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Procore

Benutzerhandbuch für Self-Service-Workflows

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Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte

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Dieses Benutzerhandbuch bietet Procore-Benutzern Informationen darüber, wie sie das Self-Service-Workflows-Tool von Procore verwenden können, um benutzerdefinierte Workflows von Anfang bis Ende zu erstellen und einzusetzen. Siehe Über das Workflows Beta-Programm.

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:
  • Was sind benutzerdefinierte Workflows? Ein benutzerdefiniertes workflow ist ein Prozess, der eine eindeutige Genehmigungsweg für ein Element in Ihren Projekten definiert. Mit einem workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Artikels (z. B. eines Subunternehmerrechnung oder eines Vertrags) in Procore erstellen. Ein benutzerdefiniertes workflow definiert die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Elements durch diese Genehmigungsprozess – und dieser Prozess ist auf die individuellen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen des Geschäftsumfelds Ihres Unternehmens zugeschnitten. 
  • So migrieren Sie von Legacy- zu Self-Service-Workflows. Self-Service-Workflows ersetzen die alten benutzerdefinierten Workflows, die vom Procore-Team für benutzerdefinierte Lösungen erstellt wurden. Wenn Sie zuvor Legacy-Workflows verwendet haben, muss Ihr Unternehmen jedes Tool mithilfe von Self-Service-Workflows aktualisieren, bevor neue Workflows von Ihrem Unternehmen erstellt werden können.
  • Wie man benutzerdefinierte Workflows erstellt und verwaltet. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflows im Unternehmens Workflows Tool erstellen und verwalten können.
  • Zuweisen von Workflows zu Projekten. Nachdem Sie benutzerdefinierte Workflows im Unternehmensebene erstellt haben, weisen Sie diese einzelnen Projekten zu, damit sie verwendet werden können.
  • So konfigurieren Sie Workflows für die Verwendung auf der Projektebene. Der letzte Schritt, bevor ein workflow auf ein Element angewendet wird. Konfigurieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen für Ihre workflow.
  • So zeigen Sie eine workflow an und reagieren darauf. Verwenden Sie Ihre eigenen, speziell angefertigten workflow, um die Genehmigungsprozess für Ihre(n) Artikel(n) zu erleichtern.
  • Häufig gestellte Fragen. Erfahren Sie mehr, indem Sie häufig gestellte Fragen lesen.

Was sind benutzerdefinierte Workflows?

Ein benutzerdefinierter Workflow ist ein Prozess, der einen eindeutigen Genehmigungspfad für einen Posten in Ihren Projekten definiert. Mit einem Workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Postens (z. B. einer Rechnung oder eines Vertrags mit einem Subunternehmer) in Procore erstellen. Ein benutzerdefinierter Workflow würde die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Postens durch diesen Genehmigungsprozess definieren - und dieser Prozess ist auf die einzigartigen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen der Geschäftsumgebung Ihres Unternehmens zugeschnitten. 

Der Genehmigungsstatus eines Postens, der einen benutzerdefinierten Workflow verwendet, ist an die einzelnen Schritte des Workflows gebunden. Jeder Workflow erfordert, dass bestimmte Benutzer auf Schritte innerhalb des Workflows reagieren, damit der Posten den gewünschten Status erreicht. Ein Posten, der mit einem Workflow erstellt wurde, kann seinen Status nicht ohne die Verwendung des Workflows ändern.

Was sind die Mindestvoraussetzungen für die Teilnahme am Beta-Programm?

Zu den Mindestvoraussetzungen für die Teilnahme am Beta-Programm gehören:

  • Ihr Unternehmen muss diese Procore-Tools verwenden:
    • Sekundärverträge-Tool auf Projektebene zur Erstellung von Bestellungen und Unteraufträgen.
    • Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene zur Verwaltung der Subunternehmerrechnungen.
  • Das Procore-Konto Ihres Unternehmens muss:
  • Ihr Unternehmen kann nur eine Version von Workflows (Legacy oder Self-Service) für jedes Tool verwenden. Wenn Sie z. B. alte Workflows für Unteraufträge und Bestellungen aktiviert haben, können Sie für diese Posten keine Self-Service-Workflows verwenden. Sie könnten jedoch Self-Service-Workflows für andere Posten verwenden, z. B. für Subunternehmerrechnungen. Darüber hinaus können, wenn Sie alte Workflows in anderen Procore-Tools wie Änderungsaufträgen oder Hauptverträgen verwenden, Self-Service-Workflows auch im Sekundärverträge-Tool genutzt werden. 

Das erwartete Ziel des neuen Workflows-Tools ist es, Procore-Benutzern die Möglichkeit zu geben, benutzerdefinierte Self-Service-Workflows für Procore-Tools zu erstellen, die zum Erstellen von Artikeln verwendet werden, die eine Genehmigungsprozess erfordern. Procore plant, mit den Teilnehmern des Betaprogramms Forschungs- und Usability-Tests durchzuführen.

In dieser Betaphase steht das Workflows-Tool auf Unternehmensebene nur Teilnehmern zur Verfügung, die die oben genannten Voraussetzungen erfüllen und einen benutzerdefinierten Workflow zur Verwaltung des Genehmigungsprozesses für das unten aufgeführte Tool erstellen möchten. 

Unterstützte Tools

Mit dem Workflows-Tool auf Unternehmensebene können Sie einen (1) oder mehrere benutzerdefinierte Workflows für die Verwendung mit diesen Procore-Projekttools erstellen und verwalten:

Procore-Tool Workflow-Element(e) Um mehr zu erfahren...
Kreditorenverträge 1 Subunternehmerrechnungen 2 Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows für Subunternehmerrechnungen
Sekundärverträge  Unteraufträge/Bestellungen Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows für einen Sekundärvertrag
Debitorenverträge 1 Primärvertrag Erstellen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage für Debitorenverträge

1 Dieses Tool ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen eine Lizenz für die Projekt-Finanzwerte Tools von Procore besitzt.  

2 Dieses Element ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen die Ansichten "Mitarbeiter" und "Administrator" für die Rechnungsstellung durch Subunternehmer verwendet.  

 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Workflows-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Lesen Sie die Beta-Teilnehmervereinbarung.
  3. Klicken Sie auf Akzeptieren

Einrichtung & Konfiguration

Der Übergang von der Legacy-workflow-Engine zur Self-Service-Engine ist erst abgeschlossen, wenn das Update über die Seite Einstellungen Workflows konfigurieren aktiviert wird. Die Self-Service-Workflows-Beta ermöglicht es Benutzern jedoch, ihre eigenen benutzerdefinierten workflow Vorlagen einzurichten und zu konfigurieren, bevor sie ihre workflow Version vollständig aktualisieren. Workflow-Vorlagen können erst dann auf Elemente (Verträge und Rechnungen) angewendet werden, wenn die workflow-Version in den Konfigurationseinstellungen Workflows aktualisiert wurde.

Lesen Sie die Schritte im Abschnitt "Self-Service-Workflows aktivieren", wenn Sie für die Aktualisierung bereit sind.

Erstellen von benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen

Sie können nun mit der Erstellung benutzerdefinierter Workflows für Ihr Unternehmen beginnen. Benutzerdefinierte Workflows können über das Unternehmensebene Workflows Tool erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Die nachstehenden Anweisungen führen Sie durch die Schritte zum Erstellen eines workflow. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Planen Sie Ihre benutzerdefinierten workflow vor der Erstellung. 

Ziel 

So erstellen Sie eine benutzerdefinierte workflow-Vorlage im Tool Workflows auf Unternehmensebene. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So anzeigen, erstellen oder bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte workflow im Unternehmensebene:
      • Berechtigungen auf Administratorebene für das Workflows Tool auf Unternehmensebene. 
        ODER
      • Berechtigungen der Ebene "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Workflows Tool auf Unternehmensebene, wobei die granulare Berechtigung "Benutzerdefinierte Workflows anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist. 

Schritte

Hinzufügen eines benutzerdefinierten Workflows 

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. 
  3. Gehen Sie im Dialogfeld "Workflow hinzufügen" wie folgt vor:
    • Name *. Geben Sie einen Namen für Ihr neues workflow ein. 
    • Werkzeug *. Wählen Sie das Werkzeug und den Artikel aus, für den Sie den neuen Workflow erstellenclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png.
      • Rechnung des Subunternehmers
      • Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools
         Hinweis: Wenn Sie Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools auswählen, müssen Sie auch einen Typ auswählen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
      • Primärvertrag
      • Unterauftrag
      • Bestellung
      • Budgetanpassungen
      • Rechnung an Bauherr
      • Nachtrag zum Debitorenvertrag - Einstufig
      • Nachtrag zum Debitorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
      • Sekundärvertragsänderungsauftrag - einstufig
      • Nachtrag zum Kreditorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
      • Potenzieller Nachtrag zum Primären
      • Potenzieller Nachtrag zum Kreditorenvertrag
      • Dokumenten-Management
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
    Procore öffnet automatisch den workflow-Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie. 

Aktualisieren des ersten Schritts im benutzerdefinierten Workflow 

  1. Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt)  aus, den Sie zu Beginn des workflow verwenden möchten. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem benutzerdefinierten Workflow  

  1. Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Antwortschritt aus.
    • Artikelstatus. Geben Sie den Elementstatus ein, der diesem workflow Schritt zugeordnet werden soll.
    • Tage bis zum Abschluss. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die "verantwortliche Gruppe" Zeit hat, um den workflow Schritt abzuschließen. Wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.
    • Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis zum Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
  2. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt " Beauftragte " ein:
    • Rolle des Beauftragten. Wählen Sie die Rolle des Benutzers aus, der diesem Schritt zugewiesen ist.
      • Optional: Klicken Sie auf Vorlagenrolle erstellen, um eine eindeutige Rolle für diese benutzerdefinierte workflow zu erstellen.
    • Art der Entscheidung. Wählen Sie die Art der Entscheidung aus, die für diesen Schritt getroffen werden soll:
      • Der Ersthelfer entscheidet. Es kann mehrere Empfänger geben, aber es ist nur eine Antwort erforderlich, um zum nächsten Schritt im workflow zu gelangen.
      • Mehrere Responder entscheiden. Es kann mehrere Beauftragte und mehrere Antworten geben. Sie können den nächsten Schritt festlegen, wenn alle Responder (nicht Beauftragte) dieselbe Antwort auswählen. Sie können auch den nächsten Schritt wählen, wenn nicht alle Responder einverstanden sind.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt "Antworten" ein:
    • Wenn die Antwort ODER wenn alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine Antwort aus der Liste aus.
    • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie einen anderen workflow Schritt aus, um der aktuelle Schritt zu werden, wenn die obige Antwort ausgewählt wird.
      • Optional: Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, wenn Sie möchten, dass der workflow zu einem Schritt übergeht, der noch nicht erstellt wurde. Sie werden aufgefordert, einen Typ und einen Namen für den neuen Schritt auszuwählen.
    • Ansonsten. Wenn der Entscheidungstyp auf Mehrere Responder entscheiden, wählen Sie den nächsten Schritt im workflow aus, oder erstellen Sie ihn, wenn die Antworten NICHT einstimmig sind.
  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt, um mit dem Hinzufügen von Antworten auf diesen workflow Schritt fortzufahren.
  5. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem benutzerdefinierten Workflow 

Mit Bedingungsschritten kann ein workflow Pfad unterschiedlich geroutet werden, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen. 

  1. Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt aus.
    • Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool. 
      • Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in das Feld rechts eingeben.
        ODER
      • Weniger als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.
      • Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein bestimmtes Feld für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
      • geprüft wird. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein benutzerdefiniertes Feld Kontrollkästchen aktiviert ist.
      • Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt werden.
    • Dann. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. 
    • Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt in der workflow wenn die Bedingungen des aktuellen Schritts NICHT erfüllt sind.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Bedingte Anweisungen nach Tool

Budget-Änderungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Betrag der Budgetänderung Die Gesamtsumme aller "An"- und "Von"-Budgetänderungsanpassungswerte Einzelposition.
Betrag der Anpassung Die Summe der Berichtigung Einzelposition positiven Beträgen ODER der absolute Wert der Berichtigung Einzelposition negativen Beträgen. Der größte absolute Wert wird verwendet, um das Ergebnis des Bedingungsschritts zu bestimmen.

Kreditorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtmittelbetrag = % des auf alle Kostenträger entfallenden Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Die Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen in der Liste "Erforderlich" gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Nachtrag zu Kreditorenverträgen... Anzeigen/Ausblenden   

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtmittelbetrag = % des auf alle Kostenträger entfallenden Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Kosten-Impact-Wert Der Betrag, der in das Feld "Auswirkung auf Kosten" der Korrespondenzposition eingegeben wurde.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Rechnungen des Eigentümers... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
In diesem Zeitraum in Rechnung gestellter Nettobetrag Der vor Steuern in Rechnung gestellte Betrag. 
Bruttobetragsrechnung in diesem Zeitraum Der nach Steuern in Rechnung gestellte Betrag.

Debitorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Nachträge zum Debitorenvertrag... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Subunternehmer-Rechnungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Nettobetrag Der Betrag, der auf der Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.
Ursprünglicher Wert des Bindungsverhältnisses Die ursprüngliche Kreditorenbindung für den LV-Betrag, die mit der Rechnung verbunden ist.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

*Bedingte Abrechnungen, die mit dem Budget des Projekts verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budgetspalte, die in der Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte im Unternehmensebene-Admin-Tool ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.

 

Hinzufügen eines Endschritts (erfolgreich) zu einem benutzerdefinierten Workflow 

Ein Endschritt definiert das Ende eines workflow. Ein Abschlussschritt zeigt an, dass die benutzerdefinierte workflow abgeschlossen ist. 

  1. Klicken Sie auf das Symbol Dateiname="icon-blue-plus-pfcp.png"icon-blue-plus-pfcp.png />,das <img alt=" "class="internal default" style="width: 20px; height: 20px;" width="20px" height="20px" src.path="//Media_Library/Generic_Media/Procore_Inline_Icons" src.an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt (erfolgreich) .  
  2. Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
  3. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Hinzufügen eines Endschritts (erfolglos) zu einem benutzerdefinierten Workflow 

  1. Klicken Sie auf das icon-blue-plus-pfcp.png Symbol Dateiname="icon-blue-plus-pfcp.png" />, das <img alt=" " class="internal default" style="width: 20px; height: 20px;" width="20px" height="20px" src.path="//Media_Library/Generic_Media/Procore_Inline_Icons" src.an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt (erfolglos) .
  2. Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen nicht erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
  3. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

 

Zuordnen von Workflow-Vorlagen zu Projekten

Sobald Ihre Workflows published besteht der nächste Schritt darin, sie einem Projekt zuzuweisen, damit sie konfiguriert werden können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Projekten im Workflows Tool auf Unternehmensebene Workflows zuordnen. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene. 
  2. Suchen Sie in der Tabelle Workflows die Version, die Sie veröffentlichen möchten. 
     Hinweis
    Sie können einem Projekt nur veröffentlichte Versionen eines benutzerdefinierten workflow zuweisen. Wie Sie einen Entwurf von einer veröffentlichten Version unterscheiden können,erfahren Sie unter Wie werden Versionsnummern im Tool Workflows auf Unternehmensebene aktualisiert?
  3. Klicken Sie auf den hyperlink in der Spalte "Zugewiesene Projekte".  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Gehen Sie im Dialogfeld "Projekte zuweisen" wie folgt vor:
    • Um alle aktiven Projekte im Konto Ihres Unternehmens auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen . 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Um nach einzelnen Projekten zu suchen, geben Sie den Projektnamen in das Feld Suche ein. Markieren Sie dann die Kontrollkästchen, die dem/den gewünschten Projekt(en) entsprechen. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Zuweisen einer Workflow-Vorlage zu neuen Projekten

Allen neuen Projekten kann automatisch eine workflow Vorlage zugewiesen werden. Dadurch wird verhindert, dass Sie jedem neuen Projekt, das Sie erstellen, dieselbe Vorlage zuweisen müssen. 

  1. Navigieren Sie zum Workflows Tool auf Unternehmensebene.
  2. Suchen Sie in der Tabelle Workflows die Version, die Sie allen neuen Projekten zuweisen möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bereich in der Spalte "Neuen Projekten zuweisen".
  4. Klicken Sie auf Zuweisen.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Es erscheint ein Häkchen, der anzeigt, dass er allen neuen Projekten zugewiesen wurde
  6. Optional: Wenn Sie die Zuordnung einer Vorlage zu allen neuen Projekten aufheben möchten, klicken Sie erneut auf die Häkchen. 

 

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen für ein Projekt

Sobald workflow Vorlagen den Projekten zugewiesen sind, müssen sie konfiguriert werden. Dies ist der Prozess, bei dem workflow Schritte bestimmten Benutzern zugewiesen werden und die Anzahl der Tage, die sie antworten müssen, festgelegt wird. Ein Standard workflow muss auch für das Tool festgelegt werden, dem es zugeordnet ist, bevor es auf ein Element angewendet werden kann.

Ziel

So konfigurieren Sie ein benutzerdefinierte workflow für die Verwendung in einem Procore-Projekt. 

Hintergrund

Nachdem eine benutzerdefinierte Workflow-Vorlage veröffentlicht wurde, besteht der nächste Schritt darin , diesen Workflow einem Projekt zuzuweisen. Sobald das workflow einem Projekt zugewiesen ist, können Sie seine Konfigurationseinstellungen für Ihr spezifisches Projekt aktualisieren. Dazu gehört die Zuweisung einer Person, die als "Workflow-Manager" fungiert, und die Zuweisung der entsprechenden Verteilergruppe und Beauftragten zu Ihrem workflow für die automatischen Benachrichtigungen von Procore. 

In diesem Artikel werden die Projektebene Konfigurationen für benutzerdefinierte Workflows in allen verfügbaren Tools behandelt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Adressbuch-Tool des Unternehmens. 
      ODER
    • Benutzer mit der granularen Berechtigung "Workflow-Vorlagen konfigurieren" für das jeweilige Tool auf ihrer Berechtigungsvorlage.
      UND
      Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Tool, für das das workflow konfiguriert wird

Schritte

Einen Projekt-Workflow-Manager und eine Verteilergruppe zu einem benutzerdefinierten Workflow zuweisen

  1. Navigieren Sie zu dem Tool auf Projektebene, in dem das workflow konfiguriert wird.
    • Subunternehmerrechnung (Rechnungsstellung)
    • Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools 
    • Hauptverträge
    • Unterauftrag (Verpflichtungsverträge)
    • Bestellung (Kreditorenverträge)
    • Budgetänderung (Budget)
    • Nachtrag zum Primärvertrag ( Debitorenverträge )
    • Nachtrag zum Kreditorenvertrag (Kreditorenverträge)
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png .
    Hinweis: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Typ aus, der auf dem workflow festgelegt ist.
  3. Klicken Sie auf "Workflow-Einstellungen" im rechten Fensterbereich.
    Hinweis: Die Rechnungsstellungs- und Korrespondenz-Tools verfügen nicht über eine separate Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie zum Ende der Konfigurationseinstellungen für die Rechnungsstellung, um workflow Konfigurationen zu finden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren neben dem zu konfigurierenden workflow, um den workflow Viewer zu öffnen.
    Beispiel
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. Gehen Sie oben in der workflow wie folgt vor:
    • Workflow-Manager zuordnen. Wählen Sie den Projektbenutzer, der dieser Rolle zugewiesen ist, in der Dropdown-Liste oben auf der Seite aus. 
    • Verteilergruppe zuordnen. Wählen Sie eine Verteilergruppe aus dieser Liste aus. Diese Benutzer sind die Personen, die Benachrichtigungs-E-Mails von Procore erhalten, wenn Aktionen durch Ihre Workflow-Schritte ausgelöst werden. 
  6. Klicken Sie auf Speichern in der unteren rechten Ecke des Workflow-Tools. 

Anpassen der Standardschritte in einem benutzerdefinierten Workflow

  1. Navigieren Sie zu dem Tool auf Projektebene, in dem das workflow konfiguriert wird.
    • Subunternehmerrechnung (Kreditorenverträge)
    • Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools 
    • Hauptverträge
    • Unterauftrag (Verpflichtungsverträge)
    • Bestellung (Kreditorenverträge)
    • Budgetänderung (Budget)
    • Nachtrag zum Primärvertrag ( Debitorenverträge )
    • Nachtrag zum Kreditorenvertrag (Kreditorenverträge)
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png .
    Hinweis: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Typ der workflow aus.
  3. Klicken Sie auf "Workflow-Einstellungen" im rechten Fensterbereich.
    Hinweis: Das Rechnungsstellungs-Tool verfügt nicht über eine separate Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie zum Ende der Konfigurationseinstellungen für die Rechnungsstellung, um workflow Konfigurationen zu finden
  4. Suchen Sie den zu aktualisierenden workflow in der Tabelle "Workflow-Einstellungen" und klicken Sie auf Konfigurieren.
    clipboard_e5a45ab9aaf88d462486d282bcaf7da1b.png
  5. Klicken Sie auf einen Standardschritt in der benutzerdefinierten workflow, um den rechten Bereich für diesen Schritt zu öffnen. 
  6. Gehen Sie wie folgt vor:
    • Beauftragte(r). Wählen Sie einen (1) oder mehrere Procore-Benutzernamen aus diesem Dropdown-Liste aus. Um in dieser Liste angezeigt zu werden, muss die Person zum Adressbuch-Tool des Projekts hinzugefügt werden. Hinweis: Wenn "Elementersteller" für die Rolle des Beauftragten eines Schritts im Unternehmensebene workflow-Builder ausgewählt wurde, kann kein anderer spezifischer Beauftragter ausgewählt werden.
    • Tage bis zum Abschluss*. Geben Sie in das erste Feld eine Zahl ein. Wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste. Hier wird die Anzahl der Tage festgelegt, die der/die "Beauftragte(n)" Zeit haben, um den workflow Schritt abzuschließen. Wenn die "Beauftragten" diese Schritte nicht ausführen, sendet Procore eine automatische Benachrichtigung an den/die Beauftragten als Erinnerung.
  7. Wiederholen Sie die obigen Schritte für jeden Standardschritt im workflow
  8. Klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Wenn noch erforderliche Felder ausgefüllt werden müssen, wird oben im workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt und welches Feld bearbeitet werden muss. 

Festlegen eines Standard-Workflows

Ein Standard workflow muss konfiguriert und festgelegt werden, bevor ein workflow für ein Element gestartet werden kann.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte "Standard-Workflow" in der Tabelle "Workflow-Einstellungen".
  2. Klicken Sie in der Zeile des workflow, den Sie als Standard festlegen möchten, auf Als Standard festlegen. Hinweis: Wenn bereits ein Standard-workflow festgelegt wurde, wird mit derselben Aktion die Standardauswahl entfernt. 
  3. Sobald der Standard-Workflow festgelegt ist, erscheint ein Häkchen in der Spalte "Standard-Workflow" neben dieser Vorlage.

 

Starten eines Workflows

Wenn Sie die Self-Service-Workflows-Engine in den Konfigurationseinstellungen des Workflows Tools aktiviert haben, können Sie jetzt Ihre Workflows für Elemente auf Projektebene verwenden. Nachdem Sie eine Vorlage für ein Projekt erstellt und konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Element zu erstellen, für das ein workflow (Vertrag oder Rechnung) erforderlich ist. Workflows auf Subunternehmerrechnungen werden automatisch gestartet, aber Workflows auf Verträgen müssen manuell gestartet werden. Die folgenden Anweisungen zeigen Ihnen, wie Sie eine workflow starten.

 

Ziel

Nach der Erstellung eines neuen Engagements, eines neuen Debitorenvertrags oder einer Budgetänderung für ein Projekt besteht der nächste Schritt darin, das workflow zu starten, damit seine Mitglieder reagieren können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Adressbuch-Tool des Unternehmens. 
      ODER
    • Benutzer im Budget-, Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool mit der granularen Berechtigung "Kann Workflows starten" in ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert. Siehe Erteilen granularer Berechtigungen in einer Vorlage für Projektberechtigungen.
      ODER
    • Benutzer im Budget-, Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool mit der granularen Berechtigung "Kann Workflow-Manager sein" in ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert. Siehe Erteilen granularer Berechtigungen in einer Vorlage für Projektberechtigungen.

Voraussetzungen

  • Für das Tool, mit dem Sie arbeiten, muss ein Standard workflow festgelegt werden.
  • Wenn es sich bei dem Element um einen Vertrag handelt, muss er sich im Status Entwurf befinden

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool und dem Element, das die workflow enthält.
  2. Klicken Sie auf Workflow starten in der oberen rechten Ecke des Vertrags.
    start-workflow-button.png

Auf einen benutzerdefinierten Workflow reagieren

 

Ziel 

So antworten Sie auf eine benutzerdefinierte workflow Dateiname=""> für eine <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Custom_Workflow" href.Projektebene Position. 

Hintergrund

Nachdem ein workflow für eine Projektebene Position initiiert wurde, können Antworten von den benannten Beauftragten zum workflow hinzugefügt werden.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Kreditorenvertrag oder einem Nachtrag zur Änderung eines Kreditorenvertrags:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • Um auf einen workflow eines Debitorenvertrags zu antworten oder Nachtrag zum Debitorenvertrag:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow auf einer Subunternehmerrechnung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts der Rechnung sein.
      • Der Rechnung muss eine offene Abrechnungszeitraum zugeordnet sein.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
    • So antworten Sie auf eine workflow in einem Budgetänderung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts auf dem Budgetänderung sein.
    • So antworten Sie auf einen workflow zu einem Korrespondenzposten:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Korrespondenzpostens sein.

Schritte 

  1. Navigieren Sie zu dem Element auf Projektebene, das die workflow enthält. 
     Tipp

    Sie können zu dem Element in Procore navigieren, indem Sie in der workflow Benachrichtigungs-E-Mail auf die Schaltfläche "In Procore Maßnahmen ergreifen" klicken.

  2. Überprüfen Sie im rechten Bereich des Elements den Schritt "Aktuell" in der workflow. 
    Hinweis: Klicken Sie auf "Workflow anzeigen", wenn die Seitenleiste ausgeblendet ist.
  3. Wählen Sie Ihre Antwort für die workflow unten im rechten Bereich aus. 
    Hinweis: Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Antwort zu stornieren.
  4. Optional: Laden Sie Dateien hoch oder hängen Sie sie an die workflow an. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Optional: Geben Sie einen Grund für Ihre Antwort ein.
  6. Klicken Sie auf Senden , um Ihre Antwort abzuschließen, oder auf Zurück , um Ihre Antwort zu ändern.

 

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