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Procore

Was sind Bewährte Methoden für die Verwendung mehrerer (gestufter) Budget-Uploads?

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Hintergrund

Wenn Sie ein Budget in einem neuen Procore-Projekt einrichten, hat Ihr Team zwei Möglichkeiten: Hinzufügen einer Budgeteinzelposition oder Importieren eines Budgets.Normalerweise beginnen die Benutzer ein Projekt, indem sie ihre Budgetdaten importieren. Dieses Budget wird dann bei Projektbeginn festgelegt. Einige Procore-Kunden laden neue Budgetdaten zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt hoch. 

Antwort

Im Folgenden finden Sie Dinge, die Sie bei der Verwendung mehrerer Budget-Uploads in einem Projekt beachten sollten.

Best Practice... Fragen, die man stellen sollte... Optionen...
Benutzerberechtigungen verwalten

Wer in Ihrem Team sollte die Erlaubnis haben, das Budget für ein Projekt freizugeben? 

Möchten Sie Ihren Projektmanagern die Möglichkeit geben, ein Budget jederzeit freizugeben? Auch nach der Erstellung von Budgetanpassungen und Modifikationen? 
Option 1: Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Benutzer

Nur bestimmten Benutzern erlauben, ein Budget zu entsperren
Um zu verhindern, dass Benutzer Ihr Budget entsperren, legen Sie fest, wer diese Aufgabe ausführen darf, und weisen Sie diesen Procore-Benutzern Admin-Berechtigungen für das Budget-Tool zu. 

Definieren, welche Benutzer Ihr Budget aktualisieren können
Sie können Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Schreibgeschützt“ oder „Standard“ für das Budget-Tool detaillierte Berechtigungen zuweisen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, bestimmte Aufgaben durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein bestimmter Benutzer ein Budget importiert und Originalbudgetbeträge erstellt/bearbeitet, können Sie diesem Benutzer die Berechtigungen der Stufe „Standard“ und die granularen Berechtigungen „Budget aus Datei importieren“ und „Originalbudgetbetrag erstellen und bearbeiten“ gewähren. Weitere Informationen über Ihre Berechtigungsoptionen finden Sie unter Budget: Genehmigungen. 

Option 2: Erlauben Sie Ihren Projektmanagern, ein Budget freizugeben

Geben Sie allen Projektmanagern die Berechtigung der Stufe „Admin“ für das Budgettool. 
Ein Budget importieren

Importieren Sie ein Budget aus einer CSV-Datei? 

Importieren Sie ein Budget aus einem integrierten ERP-System?
Option 1: Importieren eines Budgets aus einer CSV-Datei

Importieren Sie Ihr Budget aus einer CSV-Datei. Anweisungen finden Sie unter Importieren einer Budget-CSV.

Option 2: Budgetdaten mit Procore synchronisieren + ERP-Integrationen 
Je nach dem integrierten ERP-System in Ihrer Umgebung können Sie die Daten in Ihrem integrierten ERP-System mit Procore synchronisieren. Oder Sie können die Daten in Procore mit Ihrem integrierten ERP-System synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter ERP-Integrationen.
Ein Budget sperren Sind Sie bereit, Ihr Budget zu sperren?

Anweisungen finden Sie unter Budget sperren.

Wenn das Projekt in ERP integriert ist und Option 1 aus Schritt 2 verwendet wurde, synchronisieren Sie es mit ERP.  Siehe Senden eines Budgets an ERP-Integrationen zur Rechnungslegungsabnahme.
Ein Budget freischalten

Sind Sie bereit, Ihr Budget für die nächste Phase Ihres Projekts zu importieren? 

Hat Ihr Team Budgetänderungen vorgenommen? 

Hat Ihr Benutzerkonto die Berechtigung, ein Budget freizugeben?

Wie Sie ein Budget entsperren können, erfahren Sie unter Budget entsperren. 

Wie Sie ein Budget nach der Erstellung von Budgetänderungen entsperren können, erfahren Sie unter Entsperren eines Budgets mit Budgetänderungen.
Momentaufnahmemachen

Möchten Sie einen Überblick über Ihr Budget behalten, das sich im Laufe der Zeit verändert? 

Möchten Sie am Ende jeder Phase eine Momentaufnahme Ihres Budgets machen?

Erstellen Sie einen Budget-Schnappschuss, bevor Sie Aktualisierungen vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Budget-Schnappschusses.

Wenn Sie ein Budget aus einer CSV-Datei importieren, fordert Procore Sie auf, einen Schnappschuss zu machen, bevor Sie mit dem Import fortfahren. 

Wenn Sie manuell Budgeteinzelpositionen hinzugefügt, den ursprünglichen Budgetbetrag inline bearbeitet oder ein Budget von Ihrem integrierten ERP-System mit Procore synchronisiert haben, werden Sie nicht automatisch aufgefordert, eine Momentaufnahme zu machen. Regelmäßige Momentaufnahmen sind jedoch immer eine gute Praxis. 

Benennen Sie die Momentaufnahme unbedingt nach der Phase des Budgets. Zum Beispiel GMP Phase 1, GMP Phase 2 und so weiter. Wenn Sie nach der Erstellung einer Momentaufnahme auf die vertikalen Ellipsen neben dem Originalbudget klicken, wird die Snapshot-Historie angezeigt
Das Budget aktualisieren

Haben Sie daran gedacht, eine Momentaufnahme zum Budget zu erstellen?

Sind Sie bereit, Ihr Budget zu aktualisieren?

Option 1: Budget aus CSV erneut importieren

Siehe Importieren einer Budget-CSV. Für bestehende Budgeteinzelpositionen werden die aktuellen Originalbudgetbeträge in der heruntergeladenen CSV-Vorlage angezeigt. Wenn die Beträge gleich bleiben, behalten Sie diese Beträge in der CSV-Datei. Wenn die Beträge aktualisiert/angepasst werden müssen, überschreiben Sie den vorhandenen Betrag in der CSV-Datei mit dem neuen Betrag. Für neue Budgeteinzelpositionen fügen Sie die Kostenart und den Betrag in der CSV-Datei hinzu. 

Option 2: Manuelles Hinzufügen von Einzelpositionen oder Inline-Bearbeitung von Original-Budgetbeträgen

Sie können die „Original-Budgetbeträge“ inline bearbeiten oder manuell Einzelpositionen zu Ihrem Budget hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Budgetposition.

Option 3: Budgetdaten mit Procore synchronisieren + ERP-Integrationen 

Synchronisieren Sie das Budget in Ihrem integrierten ERP-System mit Ihrem Projektbudget in Procore. Siehe ERP-Integrationen.