Eine Rechnung an den Bauherrn per E-Mail senden

Ziel

So senden Sie eine Debitorenrechnung an den Upstream-Projektmitarbeiter Ihres Procore-Projekts per E-Mail. 

Hintergrund

Nach der Erstellung einer Debitorenrechnung, die mit einem Kundenvertrag, Finanzierung oder Primärvertrag abgerechnet wird, können Sie eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an Ihren Upstream-Projektmitarbeiter zur Überprüfung senden. Nach der Prüfung kann Ihr Mitarbeiter dann direkt auf diese Nachricht antworten, um Ihnen mitzuteilen, dass er Ihre Rechnung zur Zahlung freigegeben hat (oder um Ihnen einen Grund für die Ablehnung Ihrer Rechnung mitzuteilen). Um sicherzustellen, dass die Antwort Ihres Mitarbeiters schriftlich festgehalten wird, speichert Procore alle Antworten auf die Absenderadresse Ihrer ausgehenden Nachricht in der Registerkarte "E-Mails" auf der Rechnung. 

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Berechtigungen der Stufe "Admin" für die Tools Kundenverträge, Finanzierung oder Primärverträge des Projekts.

     Hinweise

    • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
    • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
      • Ein Procore-Benutzerkonto
      • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
      • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
      • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
• Zusätzliche Informationen:
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Rechnung klicken, wird eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an die angegebenen Empfänger gesendet.
  • Die Daten auf der Registerkarte "Konfigurierbares PDF" der Rechnung werden NICHT mit dieser E-Mail-Nachricht übermittelt. 

Voraussetzungen

• Erstellen einer Rechnung an den Bauherrn

Schritte

1. Navigieren Sie zu dem Tool Kundenverträge, Finanzierung oder Primärverträge des Projekts.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen. 
3. Suchen Sie in der Tabelle den Vertrag oder die Finanzierung, der/die für die Rechnung verwendet wird. 
4. Klicken Sie auf den Link Nummer, um den Vertrag oder die Finanzierung zu öffnen. 
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Rechnung. 
   Dadurch wird das Fenster "Weiterleitung der Rechnung Nr.[Nr.] für [Vertrag oder Finanzierung] Nr.[Nr.] - [Beginn des Abrechnungszeitraums - Ende des Abrechnungszeitraums]" auf der Registerkarte E-Mails der Rechnung geöffnet.

    Hinweise

   • Die Schaltfläche E-Mail-Rechnung sendet eine Kopie der Registerkarte "Detail" der Rechnung an die angegebenen Empfänger.
   • Die Daten auf der Registerkarte "Konfigurierbares PDF" der Rechnung werden NICHT mit dieser E-Mail-Nachricht übermittelt. 
   
6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Zu . Geben Sie den Namen der Person ein, von der Sie die Zahlung anfordern.
   • CC. Geben Sie die Namen der Personen ein, die in den E-Mail-Thread kopiert werden sollen. Ihr Name erscheint standardmäßig in diesem Feld. 
   • Privat . Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Rechnung nur dem Rechnungsadministrator und den in den Feldern An/Cc genannten Personen zur Verfügung stehen soll.
   • Betreff . Dieses Feld wird mit der Rechnungsnummer ausgefüllt.
   • Anhänge. Hängen Sie alle zugehörigen Dokumente oder Dateien an.
   • Nachricht . Fügen Sie eine zusätzliche Nachricht zur Rechnung bei.
7. Klicken Sie auf Senden.
   Ein GELBES Banner "Mitteilung erstellt" erscheint, um zu bestätigen, dass die ausgehende Nachricht erstellt und zur Procore-Warteschlange für ausgehende E-Mails hinzugefügt wurde.

Nächste Schritte

• Anlegen eines Zahlungseingangs für einen Debitorenvertrag

Siehe auch

• Erstellen einer Rechnung an den Bauherrn