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Procore

Weiterleitung einer Subunternehmerrechnung per E-Mail

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Ziel

So leiten Sie eine Subunternehmerrechnung per E-Mail an Procore-Projektbenutzer weiter. 

Hintergrund

Sobald eine Rechnung erstellt ist, kann ein Procore-Projektbenutzer, dem die erforderlichen Benutzerrechte erteilt wurden, eine Rechnung an die Empfänger weiterleiten. Die Empfänger müssen über ein Benutzerkonto im Projektverzeichnis verfügen. Ein Rechnungsadministrator kann auch eine Liste "Kreditorenverträge-Verteilung" für Empfänger im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts einrichten. Dadurch wird das Feld "An" automatisch mit Verteilerlistenmitgliedern gefüllt, wenn eine neue E-Mail gesendet wird. Sie können Empfänger hinzufügen oder entfernen, bevor Sie die Rechnung senden. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Sie müssen ein Rechnungsadministrator sein.
      ODER
    • Sie müssen über Berechtigungen der Stufe "Standard" für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts verfügen.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer. 
  3. Suchen Sie die zu verteilende Rechnung und klicken Sie auf den Link Nummer . 
  4. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte E-Mails . 
  5. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mails auf E-Mail-Rechnung. 
  6. Klicken Sie im Bereich E-Mail auf E-Mail. 
  7. Im Bereich Rechnung weiterleiten [Nummer] für Vertrag [Nummer - Datum]:
    • Zu. Wählen Sie Empfänger aus der Dropdown-Liste aus.
       Tipp
      Benötigen Sie eine Standardverteilerliste? Ein Rechnungsadministrator kann im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts eine Liste "Kreditorenvertragsverteilung" einrichten. Dadurch wird das Feld "An" automatisch mit Listenmitgliedern ausgefüllt, wenn eine neue E-Mail erstellt wird. Siehe Einstellungen konfigurieren: Verbindlichkeiten.
    • CC. Wählen Sie Empfänger aus der Dropdown-Liste aus. 
    • BCC. Wählen Sie Empfänger aus der Dropdown-Liste aus. 
    • Privat. Markieren Sie das Feld, um die Rechnung für Empfänger und Administratoren als "privat" zu kennzeichnen. 
    • Betreff. Fügen Sie eine Betreffzeile für den Kreditorenvertrag hinzu. 
    • Anhänge. Hängen Sie alle relevanten Dateien an. Sie haben folgende Möglichkeiten:
      • Klicken Sie auf Datei(en) anhängen und wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus.
        ODER
      • Verwenden Sie einen Drag-and-Drop-Vorgang, um Dateien von Ihrem Computer in den Bereich Anhänge zu verschieben.
    • Nachricht. Geben Sie den Nachrichtentext in dieses Feld ein.
  8. Klicken Sie auf Senden. 
    Procore sendet Ihre E-Mail an die genannten Empfänger. Eine Kopie der E-Mail und alle Antworten werden als Kommunikationsstrang auf der Registerkarte "E-Mails" der Rechnung gespeichert.