Meeting-Protokolle verteilen und neu verteilen
Ziel
Verteilen von Meeting-Protokollen an geplante Teilnehmer, nachdem das Meeting abgeschlossen ist und Protokolle zu Posten hinzugefügt wurden.
Hintergrund
Nachdem ein Meeting abgeschlossen ist und Sie das Protokoll hinzugefügt haben, müssen Sie ein Meeting in den Protokollmodus konvertieren (siehe Konvertieren eines Meetings in den Protokollmodus). Nach der Konvertierung können Sie das Protokoll per E-Mail an die Personen und Mitglieder der Verteilergruppe(n) senden, die in der Liste „Geplante Teilnehmer“ des Meetings aufgeführt sind. Sollten Sie das Protokoll aktualisieren oder einen anderen Grund haben, das Protokoll zu einem späteren Zeitpunkt neu verteilen zu wollen, haben Sie auch diese Möglichkeit.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- „Admin“-Berechtigungen für das Meetings-Tool des Projekts.
Voraussetzungen
- Führen Sie die Schritte unter Konvertieren eines Meetings in den Protokollmodus aus.
Schritte
Meeting-Protokoll verteilen
- Navigieren Sie zum Meetings-Tool des Projekts.
Dadurch wird die Seite Meeting-Agenden/-Protokolle angezeigt. - Suchen Sie die gewünschte Besprechung in der Liste. Klicken Sie dann auf „Ansicht“.
Dadurch wird die Besprechung im Ansichtsmodus geöffnet. - Klicken Sie auf Protokolle verteilen.
Oben auf der Seite wird ein Banner eingeblendet, das bestätigt, dass das System eine PDF-Version des Besprechungsprotokolls an die im Feld „Geplante Teilnehmer“ genannten Personen sendet.
Meeting-Protokolle neu verteilen
Wenn Sie Ihre Meeting-Protokolle bearbeiten oder ergänzen, können Sie Meeting-Protokolle neu verteilen, damit die Teilnehmer alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen sehen können.
- Navigieren Sie zum Meetings-Tool des Projekts.
Dadurch wird die Seite Meeting-Agenden/-Protokolle angezeigt. - Suchen Sie die gewünschte Besprechung in der Liste. Klicken Sie dann auf „Ansicht“.
Dadurch wird die Besprechung im Ansichtsmodus geöffnet. - Klicken Sie auf „Protokolle umverteilen“.
Oben auf der Seite wird ein Banner eingeblendet, das bestätigt, dass das System eine PDF-Version des Besprechungsprotokolls an die im Feld „Geplante Teilnehmer“ genannten Personen sendet.