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Procore

Eine Übermittlung erstellen

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Ziel

So erstellen Sie eine Übermittlung mit dem Übermittlungstool des Projekts.

Hintergrund

Mit dem Übertragungstool des Projekts können Sie einen Datensatz mit Projektinformationen erstellen, die per Fax und Versandkanälen an andere gesendet wurden. Wenn Sie eine Übertragung erstellen und eine Kopie davon per E-Mail an Ihre Empfänger senden, werden alle Informationen erfasst und mit Ihrem Procore-Projekt gespeichert, einschließlich der Namen des Absenders, des Empfängers und aller relevanten Daten. Vielleicht ist beispielsweise das E-Mail-System eines Benutzers ausgefallen und die einzige Möglichkeit, eine offizielle Antwort zu senden, ist per Fax oder Telefon. In solchen Fällen möchten Sie eine Übermittlung erstellen, um die Korrespondenz zu verfolgen, damit für Prüfzwecke in Procore ein Verlaufsprotokoll verfügbar ist.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Übermittlung zu erstellen, Berechtigungen auf der Ebene "Standard" oder "Administrator" im Übermittlungstool des Projekts.
    • Um in die Felder "An" oder "Cc" einer Übermittlung aufgenommen zu werden, muss der Benutzer zum Projektverzeichnis hinzugefügt werden. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektverzeichnis.

Schritte

Eine Übermittlung erstellen

  1. Navigieren Sie zum Übermittlungstool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Erstellen Sie.
    create-transmittal.png
  3. Fahren Sie mit diesen Schritten fort:

Allgemeine Informationen zur Übermittlung hinzufügen

  1. Blättern Sie zu Allgemeine Informationen.
  2. Vervollständigen Sie die Dateneingabe wie folgt:

    • Anzahl: Procore vergibt automatisch Nummern für neue Übertragungen in fortlaufender Reihenfolge. Sie können diese Zahl nach Belieben ändern.

    • Betreff: Ein beschreibender Betreff für die Übermittlung.

    • An: Wählen Sie Personen oder Verteilergruppen aus dem Verzeichnis des Projekts aus. Mit dieser Aktion wird die Übermittlung den genannten Personen zugewiesen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen und per E-Mail senden klicken (oder auf 'Speichern und per E-Mail senden', wenn Sie als 'Admin'-Benutzer eine bestehende Übermittlung bearbeiten), sendet das System automatisch eine Benachrichtigung über die Übermittlung an die Empfänger. 

    • CC: Wählen Sie Personen oder Verteilergruppen aus dem Verzeichnis des Projekts aus. Mit dieser Aktion wird eine Kopie der Übermittlung an die genannten Personen erstellt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen und per E-Mail senden klicken (oder auf 'Speichern und per E-Mail senden', wenn Sie als 'Admin'-Benutzer eine bestehende Übermittlung bearbeiten), sendet das System automatisch eine Benachrichtigung über die Übermittlung an die Empfänger.

    • Gesendet über: Wählen Sie Angehängt, um einen Artikel aus Procore an die Übermittlung anzuhängen, oder Unter separater Deckung. Wenn Sie Unter separater Deckung wählen, können Sie auch eine der folgenden Optionen auswählen: E-Mail, US Mail, Persönliche Zustellung, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax und Andere. 

    • Privat: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Übermittlung für alle anderen Personen auszublenden, mit Ausnahme der Benutzer der Stufe "Admin", der in den Feldern "An" und "Cc" angegebenen Benutzer und der Mitglieder der Standardverteilergruppe (siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Übermittlungen).

    • Eingereicht für: Kreuzen Sie die Kästchen an, die dem Grund für die Einreichung der Übermittlung entsprechen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Freigabe, Ihre Verwendung, Wie angefordert, Überprüfung und Kommentierung oder Weiterverarbeitung.

    • Aktion wie notiert: Markieren Sie die Kästchen, die der gewünschten Aktion entsprechen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten: Zur Unterschrift, Genehmigt als eingereicht, Genehmigt als vermerkt, Einreichen, Wiedervorgelegt, Zurückgeschickt, Zurückgeschickt für Korrekturen, Wiedervorlegen, Fällig bis, Erhalten, Erhalten als vermerkt, und Gesendet Datum. (Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie mit der Projektleitung zusammenarbeiten, um die richtige Verwendung für jede dieser Standardaktionen in Ihrer Umgebung zu definieren). 

  3. Fahren Sie mit Posten zur Übermittlung hinzufügen fort .

Posten zur Übermittlung hinzufügen

  1. Scrollen Sie auf der Seite Neue Übermittlung nach unten zum Bereich Posten.
  2. Wählen Sie einen Posten aus der Dropdown-Liste Format aus.
    Anmerkungen:
    • Sie können einer Übermittlung mehrere Posten hinzufügen.
    • Beim Hinzufügen von Artikeln zu einer Übermittlung können Sie mit dem System mehrere Dateien für diese Formate gleichzeitig anhängen: Dokumente, Pläne, Drucke, Muster und Fertigungszeichnung. Siehe Wie hänge ich mehrere Dateien gleichzeitig an eine Übermittlung an?

      items-format-list.png

      Abhängig von den in Ihrer Umgebung aktivierten Procore-Tools stehen Ihnen möglicherweise folgende Optionen zur Verfügung:

      • Dachbodenbestand: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für einen beliebigen Dachbodenbestand zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung ein, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender und geben Sie die Anzahl der Kopien ein. 

      • CDs: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für eine Compact Disc zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung ein, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender, und geben Sie die Anzahl der Kopien ein. 

      • Kreditorenvertrag: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für einen Unterauftrag zu erstellen (siehe Erstellen eines Unterauftrags). Wählen Sie dann einen Unterauftrag aus der Liste "Beschreibung" aus. Das Datum des Unterauftrags wird automatisch erfasst, und geben Sie dann die Anzahl der Kopien ein. 

      • Kommunikation: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für eine E-Mail-Nachricht im E-Mail-Tool des Projekts zu erstellen. 

      • Dokument: Wenn Sie diese Option wählen, fordert das System Sie auf, ein Dokument aus dem Dokumente-Tool des Projekts auszuwählen. 

      • Andere: Wählen Sie diese Option, um eine andere Art von Einreichung zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung ein, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender, und geben Sie die Anzahl der Kopien ein. 

      • Pläne: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für alle Baupläne zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung ein, hängen Sie Dateien an, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender, und geben Sie die Anzahl der Kopien an. 

      • Potenzieller Änderungsauftrag: Wenn Sie diese Option wählen, fordert das System Sie auf, einen potenziellen Änderungsauftrag aus dem Tool für Primärverträge des Projekts auszuwählen. 

      • Primärvertrag: Wenn Sie diese Option wählen, fordert das System Sie auf, eine Vertragsposition aus dem Primärverträge-Tool des Projekts auszuwählen. 

      • Ausdrucke: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für Ausdrucke zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung der Ausdrucke ein, fügen Sie eine Datei des Ausdrucks an, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender und geben Sie die Anzahl der Kopien an. 

      • Punch-Listen-Element: Wenn Sie diese Option wählen, fordert das System Sie auf, ein Element der Punchliste aus dem Punchlistentool des Projekts auszuwählen.

      • Bestellung: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für eine Bestellung zu erstellen (siehe Bestellung erstellen). Wählen Sie dann eine Bestellung aus der Liste "Beschreibung" aus. Das System setzt das Datum automatisch ein, und geben Sie die Anzahl der Exemplare ein. 

      • RFI: Wenn Sie diese Option wählen, fordert das System Sie auf, eine Rückfrage aus dem Rückfragen-Tool des Projekts auszuwählen. 

      • Stichproben: Wählen Sie diese Option, um eine Übermittlung für eine Stichprobe zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung des Musters ein, hängen Sie eine Datei an den Artikel an, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender und geben Sie die Anzahl der Exemplare ein. 

      • Werkstattpläne: Wählen Sie diese Option, um eine Übersendung für Werkstattpläne zu erstellen. Geben Sie dann eine Beschreibung des Werkstattplans ein, hängen Sie eine Datei an den Artikel an, wählen Sie ein Datum aus dem Kalender und geben Sie die Anzahl der Kopien ein. 

      • Einreichungs-Protokoll: Wählen Sie diese Option, um ein Übermittlungsprotokoll für eine Einreichung zu erstellen. Wählen Sie dann eine Vorlage aus der Beschreibungsliste und geben Sie die Anzahl der Kopien an. 

      • Einreichungspaket: Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie vom System aufgefordert, ein Einreichungspaket aus dem Einreichungen-Tool des Projekts auszuwählen. 

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    Hinweis: Wenn Sie mehrere Dateien an die Übermittlung angehängt haben, wird jede Datei als separater Einzelposten hinzugefügt.
  4. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um weitere Werbebuchungen hinzuzufügen.
    Die folgende Abbildung zeigt Ihnen ein Beispiel für einen ausgefüllten Artikelbereich.
    Hinweis: Das System erlaubt Ihnen NICHT, vorhandene Posten zu bearbeiten. Wenn Sie ein Element korrigieren müssen, klicken Sie auf das ROTE 'x', um es zu löschen. Fügen Sie das Element dann erneut hinzu.

    transmittal-items.png
  5. Fahren Sie mit Kommentaren zur Übermittlung hinzufügen fort.

Kommentare zur Übermittlung hinzufügen

  1. Scrollen Sie auf der Seite Neue Übermittlung zum Bereich Kommentare.
  2. Geben Sie zusätzliche Informationen zur Übermittlung in das Feld Kommentare ein.
  3. Fahren Sie mit Erstellen oder Erstellen und Senden der Übermittlung fort.

Erstellen oder erstellen und senden Sie die Übermittlung

  1. Scrollen Sie zum Ende der Seite Neue Übermittlung.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Um die Übermittlung zu erstellen, ohne eine E-Mail an die in den Feldern „An“ und „Cc“ aufgeführten Personen zu senden, klicken Sie auf Erstellen.
      ODER
    • Um die Übermittlung zu erstellen und eine E-Mail-Benachrichtigung an die in den Feldern „An“ und „Cc“ aufgeführten Personen zu senden, klicken Sie auf Erstellen und E-Mail.
      Hinweise: Nachdem eine Übermittlung erstellt wurde, macht das System die Registerkarten verwandte Posten, E-Mails und Änderungsverlauf sichtbar. Die Registerkarte E-Mails bietet Benutzern die Möglichkeit, eine Übermittlung an andere Projektteammitglieder weiterzuleiten. Siehe Weiterleiten einer Übermittlung per E-Mail.