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Procore

Informationen zu gespeicherten Ansichten im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Eine gespeicherte Ansicht ist ein gespeicherter Satz von Suchfiltern für den schnellen Zugriff auf Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool. Gespeicherte Ansichten organisieren Ihre Dokumente visuell und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen eines bestimmten Kontexts, wie z. B. die gespeicherte Ansicht "Veröffentlichte elektrische Zeichnungen" für Elektriker, die nur die neuesten genehmigten Versionen eines bestimmten Dokumenttyps sehen möchten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern müssen Benutzer bei gespeicherten Ansichten keinen Upload-Speicherort angeben. Sie absorbieren automatisch vergangene, aktuelle und zukünftige Revisionen desselben Dokuments. 

Administratoren können gespeicherte Ansichten für alle Projektbeteiligten erstellen, und einzelne Benutzer können gespeicherte Ansichten erstellen, die nur für sie sichtbar sind. Jede gespeicherte Ansicht wird in einer Sammlung gespeichert, bei der es sich um eine übergeordnete Kategorie mit eigenen Filtern handelt, die von den Projektadministratoren festgelegt werden. 

Da gespeicherte Ansichten innerhalb von Sammlungen erstellt werden, wirken sich die Filter einer Sammlung darauf aus, welche Filter für jede gespeicherte Ansicht darin ausgewählt werden können. Wenn Sie beispielsweise eine gespeicherte Ansicht "Elektrisch" innerhalb der Sammlung "In Prüfung" erstellen, filtert die Sammlung bereits alle Dokumente mit Ausnahme derjenigen mit dem Status "IR-In Überprüfung " heraus, sodass die gespeicherte Ansicht nur den Filter E-Electrical aus dem Dropdown-Menü der Disziplin hinzufügen muss. Ein Benutzer kann den DR-Draft-Status  nicht hinzufügen, da die Sammlung "In Prüfung" diese ausschließt. Mit anderen Worten, Auflistungen und gespeicherte Ansichten haben eine übergeordnete und untergeordnete Beziehung. Gespeicherte Ansichten (untergeordnete Ansichten) übernehmen die Filter ihrer Sammlung (übergeordnete Ansichten).

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Wichtige Hinweise

Gespeicherte Ansichten erstellen und verwalten

Siehe Schritte für Folgendes:

Erstellen einer gespeicherten Ansicht

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Dokumente befinden.
  3. Klicken Sie im Bedienfeld "Gespeicherte Ansichten" auf eine gespeicherte Ansicht, die unter einem fettgedruckten Sammlungsnamen aufgeführt ist. Klicken Sie beispielsweise auf "Alle veröffentlichten Dokumente" in der Sammlung mit dem Namen "Veröffentlicht". 
    Anmerkung: Wenn die Bereiche "Gespeicherte Ansicht" ausgeblendet sind, klicken Sie auf das Symbol "Gespeicherte Ansichten icon-show-saved-views.pnganzeigen" oben in der Tabelle. 
    Trinkgeld:  Um zu entscheiden, welche gespeicherte Ansicht der Sammlung ausgewählt werden soll, sollten Sie die gewünschte erste Filterebene in Betracht ziehen. Siehe Was ist eine Sammlung im Dokumentenmanagement-Tool? Über das icon-info3.png Info-Symbol erfahren Sie mehr über Sammlungen und wie Sie deren Filter anzeigen können. 
  4. Verwenden Sie das Menü Filter, um mindestens eine Änderung an den Filtern in der aktuell gespeicherten Ansicht vorzunehmen. Beachten Sie diese Tipps: 
    • Wenn Sie nur die neueste Revision jedes Dokuments wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neueste Revision . Andernfalls wählen Sie Alle Revisionen.
      • Die "Letzte Revision" ist kontextabhängig. Benutzerberechtigungen, die Filter der Sammlung und die Reihenfolge der Revisionen wirken sich auf intelligente Weise darauf aus, welche Revision in der gespeicherten Ansicht angezeigt wird. 
    • Wenn Sie einen Filter hinzufügen möchten , der Dokumente enthält, die die Sammlung selbst bereits herausgefiltert hat, müssen Sie eine geeignetere Sammlung für Ihre gewünschte gespeicherte Ansicht finden. 
      • Finden Sie heraus, was die Filter einer Sammlung sind, indem Sie auf das Info-Symbol icon-info3.png klicken .
  5. Wenn Sie bereit sind, die gespeicherte Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.
    Anmerkung: Wenn die Schaltfläche Erstellen inaktiv ist, befinden sich Ihre Filter außerhalb der Parameter der Sammlung, oder Sie haben noch keine Filter ausgewählt, die sich von der gespeicherten Ansicht unterscheiden, in der Sie sich befinden. 
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  6. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:
    Felder mit einem Sternchen (*) müssen ausgefüllt werden. 
    • Name*: Geben Sie einen Namen für die gespeicherte Ansicht ein. Dieser Name wird in der Liste "Gespeicherte Ansichten" angezeigt.
    • Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für die gespeicherte Ansicht ein.
    • Zugriff anzeigen: Wählen Sie eine Zugriffsoption für die gespeicherte Ansicht aus.
      Hinweis: Nur Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können Ansichten für alle Projektbeteiligten erstellen. 
      • Um eine persönliche gespeicherte Ansicht zu erstellen, die nur Sie sehen können, wählen Sie Ich.
      • Um eine gespeicherte Ansicht zu erstellen, die jeder im Projekt sehen kann, wählen Sie Jeder im Projekt aus.
  7. Klicken Sie auf Erstellen. 
    Die neue gespeicherte Ansicht wird dem Bedienfeld "Gespeicherte Ansichten" hinzugefügt. Klicken Sie jederzeit auf den Namen der gespeicherten Ansicht, um die gefilterte Liste der Dokumente anzuzeigen.

 

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Bearbeiten einer gespeicherten Ansicht

Filter für die gespeicherte Ansicht aktualisieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Änderungen an den Dokumenten vornehmen möchten, die in einer von Ihnen erstellten gespeicherten Ansicht angezeigt werden. Sie können auch die Filter einer gespeicherten Ansicht ändern, die ein Administrator erstellt hat, aber um Ihre neuen Filter zu speichern, müssen Sie eine neue gespeicherte Ansicht erstellen. 

  1. Klicken Sie auf den Namen der gespeicherten Ansicht.
  2. Fügen Sie im Menü Weitere Filter icon-filter2.png Filter hinzu oder entfernen Sie sie, um zu ändern, welche Dokumente in der Ansicht angezeigt werden.
    • Nachdem eine Änderung vorgenommen wurde, erscheint neben dem Namen der gespeicherten Ansicht eine Schaltfläche "Aktualisieren", und die Schaltfläche "Erstellen" wird aktiv, falls Sie stattdessen eine ganz neue gespeicherte Ansicht erstellen möchten.
    • Wenn Sie die Schaltfläche "Aktualisieren" nicht sehen, wurde die gespeicherte Ansicht nicht von Ihnen erstellt und Sie können sie nicht bearbeiten. 
    • Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Suchen und Filtern von Dokumenten , einschließlich der Position des Filters "Neueste Revision/Alle Revisionen". 
  3. Klicken Sie neben dem Namen der gespeicherten Ansicht auf Aktualisieren . Die Änderungen werden automatisch auf die gespeicherte Ansicht angewendet.
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Bearbeiten des Namens oder der Beschreibung einer gespeicherten Ansicht

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Änderungen am Namen oder an der Beschreibung einer gespeicherten Ansicht vornehmen möchten. Sie können eine gespeicherte Ansicht auch so ändern, dass sie für alle Projektbeteiligten sichtbar ist, wenn Sie über "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool verfügen.

  1. Klicken Sie im Abschnitt "Gespeicherte Ansichten" auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse icon-ellipsis-vertical.png neben der gespeicherten Ansicht, für die Sie Details bearbeiten möchten.
    Anmerkung: Sie müssen der Ersteller der gespeicherten Ansicht oder ein Administrator des Projekts sein, um dieses Symbol zu sehen und die Details einer gespeicherten Ansicht zu bearbeiten. 
  2. Klicken Sie auf Name und Beschreibung bearbeiten. 
    Dies öffnet das Fenster "Gespeicherte Ansicht aktualisieren".
  3. Aktualisieren Sie die Felder Name und Beschreibung nach Bedarf. 
    Anmerkung: Wenn Sie über "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool verfügen, können Sie auch Ihre persönliche gespeicherte Ansicht in eine Ansicht ändern, die jeder im Projekt sehen kann, indem Sie im Feld "Zugriff anzeigen" die Option "Jeder im Projekt" auswählen. Projektansichten können jedoch nicht wieder in persönliche Ansichten geändert werden.   
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren. 
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Eine gespeicherte Ansicht löschen

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Dokumente befinden. 
  3. Suchen Sie im Bedienfeld "Gespeicherte Ansichten" die Ansicht, die Sie löschen möchten. 
    Hinweis: Wenn die Bereiche "Gespeicherte Ansicht" ausgeblendet sind, klicken Sie auf das Symbol "Gespeicherte Ansichten icon-show-saved-views.pnganzeigen" oben in der Tabelle. 
  4. Klicken Sie auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse icon-ellipsis-vertical.png neben dem Namen der gespeicherten Ansicht und klicken Sie dann auf Löschen. 
    Anmerkung: Wenn Sie dieses Symbol nicht sehen, haben Sie keine Berechtigung, die gespeicherte Ansicht zu löschen. Siehe Dinge, die in diesem Tutorial zu beachten sind . 
  5. Um zu bestätigen, dass Sie die gespeicherte Ansicht dauerhaft entfernen möchten, klicken Sie auf Löschen. 
    Die Ansicht wird aus der Liste der gespeicherten Ansichten entfernt. 
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