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Procore

Überhöhte Rechnungen auf einer Subunternehmerrechnung zulassen oder verhindern

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Ziel

So konfigurieren Sie das Sekundärverträge-Tool des Projekts, um eine überhöhte Rechnungsstellung für eine Rechnung des Subunternehmers zuzulassen oder zu verhindern.

Hintergrund

Eine überhöhte Rechnungsstellung liegt vor, wenn ein Posten auf der Rechnung eines Subunternehmers den vertraglich vereinbarten Betrag übersteigt. Wenn in Procore eine überhöhte Rechnungsstellung übersehen wird, wirkt sich dies negativ auf das Gesamtbudget Ihres Projekts aus, da Ihnen ein höherer Betrag als vereinbart in Rechnung gestellt wird. Standardmäßig ist das Sekundärverträge-Tool des Projekts so konfiguriert, dass eine überhöhte Rechnungsstellung für ein Projekt zulässig ist. Sie können jedoch eine Funktion aktivieren, die Ihre Rechnungen auf überhöhte Rechnungen prüft und Sie benachrichtigt, wenn ein Einzelposten zu hoch berechnet wurde. 

Es gibt zwei (2) Möglichkeiten, um eine Überabrechnung bei Subunternehmern zu verhindern:

  • Schalten Sie die Funktion 'Überabrechnung erlauben' aus.Diese Aktion verhindert, dass eine Rechnung gespeichert wird, wenn eine der Einzelposten der Rechnung 100 % des im Sekundärvertrag vorgesehenen Betrags überschreitet. Um diese Einstellung auszuschalten, gehen Sie wie folgt vor. 
  • Schalten Sie die Einstellung 'Überabrechnungen bei allen Projekten verhindern' EIN.Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens schaltet diese Einstellung im Admin-Tool auf Unternehmensebene EIN.Mit dieser Einstellung können Benutzer eine Rechnung speichern, wenn die Einzelposten einer Rechnung 100 % des budgetierten Betrags im Sekundärvertrag für alle Projekte Ihres Unternehmens überschreiten.Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Legen Sie die Standardeinstellungen für Ihre Projekte fest.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf ‚Admin‘-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts. 

Schritte

  1. Die Einstellung 'Subunternehmern Überabrechnung ermöglichen' konfigurieren
  2. Aktualisieren eines Betrags zur Überabrechnung eines LV-Einzelpostens

Die Einstellung 'Subunternehmern Überabrechnung ermöglichen' konfigurieren

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png Symbol.
  3. Klicken Sie auf den Link Rechnungseinstellungen.
  4. Blättern Sie auf der Seite Einstellungen zum Abschnitt Andere.
  5. Bewegen Sie den Kippschalter nach links oder rechts: 
    • Um Überabrechnungen zu verhindern, schieben Sie den Kippschalter Subunternehmern Überabrechnung ermöglichen nach links, so dass der Kippschalter GRAU ist.Dies ist die Standardeinstellung.
      ODER
    • Um eine Überabrechnung zuzulassen, schieben Sie den Kippschalter Subunternehmern Überrechnung ermöglichen nach rechts, so dass der Kippschalter wie unten abgebildet BLAU ist.
      invoicing-settings-allow-over-bill.png
       Hinweis
      Wenn der Procore-Administrator Ihres Unternehmens die Einstellung 'Überabrechnung bei allen Projekten verhindern' im Administrations-Tool auf Unternehmensebene auf EIN gesetzt hat, können Sie diese Einstellung nicht ändern. 
  6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Aktualisieren eines Betrags zur Überabrechnung eines LV-Einzelpostens

Wenn die Einstellung 'Überabrechnung durch Subunternehmer zulassen' eingeschaltet ist, werden Sie von Procore gewarnt, wenn Einzelposteneinträge 100 % des im Sekundärvertrag veranschlagten Betrags überschreiten. 

  1. Rufen Sie das Tool Sekundärverträge des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie den Sekundärvertrag auf der Registerkarte Verträge . 
  3. Klicken Sie auf den Link Nummer, um ihn zu öffnen. 
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrag bearbeiten. 
  5. Scrollen Sie zur Karte Leistungsverzeichnis . 
  6. Suchen Sie den zu aktualisierenden Einzelposten. 
  7. Geben Sie im Sekundärvertrag einen Betrag ein, der über den budgetierten Betrag hinausgeht.
    Beispiel

    In diesem Beispiel haben wir fünf Einzelposten mit Werten aktualisiert, die 100 % des budgetierten Betrags im Sekundärvertrag übersteigen. 

    sub-invoice-sov-exceeds-budget.png

  8. Klicken Sie auf Speichern. 
    • LEGACY Wenn Sie die alte Rechnungsstellungsversion für Subunternehmer verwenden, wird die Meldung "Ungültige Einzelposten" angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen, dass der eingegebene Betrag 100 % des in dem Sekundärvertrag vorgesehenen Betrags überschreitet. Klicken Sie auf Weiterund passen Sie dann die Einzelposten so an, dass sie nicht mehr über 100% liegen. 
      invalid-line-items.png
    • BETA Wenn Sie die Beta-Version der Subunternehmerrechnung verwenden, erscheint die Meldung "Wir konnten Ihre Änderungen nicht speichern". In der Meldung werden alle Einzelposten aufgelistet, bei denen der von Ihnen eingegebene Betrag 100 % des in dem Sekundärvertrag veranschlagten Betrags übersteigt. Passen Sie den Betrag so an, dass der Einzelposten nicht mehr über 100% liegt.
      we-couldnt-save-your-changes.png