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Procore

Initiieren eines E-Mail-Kommunikations-Threads für ein Meeting

Ziel

Einen neuen E-Mail-Kommunikations-Thread einleiten, indem Sie eine externe E-Mail an die E-Mails-Registerkarte eines bestimmten Projekt-Meetings senden.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um die E-Mail-Adresse der Besprechung auf der Registerkarte „E-Mails“ einer Besprechung abzurufen, benötigen Sie mindestens die Berechtigungsstufe „Nur Lesen“ für das Besprechungstool des Projekts. 
    • Um einen neuen Kommunikations-Thread für das Meeting zu initiieren, sind keine Berechtigungen erforderlich. Wichtig! Jede Person mit der E-Mail-Adresse des bestimmten Meetings kann einen Thread auf der E-Mails-Registerkarte dieses Meetings starten. 

Schritte

Schritt 1: E-Mail-Adresse des Meetings erhalten

  1. Navigieren Sie zum Meetings-Tool des Projekts. 
    Dadurch wird die Seite Meeting-Agenden/-Protokolle angezeigt. 
  2. Suchen Sie das gewünschte Meeting in der Liste. Klicken Sie dann auf Anzeigen. 
    Dadurch wird das Meeting im Ansichtsmodus geöffnet. 
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mails des Meetings.
    Die E-Mail-Adresse für das Meeting ist BLAU hervorgehoben. 

    meeting-email-address.png
     
  4. Wenn Sie die E-Mail-Adresse anderen zur Verfügung stellen möchten, geben Sie sie einfach an die gewünschten Personen weiter. Tipp! Um die Adresse an geplante Teilnehmer weiterzugeben, können Sie die E-Mail-Adresse kopieren und in das Feld „Meeting-Überblick“ einfügen. Siehe Erstellen eines Meetings

Schritt 2: Starten eines Kommunikations-Thread auf der E-Mails-Registerkarte des Meetings

  1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm.
  2. Folgen Sie den Anweisungen Ihres E-Mail-Programms, um eine neue E-Mail zu erstellen.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Meetings in das Feld „An“ ein.

    add-email-to-field.png
     
  4. Senden Sie Ihre E-Mail-Nachricht. 

Wenn das System die E-Mail-Nachricht empfängt, wird sie wie unten gezeigt auf der E-Mails-Registerkarte des Meetings angezeigt. Hinweis: Wenn der E-Mail-Absender KEINE Person im Projektadressbuch ist, identifiziert das System diese Person als „Unbekannter Benutzer“.

meetings-incoming-email.png