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Procore

Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung

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 Hinweis
Auf dieser Seite werden die empfohlenen bewährten Praktiken für die Verwendung von Einreichungspaketen beschrieben. Klicken Sie auf hier, um Tutorials, Videos und weitere Informationen über das Einreichungen-Tool des Projekts anzuzeigen.

Einführung

Wenn Sie sich schon vor der Erstellung und Versendung der Einreichungen darüber im Klaren sind, wie Sie diese im Rahmen Ihres Projekts organisieren wollen, werden Sie später viel weniger Probleme haben. Überlegen Sie nicht nur, was für Ihre Designteams am besten geeignet ist, sondern berücksichtigen Sie auch Ihre Außendienstteams. Oft werden die Außendienstteams in dieser Phase nicht ausreichend berücksichtigt, was dazu führen kann, dass sie später Schwierigkeiten haben, genehmigte Dokumente zu finden. Außerdem ist es sehr viel schwieriger, die Organisationspläne für die Einreichung zu ändern, nachdem bereits einige Einreichungen zur Genehmigung eingereicht wurden, da die Nummerierung der Einreichungen zwischen Ihnen und Ihren Designteams möglicherweise nicht übereinstimmt.

Probleme bei der Verpackung und Genehmigung von Dokumenten

Als Einreichung gilt in der Regel jedes Dokument, das der Auftragnehmer dem Designteam vorlegt, um eine Genehmigung für die Verwendung in einem Projekt zu erhalten (Ausrüstung, Materialien usw.). In der Regel stellen sich die meisten Baufachleute ein Einreichungspaket als eine einzige PDF-Datei vor, die ein Deckblatt und alle Einreichungs-Positionen enthält. Wenn ein solches Paket an das Designteam geschickt wird, kann es Kommentare zu den einzelnen Posten abgeben, gibt aber in der Regel eine einzige Antwort wie „Genehmigt“ oder „Überprüfen und erneut einreichen“ für das gesamte Paket.  Wenn sich die Genehmigungen auf ein ganzes Paket beziehen, kann dies je nach dem Verfahren Ihres Unternehmens zur Überarbeitung der Einreichung zu Schwierigkeiten führen.

Option 1: Nur die abgelehnten Punkte im Rahmen einer Paketüberarbeitung erneut einreichen

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-1.png

In der obigen Abbildung sehen Sie, dass das ursprüngliche Einreichungspaket teilweise genehmigt wurde, wobei die abgelehnten Punkte bei späteren Überarbeitungen genehmigt wurden. Dies ist die häufigste Überarbeitungsmethode, da sie in der Regel die schnellste ist. Wie in diesem Beispiel gezeigt, gibt es jedoch drei Versionen von genehmigten Dokumenten, die sich auf dasselbe Einreichungspaket beziehen. Dies zwingt die Außendienstteams dazu, Zeit damit zu verschwenden, mehrere Überarbeitungen von Einreichungen nach einer einzigen Angabe zu durchsuchen. Da die Posten nicht einzeln in einem Einreichungsregister aufgeführt sind, können sie auch leicht verloren gehen oder vergessen werden.
 

Option 2: Erneute Einreichung des gesamten Pakets im Rahmen einer Paketrevision

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-2.png

Dies ist nicht so üblich wie Option 1, aber aus Sicht der Dokumentenkontrolle ist dies die beste Methode. Diese Methode kann jedoch zu Verzögerungen bei bereits genehmigten Posten führen und dazu, dass Designteams Zeit mit fast doppelten Überprüfungen verschwenden. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich „genehmigte“ Posten zwischen den Revisionen ändern, da die Prüfer dazu neigen, den genehmigten Posten in den späteren Revisionen nicht mehr so viel Aufmerksamkeit zu schenken. 

Ähnlich wie bei der vorigen Option können Posten, da sie nicht einzeln aufgelistet werden, zwischen den Paketrevisionen leicht verloren gehen, insbesondere wenn zuvor genehmigte Posten später geändert werden. Außerdem müssen die Außendienstmitarbeiter sehr viel umfangreichere Dokumente durchlesen, wenn sie nach bestimmten Daten suchen.

 

Diese beiden Optionen zur Überarbeitung von Einreichungsunterlagen wurden entwickelt, bevor digitale Dateien üblich wurden und die Verwaltung von Einreichungen noch in Papierform erfolgte. Beide Optionen sind nicht der effizienteste Weg, um dem gesamten Projektteam Zugang zu den Daten zu verschaffen. Procore hat daraufhin ein neues Konzept für Pakete entwickelt. 

Einreichungspakete in Procore

In Procore haben die einzelnen Posten eines Einreichungspakets ihre eigenen Workflows und Genehmigungen und nicht das Paket als Ganzes. Innerhalb von Procore sind die einzelnen Posten eher mit den oben beschriebenen Paketen vergleichbar und die Einreichungspakete ähneln eher einer flexiblen Gruppierung verwandter Posten.

Der Hauptunterschied bei der Verwendung von Einreichungspaketen in Procore besteht darin, wie erneute Einreichungen verwaltet werden. In Procore werden bei der erneuten Einreichung eines Pakets nur die abgelehnten Posten erneut eingereicht, aber alle Posten verbleiben in demselben Paket, so dass die Suche in mehreren Dokumentenversionen entfällt. Procore zeigt die aktuellsten Versionen von Einreichungs-Positionen innerhalb von Paketen an.

best-practices-submittal-package-resubmit-recommendation.png

Wenn dies zu ungewohnt ist, können Überarbeitungen auch in ein anderes Paket verschoben werden (als Paketüberarbeitung), wenn das Designteam sie von früheren Einreichungen getrennt halten möchte (Beispiel unten). Beachten Sie jedoch, dass wir diese Option nicht empfehlen, da sie für Außendienstmitarbeiter, die mehrere Pakete durchsuchen müssten, um Genehmigungen für Posten zu finden, ineffizient sein kann. 

best-practices-submittal-package-resubmit-as-different-package.png

Procores einzigartiges Konzept für Einreichungspakete geht auf viele der Schwierigkeiten ein, die Projektteams, insbesondere Außendienstmitarbeiter, beim Dokumentenmanagement haben.

  • Da empfohlen wird, die Posten einzeln aufzulisten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine kritische Einreichung übersehen wird, deutlich geringer.
  • Durch die Organisation der einzelnen Posten können bestimmte Einreichungen jederzeit beschleunigt werden, bleiben aber mit dem zugehörigen Paket verbunden.
  • Einzelne Punkte können beliebig oft überarbeitet werden, aber es wird immer nur die aktuellste Version angezeigt. Dies verringert das Risiko, dass Projektteams auf eine frühere Version verweisen.
  • Wenn die Posten einzeln aufgelistet sind, müssen die Außendienstmitarbeiter weniger Zeit mit dem Durchsuchen einzelner Pakete und großer PDF-Dateien mit mehreren Posten verbringen.

Wie sollten Einreichungspakete in Procore organisiert werden?

Die meisten Auftragnehmer verwenden eine von drei Optionen, um ihre Pakete zu organisieren: Branche/Verantwortlicher Auftragnehmer, Leistungsbeschreibungsabteilung oder Leistungsbeschreibungsabschnitt. Wir empfehlen, Ihre Pakete nach Leistungsbeschreibungsabschnitten zu gliedern, da die Verpackung nach Leistungsbeschreibungsabteilungen oder Branche/Verantwortlicher Auftragnehmer zu breit gefächert sein und zu großen Paketen führen kann, die schwieriger zu verwalten sind. Außerdem ist die Verpackung nach Leistungsbeschreibungsabschnitten in der Regel angenehmer und weniger schwierig für mehrere Branchen, die an ähnlichen Arbeiten beteiligt sind.

Beispiel 1: Paket nach Leistungsbeschreibungsabteilung

Nr. 23 Mechanisches Paket
Leistungsbeschr.-Abschnitt Einreichung Nr. Revision Nr. Titel Typ Status
23 21 13 Hydronik-Rohrleitungen 1 0 Hydronik-Rohrleitungen-Produktdaten Produktdaten Offen
23 21 13 Hydronik-Rohrleitungen 2 0 Hydronikpumpen-Produktdaten Produktdaten Offen
23 23 00 Rohrleitungen für Kältemittel 3 0 Rohrleitungen für Kältemittel Produktdaten Produktdaten Offen
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 4 0 HVAC Wasseraufbereitung-Produktdaten Produktdaten Offen
23 31 13 Metallrohre 5 0 Metallrohre Produktdaten Produktdaten Offen

Beispiel 2: Paket nach Leistungsbeschreibungsabschnitt, kombiniert nach Einreichungstyp

Nr. 23 HVAC Wasseraufbereitungspaket
Leistungsbeschr.-Abschnitt Einreichung Nr. Revision Nr. Titel Typ Status
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 1 0 Bypass-Dosierer-Produktdaten Produktdaten Offen
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 2 0 pH-Regler Produktdaten Produktdaten Offen
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 3 0 Einspritzpumpen Produktdaten Produktdaten Offen
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 4 0 Zentrifugalabscheider Produktdaten Produktdaten Offen
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung 5 0 Multimedia-Filter Produktdaten Produktdaten Offen

 

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Pakete nach Leistungsbeschreibungsabschnitten zu gliedern (Beispiel 2), kann es immer noch vorkommen, dass mehrere verantwortliche Auftragnehmer an einem einzigen Paket beteiligt sind. Brandschutz ist ein gutes Beispiel, und in diesen Fällen gibt es zwei Hauptoptionen, um sicherzustellen, dass jedes Unternehmen die richtigen Informationen erhält.

  1. Erstellen Sie für jeden verantwortlichen Auftragnehmer ein separates Paket mit demselben Leistungsbeschreibungsabschnitt. Erstellen Sie zum Beispiel die Pakete „Brandschutzpaket für Mechanik“ und „Brandschutzpaket für Elektrik“
  2. Legen Sie für jeden verantwortlichen Auftragnehmer eine separate Einreichungs-Position in demselben Paket an und bearbeiten Sie die einzelnen Posten separat. Erstellen Sie z. B. ein „Brandschutzpaket“ mit „Produktdaten Brandschutz - Elektrik“ und „Produktdaten Brandschutz - Mechanik“ als Einreichungen innerhalb des Pakets.