Dokumentenmanagement - Leitfaden für die ersten Schritte
Inhaltsverzeichnis
- Willkommen
- Einführung in das Dokumentenmanagement
- Dokumentfelder
- Benennungsstandard
- Upload-Anforderungen
- Dokument-Berechtigungen
- Dokumentenfreigaben mit Workflows
- Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten
- Dokumentenverteilung mit Korrespondenz
- Fazit
Willkommen
Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der erstmaligen Einrichtung des Dokumentenmanagement-Tools von Procore, indem er Folgendes bereitstellt:
- Eine Einführung in das Dokumentenmanagement-Tool und die Prozesse.
- Themenübersichten, bewährte Praktiken, Beispiele und Aktionspunkte.
- Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Wir empfehlen, mit einem Testprojekt zu beginnen, das die Standardeinstellungen von Procore verwendet, während Sie sich mit dem Tool vertraut machen.
Voraussetzungen für diesen Leitfaden
- Ihr Unternehmen ist Teil des Document Management Limited Release (Beta).
- Das Dokumentenmanagement-Tool ist für ein Projekt aktiviert.
- Die folgenden Berechtigungen sind in Procore aktiviert:
- Administratorberechtigungen des Unternehmens:
- Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.
- Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool:
- Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool.
- Hinzugefügt zu einer Berechtigungsgruppe mit der Berechtigungen 'Neue Dateien hochladen' und 'Neue Dateien senden' aktiviert.
Hinweis: Procore bietet standardmäßig eine Berechtigungsgruppe "Dokumentencontroller", der Sie sich selbst hinzufügen können.
- Optional : Berechtigungen für das Workflows- und Korrespondenz-Tool:
- Zum Konfigurieren und Starten von Workflows für Dokumente benötigen Sie die Berechtigung "Admin" für das Workflows Tool auf Unternehmensebene.
- Zum Anhängen von Dokumenten an Korrespondenzposten im Korrespondenz-Tool eines Projekts:
- Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für die Korrespondenztyp.
ODER
Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" für das Korrespondenztyp des Elements mit der granularen Berechtigung Dateiname=""> "Artikel erstellen" in der grant-granular-permissions-in-a-project-permissions-template?mt-view=f1#Correspondence href.Berechtigungsvorlage aktiviert.
- Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für die Korrespondenztyp.
- Administratorberechtigungen des Unternehmens:
Nächste Lektion: Einführung in das Dokumentenmanagement
Tool-Übersicht
Über das Tool
Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen, mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur Personen Zugriff darauf haben, die sie sehen sollten.
Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:
- Konfigurieren Sie Dokumentberechtigungen basierend auf den Attributen jeder Revision wie Status, Typ oder Disziplin.
- Helfen Sie Teammitgliedern , von einem zentralen System aus auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten.
- Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie mit dem ursprünglichen Dokumente-Tool in Procore und fügen gleichzeitig Funktionen wie Workflows für die Dokumentengenehmigung mit Markup, präzisere Berechtigungen, Metadaten-Tagging und durchsetzbare Namenskonventionen hinzu.
Tutorials, Videos und zusätzliche Ressourcen finden Sie unter Dokumentenmanagement (Web) | (iOS) | (Android).
Video
Sehen Sie sich die Funktionen an
Allgemeiner Tool-Prozess
Nachdem die Einstellungen konfiguriert sind (wie weiter unten in diesem Handbuch erläutert ), ist der allgemeine Prozess für die Verwendung des Dokumentenmanagement-Tools wie folgt:
- Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
- Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Hinweis
Weitere Themen wie Tooleinstellungen und -berechtigungen, gespeicherte Ansichten und Genehmigungsworkflows werden weiter unten in diesem Handbuch behandelt.Workflow-Diagramm
Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
Video
Hochladen von Dokumenten
Das Dokumentenmanagement-Tool lädt Dokumente auf ähnliche Weise hoch wie das ursprüngliche Dokumente-Tool von Procore. Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet jedoch machine learning zum Inhalt des Dokuments und zum Dateinamen, um Daten wie Dokumenttyp, Zeichnungsnummer und Zeichnungsbeschreibung automatisch aufzufüllen.
Hinweis: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs richten Sie Ihre Felder, Benennungsstandards und Upload-Anforderungen ein.
Überprüfen und Vervollständigen von Dokumentattributen
Nach dem Hochladen werden alle verbleibenden erforderlichen Felder überprüft und ausgefüllt, damit sie für einen breiteren Zugriff an das Projekt übermittelt werden können. Sie werden diese Anforderungen in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs einrichten.
Einreichen und Genehmigen von Dokumenten
Dokumente, in denen die Pflichtfelder ausgefüllt sind, werden an das Projekt übermittelt , sodass sie auf der Registerkarte "Dokumente" aufgerufen werden können.
Überprüfen von Dokumenten mit Workflows
Wenn für Dokumente Genehmigungsworkflows mit dem Workflows-Tool eingerichtet wurden, können Benutzer in gespeicherten Ansichten wie "Mir zugewiesen" darauf zugreifen, um sie zu überprüfen, Kommentare abzugeben und mit einem Genehmigungsergebnis zu antworten.
Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Nachdem die Dokumente an das Projekt übermittelt wurden, können Personen mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Dokumente anzeigen, freigeben und herunterladen.
Anmerkung: Dokumentberechtigungen werden weiter unten in diesem Handbuch eingerichtet.
Video
Anzeigen von Dokumenten
Der Zugriff auf die eingereichten Dokumente erfolgt über den Reiter "Dokumente". Dokumentinformationen können in der Tabelle angezeigt oder im Dokumenten-Viewer von Procore geöffnet werden. Je nachdem, wie der Administrator die Sammlungen des Projekts konfiguriert hat und welche gespeicherte Ansicht Sie gerade anzeigen, wird möglicherweise standardmäßig die neueste Revision in einem bestimmten Dokumentcontainer angezeigt, aber auch auf frühere Versionen kann schnell zugegriffen werden.
Die Dokumente sind auch in der mobilen Anwendung von Procore für iOS und Android leicht zugänglich und können problemlos angezeigt werden.
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Video - Auf Mobilgerät ansehen |
Herunterladen von Dokumenten
Die Dokumente können einzeln aus der Tabelle oder dem Viewer und in großen Mengen aus der Tabelle in der Procore-Webanwendung heruntergeladen werden.
Freigeben von Dokumenten
Dokumente können als Anhänge für Elemente (z. B. Übermittlungen) im Korrespondenz-Tool hinzugefügt werden.
Die Dokumente können dann von den Empfängern der Korrespondenz, die über die Berechtigung für diese Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool verfügen, eingesehen und heruntergeladen werden.
Nächste Lektion: Dokumentfelder - Übersicht
Übersicht über die Felder
Hintergrund
In der Konstruktion werden Fehler und Nacharbeiten oft durch veraltete Projektdateien verursacht, die über eine Reihe von Ordnern oder Tools dupliziert wurden . Um dieses Risiko zu mindern, organisiert und steuert das Dokumentenmanagement-Tool von Procore automatisch den Zugriff auf Dateien auf der Grundlage der Attribute (Dokumentfelder) jeder Dokumentrevision. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, diese Feldwerte einzurichten, bevor Sie mit dem Tool beginnen.
So funktioniert's
Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet Metadaten und Dokumentfelder, um automatisch Zugriff auf Dokumentrevisionen zu gewähren und diese zu organisieren, sodass sie leichter zu finden sind. Die Dokumentfelder eines Projekts werden im Admin-Tool auf Unternehmensebene über konfigurierbare Feldsätze konfiguriert. Feldoptionen können auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Dokumentenmanagement-Tools ein- oder ausgeblendet werden.
Hinweis: Pflichtfelder für jedes Dokument: Name, Typ, Status und Revision.
Wichtig
Es ist wichtig, dass Sie vor dem Hochladen von Dokumenten Ihren Benennungsstandard und Ihre Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool eingerichtet haben. Dies gewährleistet Standardisierung und Konformität und hilft bei der automatischen Befüllung von Feldern. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?Hinweis: Welche Felder für jedes Dokument nach Dokumenttyp erforderlich sein sollen, konfigurieren Sie im Abschnitt Upload-Anforderungen dieses Handbuchs.
Feldsätze und Feldoptionen für Dokumente
Unternehmensadministratoren können konfigurierbare Feldsätze und Standardfeldoptionen auf der Seite "Dokumentenmanagement-Tool" des Admin-Tools auf Unternehmensebene verwalten.
Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen
Erstellen Sie neue Feldsätze oder bearbeiten Sie bestehende und weisen Sie sie dann Ihren Projekten zu . Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Felder für Dokumente in allen Ihren Projekten erforderlich sein sollen.
Demnächst verfügbar
Das Dokumentenmanagement-Tool fügt benutzerdefinierte Felder hinzu, sodass Sie Ihre eigenen Felder erstellen oder Felder ausblenden können , die Sie nicht benötigen.
Standardfeldoptionen verwalten
Sie können Standardfeldoptionen für die folgenden Felder des Dokumentenmanagements konfigurieren:
- Klassifizierung
- Disziplin
- Status
- Typ
- Volumen / System
Hinweis
Die meisten Felder haben einen Code, der automatisch am Anfang des Feldes ausgefüllt werden kann. Der Code basiert auf dem Benennungsstandard. Beispielsweise wird ein Dokument mit Zeichnungstyp mit "DR" im Feld "Typ" ausgefüllt. Bei der Eingabe von Informationen werden die Codes automatisch aufeinander abgestimmt, um ein neues Namensfeld für das Dokument zu erstellen.
Sie legen den Benennungsstandard für Dokumente im Abschnitt "Benennungsstandard" dieses Handbuchs fest.
Ein- oder Ausblenden von Feldoptionen innerhalb eines Projekts
Sie können die Feldoptionen für Dropdown-Felder mit einfacher Auswahl (z. B. Status, Typ und Disziplin) auf Projektebene auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools ein- oder ausblenden.
Zusätzliche Felder in Procore
Die folgenden Felder werden für das Dokumentenmanagement-Tool verwendet, sind aber auch in anderen Bereichen von Procore konfiguriert (siehe Seite "Einrichten" für Dokumentfelder):
- Projekt: Der Projektcode sollte eine Abkürzung für den Projektnamen sein, z. B. "VTX" für Vortex Business Center. Das Feld "Code" im Admin-Tool auf Projektebene füllt das Feld "Projekt" für Dokumente aus.
- Urheber: Feld, das angibt, von wem ein Dokument stammt. Beispiel: Eine Person , die im Adressbuch mit "ABC Company" verknüpft ist, lädt ein Dokument hoch, daher sollte "ABC Company" für das Feld Absender ausgewählt werden. Das Feld "Abgekürzter Name" für Unternehmen im Adressbuch-Tool auf Unternehmens- oder Projektebene wird als Option für das Feld "Absender" angezeigt.
- Speicherort: Dieses Feld stellt den Speicherort dar, der mit einem Dokument verknüpft ist. Standorte, die im Admin-Tool auf Projektebene hinzugefügt wurden, werden als Optionen für das Feld "Standort" für Dokumente angezeigt.
- Phase: Dieses Feld stellt die Bauphase dar, für die ein Dokument erstellt wurde. "Projektphasen " auf der Seite "Standard" des Admin-Tools auf Unternehmensebene werden als Optionen für das Feld "Phase" für Dokumente angezeigt.
Best Practices
Beachten Sie vor dem Einrichten von Dokumentfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool Folgendes:
- Welche Felder sind für Ihre Dokumentenmanagement-Anforderungen von Bedeutung?
- Sollten die Anforderungen vor Ort je nach Projekt variieren oder sind sie im gesamten Unternehmen einheitlich?
- Welche Werte sollten für Pflichtfelder (wie 'Status' und 'Typ') verfügbar sein?
- Welche "Codes" sollten jedem Feldwert zugeordnet werden (z. B. "DR" für Zeichnung), damit sie in Ihrem Dokumentbenennungsstandard erkennbar sind?
Nächste Lektion: Dokumentfelder - Einrichten
Einrichten - Felder
Nachdem Sie sich nun mit den Dokumentfeldern im Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Video
1. Konfigurierbare Feldsätze erstellen
Erstellen Sie im Admin-Tool auf Unternehmensebene eine neue konfigurierbare Feldsatz für das Dokumentenmanagement-Tool, die Sie auf Ihr Projekt anwenden möchten . Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Felder für Dokumente in allen Ihren Projekten erforderlich sein sollen.
Anmerkung: In Zukunft werden Sie in der Lage sein, neue benutzerdefinierte Felder zu den Feldsätzen hinzuzufügen und die Felder auszublenden, die Sie nicht verwenden möchten.
2. Standardfelder bearbeiten
Entscheiden Sie im Admin-Tool auf Unternehmensebene, welche Werte für Dokumentfelder wie Status, Dokumenttyp und Dokumentdisziplin verfügbar sein sollen. Diese Feldoptionen gelten für alle Dateien im Dokumentenmanagement-Tool in allen Projekten Ihres Unternehmens.
3. Optional: Überprüfen Sie die Feldoptionen für ein Projekt
Dokumentenmanagement-Tool Administratoren haben die Möglichkeit, bestimmte Feldwerte innerhalb einzelner Projekte auszublenden . Gehen Sie dazu zu Einstellungen in einem Projekt konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools, überprüfen Sie die Optionen für Felder und blenden Sie alle Felder aus, die nicht zur Auswahl stehen sollen.
4. Zusätzliche Procore-Felder einrichten
Abhängig von den Anforderungen für Ihre Projekte gibt es möglicherweise einige zusätzliche Felder, die Sie einrichten möchten, bevor Sie beginnen. Wenn Sie einen Standard für die Benennung von Dokumenten verwenden möchten, sind der Projektcode und der Absendercode besonders wichtig.
Projektcode
Geben Sie einen Code für das Projekt in das Feld "Code" des Admin-Tools auf Projektebene ein. Dies wird im Feld „Projekt“ für Dokumente verwendet.
SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN
Absendercode (Feld "Abgekürzter Name")
Fügen Sie im Adressbuch-Tool auf Projekt- oder Unternehmensebene die Codes "Abgekürzter Name" für jedes Unternehmen hinzu , von dem die Projektdokumente stammen könnten. Diese abgekürzten Firmennamen stehen für das Feld "Absender" zur Auswahl. 
ZEIGEN SIE DIE SCHRITTE AN
Standortvorwahl
Fügen Sie auf der Seite Standorte des Admin-Tools auf Projektebene nach Bedarf Standorte und Codes für das Projekt hinzu oder verwalten Sie sie. Diese werden als Optionen für das Feld "Standort" angezeigt.
Stellen Sie sicher, dass:
- Wählen Sie die Einstellung "Optionalen Code einschließen".
- Fügen Sie für jeden Standort einen Code hinzu.
Stufencode
Überprüfen Sie auf der Seite "Standard" des Admin-Tools auf Unternehmensebene den Abschnitt "Projektphasen" und fügen Sie nach Bedarf Phasen hinzu oder entfernen Sie sie. Diese Phasen werden als Optionen für das Feld „Phase“ angezeigt.
SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN
Übersicht über den Benennungsstandard
Hintergrund
Ihr Team kann den Autor und den Zweck jedes Dokuments aufgrund der einheitlichen Benennungsstandards für Dokumente in allen Ihren Projekten leicht erkennen. Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet die Attribute jeder Revision, um automatisch Benennungsstandards durchzusetzen und Metadaten (Attribute) automatisch auszufüllen , was den Upload-Prozess vereinfacht. Es legt fest, ob ein Upload mit früheren Revisionen verknüpft werden soll oder ein völlig neues Dokument wird.
So funktioniert's
Das Dokumentenmanagement-Tool kann Dokumentattributcodes verwenden , um einen Standard für die Benennung von Dokumenten durchzusetzen. Wenn neue Revisionen mit einem identischen Namen und Format wie die bereits vorhandenen hochgeladen werden, stapelt das System diese Revisionen in einem einzigen Dokumentencontainer mit einem eindeutigen Namen. Dies verringert das Risiko der Duplizierung von Dateien und sorgt dafür, dass alle mit den neuesten Informationen arbeiten.
Auf der Seite Einstellungen konfigurieren für das Dokumentenmanagement-Tool können Sie Felder hinzufügen oder entfernen und sie neu anordnen, um einen benutzerdefinierten Benennungsstandard zu erstellen, der für einige oder alle Dokumente in Ihrem Projekt verwendet werden kann.
Wichtig
Da das Dokumentenmanagement-Tool den Namen und das Format des Dokuments (z. PDF) Um nachfolgende Revisionen automatisch zu identifizieren, ist es wichtig, dass Ihre Benennungsstandards alle Felder enthalten, die einen Dokumentcontainer eindeutig identifizieren, aber nicht jede unabhängige Revision darin.
Wenn Sie möchten, dass Revisionen desselben Dokuments in einem einzigen Dokumentcontainer nachverfolgt werden, sollte Ihr Benennungsstandard KEINE revisionsspezifischen Felder wie Status, Revisionscode, Autor oder Daten jeglicher Art enthalten.
Best Practices
Es ist wichtig, dass Sie die Struktur Ihres Dokumentbenennungsstandards so früh wie möglich für ein neues Projekt festlegen. Dies vermeidet Inkonsistenzen und Refactoring auf der Straße.
Bevor Sie den Benennungsstandard für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Arten von Dokumenten müssen mit einem Benennungsstandard versehen werden?
- Welche Kombination und Reihenfolge der Informationen im Namen würde Ihrem Team helfen, den Zweck eines Dokuments am besten zu verstehen, insbesondere in Szenarien, in denen es das Dokument ohne zusätzlichen Kontext findet?
- Welche Kombination von Informationen im Namen würde sicherstellen, dass einzelne Dokumente eindeutig identifiziert werden und sich nicht versehentlich überschneiden?
- Sie können z. B. festlegen, dass bei einem weniger komplexen Projekt nur Ihre Zeichnungen und technischen Einreichungen als Projekttyp-Disziplin-Nummer angegeben werden müssen (z. B. ABC-DR-A-101 oder ABC-TS-C-202), während alle anderen Dokumente, wie Berichte oder Tracker, ihren ursprünglichen Dateinamen behalten können.
Beispiel
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt namens "Duke Hospital (DH)" in London, UK, und Ihr Projekt entspricht den ISO 19650-Standards. Sie haben diese strukturierte Namenskonvention für Ihre Zeichnungen festgelegt:
Projekt - Urheber - Band/System - Ort - Typ - Disziplin - Nummer.
Betrachten wir eine Architekturzeichnung für den vierten Stock mit der Volumen-/Systembezeichnung "ZZ" und der Nummer "401". Diese Zeichnung wurde von John Moore & Associates (JMA), dem Architekten des Projekts, erstellt.
In Übereinstimmung mit Ihrer Namenskonvention würde die Datei für diese Zeichnung wie folgt beschriftet werden: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Wenn Sie diesen Benennungsstandard im Dokumentenmanagement-Tool eingerichtet hätten, würde das System jedes dieser Felder beim Hochladen anfordern und dann den Namen des Dokuments für Sie generieren. Wenn dieses Dokument mit diesem bereits intakten Namen in das System hochgeladen würde, würden alle diese Dokumentfelder automatisch und ohne manuellen Aufwand mit der Revision versehen.
Dieser systematische Benennungsansatz sorgt für Klarheit und Konsistenz und erleichtert die Identifizierung und Organisation von Projektdokumenten, selbst bei komplexen Projekten wie dem Duke Hospital.
Nächste Lektion: Benennungsstandard - Einrichten
Einrichten - Benennungsstandard
Nachdem Sie sich nun mit den Benennungsstandards im Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgende Aktion in Procore ausführen:
AKTIONSPUNKTE
Bearbeiten des Benennungsstandards
Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren den Benennungsstandard "Procore-Standard" und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
Video
Hinweis: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs entscheiden Sie, welche Dokumenttypen mit diesem Benennungsstandard verknüpft werden sollen.
Nächste Lektion: Upload-Anforderungen - Übersicht
Übersicht über die Upload-Anforderungen
Hintergrund
Wie in den vorherigen Lektionen erläutert, verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Dokumentattribute, um Benutzerberechtigungen für einzelne Revisionen zu steuern, einen Benennungsstandard zu generieren und Ihre Dokumente für einen einfachen Abruf zu organisieren. Wenn hochgeladene Dokumente also nicht genügend Attribute haben, besteht ein großes Risiko, dass Sie sie später nicht mehr so leicht finden. Aus diesem Grund ist es unglaublich wichtig, vor dem Hochladen von Dateien festzulegen, welche Felder erforderlich sind. Darüber hinaus können diese Upload-Anforderungen pro Dokumenttyp angepasst werden und angeben, ob ein Benennungsstandard erzwungen werden muss.
Wichtig
Die Felder Name, Typ, Status und Revision sind immer für jedes Dokument erforderlich.So funktioniert's
Im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Tools können Sie eine Standardregel festlegen, die alle Dokumente befolgen müssen. Sie können auch bedingte Regeln erstellen , die Standardregeln außer Kraft setzen und nur für bestimmte Dokumenttypen gelten.
Diese Regeln legen fest, welche Metadatenfelder für hochgeladene Dokumente ausgefüllt werden müssen und ob Ihr Projektbenennungsstandard durchgesetzt wird .
Best Practices
Bevor Sie Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Attribut- und Benennungsanforderungen sollten für jede in das System hochgeladene Revision gelten, unabhängig von ihrem Typ?
- Welche Anforderungen sollten je nach Dokumenttyp variieren?
Hinweis: Sie können nur einen Benennungsstandard für das gesamte Projekt festlegen, aber Sie können entscheiden, ob Sie ihn für jeden Dokumenttyp durchsetzen möchten oder nicht. - Wird Ihr Projekt doppelte Revisionskennungen zulassen? Standardmäßig ist das Feld "Revision" als bearbeitbares Feld festgelegt , während das Feld "Version" immer ein nicht bearbeitbares eindeutige Kennung ist. Die Möglichkeit, das Feld "Revision" manuell so zu bearbeiten , dass es mit der Revisionsnummer eines früheren Uploads übereinstimmt, ermöglicht es Benutzern, eine Datei mit geringfügigen Änderungen hochzuladen, ohne sie als eine ganz neue Revision zu betrachten. Administratoren können jedoch verlangen, dass Revisionen für bestimmte Dokumenttypen eindeutig sind, wenn dies gewünscht wird.
Nächste Lektion: Upload-Anforderungen - Einrichten
Einrichten - Upload-Anforderungen
Nachdem Sie sich nun mit den Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Video
1. Bearbeiten Sie die Standardregel
Überprüfen Sie im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren die Standardregel und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Sie können wählen, ob der Benennungsstandard erzwungen werden soll, wählen Sie die Felder aus, die für hochgeladene Dokumente erforderlich sind, und Sie entscheiden, ob doppelte Revisionskennungen zulässig sind.
Anmerkung: Die Felder "Status", "Typ", "Revision" und "Name" sind immer erforderlich, ebenso wie alle anderen Felder, die Sie im Feldsatz Ihres Unternehmens für das Dokumentenmanagement-Tool benötigen.
2. Bedingte Regeln erstellen
Wenn für bestimmte Dokumenttypen andere Anforderungen als die Standardregel gelten, erstellen Sie eine oder mehrere bedingte Regeln im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren. Wählen Sie z. B. andere Pflichtfelder aus oder entscheiden Sie sich, den Benennungsstandard nicht durchzusetzen.
Nächste Lektion: Dokumentberechtigungen - Übersicht
Übersicht über Dokumentberechtigungen
Hintergrund
Ein einzelnes Konstruktionsdokument kann während seiner gesamten Lebensdauer Dutzende von Revisionen und Hunderte von kleineren Versionsaktualisierungen aufweisen. Jede dieser Überarbeitungen eignet sich für eine andere Phase, einen anderen Zweck und ein anderes Publikum bei der Arbeit. Bei vielen Projekten sind diese Revisionen über verschiedene Ordner verstreut, die eine manuelle Berechtigungsverwaltung erfordern. Mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore können Sie jedoch automatisch die Berechtigungen für jede einzelne Dokumentrevision innerhalb eines "Containers" steuern. Das Tool kann die Attribute dieser Revision wie Status, Phase, Typ oder Disziplin verwenden , um Berechtigungen automatisch zu bestimmen.
So funktioniert's
Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet zwei Berechtigungsstufen : Allgemeine Procore-Tool-Berechtigungen, um Zugriff auf das Tool selbst zu gewähren, und flexible Berechtigungsgruppen , um Zugriff auf einzelne Dokumentrevisionen auf der Grundlage ihrer Attribute zu gewähren.
Berechtigungsgruppen können für verschiedene Benutzerrollen oder Unternehmen im Projekt erstellt werden, und Sie können spezifische Regeln festlegen, um automatisch zu steuern, auf welche Dokumentrevisionen diese Gruppen Zugriff haben und auf welcher Ebene sie Zugriff haben sollen (z. Betrachter, Eigentümer oder Administrator). Berechtigungen können auf der Registerkarte "Berechtigungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" und in den Berechtigungsvorlagen für das Workflows-Tool weiter angepasst werden.
WEITERE INFORMATIONEN ZU BERECHTIGUNGEN
Video
Hinweis
Berechtigungen im Zusammenhang mit Workflows werden im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs behandelt.Best Practices
Bevor Sie Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche unterschiedlichen Benutzerrollen gibt es in Ihren Projekten, die unterschiedliche Zugriffsebenen auf Projektdokumente benötigen?
- Worauf sollen diese Gruppen zugreifen können und welche Dokumentfelder sind notwendig, um diesen Zugriff zu bestimmen?
- Sie könnten beispielsweise in Erwägung ziehen, Ihren Projektmanagern und Dokumentencontrollern "Admin"-Zugriff auf jede Dokumentrevision im System zu gewähren, Ihrem Außendienstteam jedoch nur "Viewer"-Zugriff auf genehmigte Projektzeichnungen zu gewähren.
- Wer sollte in der Lage sein, die Einstellungen innerhalb des Dokumentenmanagement-Tools selbst zu ändern?
Beispiel
Paul ist Mitglied eines Dokumentenkontrollteams. Er vergibt Berechtigungen für die folgenden Personen in seinem Unternehmen:
- Jake, ein weiterer Dokumentencontroller in seiner Firma.
- Sarah, die Projektmanager in seiner Firma.
- Matt, der als Polier für den Betonsubunternehmer fungiert.
Im Adressbuch-Tool des Projekts wählt Paul zwischen "Admin"- oder "Standard"-Berechtigungen, die er den Benutzern für das Dokumentenmanagement-Tool zuweisen möchte:
- Paul weist Jake und sich selbst "Admin"-Berechtigungen zu.
Dadurch haben sie sowohl die volle Kontrolle über das Tool als auch die Möglichkeit, Dokumenten-Workflows zu initiieren und zu überwachen. - Paul weist Matt und Sarah "Standard"-Berechtigungen zu.
Sie können das Tool mit Standardzugriff nutzen und an Dokumentenfreigabe-Workflows teilnehmen. Sie haben jedoch nicht die Befugnis, Einstellungen innerhalb des Tools selbst zu ändern.
Um die Berechtigungen weiter zu verfeinern, verwendet Paul zwei unterschiedliche Berechtigungsgruppen im Dokumentenmanagement-Tool:
- Paul fügt Jake, Sarah und sich selbst zur Berechtigungsgruppe "Dokumentencontroller" hinzu.
Sie werden in der Lage sein, Dokumente hochzuladen und einzureichen, wodurch die Dokumentenkontrollprozesse rationalisiert werden. - Paul fügt Matt zu einer Berechtigungsgruppe "Konkreter Subunternehmer" hinzu:
Er erhält als "Eigentümer" Zugang zu allen Dokumenten, die aus seinem Unternehmen stammen, unabhängig vom Dokumentenstatus. Darüber hinaus hat er "Viewer"-Zugang zu Zeichnungen, die für den Bau ausgestellt wurden, und technische Einreichungen, die mit anderen Disziplinen verbunden sind.
Nächste Lektion: Dokumentberechtigungen - Einrichten
Einrichten - Dokumentberechtigungen
Nachdem Sie sich nun mit den Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
AKTIONSPUNKTE
- Allgemeine Tool-Berechtigungen zuweisen
- Berechtigungsgruppen erstellen
- Verwalten von Dokumentberechtigungsstufen
Hinweis: Berechtigungen im Zusammenhang mit Workflows werden im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs behandelt.
1. Weisen Sie allgemeine Tool-Berechtigungen zu
Weisen Sie dem Dokumentenmanagement-Tool Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für Personen zu, die Zugriff auf das Tool benötigen. Sie können diese Berechtigung für Benutzer und Gruppen in einer Projektberechtigungsvorlage im Berechtigungstool zuweisen oder die Berechtigung für Benutzer im Adressbuch-Tool manuell bearbeiten.
2. Berechtigungsgruppen erstellen
Erstellen Sie Berechtigungsgruppen für verschiedene Berechtigungstypen, die Sie benötigen, und fügen Sie ihnen Personen hinzu, um ihren Zugriff auf Dokumente im Projekt automatisch zu steuern.
3. Verwalten von Dokumentberechtigungsstufen
Kontrollieren Sie die Berechtigungen für Dokumente weiter, indem Sie festlegen, welche Aktionen auf drei verschiedenen Ebenen verfügbar sein sollen: Betrachter, Eigentümer und Administrator.
Hinweis: Diese Liste beschränkt sich derzeit auf die Steuerung, auf welchen Ebenen Dokumentattribute bearbeitet werden sollen, aber in Zukunft werden weitere Anpassungen eingeführt.
Nächste Lektion: Dokumentenfreigaben mit Workflows - Übersicht
Genehmigungs Workflows Übersicht
Hintergrund
Es ist oft der Fall, dass Bauunternehmen Baudokumente manuell zwischen Ordnern und isolierten Systemen verschieben müssen, wenn sich ihr Status von "in Arbeit" über "In Prüfung" bis hin zu "Genehmigt" ändert. Dies verursacht viel Overhead und führt zu Fehlern und Nacharbeiten. Mit Procore Dokumentenmanagement müssen Sie Dokumente nicht verschieben, wenn sich ihr Status ändert, und der Zugriff auf Revisionen wird automatisch geändert, sobald eine Genehmigungs workflow abgeschlossen ist. Darüber hinaus ist die in das Dokumentenmanagement-Tool integrierte workflow-Engine unglaublich anpassbar und eignet sich für einfache und komplexe Genehmigungsszenarien für jede Art von Dokument.
So funktioniert's
Sie können benutzerdefinierte workflow Vorlagen erstellen, die dann den Dokumenten zugewiesen werden, die in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen werden. Sobald ein workflow begonnen hat, werden workflow Teilnehmer aufgefordert, Dokumente zu prüfen, sie optional mit Markups zu kommentieren und ein Genehmigungsergebnis anzugeben.
Wenn eine Dokumentenrevision überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Status der Überarbeitung automatisch in Procore aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie die Berechtigungseinstellungen nicht manuell ändern oder Revisionen zwischen Ordnern oder Tools verschieben müssen, nachdem ein Dokument genehmigt wurde. Wenn ein workflow für ein PDF-Dokument erstellt wird, können workflow Beauftragten während ihres Schritts in der workflow Markups direkt in die PDF-Datei einfügen. Nach Abschluss der workflow bleiben alle workflow Entscheidungen, Markups und zusätzlichen Dateianhänge erhalten, damit später auf sie verwiesen werden kann.
Video
Erstellen von WOrkflow-Vorlagen für das Dokumentenmanagement
Um Workflows für Dokumente zu verwenden, erstellen Sie eine oder mehrere workflow Vorlagen im Workflows Tool von Procore und wenden diese dann auf Ihre Projekte an.
Nachdem eine workflow Vorlage auf ein Projekt angewendet wurde, müssen Sie sie mit den richtigen Beauftragten auf der Registerkarte Workflows der Seite Einstellungen konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools konfigurieren, bevor sie verwendet werden kann.
STart Workflows auf Dokumenten
Nachdem workflow Vorlagen für das Projekt konfiguriert wurden, können in der Spalte "Zugewiesener Workflow" Workflows für Dokumente ausgewählt werden. Mit der Option Mehrfachbearbeitung können Sie auch mehreren Dokumenten gleichzeitig einen workflow zuweisen.
Hinweis: Wenn Sie für bestimmte Dokumente, wie z. B. Zeichnungen, eine workflow Auswahl verlangen möchten, können Sie dieses Feld als Anforderung in Ihren Upload-Anforderungen festlegen.
Überprüfen und Beantworten in einem Workflow
Nachdem ein workflow für ein Dokument begonnen hat, kann ein Workflow-Beauftragter das Dokument überprüfen und in der workflow antworten.
MARKIERUNGEN HINZUFÜGEN
Workflow-Beauftragte können Dokumente bei Bedarf als Teil der Antwort markieren.
Best Practices
Bevor Sie workflow Vorlagen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Prozesse zur Dokumentenprüfung und -genehmigung möchten Sie durchsetzen und für welche Arten von Dokumenten?
- Wie variiert der Genehmigungsablauf je nach Zweck, Typ oder Quelle des Dokuments?
- Welche Antwortoptionen benötigen Sie für jeden Schritt (z. Genehmigt, mit Kommentar genehmigt, abgelehnt)?
- Wer soll Dokumenten-Workflows erstellen und konfigurieren dürfen?
- Wer sollte aktive Dokumenten-Workflows verwalten dürfen (z. Starten Sie sie neu oder wechseln Sie die Beauftragten mitten im Fluss)?
Beispiel
Nachfolgend finden Sie eine anschauliche Darstellung eines workflow für die mechanische Zeichnung Genehmigungsprozess. Jedes Kästchen entspricht einem bestimmten Schritt, während die Pfeile die an jedem Punkt getroffenen Entscheidungen anzeigen.
Betrachten wir ein Projekt, bei dem ein mechanischer Subunternehmer, M's Mechanical, Zeichnungen für Level 1 einreicht. Das erste Ziel für diese Zeichnungen ist der Dokumentencontroller, der eine Qualitätssicherungsprüfung (QS) durchführt.
- Wenn das Dokument während der QA-Prüfung den Status "Abgelehnt" erhält, wird es als "RJ-Abgelehnt" gekennzeichnet und geht zum nachfolgenden Schritt mit dem Titel "QA-Prüfung abgelehnt - Erneut einreichen" über. In diesem Fall wird M's Mechanical umgehend über die Ablehnung informiert und angewiesen, das Dokument erneut einzureichen.
- Wenn das Dokument bei der QA-Prüfung den Status "Genehmigt" erhält, geht es in die nächste Phase über, die als "Überprüfung des technischen Inhalts" bezeichnet wird.
- Wenn das Dokument eine Ablehnung erhält, geht es in die folgende Phase über, die als "Technischer Inhalt abgelehnt" bezeichnet wird, und es wird als "RJ-Abgelehnt" gekennzeichnet.
- Im Falle einer Genehmigung innerhalb der Phase "Technical Content Review" geht das Dokument in die "Consultant Review" über.
- Das Ergebnis kann eines der folgenden sein: "Genehmigt", "Genehmigt mit Kommentaren" oder "Abgelehnt". Abhängig von dieser Entscheidung erhält das Dokument den endgültigen Status "Status A - Genehmigt", "Status B - Genehmigt mit Kommentaren" oder "Status C - Abgelehnt".
Hinweis: Im Dokumentenmanagement-Tool festgelegte Berechtigungsgruppen legen fest, wer das Dokument nach seiner Genehmigung einsehen kann.
- Das Ergebnis kann eines der folgenden sein: "Genehmigt", "Genehmigt mit Kommentaren" oder "Abgelehnt". Abhängig von dieser Entscheidung erhält das Dokument den endgültigen Status "Status A - Genehmigt", "Status B - Genehmigt mit Kommentaren" oder "Status C - Abgelehnt".
Nächste Lektion: Document-Genehmigungen mit Workflows - Einrichten
Einrichten - Genehmigung Workflows
Nachdem Sie sich nun mit den Genehmigungsworkflows für das Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
1. Workflow-Berechtigungen zuweisen
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie Berechtigungen für Workflows ein.
Für alle Benutzer, die Teil eines Genehmigungs workflow sind, müssen Sie Dateiname=""> granulare Berechtigungen für das Workflows Tool in Ihren Berechtigungsvorlagen zuweisen<a class="F1" title=" " href.path="//faq/what-granular-permissions-are-available-for-document-management-workflows" href.anchor="Answer" href..
Sie können auch die Aktionen anpassen, die Prüfer für Dokumente innerhalb eines aktiven workflow ausführen können, z. B. wer in der Lage sein soll, Dokumente zu markieren.
2. Erstellen Sie eine Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow
Als Nächstes sollten Sie workflow Vorlagen im Tool Workflows auf Unternehmensebene erstellen.
3. Weisen Sie den Workflow einem Projekt zu
Nachdem die workflow Vorlage erstellt wurde, müssen Sie sie den Projekten zuweisen, für die Sie sie verwenden möchten.
4. Konfigurieren eines Workflows für das Projekt
Bevor Sie Workflows im Dokumentenmanagement-Tool verwenden können, müssen Sie die workflow für das Projekt konfigurieren, was die Zuordnung von Prüfern zu einzelnen Schritten beinhaltet. Sie können auch festlegen, ob Sie eine dieser Vorlagen als Standard für neu hochgeladene Dokumente verwenden möchten oder nicht.
5. Starten Sie einen Workflow für Dokumente
Beim Hochladen von Dokumenten in das Projekt kann den Dokumenten in der Spalte "Zugewiesener Workflow" ein workflow zugewiesen werden. Nachdem ein Dokument eingereicht wurde, beginnt der zugewiesene workflow mit dem ersten Schritt, und die Prüfer werden benachrichtigt.
Hinweis: Wenn Sie Dokumente zusammen einreichen, erhalten die Prüfer eine einzige E-Mail mit allen Dokumenten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, anstatt separate E-Mails für einzeln eingereichte Dokumente.
Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Übersicht
Übersicht über gespeicherte Ansichten
Hintergrund
Die meisten Dokumentenmanagement-Tools verwenden Ordner, um Dokumente organisiert und zugänglich zu halten. Ordner können problematisch sein, da jede Dokumentrevision tatsächlich innerhalb des Ordners vorhanden sein muss und nicht in zwei oder mehr Ordnern gleichzeitig vorhanden sein kann. Während dies bei in Arbeit befindlichen Dokumenten mit eingeschränktem Zugriff funktionieren kann, wird es zu einem Problem, sobald Dokumente zur Überprüfung eingereicht und dann entweder abgelehnt oder einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden. Im Bauwesen ist es wichtig, eine einzige, nachvollziehbare Historie der Revisionen eines Baudokuments und deren Statusänderungen im Laufe der Zeit zu führen. Wenn Sie Revisionen manuell zwischen Ordnern kopieren oder verschieben müssen, die für unterschiedliche Zwecke oder Zielgruppen bestimmt sind, verlieren Sie diese Rückverfolgbarkeit und riskieren, dass Teams mit veralteten Informationen arbeiten.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore werden Dokumentrevisionen mit Attributen versehen, die sie beschreiben, und Suchfilter können verwendet werden, um sie schnell zu finden. Sie können beispielsweise Filter verwenden, um die neuesten genehmigten Architekturzeichnungen zu finden oder abgelehnte Dokumente anzuzeigen, die aus Ihrem Unternehmen stammen. Sie können diese Suchfilter als "gespeicherte Ansichten" speichern, um das Auffinden von Dokumenten für Sie und Ihr Team zu erleichtern, was den Vorteil einer Standard-Projektordnerstruktur ohne die Risiken und Nachteile der Dateiduplizierung bietet.
So funktioniert's
Organisation basierend auf Dokumentattributen
Nachdem die Dokumentüberarbeitungen eingereicht wurden, können die Benutzer auf der Registerkarte "Dokumente" darauf zugreifen. Berechtigungsgruppen und Regeln, die für das Projekt eingerichtet wurden, steuern automatisch, welche Dokumentrevisionen von jeder Person eingesehen werden können. Die Metadaten, die mit jedem Dokument verknüpft sind, stellen sicher, dass Benutzer schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen können und dass sie nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.
Gespeicherte Ansichten
Anmerkung: Administratoren können gespeicherte Ansichten erstellen, auf die jeder im Projekt zugreifen kann, und jeder Benutzer kann gespeicherte Ansichten für den persönlichen Gebrauch erstellen.
Video
Best Practices
Bevor Sie mit der Konfiguration Ihrer gespeicherten Ansichten beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Verwenden Sie in der Regel eine Standard-Ordnerstruktur für Ihre Projekte? Wenn dies der Fall ist, können Sie gespeicherte Ansichten erstellen, um die Ordnerstruktur zu replizieren und den Zugriff auf Dokumente effizient zu steuern.
Anmerkung: Gespeicherte Ansichten sind in Sammlungen verschachtelt. - Auf welche Art von Dokumenten soll Ihr Team schnell zugreifen können?
- Welche Bauunterlagen möchten Sie den Außendienstteams zur Verfügung stellen?
Beispiel
Anstatt Dokumente innerhalb von Ordnern manuell neu organisieren zu müssen, werden gespeicherte Ansichten durch Filter gesteuert. Dies bedeutet, dass die Liste der Dokumente automatisch aktualisiert wird.
Nehmen wir an, ein Dokumentencontroller namens Paul möchte eine gespeicherte Ansicht für genehmigte elektrische Zeichnungen erstellen. Ausgehend von der Sammlung Veröffentlicht (die bereits nach genehmigten Dokumenten filtert), wählt Paul die folgenden zusätzlichen Filter aus, um eine neue gespeicherte Ansicht zu erstellen:
- Disziplin: Elektrik
- Typ: Zeichnung
Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Einrichten
Einrichten - Gespeicherte Ansichten
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool organisiert sind, können Sie die folgende Aktion in Procore durchführen:
AKTIONSPUNKTE
Gespeicherte Ansichten erstellen
Für Kategorien , auf die ein Administrator schnellen Zugriff haben soll, kann er den Zugriff der gespeicherten Ansicht auf "Jeder im Projekt" festlegen. Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine eigenen personalisierten Ansichten erstellen.
Anmerkung: Derzeit müssen gespeicherte Projektansichten in jedem Projekt einzeln erstellt werden, aber in Zukunft werden Sie in der Lage sein, gespeicherte Ansichten für mehrere Projekte in Ihrem Unternehmen zu standardisieren.
Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Übersicht
Übersicht über die Korrespondenz
Hintergrund
Bei so vielen Möglichkeiten, Dokumente und Kommunikation digital zu teilen, kann es schwierig sein, eine klare Aufzeichnung der Kommunikation für ein Projekt zu führen. Das manuelle Anhängen und Versenden von Dokumenten außerhalb von Procore per E-Mail erhöht das Risiko, auf veraltete Revisionen zu verweisen, und erschwert das Auffinden und Abrufen von Mitteilungen, wenn dies erforderlich ist.
Das Korrespondenz-Tool von Procore dient als zentraler Ort für den Austausch von Projektdokumenten und die Führung einer formellen Aufzeichnung der Kommunikation. Dokumentenmanagement-Dateien können direkt angehängt und in einem Korrespondenzposten aus dem Internet oder vom Handy aus verknüpft werden, was einen einfachen Zugriff auf die Dokumente zusammen mit einem klaren Kommunikationsverlauf ermöglicht.
So funktioniert's
Wenn Sie irgendetwas im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten verteilen oder besprechen müssen, können Sie das Korrespondenz-Tool von Procore verwenden, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool anzuhängen und zu teilen. Sie können z. B. einen Korrespondenztyp für Übermittlungen erstellen, um genehmigte Zeichnungspakete freizugeben.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über eine Korrespondenz trägt dazu bei, dass ein formelles Aufzeichnungssystem über Procore geführt wird. Angehängte Dateien (keine Kopien) werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, d. h. der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente bleiben erhalten.
Video
Best Practices
Bevor Sie Korrespondenzvorlagen für Ihr Projekt konfigurieren, sollten Sie Folgendes beachten:
- Welche Arten von formeller Kommunikation über Bauunterlagen benötigt Ihre Projektteam und wann müssen sie möglicherweise ausgestellt werden?
- Kennen Sie das Korrespondenz-Tool? Wenn ja, wie verwenden Sie es heute und wie könnte sich das ändern, wenn Sie das Dokumentenmanagement-Tool verwenden?
- Wer sollte die Mitteilungen senden und verwalten?
- Beachten Sie die Berechtigungen, die für das Korrespondenz-Tool erforderlich sind: Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Objekts. ODER Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" für den Korrespondenztyp des Objekts, wobei die granulare Berechtigung "Artikel erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
Beispiel
Betrachten wir M's Mechanical, einen mechanischen Subunternehmer, der erfolgreich die Zulassung für ein Paket mechanischer Werkstattpläne erhalten hat. Für sie ist es von entscheidender Bedeutung, diese Informationen an ihr Außendienstteam weiterzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projektmitglieder gut über die zuletzt erstellte Zeichnung informiert sind und mit den aktuellsten Plänen arbeiten können.
Um dies zu erreichen, wird M's Mechanical eine neue Korrespondenztyp im Admin-Tool auf Unternehmensebene für Übermittlungen erstellen. Nachdem sie die Details eingegeben haben, weisen sie diese Korrespondenztyp dem Projekt zu.
Im Korrespondenz-Tool erstellen sie eine neue Korrespondenzposition und wählen den Übermittlungstyp aus. Sie geben die erforderlichen Informationen ein und fügen die genehmigten mechanischen Werkstattpläne bei.
Nachdem die Korrespondenz erstellt und ausgestellt wurde, werden diese neu genehmigten Zeichnungen umgehend per E-Mail an jedes Projektteam-Mitglied verteilt, das über die entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentenverwaltung verfügt. Beispielsweise müssen Korrespondenzbeauftragte Zugang zu genehmigten mechanischen Werkstattpläne haben, um auf die angehängten Dokumente zugreifen zu können.
Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Einrichten
Einrichten - Korrespondenz
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Dokumente über das Korrespondenz-Tool verteilen, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:
Hinweis:
- Wenn Sie das Korrespondenz-Tool für Ihr Projekt bereits in Procore eingerichtet haben, können Sie die ersten beiden Aktionspunkte überspringen.
- Das Korrespondenz-Tool wird erst dann in einem Projekt angezeigt, wenn mindestens ein Korrespondenztyp erstellt wurde und ein Feldsatz für mindestens einen Korrespondenztyp auf das Projekt angewendet wurde.
1. Erstellen Sie einen Korrespondenztyp
Erstellen Sie auf der Seite Korrespondenz des Admin-Tools auf Unternehmensebene (unter Tool-Einstellungen) eine Korrespondenztyp.
2. Erstellen und Anwenden eines Korrespondenz-Feldsatz auf ein Projekt
Erstellen Sie auf der Registerkarte "Feldsätze" der Seite "Korrespondenz" im Admin-Tool auf Unternehmensebene einen neuen Feldsatz oder bearbeiten Sie einen bestehenden. Wählen Sie unter dem Link "Zugewiesene Projekte" für den Feldsatz die Projekte aus, auf die Sie die Feldsatz Korrespondenz anwenden möchten.
3. Erstellen Sie eine Korrespondenzposition
Erstellen Sie im Korrespondenz-Tool für das Projekt eine oder mehrere Korrespondenzposten, die Sie zum Freigeben von Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool verwenden.
Nächste Lektion: Fazit
Fazit
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Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen geholfen hat, besser zu verstehen, wie das Dokumentenmanagement-Tool funktioniert und wie Sie es in Ihren Projekten einsetzen können.
Eine vollständige Liste der Tutorials, FAQs, Videos und mehr zum Dokumentenmanagement finden Sie unter Dokumentenmanagement-Landingpage .