Bewährte Praktiken: Verwaltung des Einreichungs-Workflows
Hinweis
Auf dieser Seite werden die empfohlenen bewährten Praktiken für die Bearbeitung von Einreichungs-Workflows beschrieben. Klicken Sie hier, um Tutorials, Videos und weitere Informationen zum Einreichungen-Tool des Projekts anzuzeigen.Einführung
Der Workflow-Abschnitt aktiviert die Benachrichtigungs- und Ball-in-Court-Tracking-Komponenten des Einreichungen-Tools. Workflows bieten den Vorteil eines automatisierten Workflow-Fortschritts und von Benachrichtigungen über Aktionen/Überfälligkeiten. In diesem Artikel werden bewährte Methoden für die Bearbeitung von Einreichungs-Workflows erläutert. Bist du so weit?
Massenaktionen > Anwenden des Workflows
Mit dieser Funktion können Admin-Benutzer mehrere Einreichungselemente gleichzeitig auswählen und einen neuen Workflow oder eine vorgefertigte Workflow-Vorlage anwenden. Um einen Workflow in großen Mengen anwenden zu können, müssen sich alle Einreichungselemente im Entwurfsstatus befinden UND es muss noch kein Workflow angewendet werden. Im Folgenden werden die beiden Optionen für das Hinzufügen von Workflows zu Einreichungen beschrieben.
Warum sollte ich Massenaktionen verwenden?
Die Massenanwendung von Workflows spart Zeit, da derselbe Workflow zu mehreren Einreichungen gleichzeitig hinzugefügt wird. Diese Funktion kann mit Workflow-Vorlagen verwendet werden, um noch mehr Zeit zu sparen.
Option 1: Massenaktionen aus Einreichungspaketen
Wir empfehlen die Verwendung von Einreichungspaketen (siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung), da Sie Workflows auch über die Massenbearbeitung von Einreichungspaketen anwenden können. Der Hauptvorteil dieser Option besteht darin, dass Sie Workflow-E-Mails auch in großen Mengen als Teil des Prozesses initiieren können, anstatt separate Aktionen zu erfordern, um jede Einreichungsposition separat zu versenden. Siehe Massenbearbeitung von Einreichungen in einem Paket.
Option 2: Massenaktionen aus der Listenansicht
Dies ist wahrscheinlich die zeitaufwändigere Option, aber Sie können Workflows auch über die Listenansicht in großen Mengen anwenden, wenn Sie sich gegen die Verwendung von Einreichungspaketen entscheiden. Siehe Verwenden von Massenaktionen > Anwenden des Workflows im Einreichungen-Tool. Im Gegensatz zu Massen-Workflows über das Einreichungspaket müssen Sie bei dieser Option jedoch E-Mails für jeden Posten einzeln senden.
Überlegungen
Es werden keine Benachrichtigungen gesendet, wenn der Workflow angewendet wird, da sich die Elemente noch im Status Entwurf befinden. Um diesen Vorgang abzuschließen, müssen Sie jedes Einreichungselement bearbeiten, den Status aktualisieren und auf Aktualisieren und E-Mails senden klicken. Wenn Sie stattdessen auf Aktualisieren klicken, werden keine E-Mails gesendet (außer Benachrichtigungen über Überfälligkeiten, wenn Fälligkeitstermine verstrichen sind).
Massenersetzung eines Benutzers
Menschen wechseln regelmäßig in Projekte ein und aus, daher muss es eine Möglichkeit geben, einen workflow Benutzer einfach durch einen anderen Benutzer zu ersetzen. Wenn Sie einen Genehmiger, Einreicher oder Prüfer bei einer großen Anzahl von Einreichungen ersetzen müssen , kann ein Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Einreichungen-Tool des Projekts dies in den Konfigurationseinstellungen des Einreichungstools tun. Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.
Ablehnen des Workflows und Zurücksetzen des Zuständigkeitsbereichs auf einen vorherigen Schritt
In vielen Szenarien kann es vorkommen, dass ein Administrator bei einer Einreichung auf einen früheren Workflow-Schritt zurücksetzen muss. Einige Beispielszenarien sind:
- Ein Workflow-Benutzer vergisst, einen Anhang hochzuladen, oder lädt den falschen Anhang zu seiner Antwort hoch
- Ein Workflow-Benutzer hat die falsche Antwort gegeben
- Die Einreichung wurde an falsche Genehmiger weitergeleitet
Ein Einreichungs-Manager kann jederzeit zu einem vorherigen Schritt zurückkehren. Für eine automatisiertere Erfahrung, die auf bestimmten Antworten basiert, empfehlen wir, die Einstellung "Workflow ablehnen" zu aktivieren. Siehe Einstellungen konfigurieren: Ablehnen Workflowsaktivieren.
Überlegungen
Es wird nicht empfohlen, diese Funktion zur Verwaltung von Einreichungsrevisionen zu verwenden. Wenn Sie zu einem vorherigen Workflow-Schritt zurückkehren und neue Daten eingegeben werden, werden zuvor aufgezeichnete Daten - Daten (Sende-, Rückgabe- und Fälligkeitsdatum), Kommentare, Antworten und Anhänge - überschrieben. Die Änderungen werden immer noch in der Änderungshistorie des Elements dokumentiert, sind aber nicht sofort ersichtlich. Darüber hinaus zeigt die Berichterstellung in Procore nur die aktuellsten Daten an, so dass Sie kein wirkliches Gefühl für die tatsächliche Dauer des Spiels erhalten können, wenn Sie den Workflow zurückverlagern, anstatt Überarbeitungen der Einreichungen zu erstellen.
Weitere Informationen und Anweisungen finden Sie unter Ändern des Zuständigkeitsbereichs einer Einreichung.
Überarbeitung der Einreichung
Die Funktion "Revision erstellen" erstellt eine Kopie der Details des Originalelements (unter einer Revisionsnummer), wobei alle zuvor im Workflow eingegebenen Daten ausgeschlossen sind. Die Workflow-Schritte werden kopiert, aber die Bestellung wird von Schritt eins neu gestartet, sodass Sie eine neue Einreichung über die Rolle "Einreicher" anfordern können. Diese Funktion stellt sicher, dass alle historischen Daten innerhalb des ursprünglichen Einreichungselements beibehalten werden, während gleichzeitig neue Daten zur Revision hinzugefügt werden können.
Bewährte Praktik
Es wird empfohlen, bei Bedarf sofort eine Überarbeitung zu erstellen, nachdem Sie das ursprüngliche Einreichungselement geschlossen und verteilt haben. Dadurch werden dem Einreicher die abgelehnten Informationen über die ursprüngliche Einreichung mitgeteilt und ein neuer Posten bereitgestellt, unter dem er einreichen kann. Siehe Erstellen einer Einreichungsrevision.