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Procore

Eine Rechnung an den Bauherrn per E-Mail senden

Ziel

Eine Rechnung an Bauherr an den Bauherrn senden, um eine Zahlung anzufordern. 

Hintergrund

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese per E-Mail an den Bauherrn senden. Wenn der Bauherr eine Antwort auf diese E-Mail sendet, wird die Antwort auf der Registerkarte E-Mails der Rechnung angezeigt. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
       Hinweise
      • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
      • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
        • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
        • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
      • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Durch Klicken auf die Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden wird eine PDF-Kopie der Details-Registerkarte an die Empfänger gesendet. Die Registerkarte „Konfigurierbare PDF“ ist NICHT in der ausgehenden E-Mail enthalten.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Tool Rechnungsstellung des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bauherr. Klicken Sie dann auf den Primärvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen
  4. Klicken Sie auf Anzeigen neben der Rechnung, die Sie per E-Mail senden möchten.
  5. Klicken Sie auf Rechnung per E-Mail senden.
    email-invoice.png
     Hinweis
    Mit der Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden wird eine PDF-Kopie der Details-Registerkarte an die Empfänger gesendet. Die Registerkarte „Konfigurierbare PDF“ ist NICHT in der ausgehenden E-Mail enthalten.
  6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • An. Geben Sie die Namen aller Empfänger ein. Dies ist in der Regel ein Bauherr, von dem Sie eine Zahlung anfordern.
    • CC. Geben Sie die Namen aller Empfänger für eine Kopie der E-Mail ein.
    • Privat. Setzen Sie ein Häkchen in diesem Kästchen, um den Zugriff auf die Rechnungs-E-Mail für die Empfänger zu beschränken. Benutzer mit „Admin“-Berechtigung haben immer die Berechtigung, auf die Rechnungs-E-Mail zuzugreifen.
    • Betreff. Dieses Feld wird automatisch mit der Rechnungsnummer ausgefüllt.
    • Anhänge. Hängen Sie alle zugehörigen Dokumente oder Dateien an.
    • Nachricht. Fügen Sie eine Nachricht zu der Rechnung hinzu, die Sie an die Empfänger senden möchten.
  7. Klicken Sie auf Senden.
    Ein GELBES Banner mit der Mitteilung „Kommunikation erstellt“ erscheint. Procore sendet eine Kopie der Registerkarte Detail als PDF-Anhang in einer E-Mail-Nachricht an den/die angegebenen Empfänger. Ein Eintrag über die ausgehende Nachricht wird auf der Registerkarte „E-Mails“ der Rechnung gespeichert. Alle Antworten auf die E-Mail-Nachricht müssen an die „An“-Adresse gesendet werden und werden ebenfalls auf der Registerkarte „E-Mails“ gespeichert. 

 

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.