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Procore

Was sind Bewährte Methoden für die Verwendung mehrerer (gestufter) Budget-Uploads?

Antwort

Im Folgenden finden Sie Dinge, die Sie bei der Verwendung mehrerer Budget-Uploads in einem Projekt beachten sollten.

  1. Berechtigung überprüfen: Überlegen Sie, wer das Budget freischalten kann. Möchten Sie, dass Ihre Budget-Administration-Benutzer (in der Regel Projektmanager) das Budget jederzeit freischalten können, auch bei Budgetänderungen? Wenn nicht, können Sie diesen Benutzern Standardberechtigungsstufen mit allen granularen Berechtigungen erteilen, sodass nur bestimmte Benutzer (z. B. Unternehmensadmins) das Budget freischalten können.
    • Option 1: Sie können den Benutzern, die in der Lage sein sollen, das Budget freizuschalten, „Admin“-Berechtigungen für das Budget erteilen und anderen Benutzern „Standard“-Berechtigungen für das Budget mit den entsprechenden granularen Berechtigungen gewähren, die es ihnen ermöglichen, eine Budget-CSV zu importieren, Original-Budgetbeträge zu erstellen und zu bearbeiten, Budgeteinzelposten zu löschen, ein Budget zu sperren sowie ein Budget an ein ERP zu senden und von einem ERP abzurufen.
    • Option 2: Erlauben Sie Projektmanagern, das Budget freizugeben, indem Sie ihnen Berechtigungen auf „Administration“-Ebene für das Budget erteilen.
  2. Ein Budget importieren
    • Option 1: Importieren Sie ein Budget aus einer CSV-Datei. Siehe Eine Budget-CSV importieren.
    • Option 2 (nur ERP): Importieren Sie es aus einem ERP-System.
  3. Budget sperren 
  4. Wenn Sie für das Budget der nächsten Phase bereit sind, schalten Sie das Budget frei. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Budget freischalten. (Budget: Ein Budget mit Budgetänderungen freischalten)
  5. Erstellen Sie einen Budget-Schnappschuss, bevor Sie Aktualisierungen vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Budget-Schnappschusses.
    • Beim erneuten Importieren aus CSV: Sie werden aufgefordert, einen Schnappschuss zu erstellen.
    • Wenn Sie Einzelposten manuell hinzufügen, ursprüngliche Budgetbeträge inline bearbeiten oder erneut einen Import aus einem ERP-System vornehmen, werden Sie nicht aufgefordert, einen Budget-Schnappschuss zu erstellen, dies wird jedoch dennoch empfohlen. 
    • Es wird empfohlen, den Schnappschuss nach der Budgetphase zu benennen (z. B.: GMP Phase 1). Nachdem Sie einen Schnappschuss erstellt haben, werden durch Anklicken der 3 Ellipsen neben dem ursprünglichen Budget der Schnappschuss-Verlauf (Name und Betrag des Schnappschusses) und der aktuelle Wert des ursprünglichen Budgetbetrags angezeigt. 
  6. Nachdem Sie einen Schnappschuss erstellt haben, aktualisieren Sie das Budget:
    • Option 1: Importieren Sie das Budget erneut aus der CSV (siehe Eine Budget-CSV importieren). Für bestehende Budgeteinzelposten werden die aktuellen ursprünglichen Budgetbeträge in der heruntergeladenen CSV-Vorlage angezeigt. Wenn die Beträge gleich bleiben, behalten Sie diese Beträge in der CSV-Datei. Wenn die Beträge aktualisiert/angepasst werden müssen, überschreiben Sie den vorhandenen Betrag in der CSV-Datei mit dem neuen Betrag. Für neue Budgeteinzelposten fügen Sie die Kostenart und den Betrag in der CSV-Datei hinzu.
    • Option 2: Fügen Sie Einzelposten manuell hinzu oder bearbeiten Sie die ursprünglichen Budgetbeträge inline. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Budgeteinzelpostens.
    • Option 3 (nur ERP): Importieren Sie das Budget erneut aus dem ERP-System.
  7. Budget sperren
  8. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 nach Bedarf für jede Phase des Budgets.

Siehe auch

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