Zeiterfassungsliste überprüfen

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Ziel

Die Arbeitszeitkarteneinträge auf einer Zeiterfassungsliste zu überprüfen.

Hintergrund

Nachdem Sie eine Zeiterfassungsliste erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, Unterschriften von Ihren Außendienstmitarbeitern zu sammeln. Siehe Zeiterfassungsliste unterschreiben (Android) und Zeiterfassungsliste unterschreiben (iOS). Als Nächstes können Sie damit beginnen, Ihre Zeiterfassungslisten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.

Beispiel

Da jedes Bauunternehmen anders ist, können die Teammitglieder, die Sie für Ihren Zeiterfassungsprozess auswählen, bezüglich der Rollen und Überlegungen in diesem Beispiel abweichen:

Poliere, Bauleiter und andere Aufsichtspersonen. Dies sind die Teammitglieder, die Zeiterfassungseinträge und Zeiterfassungslisten für ein Projekt erstellen. Sie sollten diesen Teammitgliedern mindestens „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene und die granulare Berechtigung „Zeiterfassungslisten überprüfen & bearbeiten“ für eine Projektberechtigungsvorlage erteilen. Dadurch können diese Benutzer neue Zeiterfassungslisten mit dem Status „Ausstehend“ erstellen und den Status einer Zeiterfassungsliste im Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene auf „Überprüft“ ändern. Sie können auch den Status von „Ausstehend“ in „Überprüft“ für Projekt-Zeiterfassungslisten ändern, für die sie die Berechtigung für die Anzeige mit dem Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene haben.
Projektmanager und andere Administratoren oder Führungskräfte. Dies sind die Teammitglieder, die „überprüfte“ Zeiterfassungslisten genehmigen, bevor sie diese zur Bearbeitung an Ihr Buchhaltungs-/Lohnabrechnungsteam weiterleiten. Diese Teammitglieder sollten zumindest „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene haben. Wenn sie jedoch für die Überwachung der Zeiterfassung für mehrere Projekte verantwortlich sind, sollten Sie ihnen auch „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene erteilen.
Buchhaltung, Lohnabrechnung und andere Administratoren oder Führungskräfte. Dies sind die Teammitglieder, die Zeiterfassungslisten als „Erledigt“ kennzeichnen. Diese Funktion ist nur im Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene verfügbar, daher sollten Sie diesen Benutzern „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensebene erteilen. Dies ermöglicht den Benutzern den Zugriff auf das Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene. Außerdem können die Benutzer so auch die Projektdaten im Tool auf Unternehmensebene sehen.

Wichtige Hinweise

Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Um den Status eines Arbeitszeitkarteneintrags oder einer Zeiterfassungsliste auf „Überprüft“ zu ändern:
  - „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts.
    ODER
  - „Schreibgeschützt“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Zeiterfassungslisten-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung „Zeiterfassungslisten überprüfen und bearbeiten“, die auf Ihrer Projektberechtigungsvorlage aktiviert ist.
Wichtig:
- Einige Felder können als erforderlich, optional oder ausgeblendet für Arbeitszeitkarteneinträge konfiguriert werden, die mit dem Zeiterfassungslisten-Tool auf Projektebene erstellt wurden. Siehe Welche Felder im Zeiterfassungslisten-Tool können als erforderlich, optional oder ausgeblendet konfiguriert werden?

Tipp

Sie müssen Einen Arbeitszeitkarteneintrag bearbeiten? Eine ausführliche Erläuterung der erforderlichen Benutzerberechtigungen für die Bearbeitung finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste bearbeiten.

Voraussetzungen

Erledigen Sie mindestens eine (1) dieser Aufgaben:

Schritte

Einen Arbeitszeitkarteneintrag überprüfen
Zeiterfassungsliste überprüfen

Einen Arbeitszeitkarteneintrag überprüfen

Rufen Sie das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts auf.
Suchen Sie die Zeiterfassungsliste(n), die Sie überprüfen möchten. Siehe Suchen und Filtern von Zeiterfassungslisten auf Projektebene.
Überprüfen Sie die Zeiteinträge Ihrer Angestellten und Arbeiter Zeile für Zeile auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die zu überprüfenden Felder sind:
Hinweis
- Die Bearbeitung der Felder in einem Arbeitszeitkarteneintrag erfordert bestimmte Benutzerrechte, und wenn der Procore-Administrator Ihres Unternehmens dem Zeiterfassungslisten-Tool auf Projektebene einen konfigurierbaren Feldsatz zugewiesen hat, werden Sie möglicherweise auch aufgefordert, fehlende Daten in die erforderlichen Felder einzugeben. Einzelheiten finden Sie unter Zeiterfassungslisten bearbeiten.
- Status: Behalten Sie den Status „Ausstehend“ bei, bis Sie den gesamten Zeiteintrag überprüft haben.
- Mitarbeiter: Überprüfen Sie, ob der Name des Mitarbeiters oder Arbeiters richtig ist.
- Optional: Klassifizierung: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Mitarbeiterklassifizierung aus, die dem Zeiteintrag zugeordnet ist. Siehe Aktivieren von Klassifizierungen in einem Projekt.
- Optional: Teilprojekt: Wenn die Funktion Teilprojekt für das Projekt aktiviert ist (siehe Teilprojekte in Projekten für PSP aktivieren), überprüfen Sie, ob das richtige Teilprojekt ausgewählt ist.
- Kostenschlüssel: Überprüfen Sie, ob der gewählte Kostenschlüssel genau der durchgeführten Arbeit entspricht.
- Standort: Wenn Ihrem Projekt mehrstufige Standorte hinzugefügt wurden, vergewissern Sie sich, dass hier der richtige Standort ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind mehrstufige Standorte?
- Zeiterfassung
  Je nach der für Ihr Projekt eingestellten Methode der Zeiterfassung (siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Zeiterfassungslisten auf Projektebene) sehen Sie die folgenden Felder:
  - Eingabemethode Start- und Endzeit:
    - *Startzeit: Überprüfen Sie die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hat.
    - *Endzeit: Überprüfen Sie die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter seine Arbeit beendet hat.
    - Mittagspause: Vergewissern Sie sich, dass die Auswahl in der Dropdown-Liste der Zeit entspricht, die für eine Mittagspause benötigt wird. Die Optionen sind:
      - 0 Min. (Standard)
      - 30 Min.
      - 45 Min.
      - 60 Min.
  - Eingabemethode Gesamtstunden:
    Wenn Ihr Unternehmen diese Zeiterfassungsmethode verwendet, geben Sie die Gesamtzahl der geleisteten Stunden in das Feld Stunden ein.
- Zeitart: Wählen Sie die richtige Zeitart für den Arbeitszeitkarteneintrag. Zum Beispiel: Regelmäßige Zeit, Überstunden usw. Zeitarten können mit dem Zeiterfassungslisten-Tool auf Unternehmensebene erstellt werden (siehe Benutzerdefinierte Zeitart hinzufügen) oder mit dem Zeiterfassungslisten-Tool auf Unternehmensebene (siehe „Zeitarten verwalten“ in Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene).
- Abrechenbar: Wenn die Zeit in einem Projekt verrechnet werden kann, sollte hier ein Ja erscheinen. Wenn sie im Projekt NICHT verrechnet werden kann, sollte hier Nein erscheinen.
- Optional: Unterschrift: Wenn Sie Unterschriften von Ihren Mitarbeitern sammeln möchten, können Sie dies mit Ihrem mobilen Gerät tun. Anweisungen dazu finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (Android) und Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (iOS).
- Optional. Beschreibung: Wenn Sie eine Anmerkung zum Eintrag hinzufügen möchten, klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen und geben Sie sie hier ein.
Ändern Sie den Status in „Überprüft“, indem Sie auf die Blase Status auf jedem Arbeitszeitkarteneintrag klicken. Ein GRÜNES Banner bestätigt Ihre Aktualisierung.
Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte für alle Arbeitszeitkarteneinträge in der Zeiterfassungsliste.
Fahren Sie unten mit Zeiterfassungsliste überprüfen fort.