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Einführung der Procore-Leitfäden mit bewährten Praktiken für das Einreichungen-Tool des ProjektsIn diesen Leitfäden finden Sie unsere allgemeinen Empfehlungen, wie Sie die Funktionen von Procore in vollem Umfang nutzen und die Erkenntnisse und die Produktivität Ihres Unternehmens maximieren können. Diese Leitfäden mit bewährten Praktiken sollen die Vorteile der Implementierung bestimmter Funktionen erläutern und werden durch Support Center-Tutorials ergänzt, die Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Durchführung der entsprechenden Aktionen enthalten. Die Empfehlungen in diesen Leitfäden sind zwar allgemein gehalten und entsprechen möglicherweise nicht genau den bestehenden Prozessen in Ihrem Unternehmen, aber wir empfehlen Ihnen, einen Blick darauf zu werfen und zu sehen, welche Vorschläge Sie übernehmen können |
Bevor Ihr Team mit der Erstellung von Anträgen beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle Konfigurationen auf Unternehmensebene vorhanden sind. So lassen sich spätere Probleme und Nacharbeiten vermeiden. Sind Sie bereit?
Sie sollten diese Konfigurationen jetzt festlegen, um die von Ihren Projektteams eingegebenen Daten von Anfang an zu standardisieren. Dies erspart es Ihnen, bestehende Einreichungen zu bearbeiten, um fehlende Informationen nachträglich zu ändern oder zu ergänzen. Obwohl Sie Einreichungen in großen Mengen bearbeiten können, können Sie nur bestimmte Felder in einem einzelnen Projekt in großen Mengen bearbeiten.
Mit dem Einreichungen-Tool von Procore können Sie jede Art von Dokument weiterleiten, das eine Genehmigung workflow für Ihr Projekt erfordern könnte. Mit Einreichungstypen können Sie diese Dokumente organisieren, indem Sie separate Kategorien von Einreichungen erstellen. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen. Ihre Projektteam können die Einreichungen nach ihrer Art filtern und auswerten, um die benötigten Daten leicht zu finden.
Wir empfehlen Ihnen, zusätzliche Typen für Ihre Projektteams zu erstellen. Hier sind einige beliebte Typen, die wir empfehlen:
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Mit benutzerdefinierten Einreichungstypen können Sie Ihre Einreichungen effizienter organisieren. Sie sollten benutzerdefinierte Einreichungstypen zu Beginn Ihres Projekts erstellen, damit Ihr Projektteam sie verwenden kann, sobald es mit der Erstellung von Einreichungen beginnt. Es empfiehlt sich, je nach Bedarf für jeden Typ separate Einreichungen zu erstellen, anstatt Einreichungen unter einem Typ zusammenzufassen, der nicht für alle Posten gilt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die Anforderungen für die Einreichung des Projekts erfüllen, und Ihren Projektteams das schnelle Auffinden spezifischer Einreichungsinformationen erleichtern.
Mit benutzerdefinierten Einreichungstypen können Sie die Kategorien und Benennungskonventionen entsprechend den Präferenzen Ihres Unternehmens festlegen. Da verschiedene Entwicklungsteams möglicherweise unterschiedliche Terminologien verwenden, empfehlen wir, diese frühzeitig festzulegen, damit Sie nicht mehrere Versionen von „Produktinformation“ haben.
Wenn Sie planen, den Einreichungen-Builder zu verwenden, um Ihr Einreichungsregister aus Spezifikationen zu erstellen, wird der Einreichungstyp nur dann automatisch ausgefüllt, wenn es eine exakte Übereinstimmung für den Typ in Ihrem Procore-Konto gibt. Plurale werden als exakte Übereinstimmung betrachtet. Zum Beispiel passt „Werkstattplan“ zu „Werkstattpläne“. Wenn keine exakte Übereinstimmung gefunden wird, wählt der Einreichungen-Builder „Andere“ als Einreichungstyp aus. Wenn Sie benutzerdefinierte Einreichungstypen nach der Verwendung des Einreichungen-Builders hinzufügen, müssen Sie alle vorhandenen Einreichungen manuell mit den neuen Typen aktualisieren, falls erforderlich.
Siehe Bewährte Praktiken: Einreichungen-Builder für weitere Überlegungen und Empfehlungen.
Procore bietet 3 Standard-Status für Einreichungen: Offen, Abgeschlossen und Entwurf. Sie könnten jedoch weitere Status hinzufügen, um genau zu zeigen, wo sich eine Einreichung in ihrem Einreichungs- und Genehmigungsprozess befindet.
Eine „offene“ Einreichung kann Folgendes sein:
Eine „geschlossene“ Einreichung kann Folgendes sein:
Wir empfehlen, benutzerdefinierte Einreichungsstatus hinzuzufügen, die zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen passen. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungs-Protokollstatus erstellen. Hier sind einige allgemeine Empfehlungen:
Sie sollten zu Beginn eines Projekts benutzerdefinierte Einreichungsstatus hinzufügen, damit die Optionen für die Projektteams sofort zur Verfügung stehen. Anhand klarer Statusangaben können Teams erkennen, ob eine Einreichung Gefahr läuft, sich zu verzögern, und feststellen, ob es sich um die aktuellste und genehmigte Version handelt. Ohne benutzerdefinierte Status wie „Genehmigt / Keine Ausnahmen“ oder „Abgelehnt“ könnte es für Benutzer schwierig sein, die endgültige Version einer Einreichung zu finden, wenn alle Einreichungen den Status „Abgeschlossen“ haben.
Verwenden Sie konfigurierbare Feldsätze, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam nur die Felder sieht und ausfüllt, die für die Prozesse Ihres Unternehmens relevant sind. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.
Sie sollten den Feldsatz für die Einreichungen Ihres Projekts zu Beginn des Projekts definieren, um den Einreichungsprozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Ihre Teams von Anfang an die richtigen Informationen in Procore eingeben, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Dies erhöht die Akzeptanz von Procore und verringert die Notwendigkeit, Einreichungen später manuell zu bearbeiten. Obwohl Sie mehr als eine Einreichung gleichzeitig bearbeiten können, können Sie nur bestimmte Felder in einem einzelnen Projekt massenweise bearbeiten.
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihren Teams, unternehmens- und/oder projektspezifische Daten zu erfassen. Siehe Neue benutzerdefinierte Felder erstellen.
Ähnlich wie bei Feldsätzen hilft die Definition benutzerdefinierter Felder zu Beginn eines Projekts sicherzustellen, dass die Projektteams die für Ihre Geschäftsprozesse wichtigen Daten erfassen. Obwohl benutzerdefinierte Felder zu jedem Zeitpunkt während eines Projekts hinzugefügt werden können, unterstützt Procore nicht das Hinzufügen von Daten zu benutzerdefinierten Feldern in großen Mengen für bestehende Einreichungen.
Benutzerdefinierte Felder
Um das Einreichungen-Tool optimal nutzen zu können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Konfigurationen auf Projektebene haben, bevor Sie Einreichungen erstellen. In diesem Artikel werden die bewährte Praktiken für die bemerkenswertesten Einstellungen erläutert. Bist du so weit?
Die Aktivierung bestimmter Konfigurationen bietet zusätzliche Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Einreichungen so effizient wie möglich verarbeitet werden.
Diese Einstellung ermöglicht die Option, der Einreichungsnummer und der Revision den verknüpften Spezifikationsabschnitt voranzustellen. Wenn z. B. ein Spezifikationsabschnitt #03 30 00 im Feld Spezifikationsabschnitt einer Einreichung angegeben ist, werden die Einreichungsnummer (z. B. #007) und die Revisionsnummer (z. B. #01) als #03 30 00-007.01 formatiert, wenn die Einstellung aktiviert ist. Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, werden die Einreichungsnummer und die Revisionsnummer als #007.01 formatiert.
Außerdem werden die Einreichungen in jedem Spezifikationsabschnitt fortlaufend und unabhängig von den Einreichungen in einem anderen Spezifikationsabschnitt nummeriert, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Zum Beispiel:
Nachdem diese Einstellung aktiviert und Einreichungen erstellt wurden, wird nicht empfohlen, die Einstellung zu deaktivieren. Andernfalls wird es wahrscheinlich zu doppelten Einreichungsnummern kommen.
Dynamische Fälligkeitstermine sind eine optionale, aber empfohlene Konfiguration, die die Dauer von Workflow-Schritten anstelle von festen Fälligkeitsterminen definiert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Workflow-Schritt und jede Rolle einen vertraglich festgelegten Zeitrahmen hat, um jeden Einreichungspunkt zu prüfen und darauf zu reagieren. Wenn die Workflow-Schritte abgeschlossen sind, wird das Fälligkeitsdatum des nächsten Schritts automatisch vorwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) oder rückwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) angepasst, um immer die definierten Zeiträume einzuhalten. Überfälligkeitsregeln gelten weiterhin, wenn die Workflow-Schritte nicht bis zum Fälligkeitsdatum reagieren. Siehe Was sind dynamische Fälligkeitstermine für Genehmiger?
Die Berechnung des Einreichungszeitplans ist eine optionale, aber dringend empfohlene Funktion, die relevante Meilensteindaten für eine Einreichungsposition anzeigt. Diese Felder bestehen aus Folgendem:
Diese Felder unterstützen die Möglichkeit, geplante Fälligkeitstermine für jedes Mitglied des Workflow-Prozesses auf der Grundlage bestimmter erforderlicher Vor-Ort-Termine, Vorlaufzeiten und zugewiesener Überprüfungszeiten zurückzuberechnen. Diese Einstellung erleichtert es, über den Fortschritt einer Einreichung zu berichten, um festzustellen, ob sie auf dem richtigen Weg ist.
Wenn die Option "Berechnungen des Einreichungszeitplans" aktiviert ist:
Die Anzeige dieser Informationen ermöglicht es Ihnen, diese wichtigen Daten bei der Erstellung Ihres Workflows hinzuzufügen und darauf zu verweisen, um sicherzustellen, dass Ihre Einreichung bis zum erforderlichen Vor-Ort-Datum genehmigt wird. Siehe Berechnungen für den Einreichungszeitplan aktivieren und Berechnungen für den Einreichungszeitplan einrichten.
Diese Einstellung wird dringend empfohlen. Wenn diese Option aktiviert ist, leiten die Einreichungsantworten eines workflow Genehmigers von einem Genehmiger die Zuständigkeit automatisch an den Einreichungs-Manager weiter, um den nächsten Schritt zu bestimmen.
Diese Einstellung vereinfacht Arbeitsabläufe und vermeidet unnötige Überarbeitungen. Bei Interaktionen zwischen dem Einreicher und dem Genehmigenden bietet es dem Einreichungs-Manager die Möglichkeit, eine fehlerhafte Einreichung des Einreichers zu beheben, bevor er zum nächsten Genehmiger übergehen kann.
Bei Workflows mit mehreren Genehmigerschritten entfällt die Notwendigkeit, zwischen den Genehmigerschritten einen zusätzlichen Schritt für den Einreichungs-Manager einzufügen, um sicherzustellen, dass eine "Ablehnen"- oder "Überarbeiten und erneut einreichen"-Antwort nicht zum nächsten Schritt übergeht.
Diese Einstellungen legen fest, welche Einreichungsrollen bei E-Mail-Benachrichtigungen, die sich aus einer bestimmten Einreichungsaktion ergeben, kopiert werden. Diese Benachrichtigungen können nach Bedarf konfiguriert werden, um die Anzahl der gesendeten Benachrichtigungen zu ändern. Siehe Wer erhält eine E-Mail, wenn eine Einreichung erstellt oder aktualisiert wird?
Diese Rollen identifizieren die spezifischen Aktionen, die der Beauftragte für einen Einreichungsposten benötigt. Zu den Rollen und ihren spezifischen Aktionen gehören:
Unter Einreichungen - Workflow-Diagramme sehen Sie, wie diese Rollen im Lebenszyklus einer Einreichung zusammenarbeiten.
Mit diesen Einstellungen können Sie die Antworten anpassen, die von Prüfern und Genehmigenden verwendet werden können. Sie können beispielsweise "Geprüft" anstelle von "Genehmigt" als bevorzugte Antwort für Ihr Projekt hinzufügen. Einreichungsadministratoren können bis zu 12 benutzerdefinierte Antworten für jede Standardantwort erstellen, mit Ausnahme von "Ausstehend" und "Eingereicht", die jeweils eine benutzerdefinierte Antwort zulassen. Benutzerdefinierte Antworten können nicht gelöscht werden, wenn sie für eine Einreichung verwendet werden. Sie können bearbeitet werden, aber beachten Sie, dass die bearbeitete Antwort die vorherige Antwort an allen Stellen ersetzt, an denen die vorherige Antwort verwendet wurde. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungsantworten verwalten.
Im Laufe eines Projekts verwenden die Teams immer wieder denselben Workflow für mehrere Einreichungen. Teams müssen in der Lage sein, diese Workflows als Vorlagen zu definieren und bei Bedarf anzuwenden, anstatt denselben Workflow für mehrere Einreichungen manuell neu erstellen zu müssen. Wenn ein Projektingenieur den gleichen Workflow für 10 verschiedene Elemente erstellt, ist das eine Menge zusätzlicher Zeitaufwand für die Durchführung einer sich wiederholenden Aktion. Mit dieser Funktion können Vorlagen erstellt und bei Bedarf wiederverwendet werden.
Das Erstellen von Workflow-Vorlagen spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass die erforderlichen Teams die Einreichungselemente in der richtigen Reihenfolge prüfen. Siehe Vorlagen für den Einreichungs-Workflow verwalten.
Nachdem die Einreichungskonfigurationen für Ihr Projekt festgelegt sind, können Sie mit der Erstellung von Einreichungen beginnen. Die schnellsten Methoden zum Erstellen eines Einreichungsregisters sind die Verwendung des Procore Submittal Builder oder der Einreichungsimporte. Weitere Informationen und Empfehlungen für die Verwendung dieser Methoden finden Sie unter Bewährte Praktiken: Einreichungen-Builder und Bewährte Praktiken: Einreichungsimporte .
Einreichungsimporte sind die effizienteste Methode, um in großen Mengen ein Einreichungsregister mit detaillierten Daten für die Einreichungen und Pakete Ihres Projekts zu erstellen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die Best Practices, die Ihnen helfen, die Effizienz bei der Verwendung von Einreichungsimporten zu maximieren. Bist du so weit?
Sie können den Einreichungsposten zum Zeitpunkt der Erstellung viele Details hinzufügen, indem Sie eine XLSX- oder CSV-Tabelle und die Anwendung Procore Imports verwenden. Das Duplizieren von Daten über mehrere Elemente hinweg ist in einer Tabelle viel effizienter als das Hinzufügen der Daten einzeln für jedes Einreichungselement.
Laden Sie zunächst die Vorlage für den Import von Einreichungen direkt aus der Procore Imports-App oder von unserer Support-Seite hier herunter: Laden Sie die Vorlage für den Import von Einreichungen herunter.
Weitere Informationen finden Sie unter Einreichungen für den Import in die Procore Imports App vorbereiten.
Procores Einreichungsimporte und der Einreichungen-Builder sind die beiden effizientesten Methoden zur Erstellung eines Einreichungsregisters, aber sie sollten nicht zusammen verwendet werden. Die folgenden Listen zeigen die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen, damit Sie feststellen können, welche die beste Wahl für Ihre Projekte ist.
EinreichungstoolVorteile
Nachteile
Ziehen Sie die Verwendung in Betracht, wenn:
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Einreichungs-ImporteVorteile
Nachteile
Ziehen Sie die Verwendung in Betracht, wenn:
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Nachdem Ihr Einreichungsregister aus dem Import erstellt wurde, empfehlen wir Ihnen, die Funktion "Einreichungspakete" von Procore zu verwenden, um einen Workflow für mehrere Einreichungspositionen zu initiieren. Siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung.
Alternativ kann die Massenaktionsfunktion von Procore über die Listenansicht einen Workflow zu mehreren Einreichungselementen hinzufügen. Siehe Bewährte Praktiken: Projektkonfigurationen für die Einreichung.
Der Einreichungen-Builder von Procore ist wahrscheinlich eine der schnellsten Methoden, um ein Einreichungsregister zu erstellen, wenn Ihr Projekt über ein veröffentlichtes Lastenheft verfügt. Der Einreichungen-Builder kann Einreichungen basierend auf bestimmten Formatierungen in einer Baubeschreibung finden und ein grundlegendes Einreichungsregister erstellen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Best Practices, die Ihnen helfen, die Effizienz bei der Verwendung des Einreichungen-Builders zu maximieren. Bist du so weit?
Die Erstellung eines Einreichungsregisters zu Beginn eines Projekts hilft zu verhindern, dass wichtige Einreichungen vergessen werden. Was manuell Wochen dauern würde, kann mit dem Einreichungen-Builder in wesentlich kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand erledigt werden.
Der Einreichungen-Builder sucht nach bestimmten Komponenten, wenn er eine Baubeschreibung verarbeitet. Wenn diese Komponenten fehlen, werden nur wenige oder gar keine Einreichungs-Positionen erkannt. Bitte lesen Sie die nachstehenden Informationen und überprüfen Sie Ihre Baubeschreibung, um sicherzustellen, dass diese Regeln befolgt werden:
Hier ist ein Beispiel für eine optimale Formatierung:
Klicken Sie auf hier, um eine Microsoft Word-Vorlage mit Spezifikationen herunterzuladen, die für die Verwendung des Einreichungen-Builders optimiert ist.
Da Sie den Einreichungs-Builder nur einmal für jede Spezifikationsabschnittsrevision eines Projekts ausführen können, ist es ein wichtiger erster Schritt, sicherzustellen, dass die Baubeschreibung optimal formatiert ist, damit das System alle möglichen Einreichungen erfassen kann. Andernfalls müssen Sie möglicherweise Folgendes tun:
Bevor Sie Einreichungen im Prüfprozess des Einreichungen-Builders bestätigen, sollten Sie wissen, wie Sie die Einreichungen Ihres Projekts in Procore organisieren möchten. Zum besseren Verständnis der Organisation von Einreichungen in Procore siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung.
Der Einreichungen-Builder erstellt Einreichungs-Positionen mit den folgenden vom Benutzer bestätigten Feldern:
Der Einreichungen-Builder erstellt Einreichungs-Positionen mit den folgenden, vom System vorausgefüllten Feldern:
Nachdem Ihr Einreichungsregister mit den oben genannten Feldern erstellt wurde, gibt es noch viele weitere Felder, die für zusätzlichen Kontext aktualisiert werden sollten. Um diese verbleibenden Informationen zu Ihren Einreichungen hinzuzufügen, empfehlen wir die Verwendung von Procores Funktion für Massenaktionen zur Bearbeitung mehrerer Einreichungs-Positionen innerhalb von Paketen. Siehe Massenbearbeitung von Einreichungen in einem Paket. Die Funktion für Massenaktionen in Procore kann auch verwendet werden, um mehrere Einreichungs-Positionen außerhalb von Paketen zu bearbeiten. Siehe Massenaktionen verwenden > Bearbeiten im Einreichungen-Tool.
Wenn Sie sich schon vor der Erstellung und Versendung der Einreichungen darüber im Klaren sind, wie Sie diese im Rahmen Ihres Projekts organisieren wollen, werden Sie später viel weniger Probleme haben. Überlegen Sie nicht nur, was für Ihre Designteams am besten geeignet ist, sondern berücksichtigen Sie auch Ihre Außendienstteams. Oft werden die Außendienstteams in dieser Phase nicht ausreichend berücksichtigt, was dazu führen kann, dass sie später Schwierigkeiten haben, genehmigte Dokumente zu finden. Außerdem ist es sehr viel schwieriger, die Organisationspläne für die Einreichung zu ändern, nachdem bereits einige Einreichungen zur Genehmigung eingereicht wurden, da die Nummerierung der Einreichungen zwischen Ihnen und Ihren Designteams möglicherweise nicht übereinstimmt.
Als Einreichung gilt in der Regel jedes Dokument, das der Auftragnehmer dem Designteam vorlegt, um eine Genehmigung für die Verwendung in einem Projekt zu erhalten (Ausrüstung, Materialien usw.). In der Regel stellen sich die meisten Baufachleute ein Einreichungspaket als eine einzige PDF-Datei vor, die ein Deckblatt und alle Einreichungs-Positionen enthält. Wenn ein solches Paket an das Designteam geschickt wird, kann es Kommentare zu den einzelnen Posten abgeben, gibt aber in der Regel eine einzige Antwort wie „Genehmigt“ oder „Überprüfen und erneut einreichen“ für das gesamte Paket. Wenn sich die Genehmigungen auf ein ganzes Paket beziehen, kann dies je nach dem Verfahren Ihres Unternehmens zur Überarbeitung der Einreichung zu Schwierigkeiten führen.
In der obigen Abbildung sehen Sie, dass das ursprüngliche Einreichungspaket teilweise genehmigt wurde, wobei die abgelehnten Punkte bei späteren Überarbeitungen genehmigt wurden. Dies ist die häufigste Überarbeitungsmethode, da sie in der Regel die schnellste ist. Wie in diesem Beispiel gezeigt, gibt es jedoch drei Versionen von genehmigten Dokumenten, die sich auf dasselbe Einreichungspaket beziehen. Dies zwingt die Außendienstteams dazu, Zeit damit zu verschwenden, mehrere Überarbeitungen von Einreichungen nach einer einzigen Angabe zu durchsuchen. Da die Posten nicht einzeln in einem Einreichungsregister aufgeführt sind, können sie auch leicht verloren gehen oder vergessen werden.
Dies ist nicht so üblich wie Option 1, aber aus Sicht der Dokumentenkontrolle ist dies die beste Methode. Diese Methode kann jedoch zu Verzögerungen bei bereits genehmigten Posten führen und dazu, dass Designteams Zeit mit fast doppelten Überprüfungen verschwenden. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich „genehmigte“ Posten zwischen den Revisionen ändern, da die Prüfer dazu neigen, den genehmigten Posten in den späteren Revisionen nicht mehr so viel Aufmerksamkeit zu schenken.
Ähnlich wie bei der vorigen Option können Posten, da sie nicht einzeln aufgelistet werden, zwischen den Paketrevisionen leicht verloren gehen, insbesondere wenn zuvor genehmigte Posten später geändert werden. Außerdem müssen die Außendienstmitarbeiter sehr viel umfangreichere Dokumente durchlesen, wenn sie nach bestimmten Daten suchen.
Diese beiden Optionen zur Überarbeitung von Einreichungsunterlagen wurden entwickelt, bevor digitale Dateien üblich wurden und die Verwaltung von Einreichungen noch in Papierform erfolgte. Beide Optionen sind nicht der effizienteste Weg, um dem gesamten Projektteam Zugang zu den Daten zu verschaffen. Procore hat daraufhin ein neues Konzept für Pakete entwickelt.
In Procore haben die einzelnen Posten eines Einreichungspakets ihre eigenen Workflows und Genehmigungen und nicht das Paket als Ganzes. Innerhalb von Procore sind die einzelnen Posten eher mit den oben beschriebenen Paketen vergleichbar und die Einreichungspakete ähneln eher einer flexiblen Gruppierung verwandter Posten.
Der Hauptunterschied bei der Verwendung von Einreichungspaketen in Procore besteht darin, wie erneute Einreichungen verwaltet werden. In Procore werden bei der erneuten Einreichung eines Pakets nur die abgelehnten Posten erneut eingereicht, aber alle Posten verbleiben in demselben Paket, so dass die Suche in mehreren Dokumentenversionen entfällt. Procore zeigt die aktuellsten Versionen von Einreichungs-Positionen innerhalb von Paketen an.
Wenn dies zu ungewohnt ist, können Überarbeitungen auch in ein anderes Paket verschoben werden (als Paketüberarbeitung), wenn das Designteam sie von früheren Einreichungen getrennt halten möchte (Beispiel unten). Beachten Sie jedoch, dass wir diese Option nicht empfehlen, da sie für Außendienstmitarbeiter, die mehrere Pakete durchsuchen müssten, um Genehmigungen für Posten zu finden, ineffizient sein kann.
Procores einzigartiges Konzept für Einreichungspakete geht auf viele der Schwierigkeiten ein, die Projektteams, insbesondere Außendienstmitarbeiter, beim Dokumentenmanagement haben.
Die meisten Auftragnehmer verwenden eine von drei Optionen, um ihre Pakete zu organisieren: Branche/Verantwortlicher Auftragnehmer, Leistungsbeschreibungsabteilung oder Leistungsbeschreibungsabschnitt. Wir empfehlen, Ihre Pakete nach Leistungsbeschreibungsabschnitten zu gliedern, da die Verpackung nach Leistungsbeschreibungsabteilungen oder Branche/Verantwortlicher Auftragnehmer zu breit gefächert sein und zu großen Paketen führen kann, die schwieriger zu verwalten sind. Außerdem ist die Verpackung nach Leistungsbeschreibungsabschnitten in der Regel angenehmer und weniger schwierig für mehrere Branchen, die an ähnlichen Arbeiten beteiligt sind.
Nr. 23 Mechanisches Paket | |||||
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Leistungsbeschr.-Abschnitt | Einreichung Nr. | Revision Nr. | Titel | Typ | Status |
23 21 13 Hydronik-Rohrleitungen | 1 | 0 | Hydronik-Rohrleitungen-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 21 13 Hydronik-Rohrleitungen | 2 | 0 | Hydronikpumpen-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 23 00 Rohrleitungen für Kältemittel | 3 | 0 | Rohrleitungen für Kältemittel Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 4 | 0 | HVAC Wasseraufbereitung-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 31 13 Metallrohre | 5 | 0 | Metallrohre Produktdaten | Produktdaten | Offen |
Nr. 23 HVAC Wasseraufbereitungspaket | |||||
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Leistungsbeschr.-Abschnitt | Einreichung Nr. | Revision Nr. | Titel | Typ | Status |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 1 | 0 | Bypass-Dosierer-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 2 | 0 | pH-Regler Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 3 | 0 | Einspritzpumpen Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 4 | 0 | Zentrifugalabscheider Produktdaten | Produktdaten | Offen |
23 25 00 HVAC Wasseraufbereitung | 5 | 0 | Multimedia-Filter Produktdaten | Produktdaten | Offen |
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Pakete nach Leistungsbeschreibungsabschnitten zu gliedern (Beispiel 2), kann es immer noch vorkommen, dass mehrere verantwortliche Auftragnehmer an einem einzigen Paket beteiligt sind. Brandschutz ist ein gutes Beispiel, und in diesen Fällen gibt es zwei Hauptoptionen, um sicherzustellen, dass jedes Unternehmen die richtigen Informationen erhält.
Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung
Sobald Sie festgelegt haben, wie Sie Ihre Einreichungspakete organisieren wollen, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, wie Sie die Einreichungs-Positionen innerhalb jedes Pakets aufschlüsseln wollen (in der Regel als Einreichungsregister bezeichnet). Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, ein Einreichungsregister einzurichten, aber es gibt sicherlich Vor- und Nachteile für jede Option.
Ein Einreichungsregister beginnt traditionell mit der Spezifikation, also fangen wir dort an. Hier ist ein typischer Unterabschnitt aus dem Lastenheft für die Einreichung von Beleuchtungskörpern:
Wir empfehlen Ihnen, mit dem Aufbau Ihres Einreichungsregisters zu beginnen, indem Sie für jeden der in der Spezifikation als Anforderungen bezeichneten Punkte einen Einzelposten erstellen. In unserem obigen beispielhaften Leistungsbeschreibungsabschnitt sind dies folgende Punkte: Produktdaten, Werkstattzeichnungen, Qualifikationsdaten, Produktzertifikate, Qualitätskontrollberichte vor Ort, O&Ms und Garantie.
Da das Projekt 50 verschiedene Beleuchtungskörper haben könnte, könnte jede dieser Einreichungszeilen in diesem Beispiel möglicherweise 50 verschiedene Dokumente für jeden Beleuchtungskörper enthalten, die geprüft und genehmigt werden müssen. Sie können sich dafür entscheiden, bei der Organisation Ihres Registers hier aufzuhören, aber diese Option hat sowohl Vor- als auch Nachteile.
Nr. 165000-1.0: Beleuchtungskörperpaket | |||||
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Leistungsbeschr.-Abschnitt | Einreichung Nr. | Revision Nr. | Titel | Typ | Status |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-1 | 0 | Leuchtkörperproduktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-2 | 0 | Werkstattzeichnungen für Beleuchtungskörper | Werkstattpläne | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-3 | 0 | Qualifizierungsdaten für Beleuchtungskörper | Qualifikationen/Bescheinigungen | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-4 | 0 | Produktzertifikate für Beleuchtungskörper | Qualifikationen/Bescheinigungen | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-5 | 0 | Qualitätskontrollberichte für Beleuchtungskörper | Sonstiges | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-6 | 0 | O&M-Daten für Beleuchtungskörper | Betriebs- & Wartungshandbücher (O&Ms) | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-7 | 0 | Daten zur Garantie für Beleuchtungskörper | Produktgarantie | Offen |
Anstatt sich mit allgemeinen Auflistungen zu begnügen, können Sie das Register weiter ausbauen und Ihre Auflistungen sehr spezifisch gestalten. Anhand des obigen Beispiels für einen Leistungsbeschreibungsabschnitt können Sie so viele einzelne Einreichungszeilen erstellen, wie Ihr Projekt für die Produktdaten, Werkstattpläne usw. der einzelnen Vorrichtungen benötigt.
Nr. 165000-1.0: Beleuchtungskörperpaket | |||||
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Leistungsbeschr.-Abschnitt | Einreichung Nr. | Revision Nr. | Titel | Typ | Status |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-1 | 0 | Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-2 | 0 | Pinnacle E4A-35-28-G9G Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-3 | 0 | Gotham EVO-SQ-30-10-4AR Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-4 | 0 | Pinnacle F36-A-35-G-120 Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-5 | 0 | Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-6 | 0 | Pinnacle F48-CL-35-S-120 Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
16 50 00 Beleuchtung | 16 50 00-7 | 0 | Gotham EVO-CYL-30-10-6AR Beleuchtungskörper-Produktdaten | Produktdaten | Offen |
Je nachdem, wie viele Posten in einem Paket enthalten sind und wie Ihr Projekt aussieht, möchten Sie Ihre Einreichungspakete vielleicht sogar noch weiter aufteilen. Anstatt nur ein Paket „Beleuchtungskörper“ zu erstellen, können Sie beispielsweise Pakete auf der Grundlage der Standorte, Phasen und Einreichungstypen Ihres Projekts oder sogar separate Pakete für jeden Beleuchtungskörper mit allen entsprechenden Einreichungs-Positionen (Produktdaten, Garantie, O&M usw.) erstellen.
Die einfache Antwort ist, dass beide Optionen für unterschiedliche Zwecke zu empfehlen sind. Die beste Wahl hängt wirklich vom Projekt und den Bedürfnissen des Teams ab, aber Sie können beide innerhalb desselben Projekts verwenden. Bei Artikeln wie Trockenbauzubehör, die nur selten abgelehnt oder referenziert werden, ist es der Einfachheit halber sinnvoll, sie alle zusammenzufassen. Bei häufig überarbeiteten Artikeln wie Beleuchtungskörpern ist es jedoch wahrscheinlich die bessere Option, diese Daten in Pakete für einzelne Beleuchtungskörper aufzuteilen.
Procore bietet die Flexibilität, viele verschiedene Anwendungsfälle und Projekte zu unterstützen, so dass Sie immer in der Lage sind, Ihre Einreichungen so zu organisieren, dass sie das Projektteam am besten unterstützen. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche Option Sie wählen sollen, empfehlen wir Ihnen, sich zu Beginn etwas mehr Zeit zu nehmen und eine genauere Einreichungsaufgliederung zu erstellen.
Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung
In diesem Artikel finden Sie die empfohlene Abfolge von Ereignissen, um die Nutzung von Einreichungspaketen zu maximieren.
Die Option des Einreichungsimports über CSV ist der schnellste Weg, um Einreichungs-Positionen und -pakete gleichzeitig zu erstellen. Die ersten vier Spalten des Imports sind spezifisch für Paketinformationen. Die Felder sind für die Bearbeitung des Imports nicht erforderlich, aber Sie sparen Zeit, wenn Sie sie während des Imports ausfüllen.
"Pakettitel" (Spalte A) und "Paketnummer" (Spalte B) können das Format verwenden, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Empfehlungen zu Pakettiteln finden Sie im vorherigen Artikel Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung. Beachten Sie, dass die Nummer eines Pakets ein benutzerdefiniertes Feld ist, wenn Sie das Paket importieren, erstellen oder bearbeiten. Procore erlaubt derzeit nicht die Auswahl mehrerer Spezifikationsabschnitte in einem Paket, so dass "Package Spec Section Number" und "Package Spec Section Description" (Spalten C & D) nur auf einen einzigen Spezifikationsabschnitt verweisen können.
Wenn Sie den Einreichungen-Builder verwendet oder einfach nur Einreichungs-Positionen manuell erstellt haben, können Sie diese jederzeit in einem weiteren Schritt zu Paketen hinzufügen. Es gibt keine Möglichkeit, Einreichungen in großer Zahl zu einem Einreichungspaket hinzuzufügen, daher empfehlen wir, wann immer möglich, die obige Option 1. Wenn Sie sich für die manuelle Erstellung von Paketen entscheiden, können Sie nach einem bestimmten Leistungsbeschreibungsabschnitt filtern, um die verfügbare Auswahl einzuschränken.
Wir empfehlen Ihnen, die Nummer 0 als vorläufigen Platzhalter für die Nummern Ihrer Einreichungen zu verwenden, wenn Sie diese erstellen, da es schwierig sein kann, die Reihenfolge des Eingangs und des Versands zu bestimmen. Wenn Sie die Einreichungs-Positionen erhalten, aber bevor Sie sie zur Prüfung abschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ auf dem Paket. In diesem Bearbeitungsmodus können Sie die Einreichungsnummern inline bearbeiten. Sobald die Einreichungsnummern festgelegt sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, um das Paket massenweise zu bearbeiten und die Posten zur Überprüfung zu senden.
Wenn ein Einreichungsregister zu einem frühen Zeitpunkt erstellt wird (z. B. vor der Übernahme), sind die bekannten Details in den Einreichungs-Positionen im Allgemeinen begrenzt. Über die Schaltfläche „Massenbearbeitung“ innerhalb eines Einreichungspakets können Sie die fehlenden Daten schnell zu mehreren Einreichungs-Positionen innerhalb eines Pakets hinzufügen, sobald die Informationen bekannt werden. Von diesem Bildschirm aus können Sie auch einen Workflow anwenden. Ohne die Verwendung von Paketen wären dies zwei separate Schritte für jede Gruppe von Einreichungen, wenn Sie das Gleiche über die Massenbearbeitungsoption in der Listenansicht tun würden.
Nachdem die Workflows zu den Posten im Einreichungspaket hinzugefügt wurden, können Sie nun die E-Mails „Aktion erforderlich“ an die erste Person im Workflow senden. Im Gegensatz zur Einzelerstellung von Einreichungen, bei der mehrere Benachrichtigungs-E-Mails verschickt werden, sobald Sie auf „E-Mail erstellen und versenden“ klicken, wird bei Paketen ein anderer Ansatz verfolgt, der dazu führt, dass eine einzige E-Mail an jeden Benutzer gesendet wird.
Nachdem ein Workflow zu mindestens einer Einreichung in einem Paket hinzugefügt wurde, erscheint ein neues Warnbanner auf der Paketansichtsseite. Mit diesem Banner kann ein Admin-Benutzer eine einzelne E-Mail „Aktion erforderlich“ an die erste Person im Workflow senden. Ein großer Vorteil der Paketfunktion ist, dass weniger Einreichungs-E-Mails verschickt werden müssen.
Wir haben empfohlen, dass Sie E-Mails für alle Einreichungs-Positionen innerhalb eines Pakets gleichzeitig versenden. Sie können jederzeit neue Posten zu einem Paket hinzufügen, aber wenn Sie auf „Jetzt senden“ in dem Pakethinweisbanner klicken, werden auch alle zuvor gesendeten E-Mails erneut gesendet, was zu Verwirrung bei Ihren Einreichern/Genehmigern führen kann.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt senden“ klicken, werden dem Empfänger in der E-Mail „Aktion erforderlich“ alle Einreichungen angezeigt, die jetzt beantwortet werden müssen (in diesem Beispiel 4 Posten). Sie können auf den Link „In Procore prüfen“ klicken, um direkt zu der Seite in Procore zu gelangen, auf der sie die angeforderte Antwort und die Dokumente einreichen können.
Auf der Beispielprüfseite unten sehen Sie, dass bei allen vier Posten der Türdienstleister als "Zuständige Person" aufgeführt ist. In dieser Ansicht können die Nutzer alle ihre Posten auf einer einzigen Seite sehen und darauf reagieren. Dies ist ein weiterer großer Vorteil der Verwendung von Paketen. Wenn Sie für jeden Posten auf „Überprüfen“ klicken, wird das Fälligkeitsdatum angezeigt und die Felder für die Eingabe von Antworten, Kommentaren und Anhängen werden eingeblendet.
Da die Workflows bei den einzelnen Einreichungs-Positionen vorhanden sind, müssen die Fälligkeitsdaten nicht für alle Einreichungen eines Pakets gleich sein. Im obigen Beispiel haben wir eine Einreichungs-Position für eine Abschlussgarantie aufgenommen, die erst in einigen Monaten fällig ist. Wenn der Türdienstleister nicht bereit ist, diesen Posten jetzt einzureichen, kann er die anderen drei Posten einreichen, ohne durch diesen einen Abschlussposten aufgehalten zu werden. Der Türdienstleister bleibt als „zuständige Person“ für die Garantie bis zur Einreichung davon aufgeführt. Der Türdienstleister wird auch per E-Mail benachrichtigt, wenn er seine Unterlagen nicht bis zum Fälligkeitsdatum eingereicht hat. Dies ist eine gute Möglichkeit, den Überblick über die abzuschließenden Arbeiten zu behalten. Wenn die Designteams Ihres Projekts es vorziehen, „vollständige“ Pakete zu erhalten, können Sie jeden Abschlussposten einfach in ein separates Paket verschieben.
Das Verfahren des Genehmigers ähnelt dem oben beschriebenen Verfahren des Einreichers. Der Genehmigende erhält eine einzige E-Mail „Aktion erforderlich“ mit den drei Posten in diesem Paket, die er überprüfen muss. Wenn Sie dem Link „In Procore überprüfen“ in der E-Mail folgen, ist der Überprüfungsbildschirm fast identisch mit dem der Einreicherrolle. Die einzigen Unterschiede sind die Auswahlmöglichkeiten unter dem Dropdown-Menü „Antwort“ und dem Abschnitt „Vorherige Antwort“.
Da die Workflows für die einzelnen Einreichungs-Positionen existieren, können sie jeweils an einen anderen Benutzer weitergeleitet oder separat genehmigt werden. Unabhängig davon, wie die Einreichungs-Positionen verlaufen, bleibt jeder Nutzer als „zuständige Person“ aufgeführt, bis er seine Antwort einreicht.
Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Verteilung und Überprüfung
In diesem Artikel über das letzte Einreichungspaket geht es um das Abschließen einer Einreichung, die Rückgabe an den Ersteller, das Erstellen von Revisionen und andere hilfreiche Informationen.
Sobald die Einreichungs-Workflows abgeschlossen sind, sendet der Einreichungs-Manager in der Regel einzelne Posten an den verantwortlichen Auftragnehmer/Einreicher zurück. Da jede Einreichung ihren eigenen Workflow und ihre eigenen Genehmigungen hat, werden alle Einreichungs-Positionen über separate E-Mails verteilt, wie in Verteilen einer Einreichung.
Wie bei der Verteilung gibt es auch hier keine Revisionen auf Paketebene, da die Einreichungs-Positionen einzeln über separate Workflows genehmigt werden. Unter Bezugnahme auf Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung wird vermieden, dass Sie zwischen den beiden unter dem „Industrie"-Paket genannten Optionen wählen müssen. Es werden nur die Punkte bearbeitet, die erneut eingereicht werden müssen, was die Gesamtdauer der Genehmigungsverfahren verkürzt. Revisionen für Posten in einem Paket können auf verschiedene Weise verwaltet werden, aber hier sind die beiden häufigsten:
Wenn eine Revision für einen Einreichungs-Positionen erstellt wird, werden alle vorherigen Daten automatisch übernommen, einschließlich des Pakets. Dabei wird davon ausgegangen, dass alle Revisionen der Einreichungen in einem Paket enthalten sein sollen. Diese Option ist die am häufigsten empfohlene Methode, da sie alles bündelt und so ein schnelleres Auffinden ermöglicht, insbesondere in Kombination mit dem Filter „Aktuelle Revision“.
Sobald dieser Filter in der Paketeansicht angewendet wurde, bleibt er für Ihr Benutzerkonto in einem Projekt so lange bestehen, bis Sie ihn wieder entfernen. Dieser Filter ist besonders für Außendienstmitarbeiter hilfreich, da er nur die aktuellste Version einer Einreichung anzeigt, unabhängig vom Status der Einreichung (ähnlich wie „Aktueller Satz“ in Zeichnungen). Nachfolgend finden Sie Bildschirmfotos des Filters:
Filter aus:
Filter ein:
Mit dieser Option fügen Sie eine überarbeitete Einreichung in ein neu erstelltes Paket ein. Dies kann hilfreich sein, wenn das Designteam Ihres Projekts sehr strenge Paketkontrollen und -nummerierungen verlangt. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie mehrere Pakete durchsuchen müssen, wenn Sie einen bestimmten Posten suchen.
Um zu verhindern, dass Posten in Vergessenheit geraten, empfehlen wir, Revisionen unmittelbar nach der Verteilung des ursprünglich abgelehnten Postens zu erstellen, insbesondere wenn Sie die Rolle „Einreicher“ verwenden (siehe Erstellen einer Einreichungsrevision). Die während dieses Prozesses zugewiesenen Fälligkeitstermine und die Benachrichtigungen bei Überfälligkeit tragen dazu bei, dass nichts verpasst wird.
Wir hoffen, dass diese Artikel den Zweck und die Vorteile von Procores Einreichungspaketfunktionalität verdeutlicht haben. Wir sind uns zwar bewusst, dass diese Funktionalität nicht für jedes Projekt oder Team die beste Lösung ist, doch sollten Sie diese abschließenden Überlegungen berücksichtigen, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Einreichungen für Ihr nächstes Projekt organisieren wollen.
Der Workflow-Abschnitt aktiviert die Benachrichtigungs- und Ball-in-Court-Tracking-Komponenten des Einreichungen-Tools. Workflows bieten den Vorteil eines automatisierten Workflow-Fortschritts und von Benachrichtigungen über Aktionen/Überfälligkeiten. In diesem Artikel werden bewährte Methoden für die Bearbeitung von Einreichungs-Workflows erläutert. Bist du so weit?
Mit dieser Funktion können Admin-Benutzer mehrere Einreichungselemente gleichzeitig auswählen und einen neuen Workflow oder eine vorgefertigte Workflow-Vorlage anwenden. Um einen Workflow in großen Mengen anwenden zu können, müssen sich alle Einreichungselemente im Entwurfsstatus befinden UND es muss noch kein Workflow angewendet werden. Im Folgenden werden die beiden Optionen für das Hinzufügen von Workflows zu Einreichungen beschrieben.
Die Massenanwendung von Workflows spart Zeit, da derselbe Workflow zu mehreren Einreichungen gleichzeitig hinzugefügt wird. Diese Funktion kann mit Workflow-Vorlagen verwendet werden, um noch mehr Zeit zu sparen.
Wir empfehlen die Verwendung von Einreichungspaketen (siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung), da Sie Workflows auch über die Massenbearbeitung von Einreichungspaketen anwenden können. Der Hauptvorteil dieser Option besteht darin, dass Sie Workflow-E-Mails auch in großen Mengen als Teil des Prozesses initiieren können, anstatt separate Aktionen zu erfordern, um jede Einreichungsposition separat zu versenden. Siehe Massenbearbeitung von Einreichungen in einem Paket.
Dies ist wahrscheinlich die zeitaufwändigere Option, aber Sie können Workflows auch über die Listenansicht in großen Mengen anwenden, wenn Sie sich gegen die Verwendung von Einreichungspaketen entscheiden. Siehe Verwenden von Massenaktionen > Anwenden des Workflows im Einreichungen-Tool. Im Gegensatz zu Massen-Workflows über das Einreichungspaket müssen Sie bei dieser Option jedoch E-Mails für jeden Posten einzeln senden.
Es werden keine Benachrichtigungen gesendet, wenn der Workflow angewendet wird, da sich die Elemente noch im Status Entwurf befinden. Um diesen Vorgang abzuschließen, müssen Sie jedes Einreichungselement bearbeiten, den Status aktualisieren und auf Aktualisieren und E-Mails senden klicken. Wenn Sie stattdessen auf Aktualisieren klicken, werden keine E-Mails gesendet (außer Benachrichtigungen über Überfälligkeiten, wenn Fälligkeitstermine verstrichen sind).
Menschen wechseln regelmäßig in Projekte ein und aus, daher muss es eine Möglichkeit geben, einen workflow Benutzer einfach durch einen anderen Benutzer zu ersetzen. Wenn Sie einen Genehmiger, Einreicher oder Prüfer bei einer großen Anzahl von Einreichungen ersetzen müssen , kann ein Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Einreichungen-Tool des Projekts dies in den Konfigurationseinstellungen des Einreichungstools tun. Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.
In vielen Szenarien kann es vorkommen, dass ein Administrator bei einer Einreichung auf einen früheren Workflow-Schritt zurücksetzen muss. Einige Beispielszenarien sind:
Ein Einreichungs-Manager kann jederzeit zu einem vorherigen Schritt zurückkehren. Für eine automatisiertere Erfahrung, die auf bestimmten Antworten basiert, empfehlen wir, die Einstellung "Workflow ablehnen" zu aktivieren. Siehe Einstellungen konfigurieren: Ablehnen Workflowsaktivieren.
Es wird nicht empfohlen, diese Funktion zur Verwaltung von Einreichungsrevisionen zu verwenden. Wenn Sie zu einem vorherigen Workflow-Schritt zurückkehren und neue Daten eingegeben werden, werden zuvor aufgezeichnete Daten - Daten (Sende-, Rückgabe- und Fälligkeitsdatum), Kommentare, Antworten und Anhänge - überschrieben. Die Änderungen werden immer noch in der Änderungshistorie des Elements dokumentiert, sind aber nicht sofort ersichtlich. Darüber hinaus zeigt die Berichterstellung in Procore nur die aktuellsten Daten an, so dass Sie kein wirkliches Gefühl für die tatsächliche Dauer des Spiels erhalten können, wenn Sie den Workflow zurückverlagern, anstatt Überarbeitungen der Einreichungen zu erstellen.
Weitere Informationen und Anweisungen finden Sie unter Ändern des Zuständigkeitsbereichs einer Einreichung.
Die Funktion "Revision erstellen" erstellt eine Kopie der Details des Originalelements (unter einer Revisionsnummer), wobei alle zuvor im Workflow eingegebenen Daten ausgeschlossen sind. Die Workflow-Schritte werden kopiert, aber die Bestellung wird von Schritt eins neu gestartet, sodass Sie eine neue Einreichung über die Rolle "Einreicher" anfordern können. Diese Funktion stellt sicher, dass alle historischen Daten innerhalb des ursprünglichen Einreichungselements beibehalten werden, während gleichzeitig neue Daten zur Revision hinzugefügt werden können.
Es wird empfohlen, bei Bedarf sofort eine Überarbeitung zu erstellen, nachdem Sie das ursprüngliche Einreichungselement geschlossen und verteilt haben. Dadurch werden dem Einreicher die abgelehnten Informationen über die ursprüngliche Einreichung mitgeteilt und ein neuer Posten bereitgestellt, unter dem er einreichen kann. Siehe Erstellen einer Einreichungsrevision.