Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts (Legacy)

Ziel

So erstellen Sie eine Rechnung des Subunternehmers im Namen eines Rechnungskontakts.

Hintergrund

In Procore können Endbenutzer zwei Arten von Sekundärverträgen erstellen: (1) eine Bestellung, die eine rechtliche Aufforderung zur Bestellung einer Ware oder Dienstleistung von einem Käufer ist, und (2) einen Unterauftrag, der die gesetzlich vereinbarten Preise und Einkaufsbedingungen festlegt. Im Zusammenhang mit dem Kauf steht die Abrechnung, die eine rechtliche Erklärung ist, die ein Verkäufer einem Käufer ausstellt. Auf der Rechnung sind die Art und Menge der erbrachten Waren (z.B. Geräte, Materialien usw.) und/oder Dienstleistungen (z.B. Prüfungen, Installationen usw.) aufgeführt. Sie liegt häufig einer Rechnung bei, auf welcher der gesamte Geldbetrag angegeben ist, der im Austausch für die gelieferten Waren / erbrachten Dienstleistungen fällig wird. In vielen Unternehmen wird üblicherweise eine Bestellung für kleinere Geldbeträge eingeleitet und ein Unterauftrag wird eingeleitet, wenn der Wert der Waren/Dienstleistungen höher ist.

In einem Procore-Projekt können Rechnungen sowohl für Bestellungen als auch für Unteraufträge im Sekundärverträge-Tool auf Projektebene erstellt werden. Sie sind außerdem in einem typischen Teilabrechnungsformat mit einem Deckblatt und einer Detail-Einzelpostenseite formatiert.  

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Standard- oder Admin-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts oder als Rechnungskontakt hinzugefügt. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.
    Hinweis: Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" können nur Rechnungen für offene Abrechnungszeiträume erstellen. 
• Zusätzliche Informationen:
  • Subunternehmerrechnungen können für Bestellungen oder Subunternehmer erstellt werden. 
  • Subunternehmer können entweder (1) jemanden mit ausreichender Zugriffsberechtigung bitten, die Rechnung in ihrem Namen zu erstellen, oder (2) die Schritte unter Einreichen einer Rechnung als Rechnungskontakt ausführen.
  • Sie können nur die abgerechneten Beträge auf der letzten Rechnung bearbeiten.
  • Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen, in der Spalte 'Vorgeschlagener Betrag' der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion im Sekundärverträge-Tool des Projekts aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.

Voraussetzungen

• Genehmigen und Unterzeichnen eines Sekundärvertrags

Schulungsvideo

Schritte

1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge die Bestellung oder den Unterauftrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen. 

    Hinweise

   • Die Werte zu Beginn des Abrechnungszeitraums, Ende des Abrechnungszeitraums und Rechnungsdatum des von Ihnen angelegten Abrechnungszeitraums werden automatisch für Sie eingetragen.
   • Benutzer mit ‚Admin'-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool können aus den erstellten Abrechnungszeiträumen auswählen. Sie können nur Abrechnungszeiträume auswählen, die noch nicht an eine Rechnung gebunden sind. 
4. Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.

    Hinweis

   Wichtige Dinge, die Sie über das Feld Rechnung # beachten sollten:

   • Eine Rechnung # ist NICHT erforderlich, um eine Rechnung zu speichern. Sie können dieses Feld leer lassen.
   • Eine Rechnung # ist ein Freiform-Eingabefeld, in das Rechnungskontakte eine Referenznummer eingeben können, die ihrem eigenen Rechnungsnummerierungssystem entspricht.
   • Ein Duplikat der Rechnung # auf einem Kreditorenvertrag ist NICHT zulässig. Bei einem Kreditorenvertrag muss jede Rechnung eine eindeutige Rechnung # haben. 
   • Eine Rechnung # wird NICHT automatisch auf Rechnungen von Eigentümern ausgefüllt. Siehe Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
5. Wählen Sie einen der folgenden Status aus:
   Hinweis: Sie müssen ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool sein, um den Status zu ändern.
   • Entwurf. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt werden muss. Die Kosten werden nicht im Budget des Projekts berücksichtigt.
   • In Prüfung. Zeigt an, dass die Rechnung derzeit von einem Genehmiger geprüft wird. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
   • Überarbeiten und erneut einreichen. Zeigt an, dass die Rechnungen überprüft und erneut eingereicht werden müssen. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt. 
   • Genehmigung des Bauherren ausstehend. Zeigt an, dass die Rechnung auf die Genehmigung durch den Bauherren wartet. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
   • Genehmigt wie notiert. Zeigt an, dass die Rechnung mit allen in der Antwort enthaltenen Anmerkungen genehmigt wurde. Die Kosten werden NICHT im Budget des Projekts berücksichtigt.
   • Genehmigt. Zeigt an, dass die Rechnung genehmigt wurde. Die Kosten werden in der Spalte Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt im Projektbudget widergespiegelt. 

      Hinweise

     • Wenn das Sekundärvertragsunternehmen die Rechnung erstellt (oder wenn Sie sie in ihrem Namen erstellen), können Sie den Status in „In Prüfung“ ändern, wenn sie zur Prüfung bereit ist. Der Prüfer kann es dann entsprechend als „Genehmigt“ oder als „Überarbeiten und erneut einreichen“ markieren.
     • Rechnungskontakte können Rechnungen nur bearbeiten, wenn der Rechnungsstatus während des offenen Abrechnungszeitraums auf „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut einreichen“ gesetzt ist. Nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts können eine Rechnung mit einem anderen Status bearbeiten.  
6. Fügen Sie alle erforderlichen Sicherungsdokumente bei. Zum Beispiel Pfandsrechtsverzicht oder -freigaben. 
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Je nach Abrechnungsmethode des Kreditorenvertrags (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?), führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:
   • Hinzufügen von Rechnungsdetails für einen einheiten-/mengenbasierten Sekundärvertrag
   • Rechnungsdetails für einen betragsbasierten Sekundärvertrag hinzufügen

Siehe auch

• Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen
• Senden Sie eine Neue Rechnung als Rechnungskontakt
• Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge
• Einrichten einer neuen Budgetansicht
• Bearbeiten von erweiterten Einstellungen in einem Sekundärvertrag
• Wie kann ich gelagerte Materialien in Procore abrechnen? (Vermächtnis)