Was ist ein Rechnungskontakt?

 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Antwort

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

Welche Berechtigungen benötigen Rechnungskontakte, um Rechnungen für Subunternehmer in Procore zu erstellen und einzureichen? 

In dieser Tabelle sind die Berechtigungen aufgeführt, die Rechnungskontakte benötigen , um Subunternehmerrechnungen in Procore zu erstellen. 

  Berechtigungsstufe für Sekundärverträge
Aktion Keine Nur Lesen Standard Admin
Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:
Senden Sie eine neue Rechnung als "Rechnungskontakt"  :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:
Erstellen einer neuen Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:

1 Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, Rechnungskontakte mit der Berechtigungsstufe "Standard" für das Kreditorenvertrags-Tool bereitzustellen. Es ist wichtig zu beachten, dass es von Procore NICHT empfohlen wird, externen Mitarbeitern höhere Berechtigungen als "Nur Lesen" zu gewähren .

PROCORE SUPPORT: INTERNE HINWEISE

Stellen Sie bei der Fehlerbehebung für das Benutzerkonto eines Rechnungskontakts im Unternehmensadressbuch Folgendes sicher:

  • Der Rechnungskontakt sollte über die Berechtigung "Schreibgeschützt" für das Kreditorenvertrags-Tool verfügen. Obwohl  Berechtigungen auf der Ebene "Standard" zulässig sind, empfiehlt Procore nicht, Downstream-Projektmitarbeitern Berechtigungen der Stufe "Standard" zur Verfügung zu stellen, da dies dem Benutzer die Möglichkeit gibt, Informationen in anderen Sekundärverträgen anzuzeigen. 
  • Das Benutzerkonto des Rechnungskontakts im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene muss auf Aktivgesetzt sein.
  • Die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts in seinem Procore-Benutzerkonto muss gültig sein.
  • Die Einstellung "Diesem Benutzer Nachrichten senden" im Procore-Benutzerkonto muss aktiviert werden, indem die  Option Per E-Mail aus der Dropdown-Liste ausgewählt wird.  
  • Um als Option in der Dropdown-Liste "Rechnungskontakte" eines Kreditorenvertrags zu erscheinen, muss das Unternehmen des Benutzers als "Kontaktunternehmen" festgelegt sein und der Benutzer muss auf der Registerkarte "Benutzer" des Unternehmensdatensatzes im Adressbuch auf Unternehmensebene aufgeführt sein. 
  • Wenn Sie den Rechnungskontakt zu einem Kreditorenvertrag hinzufügen, fügt Procore den Kontakt automatisch zur  Liste "Privat" für diesen Kreditorenvertrag hinzu.

Müssen Rechnungskontakte spezielle Zugriffsberechtigungen für Procore erhalten?

Nein. Wenn Procore als Rechnungskontakt für einen Kreditorenvertrag bestimmt ist, fügt Procore den Kontakt automatisch zur Liste "Privat" für diesen Kreditorenvertrag hinzu. Ein Rechnungskontakt kann dann den Kreditorenvertrag und seine Rechnungen in Procore einsehen.

 Hinweis
Auf einer Subunternehmerrechnung erscheint der Name des Kontakts im Abschnitt "Rechnung" der Registerkarte "Erweiterte Einstellungen" im Bereich "Rechnungskontakte".

Wie füge ich Rechnungskontakte zu Procore hinzu?

Um einen Rechnungskontakt hinzuzufügen, muss ein autorisierter Benutzer für das Unternehmen, das den Kreditorenvertrag im Procore-Projekt verwaltet, Folgendes tun:

  1. Fügen Sie das Subunternehmen zum Unternehmensverzeichnis hinzu. Das Subunternehmen entspricht dem "Vertragsunternehmen" auf einer Verpflichtung. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Unternehmensverzeichnis. Der Benutzer, der der Rechnungskontakt sein wird, muss dem Unternehmen hinzugefügt werden. Siehe Benutzer zum Unternehmen hinzufügen.
     Hinweise 
  2. Erteilen Sie dem Benutzerkonto des Rechnungskontakts die Berechtigung "Schreibgeschützt" für das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene. Procore empfiehlt, die Berechtigungen für Rechnungskontakte mit einer Vorlage für Projektberechtigungen zu verwalten. Siehe Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten.
  3. Fügen Sie dem Kreditorenvertrag das "Vertragsunternehmen" und den "Rechnungskontakt" hinzu. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen. 
  4. Optional. Konfigurieren Sie optionale E-Mail-Benachrichtigungen für den Rechnungskontakt: 

Sie sind sich über den Status Ihres Rechnungskontakts nicht sicher oder verpassen eine "Einladung zur Rechnung"?

Wann sendet Procore eine 'Invite to Bill'?

Wenn ein Rechnungsadministrator für das Procore-Unternehmenskonto einen neuen Abrechnungszeitraum erstellt, hat dieser Benutzer die Möglichkeit, eine automatische Abrechnungseinladung an jeden zu senden, der entweder (1) in der Liste "Privat" für die Rechnung genannt wird oder (2) Mitglied der Standardliste "Rechnungskontakt" des Verpflichtungstools ist. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.

Benötigt ein Rechnungskontakt eine "Einladung zur Rechnungsstellung", um eine Rechnung zu erstellen?

Nein. Ein Rechnungskontakt hat mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

Was können Rechnungskontakte in Procore hinzufügen oder aktualisieren?

Sie können Aufgaben in Procore nur ausführen, wenn Sie als Rechnungskontakt für einen Kreditorenvertrag im Procore-Projekt des Upstream-Projektmitarbeiters hinzugefügt werden. Was Sie tun können und wie Sie es tun, hängt von den Optionen ab, die der Upstream-Mitarbeiter verwendet. 

Rechnungskontakte können... Um mehr zu erfahren...
Akzeptieren oder Ablehnen einer "Einladung zur Rechnungsstellung" in der E-Mail, die von einem Rechnungsadministrator gesendet wurde. Siehe Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt.  Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen
Antworten Sie auf eine "Einladung zur Rechnungsstellung", die von einem Rechnungsadministrator gesendet wurde. Siehe Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt.  Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen
Erstellen Sie eine Rechnung im Kreditorenvertrags-Tool ohne eine Einladung zur Rechnungsstellung durch einen Rechnungsadministrator. Sie müssen dem Rechnungsempfänger Kontaktberechtigungen erteilen.  Erstellen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt
Aktualisieren Sie ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis. Diese Funktion muss für das Projekt aktiviert sein. Siehe Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte Subunternehmer-Leistungsverzeichnis im Kreditorenvertrags-Tool.  Aktualisieren eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses als Rechnungskontakt
Überarbeiten Sie alle Rechnungseinzelpositionen, die von einem Rechnungsadministrator abgelehnt wurden, und reichen Sie sie erneut ein. Überarbeiten und erneutes Einreichen einer Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt

Erhalten Rechnungskontakte E-Mails von Procore?

Ja.  Procore sendet E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte, wenn diese Aktionen stattfinden:

Aktionen Details & Mehr erfahren Nächster Schritt
Wenn ein Kreditorenvertrag mit einem bestimmten Rechnungskontakt erstellt wird. Die E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein des Sekundärvertrags auf "Erstellen und E-Mail" oder "Speichern und E-Mail" klickt. Siehe Senden einer "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt aus dem Rechnungsstellungs-Tool.
Wenn ein Rechnungsadministrator die Option "Subunternehmer an die Rechnungsstellung erinnern" festlegt.   Wenn ein Rechnungskontakt eine "Einladung zur Rechnungsstellung" annimmt, wird im angegebenen Intervall eine Erinnerung gesendet, bis der Rechnungsentwurf eingereicht wird. Mahnungen werden nicht mehr versendet, sobald der Status der Rechnung auf "Wird überprüft" geändert wird. 
Wenn das Leistungsverzeichnis des Subunternehmers auf "Abgelehnt" lautet. Siehe Was ist ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis? Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Status eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf "Überarbeiten und erneut einreichen" ändert. Siehe Überprüfen Sie eine Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Ablaufbenachrichtigung senden für Versicherungen im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn die Versicherung innerhalb von zwei (2) Wochen nach ihrem Ablaufdatum ist. Siehe Hinzufügen einer Versicherung zu einem Unternehmensdatensatz im Unternehmensadressbuch.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden im Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Rechnungsstatus auf "Genehmigt" ändert. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung und Massenbearbeitung des Status von Subunternehmerrechnungen. -

 

Siehe auch

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.