Wie entscheidet Procore, welche Dokumentversion die neueste im Dokumentenmanagement-Tool ist?
Hintergrund
Benutzer können ändern, welches Dokument als zuletzt angezeigt wird, indem sie Dokumentrevisionen neu anordnen, aber Procore verwendet zusätzliche Faktoren, um zu entscheiden, welches Dokument in einem bestimmten Kontext "neueste" ist. Der Zugriff auf Dokumente, die im Dokumentenmanagement-Tool gespeichert sind, erfolgt häufig über E-Mail-Links aus der Workflows-Tool-Integration oder über Links in Korrespondenzpositionen und E-Mails. Diese Kontexte wirken sich darauf aus, welche Dokumentüberarbeitung als zuletzt gilt.
Darüber hinaus verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Sammlungen , um Projektdokumente zu organisieren. Die Filter einer Sammlung bieten den erforderlichen Kontext für eine bestimmte Zielgruppe. In einer veröffentlichten Sammlung sieht ein Außendienstbenutzer beispielsweise nur genehmigte Dokumentrevisionen, was bedeutet, dass er nicht unbedingt die neueste Revision jedes Dokuments sieht. Im Gegensatz dazu verwendet ein Dokumentprüfer die In Review-Auflistung, um auf laufende Dokumentüberarbeitungen zuzugreifen, die vor der Veröffentlichung bearbeitet oder genehmigt werden müssen. Auf diese Weise zeigt Procore dem Außendienstbenutzer die Revision 3 eines Dokuments an, da es sich um die "neueste" Revision in der Sammlung "Veröffentlicht" handelt (wie unten dargestellt), während der Prüfer die Revision 4 desselben Dokuments (über die Sammlung In Review) sieht, aber beide die richtige Revision für die Aufgabe anzeigen, die sie zu erledigen versuchen.
Antwort
Das Dokumentenmanagement-Tool wurde entwickelt, um die neuesten Dokumentüberarbeitungen basierend auf dem Kontext, in dem ein Benutzer das Dokument gefunden hat, und den angewendeten Filtern anzuzeigen. Diese Tabelle zeigt , wie sich unterschiedliche Kontexte darauf auswirken, welche Dokumentrevision angezeigt wird und welches Warnbanner angezeigt wird, wenn ein Benutzer zu einer anderen Revision navigiert, die nicht diejenige ist, die Procore als Standard für diesen Kontext ansieht.
| Zusammenhang | Überarbeitung von Dokumenten Procore berücksichtigt die neuesten | Beispiel im obigen Bild | Bannertext, der erscheint, wenn der Benutzer in diesem Kontext von der letzten Revision wegnavigiert |
|---|---|---|---|
| E-Mail des Korrespondenzpostens: Klicken auf einen Link aus einer Procore-Korrespondenz-E-Mail oder einem Artikel | Letzte Revision im Dokumentencontainer. | V5 | "Nicht die neueste Revision, für die Sie die Berechtigung haben. Die Überarbeitung ist nicht die letzte Überarbeitung, für die Sie die Berechtigung haben." |
| E-Mail Workflows: Klicken Sie auf einen Link in der Procore-E-Mail zu Aufgaben, die für eine Genehmigung workflow erforderlich sind. | Letzte Überarbeitung in der Sammlung "In Prüfung" (bei der es sich um die letzte Überarbeitung mit einer in Bearbeitung befindlichen workflow handelt). | V4 | "Nicht die neueste Überarbeitung in In Review. Die Revision ist nicht die neueste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben. |
| Gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente": Zugriff auf ein Dokument über die gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente" am unteren Rand des Bedienfelds "Gespeicherte Ansichten" mit ausgewählterSchaltfläche " Letzte Revision". | Letzte Revision im Dokumentencontainer. | V5 | "Nicht die neueste Revision, für die Sie die Berechtigung haben. Die Überarbeitung ist nicht die letzte Überarbeitung, für die Sie die Berechtigung haben." |
| "Veröffentlichte" Sammlung: Zugreifen auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten "Published"-Sammlung. | Letzte Überarbeitung in der Sammlung "Veröffentlicht" (bei der es sich um die letzte "genehmigte" Überarbeitung handelt ). | V3 | "Nicht die neueste Überarbeitung in Veröffentlicht. Die Überarbeitung ist nicht die neueste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
| Sammlung "Im Rückblick": Zugreifen auf ein Dokument aus der vom System bereitgestellten Sammlung "In Prüfung". | Letzte Überarbeitung in der Sammlung "In Prüfung" (die letzte Überarbeitung mit einer in Bearbeitung befindlichen workflow ). | V4 | "Nicht die neueste Überarbeitung in In Review. Die Überarbeitung ist nicht die neueste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
| Benutzerdefinierte Sammlung: Zugriff auf ein Dokument aus einer benutzerdefinierten Sammlung, die ein Projektadministrator erstellt hat, z. B. "Preconstruction". | Letzte Überarbeitung im Kontext der Sammlung. | Abhängig von der Sammlung/ Gespeicherte Ansichtsfilter |
"Nicht die neueste Revision in [Sammlungsname]. Die Überarbeitung ist nicht die neueste, basierend auf der Sammlung, aus der Sie sie geöffnet haben." |
| Mobilgerät: Zugriff auf ein Dokument von einem mobilen Gerät mit der iOS- oder Android-Procore-App. | Siehe relevante Kontexte in den obigen Zeilen mit diesen Ausnahmen: Die mobile App verfügt nicht über eine Sammlung "Wird überprüft" oder eine gespeicherte Ansicht "Alle Dokumente". | Hängt | Siehe Kontexte oben. |
Beispiele für die beiden Bannertypen von Revisionswarnungen:
Der Benutzer ist von der letzten Revision in einem Dokumentcontainer wegnavigiert:
Der Benutzer ist von der letzten Revision im Kontext einer Sammlung wegnavigiert:
