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Procore

Warum werden die Einzelposten meines Änderungsauftrags auf der Rechnung meines Bauherren dupliziert?

Antwort

Wenn es den Anschein hat, dass die Einzelposten Ihres Änderungsauftrags auf einer Rechnung an Bauherren dupliziert werden, liegt dies normalerweise an den folgenden Umständen: 

  • Das Procore-Konto Ihres Unternehmens verwendet das ERP-Integrationstool. Siehe ERP-Integrationen.
  • Sie haben einen Primärvertrag, der mit einem integrierten ERP-System synchronisiert ist.
  • Der Primärvertrag hat den Status „Genehmigt“. Siehe  Genehmigen eines Primärvertrags.
  • Das Leistungsverzeichnis (LV) des Primärvertrags enthält einen Einzelposten mit einem ursprünglichen Betrag, der zwischenzeitlich durch ein Änderungsauftragsszenario geändert wurde (siehe Was sind die verschiedenen Änderungsauftragsstufen?):
    • Einstufige Änderungsaufträge. Sie haben einen Änderungsauftrag für den Primärvertrag (ÄAPV) erstellt und einen neuen Einzelposten für einen Änderungsauftrag hinzugefügt, um den tatsächlichen Betrag des ursprünglichen Primärvertrags darzustellen. Siehe Erstellen eines Änderungsauftrags für Primärvertrag (ÄAPV).
      ODER
    • Zweistufige Änderungsaufträge. Sie haben einen potenziellen Änderungsauftrag für einen Primärvertrag (PÄAHV) erstellt und einen neuen Einzelposten hinzugefügt, um den potenziellen Betrag des ursprünglichen Primärvertrags darzustellen. Siehe Erstellen eines potenziellen Änderungsauftrags (PÄA).
  • Sie haben sich entschieden, einen neuen Einzelposten für eine Änderung mit einem neuen Einzelposten im LV des Primärvertrags zu verknüpfen.

Allgemeine Fragen

Mehr Informationen darüber, warum Einzelposten für Änderungsaufträge dupliziert erscheinen, erhalten Sie in den folgenden Fragen und Antworten:

Warum befinden sich auf der Rechnung an Bauherren zwei Einzelposten für Änderungsaufträge?

Wenn Ihr Primärvertrag mit einem integrierten ERP-System synchronisiert wird und Sie einen neuen LV-Einzelposten in einem Änderungsauftrag erstellen, erfordert das ERP-System die Erstellung von zwei (2) Einzelposten in Procore:

  • Ein Einzelposten auf der LV Registerkarte des Primärvertrags, damit Daten an den ursprünglichen Einzelposten des Primärvertrags weitergegeben werden können. Die Vertragssumme wird mit 0 $ aufgeführt, um dem ERP-System anzuzeigen, dass die ursprüngliche Vertragssumme für Posten 0 $ beträgt.
  • Ein Einzelposten auf der LV Registerkarte des Änderungsauftrags, damit Daten an einen neuen Einzelposten des Primärvertrags weitergegeben werden können, die den tatsächlichen Betrag im Feld für genehmigte Änderungen widerspiegelt. Dadurch wird gewährleistet, dass der Ist-Betrag über einen neuen Einzelposten des Vertrags im integrierten ERP-System korrekt dem entsprechenden Kostenschlüssel zugeordnet wird. 
Beispiel

Nehmen wir in diesem Beispiel an, dass wir einen Änderungsauftrag für einen Primärvertrag für ein ERP-synchronisiertes Procore-Projekt erstellt haben.

So sieht das in der Änderung aus

Die Einzelposten des Änderungsauftrags für einen Primärvertrag finden wir unter der entsprechenden Änderung. In diesem Fall gibt es zwei Posten, die sich auf diese Änderung beziehen.

So sieht das im Primärvertrag aus

Im Leistungsverzeichnis des Primärvertrags muss ein neuer Einzelposten erstellt werden, der mit dem integrierten ERP-System synchronisiert werden soll, sodass der erste Posten der Änderung mit einem Betrag von 0 $ dupliziert wird, um darzustellen, dass dieser zu dem Zeitpunkt, als der Primärvertrag vereinbart wurde, einem Wert von 0 $ entsprach.


So sieht das auf der Rechnung an den Bauherren aus

Da sowohl das Leistungsverzeichnis des Primärvertrags als auch das Leistungsverzeichnis des Änderungsauftrags in der Rechnung von Procore enthalten sind, erscheinen Einzelposten aus beiden Quellen auf der Rechnung an den Bauherren:

  • Zeile 7 unten. Der Einzelposten in Höhe von 0 $ spiegelt den Einzelposten im LV des Primärvertrags wider. 
  • Zeile 8-9 unten. Die Einzelposten in Höhe von 1.500,00 $ und 5.000 $ spiegeln den tatsächlichen Betrag des Einzelpostens im Änderungsauftrag wider.  

Beim Erstellen einer Rechnung entscheiden sich die meisten Benutzer dafür, den Einzelposten in Höhe von 0 $ im Primärvertrag zu ignorieren. Sie legen ihren Projektbenutzern auch nahe, den tatsächlichen Betrag für den Einzelposten im Änderungsauftrag abzurechnen.  

Kann ich den Einzelposten in Höhe von 0 $ ausblenden, damit er nicht auf der Rechnung an den Bauherren erscheint?

Nein. Derzeit bietet Procore keine ERP-synchronisierten Projekte mit einer Funktion zum Ausblenden eines Einzelposten in Höhe von 0 $ einer Rechnung an einen Bauherren an. Der Einzelposten in Höhe von 0 $ wird sowohl auf der Registerkarte ‚Details‘ als auch auf der Registerkarte ‚Konfigurierbare PDF‘ auf der Rechnung angezeigt.

Kann man das Anzeigen von Einzelposten in Höhe von 0 $ auf einer Rechnung umgehen?

Sie können den Einzelposten in Höhe von 0 $ in der Registerkarte ‚Details‘ zwar nicht ausblenden, aber Sie können die folgenden Schritte ausführen, um Gruppen zu erstellen, die die doppelten Einzelposten der Änderungsaufträge mit ihrem zugehörigen ÄAPV konsolidieren, indem Sie sie derselben Rechnungsgruppe und demselben Rechnungscode zuweisen.

  1. Navigieren Sie zum Primärvertrag-Tool des Projekts. 
  2. Suchen Sie den Primärvertrag, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf Anzeigen.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
  4. Suchen Sie in der Liste die Rechnung, die Sie anpassen möchten. Klicken Sie dann auf Anzeigen
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfigurierbare PDF
  6. Klicken Sie auf das Feld Gruppe hinzufügen. Wählen Sie dann Gruppe erstellen
  7. Klicken Sie auf Rechnungsgruppe hinzufügen und geben Sie einen benutzerdefinierten Gruppennamen ein. Zum Beispiel: Kategorie
  8. Klicken Sie auf Rechnungscode hinzufügen und geben Sie für jeden ÄAPV einen Code ein. Zum Beispiel: ÄAPV 01, ÄAPV 02 und so weiter…
  9. Schließen Sie das Fenster „Benutzerdefinierte Gruppe“ und kehren Sie zur Seite „Konfigurierbare PDF“ zurück.
  10. Klicken Sie erneut auf das Feld Gruppe hinzufügen und wählen Sie die zuvor erstellte benutzerdefinierte Gruppe aus.
  11. Wählen Sie in den Dropdown-Menüs neben den Einzelposten die entsprechende Kategorie aus. Die ursprünglichen LV-Posten werden im folgenden Beispiel nicht angegeben, können jedoch bei Bedarf zu einem eigenen Rechnungscode oder einer eigenen Gruppe zusammengefasst werden.

Sobald eine Rechnungsgruppe ausgewählt und/oder einem Einzelposten ein Rechnungscode zugewiesen wurde, merkt sich Procore diese Auswahl und überträgt sie auf die nächste Rechnung. Es müssen nicht jedes Mal Rechnungsgruppen und Rechnungscodes zugewiesen werden. Sie müssen diese Aufgabe nur für neu hinzugefügte Einzelposten auf der Rechnung (z. B. ÄAPV) erneut ausführen.

Hinweis: Jede erstellte benutzerdefinierte Gruppe fügt der Rechnungsanzeige „Konfigurierbare PDF“ eine Spalte hinzu.  Spalten können nicht ausgeblendet oder bearbeitet werden.