Wie kann man Projektrollen automatisch zu Workflow-Schritten zuweisen?

Was muss ich tun, wenn ich möchte, dass Workflow-Beauftragte automatisch über Projektrollen aktualisiert werden?

Rollen, die vor dieser Funktion vorhanden waren (die zuvor frei in den Workflow auf Unternehmensebene eingegeben wurden), werden jetzt als "benutzerdefinierte Rollen" bezeichnet. Um diese weiterhin zu verwenden, befolgen Sie Ihren typischen Schrittzuweisungsprozess.

Um jedoch die automatische Zuweisung zu aktivieren, bei der die Beauftragten für Workflow-Schritte direkt mit den Personen verknüpft sind, die über Projektrollen im Projektadressbuch zugewiesen wurden, wählen Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene die gewünschte Rolle aus dem Dropdown-Menü Projektrollen aus.

Wie trägt diese Funktion dazu bei, Unterbrechungen bei Änderungen am Workflow zu vermeiden?

Bei der Verwendung von automatisch zugewiesenen Projektrollen werden bei jedem neuen Schritt, der einem Workflow auf Unternehmensebene hinzugefügt wird, automatisch die richtigen Beauftragten auf Projektebene ohne manuelles Eingreifen berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass Workflows konsistent konfiguriert bleiben und nicht aufgrund fehlender Beauftragter unterbrochen oder ins Stocken geraten.

Wenn Sie noch benutzerdefinierte Rollen verwenden (frei eingegebene Bezeichnungen wie "Architekt" oder "PM"), müssen Sie den Workflow jedes Projekts jedes Mal manuell aktualisieren, wenn ein Schritt hinzugefügt oder geändert wird.

Was passiert, wenn ich einen Workflow mit Projektrollen konfiguriere und diese Rollen später aus dem Adressbuch entfernt werden oder die Berechtigungen zum Beantworten verlieren?

Abhängig von der Phase des Workflows können die folgenden Szenarien auftreten:

• Der Workflow wird blockiert.

• Die Workflow-Voreinstellung des Projekts ist als nicht konfiguriert markiert.

• Der betroffene Schritt ist überfällig, was eine Benachrichtigung an den Workflow-Manager auslöst.

Siehe Workflow-Zuweisungen: Leitfaden zur Fehlerbehebung.

Was passiert, wenn eine Projektrolle aus dem Unternehmensadmin-Tool gelöscht wird (z. B. die Rolle "Programmmanager")?

Projektvorgaben, die die gelöschte Projektrolle verwenden, werden nicht mehr konfiguriert. Alle laufenden Workflows, die derzeit der gelöschten Rolle zugewiesen sind, zeigen die Fehlermeldung " Zuweisung erforderlich: Zuweisen eines Benutzers oder einer Rolle" an. Außerdem wird der Schritt überfällig und der Workflow-Manager wird benachrichtigt.

Wenn ich die Person ändere, die einer bestimmten Projektrolle zugewiesen ist, was genau wird aktualisiert?

Sowohl die Workflow-Vorlage auf Projektebene als auch alle derzeit laufenden (aber noch nicht beantworteten) Workflow-Schritte werden automatisch aktualisiert, um diese Änderung widerzuspiegeln.

Was passiert, wenn ich die Rollenzuweisung auf Unternehmensebene ändere (z. B. von Architekt zu Projektmanager)?

Zukünftige Projekte, die diese Vorlage verwenden, werden die aktualisierte Zuweisung widerspiegeln. Vorhandene Projektvorlagen werden ebenfalls aktualisiert, einschließlich Workflow-Schritten, die in Bearbeitung sind, aber noch nicht stattgefunden haben.

Wenn jedoch ein Workflow-Schritt bereits zugewiesen ist (z. B. Architekt) und derzeit ausgeführt wird, bleibt die bestehende Schrittzuweisung unverändert. Sie müssen den Beauftragten für diesen Schritt bei Bedarf manuell aktualisieren.

Siehe Abschnitt "Beauftragte hinzufügen" unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.

Was passiert, wenn ich die Beauftragten, die mit Projektrollen (innerhalb des Adressbuchs) markiert sind, während eines laufenden Workflows aktualisiere?

Der aktuelle Workflow-Schritt wird automatisch aktualisiert, um die neu zugewiesenen Personen in der Projektrolle widerzuspiegeln.

Wenn ein neuer Benutzer einem Workflow-Schritt über Projektrollen zugewiesen wird, wird er dann sofort benachrichtigt?

Nein, der neu zugewiesene Benutzer wird nicht sofort benachrichtigt. Benachrichtigungen erfolgen, sobald der jeweilige Workflow-Schritt dem Benutzer aktiv zugewiesen ist.