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Procore

Erstellen einer konfigurierbaren PDF-Datei für eine Rechnung an den Bauherrn

Ziel

So erstellen Sie ein benutzerdefinierte PDF-Datei für eine Rechnung an Bauherrn mit den konfigurierbaren PDF-Optionen.

Hintergrund

Wenn Sie in Procore mit einer Rechnung an Bauherrn arbeiten, zeigen die Registerkarten Details und die Registerkarte Konfigurierbares PDF der Rechnung deren Einzelposten an. Auf der Registerkarte Konfigurierbares PDF können Sie die Anzeige von Einzelposten auf einer Eigentümerrechnung anpassen. Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Daten Ihrer Rechnung nach Belieben gruppieren und zusammenfassen, bevor Sie sie dem Bauherrn präsentieren.

In einer konfigurierbaren PDF-Datei ist eine Gruppe ein Objekt, das die Rechnungs-Einzelposten zusammenfasst. In Procore sind die Standardgruppen Teilprojekt (falls aktiviert), Abteilung, Kostenschlüssel und Kostenart in einer konfigurierbaren PDF-Datei verfügbar. Sie können auch benutzerdefinierte Gruppen erstellen, die benutzerdefinierte Posten enthalten, um diese benutzerdefinierten Posten dann auf Ihr PDF anzuwenden. 

Beispiele
  • So organisieren Sie eine konfigurierbare PDF mit einer Standardgruppe
    Nehmen wir an, Ihr Team hat verschiedene Unterjobs in einem Procore-Projekt erstellt, um verschiedene Projektphasen darzustellen (siehe Hinzufügen eines Teilprojekts zu einem Procore-Projekt). In diesem Beispiel möchten Sie ein konfigurierbares PDF erstellen, das die Einzelposten der Rechnung an den Bauerrn in die entsprechende Projektphase gruppiert. Angenommen, Sie haben die Unterjobs 'Phase 1', 'Phase 2' und 'Phase 3' erstellt, können Sie 'Unterjob' aus der Dropdown-Liste 'Gruppe hinzufügen' auswählen. Sie können dann alle Einzelposten, die als „Phase 1“, „Phase 2“ und „Phase 3“ klassifiziert wurden, in separate Gruppen einteilen.
  • So organisieren Sie eine PDF mit einer benutzerdefinierten Gruppe
    Nehmen wir an, Ihr Team verwendet ein eigenes System benutzerdefinierter Abrechnungscodes. Sie können eine neue Gruppe für die konfigurierbare PDF-Datei mit dem Namen "Rechnungsgruppe 1" erstellen, um Ihre Codes aufzunehmen. Anschließend können Sie neue Elemente in der Gruppe erstellen, um Ihre Rechnungscodes darzustellen. Zum Beispiel "Rechnungscode A", "Rechnungscode B"., „Rechnungscode C“ usw. Sobald Ihre Gruppe und Codes erstellt wurden, können Sie die Gruppe auf das konfigurierbare PDF anwenden und dann Ihre benutzerdefinierten Rechnungscodes den einzelnen Posten auf der Rechnung zuweisen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
    • Um ein konfigurierbares PDF zu einem Primärvertrag anzuzeigen, ist die Berechtigung "Nur lesen" im Primärvertrags-Tool erforderlich
  • Zusätzliche Informationen:

Voraussetzungen

Schritte

  1. Benutzerdefinierte Gruppen verwalten
  2. Die Einzelposten der Rechnung einem Posten in einer Gruppe zuordnen

Benutzerdefinierte Gruppen verwalten

Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie zum Fenster Benutzerdefinierte Gruppen verwalten navigieren.

  1. Navigieren Sie zum Primärvertrag-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie den Primärvertrag, der mit der Rechnung an den Bauherrn verbunden ist, die die konfigurierbare PDF-Datei enthält. Klicken Sie dann auf den Link Nummer.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
  4. Suchen Sie in der Liste die Rechnung, die Sie anpassen möchten. Klicken Sie dann auf Anzeigen.
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfigurierbare PDF.
  6. Öffnen Sie die Dropdown-Liste Gruppe hinzufügen
  7. Wählen Sie eine der Standardgruppen in der Liste aus. 
  8. Optional: Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Gruppen verwalten.
  9. Fahren Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Gruppen verwalten“ fort mit:

Hinzufügen einer neuen Gruppe zum Menü „Gruppe hinzufügen“

Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine benutzerdefinierte Gruppe erstellen, damit sie als Option in der Dropdown-Liste "Gruppe hinzufügen" auf der Registerkarte "Konfigurierbares PDF" angezeigt wird.

  1. Klicken Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Gruppen verwalten“ auf Gruppe hinzufügen.
    manage-custom-groups-add-group.png
  2. Geben Sie eine Bezeichnung für die Gruppe in das Feld Gruppenname eingeben ein. Drücken Sie dann ENTER. Fügen Sie so viele Gruppen hinzu, wie Sie möchten.

    enter-billing-group-name.png
     Hinweis
    • Nachdem Sie die EINGABETASTE gedrückt haben, speichert das System automatisch den Gruppennamen und fügt ihn als Auswahl in der Dropdown-Liste Gruppe hinzufügen auf der Registerkarte Konfigurierbares PDF hinzu.
    • Um eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf das (x) neben dem Gruppennamen, um sie und alle mit der ausgewählten Gruppe verknüpften Elemente dauerhaft zu entfernen.
  3. Fahren Sie mit Hinzufügen von Posten zu einer Gruppe fort.

Hinzufügen von Posten zu einer Gruppe

In diesen Schritten erfahren Sie, wie Sie einer benutzerdefinierten Gruppe Rechnungscodes hinzufügen.

  1. Suchen Sie im Fenster Benutzerdefinierte Gruppen hinzufügen die Gruppe, der Sie Abrechnungscodes hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Posten hinzufügen .
  3. Geben Sie im Feld Postenname eingeben eine Bezeichnung für den Schlüssel ein. Drücken Sie dann ENTER.
    add-bill-code-item.png
     Hinweis
    • Fügen Sie jeder Gruppe so viele Posten hinzu, wie Sie möchten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    Unten auf der Seite wird ein GRÜNES Banner mit der Meldung „Gruppen gespeichert“ angezeigt. 
  5. Fahren Sie mit folgendem Schritt fort: Zuordnen der Einzelposten der Rechnung zu einem Posten in einer Gruppe.

Die Einzelposten der Rechnung einem Posten in einer Gruppe zuordnen

Nachdem Sie die Gruppen und Positionen erstellt haben, die Sie für Ihre Rechnung verwenden möchten, können Sie damit beginnen, Ihre Einzelposten so zu organisieren, dass sie wie gewünscht angezeigt werden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfigurierbare PDF.
  2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Rechnungsposten, die Sie einem benutzerdefinierten Artikel zuweisen möchten.
    Hinweis: Durch diese Aktion wird das Label in der Dropdown-Liste „Gruppe hinzufügen“ in „Bearbeiten“ geändert.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bearbeiten die Gruppe aus, die die benutzerdefinierten Posten enthält, die Sie den Einzelposten der Rechnung zuordnen möchten.
    invoice-configurable-pdf-manage-groups.png
  4. Klicken Sie auf Speichern.
 Tipps
  • Alle Einzelposten der Rechnung, die keinem benutzerdefinierten Posten in einer Gruppe zugewiesen sind, werden in einem Abschnitt mit dem Titel „Nicht angegebener [Name der Rechnungsgruppe]“ angezeigt. Es gibt keine Möglichkeit, diese Namenskonvention zu entfernen.
  • Wenn Sie nicht möchten, dass die Gruppe mit der Bezeichnung „Unspezifiziert [Name der Rechnungsgruppe]“ auf Ihrer Rechnung erscheint, empfiehlt es sich, einen Posten mit dem Namen „Keine“ oder „Andere“ (oder einem Begriff Ihrer Wahl) zu Ihrer Gruppe hinzuzufügen. Weisen Sie dann die Einzelposten Ihrer Rechnung diesem Posten in der Gruppe zu.

 

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