Bewährte Praktiken: Projektkonfigurationen für die Einreichung

Einführung

Um das Einreichungen-Tool optimal nutzen zu können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Konfigurationen auf Projektebene haben, bevor Sie Einreichungen erstellen. In diesem Artikel werden die bewährte Praktiken für die bemerkenswertesten Einstellungen erläutert. Bist du so weit?

Anzahl der Einreichungen nach Leistungsbeschreibungsabschnitt

Diese Einstellung ermöglicht die Option, der Einreichungsnummer und der Revision den verknüpften Spezifikationsabschnitt voranzustellen. Wenn z. B. ein Spezifikationsabschnitt #03 30 00 im Feld Spezifikationsabschnitt einer Einreichung angegeben ist, werden die Einreichungsnummer (z. B. #007) und die Revisionsnummer (z. B. #01) als #03 30 00-007.01 formatiert, wenn die Einstellung aktiviert ist. Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, werden die Einreichungsnummer und die Revisionsnummer als #007.01 formatiert.

Außerdem werden die Einreichungen in jedem Spezifikationsabschnitt fortlaufend und unabhängig von den Einreichungen in einem anderen Spezifikationsabschnitt nummeriert, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Zum Beispiel:

• Technischer Abschnitt: 03 30 00
  • #03 30 00-001: Betonmischungsdesign
  • #03 30 00-002: Produktdaten
  • #03 30 00-003: Dehnungsfugen-Layout
• Spezifikationsabschnitt: 07 45 00
  • #07 45 00-001: Produktdaten
  • #07 45 00-002: Proben

Dynamische Fälligkeitstermine

Dynamische Fälligkeitstermine sind eine optionale, aber empfohlene Konfiguration, die die Dauer von Workflow-Schritten anstelle von festen Fälligkeitsterminen definiert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Workflow-Schritt und jede Rolle einen vertraglich festgelegten Zeitrahmen hat, um jeden Einreichungspunkt zu prüfen und darauf zu reagieren. Wenn die Workflow-Schritte abgeschlossen sind, wird das Fälligkeitsdatum des nächsten Schritts automatisch vorwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) oder rückwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) angepasst, um immer die definierten Zeiträume einzuhalten. Überfälligkeitsregeln gelten weiterhin, wenn die Workflow-Schritte nicht bis zum Fälligkeitsdatum reagieren. Siehe Was sind dynamische Fälligkeitstermine für Genehmiger?

Berechnungen zum Einreichungszeitplan

Die Berechnung des Einreichungszeitplans ist eine optionale, aber dringend empfohlene Funktion, die relevante Meilensteindaten für eine Einreichungsposition anzeigt. Diese Felder bestehen aus Folgendem:

• Erforderlicher Vor-Ort-Termin: Ein Benutzereingabefeld für das Datum, an dem die Einreichung installiert oder vor Ort verwendet werden soll. 
• Vorlaufzeit: Ein Benutzereingabefeld für die Anzahl der Kalendertage, die die Einreichung für die Bearbeitung, Herstellung und den Versand benötigt. 
• Überprüfungszeit des Designteams: Ein Benutzereingabefeld für die Kalendertage, die externen Teams zur Überprüfung und Genehmigung der Einreichung zugewiesen sind.
• Interne Überprüfungszeit: Ein Benutzereingabefeld für die Kalendertage, die internen Teams zur Überprüfung der Einreichung zugewiesen sind.
• Geplantes Rückkehrdatum: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem Sie eine genehmigte Einreichung von Ihren externen Prüfern benötigen, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen, der auch als "Drop-Dead-Datum" bezeichnet wird.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit
• Geplantes Datum für den Abschluss der internen Überprüfung: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem Sie eine geprüfte Einreichung von Ihren internen Prüfern benötigen, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit - Überprüfungszeit des Designteams
• Geplantes Einreichungsdatum: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem eine Einreichung von Ihrer Einreicherrolle eingereicht werden muss, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit - Überprüfungszeit des Designteams - Interne Überprüfungszeit

Diese Felder unterstützen die Möglichkeit, geplante Fälligkeitstermine für jedes Mitglied des Workflow-Prozesses auf der Grundlage bestimmter erforderlicher Vor-Ort-Termine, Vorlaufzeiten und zugewiesener Überprüfungszeiten zurückzuberechnen. Diese Einstellung erleichtert es, über den Fortschritt einer Einreichung zu berichten, um festzustellen, ob sie auf dem richtigen Weg ist.

Wenn die Option "Berechnungen des Einreichungszeitplans" aktiviert ist:

• Geben Sie zunächst ein Datum in das Feld Erforderliches Vor-Ort-Datum ein. 
• Geben Sie als Nächstes die Tage in das Feld Vorlaufzeit ein. Wenn Sie beispielsweise 10 Tage eingeben, fügt das System automatisch das geplante Rückgabedatum hinzu, indem es die 10-tägige Vorlaufzeit vom erforderlichen Vor-Ort-Datum abzieht.
• Das Gleiche gilt für die Daten, die in das Feld Überprüfungszeit des Designteams eingegeben werden. Wenn Sie z.B. 7 Tage eingeben, subtrahiert das System 7 Tage vom geplanten Rückgabedatum, um den automatischen Eintrag für das geplante Datum des Abschlusses der internen Überprüfung zu berechnen. 
• Geben Sie abschließend die Tage in das Feld Zeit für die interne Überprüfung ein. Wenn Sie beispielsweise 5 Tage eingeben, subtrahiert das System 5 Tage vom Datum der internen Überprüfungszeit, um automatisch das geplante Einreichungsdatum zu berechnen.

Ablehnen Workflows aktivieren

Diese Einstellung wird dringend empfohlen. Wenn diese Option aktiviert ist, leiten die Einreichungsantworten eines  workflow Genehmigers von einem Genehmiger die Zuständigkeit automatisch an den Einreichungs-Manager weiter, um den nächsten Schritt zu bestimmen.

• Der Einreichungs-Manager wird per E-Mail benachrichtigt, dass er aufgrund einer "Ablehnen"- oder "Überarbeiten und erneut einreichen"-Antwort nun der Ball in Court-Benutzer ist. Wenn die Zuständigkeit an den Einreichungs-Manager weitergeleitet wird, kann dieser Folgendes tun:
  • Schließen Sie die Einreichung und erstellen Sie bei Bedarf eine Überarbeitung.
  • Bringen Sie den Ball im Gericht zum vorherigen Schritt im workflow zurück.
  • Setzen Sie die workflow fort.
    • Wenn ein workflow fortgesetzt wird, macht er dort weiter, wo er aufgehört hat. Zum Beispiel:
      • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt ohne andere Genehmiger eingegeben wurde, geht der workflow zum nächsten Schritt über. Wenn es keinen nächsten Schritt gibt, wird der workflow abgeschlossen.
      • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt mit weiteren erforderlichen Genehmigenden eingegeben wurde, die noch nicht geantwortet haben, wird der workflow im selben Schritt fortgesetzt, damit die anderen erforderlichen Genehmiger antworten können.

Einreichungs-E-Mails

Diese Einstellungen legen fest, welche Einreichungsrollen bei E-Mail-Benachrichtigungen, die sich aus einer bestimmten Einreichungsaktion ergeben, kopiert werden. Diese Benachrichtigungen können nach Bedarf konfiguriert werden, um die Anzahl der gesendeten Benachrichtigungen zu ändern. Siehe Wer erhält eine E-Mail, wenn eine Einreichung erstellt oder aktualisiert wird?

Definieren der Rollen von Einreichern, Genehmigenden und Prüfern

Diese Rollen identifizieren die spezifischen Aktionen, die der Beauftragte für einen Einreichungsposten benötigt. Zu den Rollen und ihren spezifischen Aktionen gehören:

• Submitter: Als optionaler, aber empfohlener erster Schritt im Workflow ist die Rolle des Einreichers für die Einreichung der angeforderten Unterlagen verantwortlich. Der Rolle "Einreicher" können mehrere Benutzer hinzugefügt werden, aber es kann nur einen Einreicherschritt in einem Workflow geben. 
• Genehmiger: Diese Benutzer sind für die Beantwortung des Einreichungselements verantwortlich. Die Antwortoptionen können in den Konfigurationen des Einreichungen-Tools des Projekts konfiguriert werden. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungsantworten verwalten.
• Rezensent: Diese Rolle wird häufig verwendet, um der Rolle des Genehmigers die Flexibilität zu geben, ein Element zur Überprüfung an einen anderen Benutzer zu senden, der zuvor nicht demselben Workflowschritt hinzugefügt wurde. Ein Genehmiger kann dies nur tun, wenn sich das Element in seinem Zuständigkeitsbereich befindet. Sobald das Element an sie weitergeleitet wurde, kann der Prüfer ähnliche Antwortaktionen wie ein Genehmiger durchführen. Der Ball im Spielfeld kehrt zum Genehmiger zurück, um seine endgültige Antwort zu erhalten. Siehe Weiterleiten einer Einreichung zur Überprüfung.

Unter Einreichungen - Workflow-Diagramme sehen Sie, wie diese Rollen im Lebenszyklus einer Einreichung zusammenarbeiten.

Antworten auf die Einreichung

Mit diesen Einstellungen können Sie die Antworten anpassen, die von Prüfern und Genehmigenden verwendet werden können. Sie können beispielsweise "Geprüft" anstelle von "Genehmigt" als bevorzugte Antwort für Ihr Projekt hinzufügen. Einreichungsadministratoren können bis zu 12 benutzerdefinierte Antworten für jede Standardantwort erstellen, mit Ausnahme von "Ausstehend" und "Eingereicht", die jeweils eine benutzerdefinierte Antwort zulassen. Benutzerdefinierte Antworten können nicht gelöscht werden, wenn sie für eine Einreichung verwendet werden. Sie können bearbeitet werden, aber beachten Sie, dass die bearbeitete Antwort die vorherige Antwort an allen Stellen ersetzt, an denen die vorherige Antwort verwendet wurde. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungsantworten verwalten.

Workflow-Vorlagen

Im Laufe eines Projekts verwenden die Teams immer wieder denselben Workflow für mehrere Einreichungen. Teams müssen in der Lage sein, diese Workflows als Vorlagen zu definieren und bei Bedarf anzuwenden, anstatt denselben Workflow für mehrere Einreichungen manuell neu erstellen zu müssen. Wenn ein Projektingenieur den gleichen Workflow für 10 verschiedene Elemente erstellt, ist das eine Menge zusätzlicher Zeitaufwand für die Durchführung einer sich wiederholenden Aktion. Mit dieser Funktion können Vorlagen erstellt und bei Bedarf wiederverwendet werden. 

Nächste Schritte

Nachdem die Einreichungskonfigurationen für Ihr Projekt festgelegt sind, können Sie mit der Erstellung von Einreichungen beginnen. Die schnellsten Methoden zum Erstellen eines Einreichungsregisters sind die Verwendung des Procore Submittal Builder oder der Einreichungsimporte. Weitere Informationen und Empfehlungen für die Verwendung dieser Methoden finden Sie unter Bewährte Praktiken: Einreichungen-Builder und Bewährte Praktiken: Einreichungsimporte .