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Procore

Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen

Ziel

So erstellen Sie eine Rechnung des Subunternehmers im Namen eines Rechnungskontakts.

Hintergrund

In Procore können Endbenutzer zwei Arten von Sekundärverträgen erstellen: (1) eine Bestellung, die eine rechtliche Aufforderung zur Bestellung einer Ware oder Dienstleistung von einem Käufer ist, und (2) einen Unterauftrag, der die gesetzlich vereinbarten Preise und Einkaufsbedingungen festlegt. Im Zusammenhang mit dem Kauf steht die Abrechnung, die eine rechtliche Erklärung ist, die ein Verkäufer einem Käufer ausstellt. Auf der Rechnung sind die Art und Menge der erbrachten Waren (z.B. Geräte, Materialien usw.) und/oder Dienstleistungen (z.B. Prüfungen, Installationen usw.) aufgeführt. Sie liegt häufig einer Rechnung bei, auf welcher der gesamte Geldbetrag angegeben ist, der im Austausch für die gelieferten Waren / erbrachten Dienstleistungen fällig wird. In vielen Unternehmen wird üblicherweise eine Bestellung für kleinere Geldbeträge eingeleitet und ein Unterauftrag wird eingeleitet, wenn der Wert der Waren/Dienstleistungen höher ist.

In einem Procore-Projekt können Rechnungen sowohl für Bestellungen als auch für Unteraufträge im Sekundärverträge-Tool auf Projektebene erstellt werden. Sie sind außerdem in einem typischen Teilabrechnungsformat mit einem Deckblatt und einer Detail-Einzelpostenseite formatiert.  

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Subunternehmerrechnungen können für Bestellungen oder Subunternehmer erstellt werden. 
    • Subunternehmer können entweder (1) jemanden mit ausreichender Zugriffsberechtigung bitten, die Rechnung in ihrem Namen zu erstellen, oder (2) die Schritte unter Einreichen einer Rechnung als Rechnungskontakt ausführen.
    • Sie können nur die abgerechneten Beträge auf der letzten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum in Anspruch nehmen, in der Spalte „Subunternehmer hat diesen Zeitraum beansprucht“ der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion im Sekundärverträge-Tool des Projekts aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.

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Schritte

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge nach der Bestellung oder dem Untervertrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
     Hinweise
    • Die Werte zu Beginn des Abrechnungszeitraums, Ende des Abrechnungszeitraums und Rechnungsdatum des von Ihnen angelegten Abrechnungszeitraums werden automatisch für Sie eingetragen.
    • Benutzer mit ‚Admin'-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool können aus den erstellten Abrechnungszeiträumen auswählen. Sie können nur Abrechnungszeiträume auswählen, die noch nicht an eine Rechnung gebunden sind. 
  4. Geben Sie ggf. die Rechnungsnummer ein.
  5. Wählen Sie einen der folgenden Status aus:
    Hinweis: Sie müssen ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool sein, um den Status zu ändern.
    • Entwurf. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt werden muss. Die Kosten werden nicht im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • In Prüfung. Zeigt an, dass die Rechnung derzeit von einem Genehmiger geprüft wird. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Überarbeiten und erneut einreichen. Zeigt an, dass die Rechnungen überprüft und erneut eingereicht werden müssen. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt. 
    • Genehmigung des Bauherren ausstehend. Zeigt an, dass die Rechnung auf die Genehmigung durch den Bauherren wartet. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Genehmigt wie notiert. Zeigt an, dass die Rechnung mit allen in der Antwort enthaltenen Anmerkungen genehmigt wurde. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
    • Genehmigt. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt wurde. Die Kosten werden in der Spalte Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt im Projektbudget widergespiegelt. 
       Hinweise
      • Wenn das Sekundärvertragsunternehmen die Rechnung erstellt (oder wenn Sie sie in ihrem Namen erstellen), können Sie den Status in „In Prüfung“ ändern, wenn sie zur Prüfung bereit ist. Der Prüfer kann es dann entsprechend als „Genehmigt“ oder als „Überarbeiten und erneut einreichen“ markieren.
      • Rechnungskontakte können Rechnungen nur bearbeiten, wenn der Rechnungsstatus während des offenen Abrechnungszeitraums auf „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut einreichen“ gesetzt ist. Nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts können eine Rechnung mit einem anderen Status bearbeiten.  
  6. Fügen Sie alle erforderlichen Sicherungsdokumente bei. Zum Beispiel Pfandsrechtsverzicht oder -freigaben. 
  7. Klicken Sie auf Speichern.
  8. Führen Sie je nach Abrechnungsmethode der Zusage (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Sekundärvertrag oder einen Primärvertrag fest?) einen der folgenden Schritte aus:

Rechnungsdetails für einen einheits-/mengenbasierten Sekundärvertrag hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für jeden Einzelposten aus, der mit der Rechnung bezahlt werden soll:
    • Dieser Zeitraum (Menge). Geben Sie für jede Einzelposten eine Menge ein. Procore berechnet den gesamten Dollarbetrag automatisch. 
    • Diesen Zeitraum einbehalten (%) (nur Admin). Geben Sie den Einbehalt als prozentualen Betrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum ein.
      Hinweis: Sie können alternativ den Einbehalt für alle Einzelposten auf der Rechnung festlegen, indem Sie Werte in die Felder Einbehalt für alle Einzelposten festlegen eingeben und auf Festlegen klicken. 
    • In diesem Zeitraum veröffentlicht ($). Geben Sie den Einbehalt als Dollarbetrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum ein.
  3. Optional: Um der Rechnung einen genehmigten Änderungsauftrag für den Sekundärvertrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Zur Rechnung hinzufügen.
    Hinweise:
    • Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf Einzelposten-Detailebene.
    • Sie können einen anderen Detaillierungsgrad für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn sie angezeigt oder aus Procore exportiert werden. Siehe Bearbeiten der erweiterten Einstellungen in einem Sekundärvertrag.
  4. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Rechnungsdetails für einen betragsbasierten Sekundärvertrag hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für jeden Einzelposten aus, der mit der Rechnung bezahlt werden soll: 
    • Arbeit abgeschlossen (dieser Zeitraum). Geben Sie den Dollarbetrag der im Zahlungszeitraum der Rechnung abgeschlossenen Arbeit ein. Wenn Sie stattdessen lieber einen Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit eingeben möchten, klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol, geben Sie den Prozentsatz ein und klicken Sie auf Speichern. Procore wird den Prozentsatz der Arbeit automatisch in den entsprechenden Dollarbetrag umrechnen. 
    • Derzeit gespeicherte Materialien. Geben Sie den Dollarbetrag der Materialien ein, die derzeit auf der Baustelle oder in der nahegelegenen Lagereinrichtung gelagert werden und die nicht in den Kosten für die Spalten „Arbeit abgeschlossen“ (D und E) enthalten waren. Bitte beachten Sie, dass die hier eingegebenen Werte auf zukünftigen Rechnungen in dieser Spalte verbleiben, bis sie manuell in „Arbeit abgeschlossen“ verschoben werden. Siehe Wie stelle ich gespeicherte Materialien in Rechnung? für mehr Informationen.
    • Einbehalt für Arbeit (%) im aktuellen Zeitraum einbehalten (nur Admin). Geben Sie einen Prozentsatz für die einbehaltene Arbeit für diesen Lohnzeitraum ein. (Hinweis: Sie können die Beibehaltung auch für alle Einzelposten festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.)
    • Einbehalt für Material (%) im aktuellen Zeitraum einbehalten (nur Admin). Geben Sie den Prozentsatz für Materialien ein, die in diesem Zeitraum einbehalten wurden. (Hinweis: Sie können die Beibehaltung auch für alle Einzelposten festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.)
    • Einbehalt für Arbeit ($) im aktuellen Zeitraum freigegeben. Geben Sie den Dollarbetrag des Arbeitseinbehalts ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll. 
    • Materialeinbehalt ($) im aktuellen Zeitraum freigegeben. Geben Sie den Dollarbetrag der Materialeinbehaltung ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll.
  3. Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum in Anspruch nehmen, in der Spalte ‚Subunternehmer beansprucht diesen Zeitraum‘ ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion in den Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.
  4. Wenn Sie der Rechnung einen genehmigten Änderungsauftrag für einen Sekundärvertragen hinzufügen möchten, klicken Sie neben dem Änderungsauftrag im Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge zum Hinzufügen zu dieser Rechnung auf Zur Rechnung hinzufügen
    Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf Einzelposten-Detailebene.  Sie können einen anderen Detaillierungsgrad für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn sie angezeigt oder aus Procore exportiert werden. Siehe Bearbeiten der erweiterten Einstellungen für einen Sekundärvertrag.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

 

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