einen anderen Detaillierungsgrad für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn sie angezeigt oder aus Procore exportiert werden. Siehe Bearbeiten der erweiterten Einstellungen in einem Sekundärvertrag.
  4. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Rechnungsdetails für einen betragsbasierten Sekundärvertrag hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für jeden Einzelposten aus, der mit der Rechnung bezahlt werden soll: 
    • Arbeit abgeschlossen (dieser Zeitraum). Geben Sie den Dollarbetrag der im Zahlungszeitraum der Rechnung abgeschlossenen Arbeit ein. Wenn Sie stattdessen lieber einen Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit eingeben möchten, klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol, geben Sie den Prozentsatz ein und klicken Sie auf Speichern. Procore wird den Prozentsatz der Arbeit automatisch in den entsprechenden Dollarbetrag umrechnen. 
    • Derzeit gespeicherte Materialien. Geben Sie den Dollarbetrag der Materialien ein, die derzeit auf der Baustelle oder in der nahegelegenen Lagereinrichtung gelagert werden und die nicht in den Kosten für die Spalten „Arbeit abgeschlossen“ (D und E) enthalten waren. Bitte beachten Sie, dass die hier eingegebenen Werte auf zukünftigen Rechnungen in dieser Spalte verbleiben, bis sie manuell in „Arbeit abgeschlossen“ verschoben werden. Siehe Wie stelle ich gespeicherte Materialien in Rechnung? für mehr Informationen.
  3. Stellen Sie den Einbehalt nach Bedarf ein:
     Tipp
    Möchten Sie für alle Einzelposten einen Einbehalt festlegen?Wenn dies der Fall ist, geben Sie in der rechten Seitenleiste einen Wert ein und klicken Sie auf Festlegen.
    • Einbehalt für Arbeit (%) In diesem Zeitraum einbehalten (Berechtigungen auf Administratorebene).Geben Sie einen Prozentsatz für die einbehaltene Arbeit für diesen Abrechnungszeitraum ein.
    • Material-Einbehalt (%) In diesem Zeitraum einbehalten (Berechtigungen auf Administratorebene).Geben Sie den Prozentsatz für die in diesem Zeitraum einbehaltenen Materialien ein.
  4. Lösen Sie den Einbehalt nach Bedarf auf:
    • Einbehalt für Arbeit ($) Freigegeben in diesem Zeitraum.Geben Sie den Betrag des Einbehalts für Arbeit ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll. 
    • Material-Einbehalt ($) Freigegeben in diesem Zeitraum.Geben Sie den Betrag des Material-Einbehalts ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll.
  5. Optional: Wenn die Zahlungsplanfunktion aktiviert ist (siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge) und der Auftragnehmer einen Zahlungsplan erstellt, nachdem die Rechnung 'genehmigt' wurde:
    • Vorgeschlagener Betrag.Geben Sie den Betrag ein, der für die Arbeit in diesem Zeitraum beantragt wird.
  6. Optional: Fügen Sie der Rechnung alle 'genehmigten' Änderungsaufträge für Sekundärverträge hinzu:
    • Zur Rechnung hinzufügen.Klicken Sie neben dem/den Änderungsauftrag/Änderungsaufträgen im Abschnitt 'Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge' auf diese Schaltfläche. 
      Hinweis: Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf der Detailebene der Einzelposten.  Sie können ein anderes Detailniveau für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn diese angezeigt oder aus Procore exportiert wird.  Siehe Erweiterte Einstellungen in einem Sekundärvertrag bearbeiten.
  7. Klicken Sie auf Speichern.