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Procore

Erstellen eines Budget-Schnappschusses

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Ziel

So erstellen Sie eine Momentaufnahme der Registerkarten "Budget " oder "Prognose " Ihres Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Hintergrund

Wenn Sie für die Verwaltung des Projektbudgets in Procore verantwortlich sind, ist es hilfreich, Ihre Daten aufzuzeichnen, da sich die Dinge im Laufe der Zeit ändern. Mit der Momentaufnahme-Funktion können Sie eine Momentaufnahme der Registerkarte "Budget" oder "Prognose" in ihrem aktuellen Zustand erstellen.

Snapshots ermöglichen es Ihnen, auf frühere Versionen zurückzublicken, um verschiedene Änderungen zu analysieren und zu sehen, wie sich dies auf Daten ausgewirkt hat. Momentaufnahmen sind auch für Prognosen und Berichte nützlich. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass sich der prognostizierte Betrag "Projektiert über/unter" zwischen zwei Momentaufnahmen unerwartet ändert, haben Sie jetzt die Möglichkeit, eine detailliertere Vergleichsanalyse durchzuführen, um den tatsächlichen Grund für die Änderung zu ermitteln.

Momentaufnahme-Typen auf der Registerkarte "Budget"

Die Registerkarte "Budget " bietet zwei Arten von Momentaufnahmen:

  • Momentaufnahmen zum Projektstatus:
    Diese wurden entwickelt, um Budgetdaten zu bestimmten Zeitpunkten, in der Regel monatlich, für Berichts- und Prognosezwecke zu erfassen. Im Gegensatz zu Ad-hoc-Momentaufnahmen dienen diese als dedizierte Prognoseobjekte für jeden Zeitraum und sind in speziell entwickelten Tools sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensebene zugänglich. Diese doppelte Sichtbarkeit ermöglicht strukturierte monatliche Berichtsworkflows und optimierte Prognoseprozesse in Ihrem gesamten Unternehmen. Verwenden Sie diesen Momentaufnahmetyp, wenn die Momentaufnahme die "offizielle" Momentaufnahme für den Monat oder den Prognosezeitraum darstellen soll. 

  • Ad-hoc-Momentaufnahmen:
    Diese werden bei Bedarf eingenommen, in der Regel, wenn bei der Arbeit etwas Unerwartetes passiert. Sie dienen als interne Aufzeichnung für das Projektteam und erfordern keine Überprüfung durch andere im Unternehmen. Verwenden Sie diesen Momentaufnahmentyp, wenn Sie eine einmalige Momentaufnahme erstellen müssen, die nicht in einen formalen Prozess passt und keine umfassendere Überprüfung erfordert.

Momentaufnahmen auf der Registerkarte "Prognose"

Auf der Registerkarte Prognose ist ein Typ von Momentaufnahme verfügbar. Diese einfache Momentaufnahmefunktion erstellt eine Point-in-Time-Ansicht Ihrer Prognosedaten. Sie können beispielsweise erfassen, wie sich eine bestimmte Kurve auf eine Prognose auswirkt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Momentaufnahme zu erstellen, Berechtigungen der Standard- Ebene oder höher im Budget-Tool des Projekts.
    • Um alle Momentaufnahmen anzuzeigen, die von einem beliebigen Benutzer erstellt wurden, benötigen Sie mindestens die Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" für das Budget-Tool des Projekts
       
  • Zusätzliche Informationen:
    • Snapshots können manuell und bei Bedarf erstellt werden.

Schritte

  1. Rufen Sie das Budget-Tool des Projekts auf.
  2. Klicken Sie entweder auf die Registerkarte "Budget " oder auf die Registerkarte "Prognose ", je nachdem, welche Daten Sie erfassen möchten. 
  3. Klicken Sie auf Momentaufnahme erstellen.
  4. Befolgen Sie die folgenden Schritte:

    • Beta ​​​​​​​ Momentaufnahme-Typ (nur Budget). Wählen Sie aus, ob es sich um eine Ad-hoc-Momentaufnahme oder eine Momentaufnahme des Projektstatus handelt.

    • Name. Geben Sie den Namen der Momentaufnahme ein.
    • Ansicht. Wählen Sie aus, von welcher Ansicht Sie eine Momentaufnahme machen möchten.
    • Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung der Momentaufnahme.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.
    Während das System die Momentaufnahme verarbeitet, wird die Meldung „Momentaufnahme wird erstellt“ angezeigt. Während dieses Vorgangs können Sie weiterarbeiten. Die Meldung „Momentaufnahme erstellt“ wird angezeigt, wenn die Momentaufnahme abgeschlossen ist.
  6. Sehen Sie sich die Momentaufnahme mit einer dieser Methoden an:
    • Klicken Sie auf Momentaufnahme-Daten anzeigen.
    • Wählen Sie im Menü Momentaufnahme die neue Momentaufnahme aus. 
      Hinweis: Die Auswahlmöglichkeiten in diesem Menü sind kontextabhängig und zeigen nur Momentaufnahmen an, die für die ausgewählte Ansicht erstellt wurden. Siehe Eine neue Budgetansicht einrichten.
    • Klicken Sie in der Spalte Ursprünglicher Budgetbetrag auf das Auslassungszeichen-Symbol, um die Momentaufnahme für den ausgewählten Einzelposten anzuzeigen.