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Procore

Eine Rechnung an den Bauherrn per E-Mail senden

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Ziel

So senden Sie eine Debitorenrechnung an den Upstream-Projektmitarbeiter Ihres Procore-Projekts per E-Mail. 

Hintergrund

Nach der Erstellung einer Debitorenrechnung, die mit einem Kundenvertrag, Finanzierung oder Primärvertrag abgerechnet wird, können Sie eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an Ihren Upstream-Projektmitarbeiter zur Überprüfung senden. Nach der Prüfung kann Ihr Mitarbeiter dann direkt auf diese Nachricht antworten, um Ihnen mitzuteilen, dass er Ihre Rechnung zur Zahlung freigegeben hat (oder um Ihnen einen Grund für die Ablehnung Ihrer Rechnung mitzuteilen). Um sicherzustellen, dass die Antwort Ihres Mitarbeiters schriftlich festgehalten wird, speichert Procore alle Antworten auf die Absenderadresse Ihrer ausgehenden Nachricht in der Registerkarte "E-Mails" auf der Rechnung. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Rechnung klicken, wird eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an die angegebenen Empfänger gesendet.
    • Die Daten auf der Registerkarte "Konfigurierbares PDF" der Rechnung werden NICHT mit dieser E-Mail-Nachricht übermittelt. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Tool Rechnungsstellung auf Projektebene oder Teilabrechnungen . 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bauherr.
  3. Suchen Sie in der Tabelle die Rechnung, die Sie versenden möchten. 
  4. Klicken Sie auf den Link Rechnung # , um ihn zu öffnen. 
    Dadurch wird die Rechnung in Ihrem Browserfenster geöffnet. 
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden. 
    Dadurch wird das Fenster "Rechnung weiterleiten #[#] für Debitorenvertrag #[#] - [Beginn des Abrechnungszeitraums - Ende des Abrechnungszeitraums]" auf der Registerkarte " E-Mails" der Rechnung geöffnet. 
     Hinweise
    • Die Schaltfläche E-Mail-Rechnung sendet eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an die angegebenen Empfänger.
    • Die Daten auf der Registerkarte "Konfigurierbares PDF" der Rechnung werden NICHT mit dieser E-Mail-Nachricht bereitgestellt. 
    email-invoice.png
  6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Zu . Geben Sie den Namen der Person ein, von der Sie die Zahlung anfordern.
    • CC. Geben Sie die Namen der Personen ein, die in den E-Mail-Thread kopiert werden sollen. Ihr Name erscheint standardmäßig in diesem Feld. 
    • Privat . Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Rechnung nur dem Rechnungsadministrator und den in den Feldern An/Cc genannten Personen zur Verfügung stehen soll.
    • Betreff . Dieses Feld wird mit der Rechnungsnummer ausgefüllt.
    • Anhänge. Hängen Sie alle zugehörigen Dokumente oder Dateien an.
    • Nachricht . Fügen Sie eine zusätzliche Nachricht zur Rechnung bei.
  7. Klicken Sie auf Senden.
    Ein GELBES Banner "Mitteilung erstellt" erscheint, um zu bestätigen, dass die ausgehende Nachricht erstellt und zur Procore-Warteschlange für ausgehende E-Mails hinzugefügt wurde.
     Hinweis
    • Eine Aufzeichnung Ihrer ausgehenden Nachricht wird auf der Registerkarte "E-Mails" auf der Rechnung gespeichert.
    • Alle Nachrichten, die an die Absenderadresse Ihrer ausgehenden Nachricht gesendet werden, werden automatisch auf der Registerkarte "E-Mails" der Rechnung gespeichert. So können Ihre Nachrichtenempfänger bequem die Antwortfunktion ihres E-Mail-Programms nutzen. Außerdem werden die Genehmigungs- oder Ablehnungsantworten Ihres Mitarbeiters schriftlich festgehalten. 

Siehe auch