Erstellen und Starten eines Konzeptprojekt-Workflows

Hintergrund

Verwalten und verfolgen Sie die Genehmigungen Ihrer Konzeptprojekte direkt in Procore, sodass Sie keine fragmentierten E-Mails, Tabellenkalkulationen und Offline-Dokumente mehr benötigen. Dieser dedizierte Workflow bietet Rückverfolgbarkeit für Ihre Konzeptprojekte und gibt Ihnen einen klaren, zentralisierten Prüfpfad darüber, wer ein Projekt genehmigt oder abgelehnt hat – und warum.

Wenn ein Workflow beginnt, erhalten bestimmte Benutzer automatisch Benachrichtigungen, um ihren bestimmten Schritt zu genehmigen oder abzulehnen. Procore archiviert automatisch alle Entscheidungen und Kommentare innerhalb des Projekts und gewährleistet so einen leicht zugänglichen Prüfpfad für zukünftige Referenzen.

Wichtige Hinweise

Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Erstellen einer Workflow-Vorlage
  - Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Workflows-Tool des Unternehmens.
    ODER
  - Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Workflows-Tool des Unternehmens mit den granularen Berechtigungen "Workflow-Vorlagen anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten", die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert sind.
- Konfigurieren Sie einen Konzeptprojekt-Workflow für Ihr Projekt
  - Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Administration-Tool des Projekts.
- Starten eines Konzeptprojekt-Workflows
  - Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Administration-Tool des Projekts.
Zusätzliche Informationen:
- Beim Starten des Workflows wird die Projektphase "Konzept" automatisch gesperrt. Das Baustelle "Projektphase" kann erst manuell aktualisiert werden, nachdem der Workflow genehmigt wurde.
- Derzeit kann jeweils nur ein Workflow für Konzeptprojekte ausgeführt werden.
- Nachdem ein Konzeptprojekt-Workflow gestartet oder genehmigt wurde, ist die Option Workflows im Administration-Tool des Projekts nicht mehr sichtbar. Wenn ein Workflow abgelehnt wird, wird die Option Workflows im Administration-Tool des Projekts wieder verfügbar und ein neuer Workflow kann initiiert werden.

Schritte

Erstellen einer Workflow-Vorlage
Zuordnen des Workflows zu Projekten
Konfigurieren Sie einen Konzeptprojekt-Workflow für Ihr Projekt
Starten des Konzeptprojekt-Workflows

Erstellen einer Workflow-Vorlage

Erstellen Sie einen Workflow, indem Sie Konzeptprojekt für das Tool auswählen. Schritteanzeigen / ausblenden

Hinzufügen eines Workflows

Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.
Klicken Sie auf Erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld "Workflow hinzufügen" geöffnet.
Geben Sie einen Namen für den Workflow ein.
Wählen Sie das Tool für den Workflow aus dem Menü Tool aus.

Hinweis
Einige Procore-Tools müssen aktiviert sein, damit sie als Auswahl in dieser Liste erscheinen. Eine Liste der verfügbaren Tools finden Sie unter Welche Procore-Tools unterstützen Workflows?
Klicken Sie auf Erstellen. Procore öffnet den Workflow-Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie.

Aktualisieren des ersten Schritts im Workflow

Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt) aus, den Sie zu Beginn des Workflows verwenden möchten.

2. Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow
Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow
Hinzufügen eines Aktionsschritts zu einem Workflow

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow

Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ. Wählen Sie Antwortschritt aus.
- Status des Elements. Geben Sie die Element Status ein, die mit diesem Workflow Schritt verknüpft werden soll.
- Tage bis zur Fertigstellung. Geben Sie die Anzahl der Tage an, die die "zuständige Gruppe" Zeit hat, um den Workflow-Schritt abzuschließen. Wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus der Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.
- Optional: Empfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
  - Workflow-Manager. Ein Workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
  - Ersteller von Elementen. Ein Element Ersteller ist ein Procore-Benutzer, der die Element für ein Projekt erstellt hat.
  - Verteilergruppe. Nachdem Sie diesen Workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration des Workflows auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
  - Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen. Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen des Element Ersteller, die dem Projekt zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, wenn Sie Unternehmen des Erstellers aus der Liste Benachrichtigung Empfänger auswählen.

Beauftragte hinzufügen

Füllen Sie den Abschnitt " Beauftragte" aus:
- Art der Entscheidung. Wählen Sie einen der Standard-Entscheidungstypen für den Schritt aus. Diese Einstellung bestimmt auch, welche Antwortanforderungsoptionen verfügbar sind.
  - Der Ersthelfer entscheidet.
  - Mehrere Responder entscheiden.
    - Nur die erforderlichen Responder entscheiden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass die endgültige Entscheidung über den Schritt nur von Respondern in Rollen offen bestimmt wird, in denen ein oder alle Mitglieder antworten müssen.
Klicken Sie auf Beauftragte verwalten.
Sie können Beauftragte auf der Grundlage der Projektrolle oder des benutzerdefinierten Rollen-Beauftragtentyps verwalten. Befolgen Sie je nach Konfigurationsmethode Ihres Beauftragten die entsprechenden Anweisungen:
- Beauftragte für Projektrollen:
  Es sind keine manuellen Aktualisierungen erforderlich, um einzelne Beauftragte zu verwalten.
  Die Beauftragten werden automatisch in jeden Workflow-Schritt eingefügt, basierend auf den zugewiesenen Projektrollen aus dem
- Adressbuch des Projekts.
  Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Projektadressbuchrollen korrekt zugewiesen und aktuell sind. Siehe Wie kann man Projektrollen automatisch zu Workflow-Schritten zuweisen? für Einzelheiten.
  1. Erstellen Sie Projektrollen im Procore Administrator-Tool des Unternehmens. Erfahren Sie, wie →
  2. Weisen Sie Personen Projektrollen innerhalb des Projekt-Adressbuch-Tools zu. Erfahren Sie, wie →
  3. Konfigurieren Sie eine Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene. Wählen Sie bei der Konfiguration der einzelnen Workflow-Schritte die relevante(n) Projektrolle(n) aus, die Sie diesem Schritt zuweisen möchten.
  4. Für jedes Projekt, dem die Vorlage zugewiesen ist, werden die Personen, die mit diesen Projektrollen verknüpft sind, automatisch in jeden Workflow-Schritt entsprechend Ihrer Konfiguration der Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene eingefügt.
  5. Stellen Sie sicher, dass alle im Projektadressbuch aufgeführten Mitglieder über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, die für Elemente in den einzelnen Tools erforderlich sind, sowie über die richtigen Workflow-Berechtigungen.
  6. Um die Konfiguration abzuschließen, ist es noch notwendig, den Workflow-Manager für jede Projektvorlage pro Tool manuell zu konfigurieren. Dieser Schritt ist erforderlich, da das Projektadressbuch pro Projekt verwaltet wird und der Workflow-Manager je nach Tool variieren kann.
- Beauftragte für benutzerdefinierte Rollen:
  1. Klicken Sie in den Schrittdetails unter dem Abschnitt Beauftragte auf Beauftragte verwalten.
  2. Klicken Sie neben der benutzerdefinierten Rolle auf Mitglieder bearbeiten.
  3. Wählen Sie Benutzer aus den verfügbaren Projektadressbuchmitgliedern aus. Hinweis: Jeder benutzerdefinierten Rolle in einem Workflow-Schritt muss mindestens ein Benutzer zugewiesen sein.
  4. (Optional) Wenn der Entscheidungstyp "Mehrere Beantworter entscheiden" lautet, können Sie die Anforderung jedes Mitglieds mithilfe der Dropdown-Liste "Erforderliche Antwort?" festlegen.
  5. Klicken Sie auf Fertig, um die Aktualisierungen Ihrer Beauftragten zu bestätigen.
  6. Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen abzuschließen. Hinweis: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben auf der Workflow Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss.

Tipp

Sie können Projektrollen auch mehrfach- über das AdressbuchUnternehmen zuweisen.

Antworten hinzufügen

Sobald die Rollen der Beauftragten für den Schritt festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Antworten hinzuzufügen. Welche Optionen beim Hinzufügen von Antworten zur Verfügung stehen, hängt vom Entscheidungstyp des Schritts ab und davon, ob Beantworter erforderlich sind oder nicht.

Die Schritte zum Hinzufügen von Antworten sind nach Entscheidungstyp getrennt. Befolgen Sie die Schritte für den im Schritt ausgewählten Entscheidungstyp.

Ersthelfer entscheidet: Einblenden/Ausblenden
- Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:
- Wenn Antwort ist. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.
- Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
- Optional: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie die oben genannten Informationen nach Bedarf aus.
Mehrere Responder entscheiden: Einblenden/Ausblenden
- Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:
- Wenn Nur erforderliche Beantworter entscheiden, dass IST überprüft:
- Bei Bedarf entscheiden die Responder. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.
- Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
- Wenn Nur erforderliche Beantworter entscheiden ist NICHT aktiviert:
- Wenn sich alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.
- Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
- Optional: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie die oben genannten Informationen nach Bedarf aus.

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow

Mit Bedingungsschritten kann ein Workflow-Pfad unterschiedlich geroutet werden, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt.
- Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool.
  - Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in die Baustelle auf der rechten Seite eingeben.
  - Kleiner als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.
  - Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine bestimmte Baustelle für eine benutzerdefinierte Baustelle ausgewählt ist.
  - aktiviert ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine benutzerdefinierte Baustelle aktiviert ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  - Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für eine benutzerdefinierte Baustelle ausgewählt werden.
- Dann. Wählen Sie einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken.
- Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt des Workflows, wenn die Bedingungen für den aktuellen Schritt NICHT erfüllt sind.
Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte "Entwurfs"-Version des Workflows zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihres Workflows arbeiten.
- Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihren Workflow einem Projekt zuzuweisen.

Bedingte Anweisungen nach Tool

Budget Änderungen... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition
Betrag der Budgetänderung	Die Gesamtsumme aller Einzelpositionen für Budgetanpassungen "Bis" und "Von".
Korrektur-Betrag	Die Summe der positiven Beträge der Einzelposition ODER der absolute Wert der negativen Beträge der Einzelposition. Der größte absolute Wert wird verwendet, um das Ergebnis des Bedingungsschritts zu bestimmen.

Kreditorenverträge... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition	Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme	Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.	Ein Workflow muss je nach Höhe des zu genehmigenden Vertrags unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger	Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und der direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten über oder unter einem bestimmten Betrag liegt.
Gesamtbetrag aller Kostenträger	Der Gesamt-LV-Betrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Nachträge und direkter Kosten eines beliebigen Status über oder unter einem bestimmten Betrag liegt
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger	Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern	Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts, abzüglich des Gesamtbetrags aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und direkte Kosten.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist	Der prozentuale Anteil des Gesamtbudgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Sekundärverträgen, Änderungsaufträgen für Sekundärverträge und direkten Kosten verwendet wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen werden. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugewiesen ist	Der prozentuale Anteil des gesamten Budgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten verwendet wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen.*
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Baustellen mit Einfachauswahl und Mehrfachauswahl müssen *erforderlich* in der gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.
Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für genehmigte Kostenträger	Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den einzelnen Budget-Schlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.	Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.
Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für alle Kostenträger	Die Differenz zwischen den genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den im LV des Elements enthaltenen Budgetschlüsseln und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.	Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.
Beta Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte	Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Betrag(e), der/die in der LV des Workflow Element für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist.	Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.
Beta Alle Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte	Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Code-Betrag(e), der in der LV der Workflow Element für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten ist.	Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Nachträge zum Kreditorenvertrag... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition	Beispiel
Betragen	Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Änderungsauftrags.	Ein Workflow muss je nach Höhe des zu genehmigenden Vertrags unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger	Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und der direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.	Leiten Sie den Genehmigungspfad des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten über oder unter einem bestimmten Betrag liegt.
Gesamtbetrag aller Kostenträger	Der Gesamt-LV-Betrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Nachträge und direkter Kosten eines beliebigen Status über oder unter einem bestimmten Betrag liegt
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger	Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern	Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts, abzüglich des Gesamtbetrags aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und direkte Kosten.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist	Der prozentuale Anteil des Gesamtbudgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Sekundärverträgen, Änderungsaufträgen für Sekundärverträge und direkten Kosten verwendet wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen werden. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugewiesen ist	Der prozentuale Anteil des gesamten Budgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten verwendet wird.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen.*
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als *erforderlich* gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.
Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für genehmigte Kostenträger	Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den einzelnen Budget-Schlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.	Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Elements dazu führt, dass die mit dem Element verbundenen Budgetschlüssel den in der Workflow-Vorlage festgelegten Betrag überschreiten.
Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für alle Kostenträger	Die Differenz zwischen den genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den im LV des Elements enthaltenen Budgetschlüsseln und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.	Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.
Beta Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte	Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Betrag(e), der/die in der LV des Workflow Element für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist.	Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.
Beta Alle Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte	Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Code-Betrag(e), der in der LV der Workflow Element für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten ist.	Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition
Auswirkungen auf die Kosten	Der Betrag, der in das Feld "Auswirkung auf Kosten" des Korrespondenzpostens eingegeben wurde.
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als *erforderlich* gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.

Rechnungen an Auftraggeber... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition
In diesem Zeitraum in Rechnung gestellter Nettobetrag	Der in Rechnung gestellte Betrag vor Steuern.
Bruttobetragsrechnung in diesem Zeitraum	Der Betrag, der nach Steuern in Rechnung gestellt wird.

Debitorenverträge... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition	Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme	Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.	Ein Workflow muss je nach Höhe des zu genehmigenden Vertrags unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen.
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als *erforderlich* gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

Nachträge zum Debitorenvertrag... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition	Beispiel
Betragen	Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Änderungsauftrags.	Ein Workflow muss je nach Höhe des zu genehmigenden Vertrags unterschiedlichen Genehmigungspfaden folgen.
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als *erforderlich* gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.	Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

Subunternehmer-Rechnungen... Einblenden/Ausblenden

Zustand	Definition
Gesamtbetrag	Der Bruttobetrag, der auf der vollständigen Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.
Eingelagerte Materialmenge	Der Betrag, der für gelagerte Materialien auf der vollständigen Rechnung in Rechnung gestellt wird.
Nettobetrag	Der Nettobetrag, der auf der vollständigen Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.
Ursprünglicher Verpflichtungswert	Der ursprüngliche Betrag des Kreditorenvertrags vor Änderungen, Anpassungen oder Ergänzungen.
Einbehalt freigegebener Betrag	Der Betrag des Einbehalts, der auf der vollständigen Rechnung freigegeben wird.
Freigegebene Einbehalte insgesamt	Der Prozentsatz des Einbehalts, der auf der vollständigen Rechnung freigegeben wird.
Gesamt abgeschlossen und bis heute gespeichert	Der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeiten und der bisher gelagerten Materialien auf der vollständigen Rechnung.
Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als *erforderlich* gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.
*Benutzerdefinierte* Felder aus übergeordnetem Kreditorenvertrag (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Felder mitEinfach- und Mehrfachauswahl müssen in beiden Feldsätzen für Bestellungen und Unteraufträge als erforderlich gekennzeichnet werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.	Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes auf den übergeordneten Sekundärvertrag, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.

* Bedingte Anweisungen, die mit dem Budget des Projekts verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budget Spalte, die in der benutzerdefinierten Berichts- Budget Ansicht im Unternehmensebene Administration-Tool ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budget-Ansicht für benutzerdefinierte Berichte.

Hinzufügen eines Aktionsschritts zu einem Workflow

Aktionsschritte beschreiben die verschiedenen Aktionen, die Sie als nächsten Schritt in einem Workflow ausführen können. Derzeit sind die unterstützten Aktionsschritte Workflow beenden, Webhook senden und Externe ERP-Daten synchronisieren.

Workflow beenden

Eine Aktion "Workflow beenden" definiert das Ende eines Workflows und dass der Workflow abgeschlossen ist.

Klicken Sie auf das Symbol, das an einen vorhandenen Schritt im Workflow-Builder angehängt ist. Wählen Sie Aktion > Workflow beenden aus.
Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:
1. Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
2. End-Typ. Wählen Sie Erfolg ODER Fehler.
3. Status des Elements. Wählen Sie den entsprechenden Status aus. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
4. Optional: Empfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
  - Workflow-Manager. Ein Workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
  - Ersteller von Elementen. Ein Element Ersteller ist ein Procore-Benutzer, der die Element für ein Projekt erstellt hat.
  - Verteilergruppe. Nachdem Sie diesen Workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration des Workflows auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte Entwurfsversion des Workflows zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihres Workflows arbeiten.
- Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihren Workflow einem Projekt zuzuweisen.

Webhook senden

Eine Webhook-Aktion senden sendet Workflow Daten an ein externes System, wenn die Workflow eine bestimmte Phase erreicht. Diese Aktion funktioniert mit allen Workflow-Typen.

Navigieren Sie im Abschnitt Antwort des Workflow-Builders zum Schritt Gehe zu.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) Neuen Schritt erstellen und wählen Sie Aktion > Webhook senden.
Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:
- Name des Schritts: Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ: Standard ist dies auf "Aktionsschritt" festgelegt.
- Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: Workflow-Manager, Elementersteller und Verteilergruppe.
Optional: Geben Sie im Abschnitt "Webhook senden - Details" benutzerdefinierte Daten ein.

Hinweis: Diese Daten werden zusammen mit den standardmäßigen Workflow-Informationen in die Webhook-Nutzlast aufgenommen. Beispiel: JSON-Daten, einfache Nachrichten und Referenznummern.
Wählen Sie im Abschnitt Gehe zu Schritt den nächsten relevanten Schritt aus, oder wählen Sie Workflow beenden aus.
Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen. Die Aktion "Webhook senden" wurde dem Workflow erfolgreich hinzugefügt.

Erstellen Sie einen neuen Webhook:

Sobald Sie die Aktion zu Ihrem Workflow hinzugefügt haben, richten Sie einen Webhook im Projekt ein, um die Daten von Procore zu empfangen:

Wählen Sie Ihr Projekt aus und navigieren Sie zum Administration-Tool des Projekts.
Klicken Sie im linken Bereich unter Projekteinstellungen auf Webhooks. Dadurch wird das Fenster Projekt-Webhooks geöffnet.
Klicken Sie auf + Hook erstellen in der oberen rechten Ecke. Dadurch wird das Fenster Neuer Hook geöffnet.
Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Endpunktkonfiguration ein:
- Endpunkt-URL: Geben Sie die URL ein, um die Anforderungsnutzlast zu empfangen, wenn ein Ereignis eintritt.
- Autorisierungs-Header: Geben Sie das Token ein, das in den Header einer POST-Anfrage von Procore eingefügt werden soll.
- Format der Nutzlast: Wählen Sie die REST-API-Payload-Version aus, die Sie erhalten möchten. Hinweis: Sobald der Hook erstellt ist, kann die Payload-Version nicht mehr geändert werden.
Scrollen Sie zum Abschnitt Wählen Sie die zu sendenden Ereignisse aus .
Wählen Sie unter Tools > Core > Workflowsdie Option Workflowinstanz.Benutzerdefiniert aus.
Nachdem Sie die erforderlichen Baustellen ausgefüllt haben, klicken Sie auf + Hook erstellen.
Der Hook wird auf der Seite Projekt-Webhooks mit der Hook-ID, dem Status, der abonnierten und der Endpunkt-URL angezeigt. Ein Bearbeitungssymbol ist ebenfalls verfügbar.

Hinweis: Wenn der Workflow den konfigurierten Schritt erreicht, wird der Webhook automatisch an die Endpunkt-URL für die ausgewählte Aktion gesendet.

Externe ERP-Daten synchronisieren

Die Aktion "Externe ERP-Daten synchronisieren" synchronisiert Workflow Element Daten mit einem ERP-Integration, wenn die Workflow eine bestimmte Phase erreicht. Auf diese Weise kann Ihr Buchhaltungssystem Datensätze identifizieren, die automatisch aus Procore abgerufen werden können. Diese Aktion erfordert keine Konfiguration und wird für die folgenden Workflow-Typen unterstützt: direkte Kosten des Unternehmens, Rechnungen, Zahlungsanwendungen, Debitorenverträge, Verträge über Bestellungen, Verträge über Arbeitsaufträge, Budgetänderungen, Nachträge zu Debitorenverträgen (alle Typen) und Nachträge zu Kreditorenverträgen (alle Typen).

Navigieren Sie im Abschnitt Antwort des Workflow-Builders zum Schritt Gehe zu.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) Neuen Schritt erstellen und wählen Sie Aktion > Synchronisierung externer ERP-Daten aus.
Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:
- Name des Schritts: Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ: Standard ist dies auf "Aktionsschritt" festgelegt.
- Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: Workflow-Manager, Elementersteller und Verteilergruppe.
Wählen Sie im Abschnitt Gehe zu Schritt den nächsten relevanten Schritt aus, oder wählen Sie Workflow beenden aus.
Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen. Die Aktion Externe ERP-Daten synchronisieren wurde dem Workflow erfolgreich hinzugefügt.

Speichern einer Workflow-Vorlage

Zum Speichern der Workflow-Vorlage stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte Entwurfsversion des Workflows zu speichern. Wenn Sie auf Als Entwurf speichern klicken, wird der Workflow Builder nicht geschlossen, sodass Sie Ihre Arbeit speichern können. Entwürfe von Workflow-Vorlagen können nicht für Projekte verwendet werden.
Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Veröffentlichte Workflows können für Projekte verwendet werden.
Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

Zuordnen des Workflows zu Projekten

Konzeptprojekt-Workflows sind automatisch für alle Ihre Konzeptprojekte verfügbar.

Konfigurieren Sie einen Konzeptprojekt-Workflow für Ihr Projekt

Navigieren Sie zum Konzeptprojekt- Administration -Tool.
Click Workflow.
Klicken Sie neben dem Workflow auf Konfigurieren.
Weisen Sie einen Workflow-Manager zu, indem Sie einen ProjektBenutzer aus der Dropdown-Liste auswählen.
Optional: Klicken Sie auf einen beliebigen Schritt, um weitere Konfigurationen für den Workflow vorzunehmen.
Klicken Sie auf Speichern.
Markieren Sie den 'konfigurierten' Standard-W orkflow , der auf dem Projekt ausgeführt werden soll.

Starten des Konzeptprojekt-Workflows

Navigieren Sie zur Projektüberblickdes Projekts.
Klicken Sie auf Workflow starten.

Hintergrund

Wichtige Hinweise

Schritte

Erstellen einer Workflow-Vorlage

Hinzufügen eines Workflows

Hinweis

Aktualisieren des ersten Schritts im Workflow

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow

Beauftragte hinzufügen

Tipp

Antworten hinzufügen

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow

Bedingte Anweisungen nach Tool

Hinzufügen eines Aktionsschritts zu einem Workflow

Workflow beenden

Webhook senden

Externe ERP-Daten synchronisieren

Speichern einer Workflow-Vorlage

Zuordnen des Workflows zu Projekten

Konfigurieren Sie einen Konzeptprojekt-Workflow für Ihr Projekt

Starten des Konzeptprojekt-Workflows

Siehe auch