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Procore

Erstellen und Erteilen einer Anweisung

Ziel

So erstellen Sie eine neue Anweisung (z. B. eine Unterweisung) mit dem Tool Instructions auf Projektebene. 

Hintergrund

Mit dem Instructions-Tool des Projekts können Sie Anweisungen erstellen, die Anhänge aus anderen Procore-Tools (z. B. Dokumente, Pläne, Fotos und mehr) enthalten. Sie können auch Dateien von Ihrem Computer hochladen, um sie an eine Anweisung anzuhängen. Sobald Ihre Anweisung erstellt wurde, können Sie diese an Ihre Empfängern ausgeben – bei denen es sich in der Regel um einen oder mehrere Unterauftragnehmer des Projekts handelt. Alle diese Informationen werden erfasst und in Ihrem Procore-Projekt in einem Protokoll gespeichert, das sich im Instructions-Tool befindet. Dieser historische Eintrag ist in Procore auch für Auditing-Zwecke verfügbar.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigung:
    • Um eine Anweisung zu erstellen, benötigen Sie „Standard“- oder „Admin“-Berechtigungen für das Instructions-Tool des Projekts.
  • Voraussetzungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Das Instructions-Tool wurde speziell für Procore-Kunden in Australien, Neuseeland und Kanada entwickelt.
    • Wenn Sie eine Anweisung erstellen und in den Status „Entwurf“ versetzen, müssen Sie die Anweisung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten und dann auf die Schaltfläche „Aktualisieren & Ausgeben“ klicken, um sie an Ihre Empfänger zu senden. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Instructions-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
  3. Füllen Sie unter Allgemeine Informationen den erforderlichen Dateneintrag wie folgt aus:
    Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld.
    • *#. Procore weist Anweisungen automatisch in fortlaufender Reihenfolge Nummern zu.
      Hinweise:
      • Wenn die Option Anweisungsnummerierung nach Typ aktiviert ist, wird das Präfix auf die neue Anweisungsnummer angewendet und die Nummer kann nicht bearbeitet werden. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Anweisungen.
      • Wenn die Option Anweisungsnummerierung nach Typ deaktiviert ist, wird das Präfix auf die neue Anweisungsnummer angewendet und Benutzer können die Nummer bearbeiten. Duplikatnummern sind NICHT zulässig.
    • *Typ. Wählen Sie den gewünschten Anweisungstyp aus der Liste aus. Weitere Informationen zu diesen Auswahlmöglichkeiten finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Anweisungen.
    • *Titel. Eine aussagekräftige Bezeichnung für die Anweisung.
  4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen hinzu:
    1. Anweisung von. Wählen Sie die Person aus, von der die Anweisung ursprünglich stammt.
    2. Datum erhalten. Wählen Sie das Datum aus, an dem die Anweisung vom Urheber eingegangen ist (d. h. der Urheber ist die Person, die im Feld „Anweisung von“ genannt wurde).
    3. Achtung. Wählen Sie die gewünschten Personen oder Verteilergruppen aus dem Projektadressbuch aus. Dies sind die Empfänger, an die Sie die Anweisung ausgeben.
      Hinweise:
      • Wenn Sie auf Erstellen und Ausgeben klicken, sendet das System automatisch eine E-Mail mit einer Benachrichtigung über die Anweisung an alle angegebenen Empfänger.
      • Wenn Sie auf die Schaltfläche Als Entwurf speichern klicken, sendet das System keine E-Mail an die Empfänger. 
    4. Verteilung. Wählen Sie Personen oder Verteilergruppen aus dem Projektadressbuch aus. Siehe Eine Verteilergruppe zum Projektadressbuch hinzufügen. Diese Aktion kopiert die Anweisung an die genannten Personen.
      Hinweis: Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen und E-Mail senden oder die Schaltfläche Speichern und E-Mail senden klicken (die nur Benutzern mit „Admin“-Berechtigungen zur Verfügung steht), sendet Procore automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an die Empfänger der Anweisung.
    5. Branche(n). Wählen Sie die entsprechende Branche aus dem Dropdown-Menü aus. Branchen werden auf Unternehmensebene konfiguriert. Siehe Branchen hinzufügen oder löschen.
    6. Auswirkung auf Terminplan: Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um anzugeben, ob die Anweisung den Terminplan des Projekts beeinflusst (d. h. den geplanten Terminplan des Projekts verzögert): Ja, Ja (unbekannt), Nein, Noch nicht festgelegt und N/A
    7. Privat. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Anweisung vor allen Personen außer Benutzern mit „Admin“-Berechtigungen im Instructions-Tool, den genannten Benutzern im „Achtung“-Feld und den Mitgliedern der Standard-Verteilergruppe zu verbergen (siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Anweisungen).
    8. Auswirkung auf Kosten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um anzugeben, ob sich der Eintrag in der Mängelliste auf die Projektkosten auswirkt (d. h. dass dadurch dem Projekt Kosten hinzugefügt werden): Ja, Ja (unbekannt), Nein, Noch nicht festgelegt und N/A.
    9. Beschreibung. Geben Sie eine detailliertere Beschreibung für die Anweisung ein. 
    10. Anhänge. Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf Dateien anhängen. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus. 
  5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wenn Sie die Anweisung nicht ausgeben möchten (d. h. wenn Sie NICHT bereit sind, sie per E-Mail an die Empfänger zu senden), klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Dadurch wird die Anweisung im Status Entwurf in der Listenansicht gespeichert. 
    • Wenn Sie die Anweisung per E-Mail an Empfänger ausgeben möchten, klicken Sie auf Erstellen & Ausgeben. Dadurch wird die Anweisung im Status Ausgegeben in der Listenansicht gespeichert. (Hinweis: Wenn Sie die Anweisung zuvor im Status Entwurf gespeichert und aktualisiert haben, um sie jetzt auszugeben, lautet die Beschriftung der Schaltfläche Aktualisieren & Ausgeben).

Siehe auch