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Procore

Zeiterfassungsliste überprüfen

Auch verfügbar für ios-gray-icon.jpg  android-gray-icon.jpg

Ziel

Die Arbeitszeitkarteneinträge auf einer Zeiterfassungsliste zu überprüfen.

Hintergrund

Nachdem Sie eine Zeiterfassungsliste erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, Unterschriften von Ihren Außendienstmitarbeitern zu sammeln. Siehe Zeiterfassungsliste unterschreiben (Android) und Zeiterfassungsliste unterschreiben (iOS). Als Nächstes können Sie damit beginnen, Ihre Zeiterfassungslisten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. 

Beispiel

Da jedes Bauunternehmen anders ist, können die Teammitglieder, die Sie für Ihren Zeiterfassungsprozess auswählen, bezüglich der Rollen und Überlegungen in diesem Beispiel abweichen:

  • Poliere, Bauleiter und andere Aufsichtspersonen. Dies sind die Teammitglieder, die Zeiterfassungseinträge und Zeiterfassungslisten für ein Projekt erstellen. Sie sollten diesen Teammitgliedern mindestens „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene und die granulare Berechtigung „Zeiterfassungslisten überprüfen & bearbeiten“ für eine Projektberechtigungsvorlage erteilen. Dadurch können diese Benutzer neue Zeiterfassungslisten mit dem Status „Ausstehend“ erstellen und den Status einer Zeiterfassungsliste im Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene auf „Überprüft“ ändern. Sie können auch den Status von „Ausstehend“ in „Überprüft“ für Projekt-Zeiterfassungslisten ändern, für die sie die Berechtigung für die Anzeige mit dem Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene haben. 
  • Projektmanager und andere Administratoren oder Führungskräfte. Dies sind die Teammitglieder, die „überprüfte“ Zeiterfassungslisten genehmigen, bevor sie diese zur Bearbeitung an Ihr Buchhaltungs-/Lohnabrechnungsteam weiterleiten. Diese Teammitglieder sollten zumindest „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Projektebene haben. Wenn sie jedoch für die Überwachung der Zeiterfassung für mehrere Projekte verantwortlich sind, sollten Sie ihnen auch „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene erteilen. 
  • Buchhaltung, Lohnabrechnung und andere Administratoren oder Führungskräfte. Dies sind die Teammitglieder, die Zeiterfassungslisten als „Erledigt“ kennzeichnen. Diese Funktion ist nur im Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene verfügbar, daher sollten Sie diesen Benutzern „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensebene erteilen. Dies ermöglicht den Benutzern den Zugriff auf das Tool Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene. Außerdem können die Benutzer so auch die Projektdaten im Tool auf Unternehmensebene sehen.  

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um den Status eines Arbeitszeitkarteneintrags oder einer Zeiterfassungsliste auf „Überprüft“ zu ändern:
      • „Admin“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts. 
        ODER
      • „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts mit der granularen Berechtigung „Zeiterfassungslisten überprüfen & bearbeiten“, die auf Ihrer Vorlage für Projektberechtigungen aktiviert ist. 
 Tipp
Sie müssen Einen Arbeitszeitkarteneintrag bearbeiten? Eine ausführliche Erläuterung der erforderlichen Benutzerberechtigungen für die Bearbeitung finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste bearbeiten.

Schritte

Einen Arbeitszeitkarteneintrag überprüfen

  1. Rufen Sie das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie den/die Zeiterfassungslisten, die Sie überprüfen möchten. Siehe Suchen und Filtern von Zeiterfassungslisten auf Projektebene.
  3. Überprüfen Sie die Zeiteinträge Ihrer Angestellten und Arbeiter Zeile für Zeile auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die zu überprüfenden Felder sind:
     Hinweis
    Die Bearbeitung von Feldern in einem Arbeitszeitkarteneintrag erfordert bestimmte Benutzerberechtigungen. Einzelheiten finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste bearbeiten.
    • Status: Behalten Sie den Status „Ausstehend“ bei, bis Sie den gesamten Zeiteintrag überprüft haben. 
    • Mitarbeiter: Überprüfen Sie, ob der angezeigte Name des Mitarbeiters oder Arbeiters der richtige ist. 
    • Optional: Klassifizierung:
    • Optional: Teilprojekt: Wenn die Funktion Teilprojekte für das Projekt aktiviert ist (siehe Teilprojekte aktivieren), überprüfen Sie, ob das richtige Teilprojekt ausgewählt ist. 
    • Kostenschlüssel: Überprüfen Sie, ob der gewählte Kostenschlüssel genau der durchgeführten Arbeit entspricht. 
    • Standort: Wenn Ihrem Projekt mehrstufige Standorte hinzugefügt wurden, vergewissern Sie sich, dass hier der richtige Standort ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind mehrstufige Standorte?
    • Zeiterfassung
      Je nach der für Ihr Projekt eingestellten Methode der Zeiterfassung (siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Zeiterfassungslisten auf Projektebene) sehen Sie die folgenden Felder:
      • Eingabemethode Start- und Endzeit:
        • *Startzeit: Überprüfen Sie die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hat.
        • *Endzeit: Überprüfen Sie die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter seine Arbeit beendet hat.
        • Mittagspause: Vergewissern Sie sich, dass die Auswahl in der Dropdown-Liste der Zeit entspricht, die für eine Mittagspause benötigt wird. Die Optionen sind:
          • 0 Min. (Standard)
          • 30 Min.
          • 45 Min.
          • 60 Min.
      • Eingabemethode Gesamtstunden:
        Wenn Ihr Unternehmen diese Zeiterfassungsmethode verwendet, geben Sie die Gesamtzahl der geleisteten Stunden in das Feld Stunden ein.
    • Zeitart: Wählen Sie die richtige Zeitart für den Arbeitszeitkarteneintrag, zum Beispiel Reguläre Zeit, Überstunden usw. Zeitarten können im Arbeitszeitkarten-Tool auf Unternehmensebene (siehe Benutzerdefinierte Zeitart hinzufügen) oder mit dem Zeiterfassungslisten-Tool auf Unternehmensebene erstellt werden (siehe „Zeitarten verwalten“ in Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Zeiterfassungslisten auf Unternehmensebene).
    • Abrechenbar: Wenn die Zeit in einem Projekt verrechnet werden kann, sollte hier ein Ja erscheinen. Wenn sie im Projekt NICHT verrechnet werden kann, sollte hier Nein erscheinen. 
    • Optional: Unterschrift: Wenn Sie Unterschriften von Ihren Mitarbeitern sammeln möchten, können Sie dies mit Ihrem mobilen Gerät tun. Anweisungen dazu finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (Android) und Eine Zeiterfassungsliste unterschreiben (iOS).
    • Optional. Beschreibung: Wenn Sie eine Anmerkung zum Eintrag hinzufügen möchten, klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen und geben Sie sie hier ein. 
  4. Ändern Sie den Status auf „Überprüft“, indem Sie auf die Blase Status auf jedem Arbeitszeitkarteneintrag klicken. Ein GRÜNES Banner bestätigt Ihre Aktualisierung.

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  5. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte für alle Arbeitszeitkarteneinträge in der Zeiterfassungsliste.
  6. Fahren Sie unten mit Zeiterfassungsliste überprüfen fort.

Zeiterfassungsliste überprüfen

  1. Rufen Sie das Tool Zeiterfassungslisten des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie den/die Zeiterfassungslisten, die Sie überprüfen möchten. Siehe Suchen und Filtern von Zeiterfassungslisten auf Projektebene.
  3. Überprüfen Sie die Arbeitszeitkarteneinträge Ihrer Mitarbeiter und Arbeiter auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
     Tipp
    Sie müssen Einen Arbeitszeitkarteneintrag bearbeiten? Eine ausführliche Erläuterung der erforderlichen Benutzerberechtigungen für die Bearbeitung finden Sie unter Eine Zeiterfassungsliste bearbeiten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern und wählen Sie in der Dropdown-Liste „Überprüft“ aus.
  5. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte für jede Zeiterfassungsliste.

Nächste Schritte