Dokumentenmanagement - Setup-Anleitung
Wichtig
Ein neuer umfassender Leitfaden für die ersten Schritte für das Dokumentenmanagement-Tool ist jetzt verfügbar: Document Management - Getting Started Guide.
Der neue Leitfaden wird diese Seite in Kürze ersetzen.
Hintergrund
Bevor Sie das Dokumentenmanagement-Tool in Procore zum ersten Mal verwenden, müssen Sie einige Einstellungen und Informationen konfigurieren, um die Funktionen nutzen zu können. Siehe Über das Dokumentenmanagement-Tool, um einen allgemeinen Überblick über die Funktionen des Dokumentenmanagement-Tools zu erhalten.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Zum Konfigurieren von Einstellungen im Admin-Tool auf Unternehmensebene, "Admin" im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.
- Zum Konfigurieren von Einstellungen im Admin-Tool auf Projektebene, "Admin" im Adressbuch-Tool auf Projektebene.
- Zum Konfigurieren von Einstellungen im Dokumentenmanagement-Tool, "Admin" im Dokumentenmanagement-Tool.
- Weitere Überlegungen zu Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool finden Sie unter Wie funktionieren Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool?
Video
Schritte
Klicken Sie, um zu einem Abschnitt zu springen:
- Einstellung auf Unternehmensebene
- Einstellung auf Projektebene
Einstellung auf Unternehmensebene
Administrations-Tool
Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern
Unternehmensadministratoren können Feldsätze und Optionen für Dokumentfelder (z. B. Disziplin, Status und Typ) auf der Seite des Dokumentenmanagement-Tools des Admin-Tools auf Unternehmensebene verwalten. Siehe Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool und Was sind die verschiedenen Felder im Dokumentenmanagement-Tool?
Hinweis: Sie können die Feldoptionen auf Projektebene auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools ein- oder ausblenden. Weitere Informationen finden Sie im Feldoptionen ein- oder ausblenden" weiter unten.
Hinzufügen oder Verwalten von benutzerdefinierten Projektphasen
Unternehmensadministratoren können benutzerdefinierte Projektphasen hinzufügen und verwalten, die für Projekte verwendet werden können. Siehe Hinzufügen einer benutzerdefinierten Projektphase und Ändern der Bauphase eines Projekts. Die im Admin-Tool festgelegten Phasen werden in das Feld "Phase" für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool übernommen. "Phase" kann auch als Pflichtfeld für Dokumente festgelegt werden. Siehe Bearbeiten von Upload-Anforderungen.
Workflow-Tool
Einrichten einer Workflow-Vorlage für Dokumente
Wenn Sie Genehmigungs-Workflows für Dokumente verwenden möchten, müssen Sie eine Workflow-Vorlage einrichten und diese für das Projekt konfigurieren. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.
Einstellung auf Projektebene
Administrations-Tool
Hinzufügen oder Aktualisieren von Projektstandorten
Wenn Sie den Benennungsstandard verwenden, um die Dateneintrag auf der Grundlage von Dateinamen zu automatisieren (siehe Was kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?), müssen Sie sicherstellen, dass Sie Standortcodes im Projekt haben, die mit den in den Dateinamen verwendeten Schlüsseln übereinstimmen. Siehe Mehrstufige Standorte zu einem Projekt hinzufügen.
Beispiel
Wenn ein DateinameVTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdflautet, wobei L01 den Ort angibt, muss "L01" als Schlüssel für den Standort im Projekt eingegeben werden.So fügen Sie Schlüssel für Standorte hinzu:
- Navigieren Sie zur Seite Standorte im Admin-Tool auf Projektebene.
- Markieren Sie unter "Standorteinstellungen" den Kontrollkästchen neben "Optionalen Code einschließen".
- Geben Sie für jeden Standort, den Sie dem Projekt hinzufügen, einen Schlüssel in das Feld "Schlüssel" ein.
Nachdem eine Datei mit dem Standortschlüsselsegment in ihrem Dateinamen in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen wurde, wird das Standortfeld automatisch mit dem entsprechenden Code ausgefüllt.
Hinzufügen eines Projektschlüssels
Das Feld "Code" im Admin-Tool auf Projektebene wird verwendet, um das Feld "Projekt" für Datei-Uploads zu füllen. Siehe Was bedeutet das Feld "Code" auf der Seite zur Projekterstellung? Geben Sie vor dem Hochladen von Dokumenten unbedingt einen Code (in der Regel ein Präfix oder eine Abkürzung, z. B. "VTX" für "Vortex") in das Feld "Code" für das Projekt ein.
Adressbuch-Tool
Hinzufügen von Benutzern zum Adressbuch auf Projektebene
Bevor Sie Berechtigungsgruppen für das Dokumentenmanagement-Tool erstellen können, müssen Sie Personen und Unternehmen in das Adressbuch aufnehmen. Siehe Massenhinzufügen von Benutzern und Unternehmen zu einem Projektverzeichnis oder Fügen Sie dem Projektverzeichnis ein Benutzerkonto hinzu.
Hinweis: Wenn Sie das Feld "Absender" in einem Benennungsstandard verwenden möchten, müssen Sie das Feld "Abgekürzter Name" für Unternehmen im Adressbuch ausfüllen.
Dokumentenmanagement-Tool
Einrichten von Berechtigungen
Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet zwei Berechtigungsstufen : Allgemeine Procore-Tool-Berechtigungen, um Zugriff auf das Tool selbst zu gewähren, und flexible Berechtigungsgruppen , um Zugriff auf einzelne Dokumentrevisionen auf der Grundlage ihrer Attribute zu gewähren.
Berechtigungsgruppen können für verschiedene Benutzerrollen oder Unternehmen im Projekt erstellt werden, und Sie können spezifische Regeln festlegen, um automatisch zu steuern, auf welche Dokumentrevisionen diese Gruppen Zugriff haben und auf welcher Ebene sie Zugriff haben sollen (z. Betrachter, Eigentümer oder Administrator). Berechtigungen können auf der Registerkarte "Berechtigungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" und in den Berechtigungsvorlagen für das Workflows-Tool weiter angepasst werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Dateiname="">Wie funktionieren Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool? und in den folgenden Tutorials finden Sie <a class="F1" title=" " href.path="//faq/how-do-permissions-work-in-the-document-management-tool" href.detaillierte Schritte:
- Erstellen einer Berechtigungsgruppe
- Anzeigen und Verwalten von Dokumentberechtigungen
- Anzeigen und Verwalten von Workflow-Berechtigungen
Tipp
Nachdem Berechtigungsgruppen erstellt wurden, haben Sie die Möglichkeit, einem neuen Benutzer im Adressbuch-Tool eine Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement zuzuweisen. Siehe Legen Sie eine Dokumentenmanagement-Berechtigungsgruppe für einen neuen Benutzer fest.Einstellungen für Dokumente konfigurieren
Auf der Registerkarte Dokumente können Sie Regeln für Ihre Dokumente festlegen. Siehe Einstellungen konfigurieren: Dokumentenmanagement.
Feldoptionen ein- oder ausblenden
Nachdem Sie zuvor Dokumentfelder im Admin-Tool auf Unternehmensebene konfiguriert haben (siehe Konfigurierbare Feldsätze und Standardfelder) oben), können Sie die Feldoptionen verwalten, die für Dropdown-Felder mit Einzelauswahl im Projekt verfügbar sind. Informationen zum Ein- oder Ausblenden von Feldoptionen finden Sie unter Optionen für ein Feld ein- oder ausblenden.
Einrichten eines Benennungsstandards
Um Dateiduplizierung zu vermeiden, die zu Nacharbeiten führen kann, ist es unerlässlich, eindeutige Namen für Dokumente zu haben. Ein Standard für die Benennung von Dokumenten wird im Dokumentenmanagement-Tool verwendet, um Standards für die Benennung von Dokumenten zu erstellen und anzuwenden, um die Qualifizierung für alle Dokumentenanforderungen sicherzustellen, die für Ihr Unternehmen, Ihr Land oder Ihr Projekt bestehen können.
Mit dem Benennungsstandard erstellt Procore einen eindeutigen Dokumentencontainer, der jedem Dokumentnamen entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Überarbeitungen desselben Dokuments zusammenbleiben, wodurch das Risiko der Duplizierung von Dateien verringert wird und alle Beteiligten mit den neuesten Informationen arbeiten können. Wenn Dateien vor dem Hochladen nach dem Benennungsstandard benannt werden, kann Procore außerdem automatisch Dokumentattribute ausfüllen. Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?
Informationen zum Festlegen des Benennungsstandards finden Sie unter Bearbeiten Sie den Benennungsstandard.
Upload-Anforderungen festlegen
Um sicherzustellen, dass Dokumente auf konsistente Weise mit den erforderlichen Metadaten hochgeladen werden, konfigurieren Sie die Upload-Anforderungen für das Projekt mithilfe spezifischer bedingter Regeln für verschiedene Dokumenttypen.
Diese Anforderungen legen fest, welche Metadatenfelder beim Hochladen bestimmter Dokumenttypen erforderlich sind und ob doppelte Revisionskennungen (Zahlen) für zwei weitere Dokumente zulässig sind. Sie können unterschiedliche Upload-Anforderungen für verschiedene Arten von Dokumenten festlegen.
Wie Sie Upload-Anforderungen festlegen können, erfahren Sie unter Edit Upload-Anforderungen.
Gespeicherte Ansichten für das Projekt erstellen
Anstatt Dateien in Ordnern zu organisieren, können Sie gespeicherte Ansichten erstellen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente leicht zu finden und darauf zuzugreifen.
Wie Sie gespeicherte Ansichten für Projektdokumente erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool.