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Procore

Eine Zeiterfassungsliste genehmigen

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Ziel

Eine Zeiterfassungsliste im Tool Zeiterfassungslisten des Projekts genehmigen.

Hintergrund

Je nach Geschäftsprozess Ihres Projekts können Ihre Angestellten und Arbeiter für die Einreichung ihrer eigenen Zeiterfassungen und Arbeitszeitkarteneinträge verantwortlich sein, oder Ihre Poliere/Bauleiter können sich dafür entscheiden, Arbeitszeitkarteneinträge im Namen ihres Teams zu erstellen. Der nächste Schritt besteht darin, die Daten der Zeiterfassungsliste auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. In der Regel wird diese erste Genehmigungsstufe von einem Polier oder Bauleiter durchgeführt, der den Status der Zeiterfassungsliste auf „Geprüft“ ändert.

Auf der nächsten Stufe des Genehmigungsprozesses muss ein Projektmanager (oder ein anderer Projektverantwortlicher) die Einträge genehmigen, um sicherzustellen, dass sie in die Lohnabrechnung gehen können – sind die eingereichten Stunden korrekt? Wurden „Überstunden“ ordnungsgemäß verbucht? Wurden die Stunden unter dem richtigen Kostenschlüssel verbucht? Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine Zeiterfassungsliste genehmigen können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um den Status einer Zeiterfassungsliste auf „Genehmigt“ zu ändern, „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts. 
       Tipp

      Sie fragen sich, wie Sie die Benutzerberechtigungen so konfigurieren, dass sie am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen? Eine ausführlichere Erklärung zu Benutzerberechtigungen und mehrstufigen Genehmigungen finden Sie unter Wie konfiguriere ich Benutzerberechtigungen für mehrstufige Genehmigungen mit Zeiterfassung?

  • Zusätzliche Informationen:
    • „Genehmigte“ Arbeitszeitkarteneinträge:
      • Können nur von einem Benutzer mit „Administration“-Berechtigung für das Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene bearbeitet werden. 
      • Können nicht gelöscht werden.
      • Können nur im Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet werden.
    • „Abgeschlossene“ Arbeitszeitkarteneinträge:
    • Wenn in einer Zeiterfassungsliste der Abschnitt „Einzeleinträge“ angezeigt wird, wurde die Zeit in die Tools „Arbeitszeitkarte“, „Bautagebuch“ oder „Meine Zeit“ auf Unternehmensebene eingegeben und kann im Zeiterfassungslisten-Tool auf Unternehmens- und Projektebene genehmigt werden.

Video

 

Schritte

Einen Arbeitszeitkarteneintrag genehmigen

  1. Rufen Sie das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie den/die Zeiterfassungslisten, die Sie genehmigen möchten. Siehe Suchen und Filtern von Zeiterfassungslisten.
  3. Überprüfen Sie die Zeiteinträge Ihrer Angestellten und Arbeiter Zeile für Zeile auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die zu genehmigenden Felder umfassen:
    Hinweis: Wie Sie Änderungen vornehmen können, erfahren Sie unter Eine Zeiterfassungsliste bearbeiten.
    • Status: Behalten Sie den Status „Ausstehend“ bei, bis Sie den gesamten Zeiteintrag genehmigt haben. 
    • Mitarbeiter. Überprüfen Sie, ob der angezeigte Name des Mitarbeiters oder Arbeiters der richtige ist. 
    • Teilprojekt: Wenn die Funktion Teilprojekte für das Projekt aktiviert ist (siehe Teilprojekte aktivieren), überprüfen Sie, ob das richtige Teilprojekt ausgewählt ist. 
    • Kostenschlüssel: Überprüfen Sie, ob der gewählte Kostenschlüssel genau der durchgeführten Arbeit entspricht. 
    • Standort: Wenn Ihrem Projekt mehrstufige Standorte hinzugefügt wurden, vergewissern Sie sich, dass hier der richtige Standort ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind mehrstufige Standorte?
    • Eingabemethode Gesamtstunden: Wenn das Tool für diese Eingabemethode konfiguriert ist, überprüfen Sie, ob die Gesamtstunden für das ausgewählte Teilprojekt und die Kostenschlüsselkombinationen korrekt sind.
    • Eingabemethode Start- und Endzeit: Wenn das Tool diese Eingabemethode verwendet, überprüfen Sie die Einträge in den Feldern Startzeit, Endzeit und Mittagspause.
    • Zeitart.
    • Abrechenbar: Wenn die Zeit in einem Projekt verrechnet werden kann, sollte hier ein Ja erscheinen. Wenn sie im Projekt NICHT verrechnet werden kann, sollte hier Nein erscheinen. 
    • Optional: Unterschrift. Wenn Sie Unterschriften von Ihren Mitarbeitern sammeln möchten, können Sie dies mit Ihrem mobilen Gerät tun. Anweisungen dazu finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (Android) und Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (iOS).
    • Optional. Beschreibung. Wenn Sie eine Anmerkung zum Eintrag hinzufügen möchten, klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen und geben Sie sie hier ein. 
  4. Klicken Sie auf eine Zelle in der Spalte Status und wählen Sie Genehmigt aus der Dropdown-Liste.
     Hinweis
    Der Status eines Arbeitszeitkarteneintrags kann nur im Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene in „Abgeschlossen“ geändert werden. Siehe Einen Arbeitszeitkarteneintrag im Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene genehmigen.

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  5. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte für jeden Arbeitszeitkarteneintrag in der Zeiterfassungsliste, bis Sie alle Einträge in dieser Tabelle genehmigt haben.
  6. Fahren Sie unten mit Eine Zeiterfassungsliste genehmigen fort.

Eine Zeiterfassungsliste genehmigen

  1. Rufen Sie das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie den/die Zeiterfassungslisten, die Sie genehmigen möchten. Siehe Suchen und Filtern von Zeiterfassungslisten.
  3. Wenn alle Ihre Arbeitszeitkarteneinträge korrekt und vollständig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern auf der Zeiterfassungsliste und wählen Sie „Genehmigt“.
  4. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte für jede Zeiterfassungsliste. 

Tipp: Wenn Sie die Zeiterfassungsliste zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten müssen, müssen Sie den Status in „Überprüft“ oder „Ausstehend“ ändern. Wenn Sie die Unterschriften der Mitarbeiter auf Ihrem mobilen Gerät sammeln, müssen Sie diese Unterschriften erneut einholen.

Siehe auch