Dokumentenmanagement - Glossar
Sammlung
Eine Sammlung ist eine Gruppe von gespeicherten Filtern im Bereich "Gespeicherte Ansichten" des Dokumentenmanagement-Tools. Sammlungen organisieren gespeicherte Suchen, sodass Benutzer die in ihrem spezifischen Kontext benötigte Dokumentüberarbeitung schnell finden können. Administratoren können beispielsweise eine Sammlung für Außendienstmitarbeiter einrichten, die automatisch nur die neueste veröffentlichte Version jeder Zeichnung für einen bestimmten Standort abruft. Möglicherweise gibt es neuere Versionen dieser Zeichnungen, aber Außendienstbenutzer sollten nur mit genehmigten (veröffentlichten) Versionen arbeiten.
Procore stellt automatisch zwei Dokumentsammlungen mit den Namen "In Prüfung" und "Veröffentlicht" zur Verfügung, und Projektadministratoren können mithilfe von Filtern zusätzliche Sammlungen erstellen. Innerhalb einer Sammlung kann jeder Benutzer eine gespeicherte Ansicht erstellen, die die Suchergebnisse noch weiter eingrenzt. Ein Elektroingenieur kann z. B. eine gespeicherte Ansicht wünschen, in der nur elektrische Zeichnungen angezeigt werden. Durch die Platzierung dieser gespeicherten Ansicht in der Sammlung "Veröffentlicht" erleichtert der Ingenieur den Zugriff auf eine dynamische Liste aller veröffentlichten elektrischen Zeichnungen des Projekts.
Bedingte Regel
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore wird eine bedingte Regel erstellt, um unterschiedliche Anforderungen für bestimmte Dokumenttypen festzulegen, die die Kriterien der Standardregel nicht erfüllen.
Standardregel
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist eine Standardregel eine Reihe von Anforderungen, die Dokumente, die in das Projekt hochgeladen werden, erfüllen müssen, es sei denn, es gilt eine bedingte Regel.
Dokumenten-Container
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore stellt ein Dokumentencontainer einen einzigartigen Satz zusammengehöriger Dokumentrevisionen dar, die mit gemeinsamen Metadaten beschrieben werden. Beispielsweise hat ein Dokumentcontainer für alle Revisionen innerhalb dieses Containers denselben Dokumenttyp, dieselbe Disziplin und denselben Projektcode.
Metadaten
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore sind Metadaten Daten, die Informationen über ein Dokument liefern, wie z. B. Dateiname, Größe, Datum der Erstellung und des Uploads, Name des Autors usw. Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet eine Kombination aus maschinellem Lernen und dem Benennungsstandard des Projekts, um Metadaten für ein hochgeladenes Dokument automatisch auszufüllen.
Benennungsstandard
Ein Benennungsstandard ist ein standardmäßiges oder unternehmensspezifisches Format zum Erstellen einer eindeutigen ID für einen Artikel. Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore wird der Benennungsstandard verwendet, um Standards für die Benennung von Dokumentdateinamen zu erstellen und anzuwenden. Abhängig von dem für das Projekt festgelegten Benennungsstandard füllt Procore automatisch Metadaten aus dem Dateinamen aus, der mit den Segmenten des Benennungsstandards übereinstimmt.
Die Namenskonvention nach ISO 19650 verwendet beispielsweise 7 aneinandergereihte Metadaten. Der typische Benennungsstandard für Zeichnungen in den Vereinigten Staaten ist Discipline-Doc Number, wie A-101 für einen architektonischen Grundriss im ersten Stock.
Berechtigungsgruppe
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore wird eine Berechtigungsgruppe erstellt, um Benutzern Dokumentberechtigungen auf der Grundlage eines Berechtigungstyps (Admin, Eigentümer, Betrachter) und Dokumentattributen zu erteilen.
Art der Berechtigung
Im Dokumentenmanagement-Tool von Procore wird den Benutzern ein Berechtigungstyp (Admin, Eigentümer, Betrachter) gewährt, um den Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Jeder Berechtigungstyp kann so konfiguriert werden, dass er eine Reihe von Aktionen für ein Dokument zulässt.
Gespeicherte Ansicht
Eine gespeicherte Ansicht ist ein gespeicherter Satz von Suchfiltern für den schnellen Zugriff auf Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool. Gespeicherte Ansichten organisieren Ihre Dokumente visuell und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen eines bestimmten Kontexts, wie z. B. die gespeicherte Ansicht "Veröffentlichte elektrische Zeichnungen" für Elektriker, die nur die neuesten genehmigten Versionen eines bestimmten Dokumenttyps sehen möchten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern müssen Benutzer bei gespeicherten Ansichten keinen Upload-Speicherort angeben. Sie absorbieren automatisch vergangene, aktuelle und zukünftige Revisionen desselben Dokuments.
Administratoren können gespeicherte Ansichten für alle Projektbeteiligten erstellen, und einzelne Benutzer können gespeicherte Ansichten erstellen, die nur für sie sichtbar sind. Jede gespeicherte Ansicht wird in einer Sammlung gespeichert, bei der es sich um eine übergeordnete Kategorie mit eigenen Filtern handelt, die von den Projektadministratoren festgelegt werden.