Wie funktioniert die SharePoint-Integration im Dokumentenmanagement-Tool?

Was ist die SharePoint-Integration für das Dokumentenmanagement?

Die native SharePoint-Integration ermöglicht es Projektteam-Mitgliedern und externen Mitarbeitern mit Upload-Berechtigungen, Dateien direkt von Microsoft 365 SharePoint-Websites mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore zu verknüpfen (verfügbar sowohl für die Dokumente als auch für die Uploads) Registerkarten), ohne Dateien manuell herunterladen und erneut hochladen zu müssen. Ein Projekt bietet Support für bis zu fünf (5) aktive SharePoint-Mandantenverbindungen, die durch die Projekt-Administration über den Integration Manager in den Projekteinstellungen verwaltet werden können.

Unterstützt diese Integration eine kontinuierliche Live-Synchronisierung?

Nein. Hierbei handelt es sich um eine einmalige Dateiaufnahmemethode, nicht um eine kontinuierliche Live-Synchronisierung. Es synchronisiert nicht automatisch Änderungen oder aktualisiert einen Zeitplan nach standard.

Wie hoch sind die Dateigröße und die Upload-Batch-Limits?

• Batch-Limit: Sie können bis zu 500 Dateien pro Aktion verknüpfen.

• Größenbeschränkung: Die maximale Dateigröße beträgt 1 GB pro Datei.

• Leere Dateien: Leere Dateien (0 Byte) werden blockiert und lösen eine Fehlermeldung aus.

Haben SharePoint-Dateien die gleichen Funktionen wie normale Uploads?

Ja. Sobald die Verarbeitung der Dateien abgeschlossen ist, verfügen sie über volle Funktionsparität mit standardmäßigen manuellen Uploads, einschließlich automatisierter Metadatenerfassung, Attributkonfiguration und nachgelagerter Workflows.

Wer kann diese Funktion nutzen und gibt es Einschränkungen?

• Berechtigte Benutzer:

  • So stellen Sie eine Verbindung mit einer SharePoint-Website her: Erfordert Berechtigungen auf 'Administration'-Ebene für das Dokumentenmanagement-Tool, um das anfängliche Setup der Integration und die Standortverbindung zu verwalten.

  • So verknüpfen Sie Dateien aus SharePoint und laden sie hoch: Erfordert Standard- oder 'Administration'-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool mit aktivierter Berechtigung 'Neue Dateien hochladen' (verfügbar sowohl für Mitarbeiter des Unternehmens als auch für externe Mitarbeiter).

• Einschränkungen der Verbindung: Ein einzelnes Projekt unterstützt bis zu fünf (5) aktive SharePoint-Mandantenverbindungen. Wenn ein Projekt dieses Limit erreicht, können keine weiteren Standorte verknüpft werden, bis ein Projekt Administration eine bestehende Verbindung in den Projekteinstellungen > Integration Manager deaktiviert.

• Plattform-Beschränkungen: Die Funktion ist derzeit nur im Web verfügbar. Derzeit gibt es keine Unterstützung für die Verknüpfung von Mobilgeräten mit Apps.

• Sichtbarkeit: Die Integration berücksichtigt die SharePoint-Berechtigungen der Endbenutzer. Benutzer können nur SharePoint-Inhalte anzeigen und durchsuchen, auf die sie bereits in ihrer Microsoft-Umgebung zugreifen dürfen.

Siehe Warum kann ich keine Dateien von einer SharePoint-Website verknüpfen oder hochladen, und was geschieht mit meinen vorhandenen Dateien, wenn eine Verbindung deaktiviert wird?

Warum kann sich ein Benutzer erfolgreich bei SharePoint anmelden, aber die Dateisynchronisierung oder der Dateiimport schlägt immer noch fehl?

Dies ist auf eine häufige Nichtübereinstimmung der Berechtigungen zurückzuführen. Während sich ein einzelner Benutzer erfolgreich mit seinen persönlichen Anmeldedaten authentifizieren kann, um Dateien zu durchsuchen, schlägt der Back-End-Import- oder Synchronisierungsprozess fehl, wenn die anfängliche Administration-Autorisierung auf App-Ebene unvollständig ist.

Um dieses Problem zu beheben, muss Ihr IT-/SharePoint-Administrator die Schritte für die erstmalige administrative Einrichtung ausführen, um sicherzustellen, dass die Back-End-Synchronisierung über die Berechtigung zum Abrufen der Dateien verfügt.

Warum werden meine Uploads nicht sofort ausgeführt, wenn ich Dateien aus SharePoint verlinke?

Die Dateiverarbeitung erfolgt asynchron, um Skalierbarkeit, Systemleistung und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Die Verarbeitung größerer Upload-Aufträge kann einige Augenblicke dauern. Sie können den Fortschritt und den Status Ihrer verknüpften Dateien überprüfen, indem Sie zur Registerkarte Alle Dokument-Uploads navigieren.

Warum kann sich ein Benutzer erfolgreich bei SharePoint anmelden, aber die Dateisynchronisierung oder der Dateiimport schlägt immer noch fehl?

Dies ist auf eine häufige Nichtübereinstimmung der Berechtigungen zurückzuführen. Während sich ein einzelner Benutzer erfolgreich mit seinen persönlichen Anmeldedaten authentifizieren kann, um Dateien zu durchsuchen, schlägt der Back-End-Import- oder Synchronisierungsprozess fehl, wenn die anfängliche Administration-Autorisierung auf App-Ebene unvollständig ist.

Um dieses Problem zu beheben, muss Ihr IT-/SharePoint-Administrator die Schritte für die erstmalige administrative Einrichtung ausführen, um sicherzustellen, dass die Back-End-Synchronisierung über die Berechtigung zum Abrufen der Dateien verfügt.

Warum werden meine Uploads nicht sofort ausgeführt, wenn ich Dateien aus SharePoint verlinke?

Die Dateiverarbeitung erfolgt asynchron, um Skalierbarkeit, Systemleistung und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Die Verarbeitung größerer Upload-Aufträge kann einige Augenblicke dauern. Sie können den Fortschritt und den Status Ihrer verknüpften Dateien überprüfen, indem Sie zur Registerkarte Alle Dokument-Uploads navigieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen von Dateien aus SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-Tool und Verwalten von SharePoint-Verbindungen im Integration Manager im Dokumente-Management-Tool