Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen

Schritt 1: Auf eine Einladung zur Rechnung antworten

Es gibt zwei Möglichkeiten, auf eine "Rechnungseinladung" als Rechnungskontakt zu antworten: (1) über die E-Mail "Zur Rechnung einladen" oder (2) über das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene des Upstream-Mitarbeiters. Verwenden Sie die zweite Option, wenn Sie wissen, dass Sie über die Berechtigung für Rechnungskontakte verfügen, aber die "Einladung zur Rechnung" fehlt oder verloren geht.

Wenn Sie auf eine Einladung antworten, können Sie diese wie folgt annehmen oder ablehnen:

• So antworten Sie auf eine E-Mail mit der Einladung zur Rechnungsstellung: Einblenden/Ausblenden      
  • 1. Öffnen Sie Ihren E-Mail-Posteingang. 
    2. Suchen Sie nach der E-Mail-Nachricht mit der Betreffzeile „Projektname: Benutzername hat Sie zur Rechnungsstellung eingeladen.“ 
    3. Öffnen Sie die "Einladung zur Rechnung". 
       
       
        
    4. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails:
       • Engagement. Zeigt die Nummer und den Namen des Kreditorenvertrags an. 
       • Rechnungstyp. Zeigt den Rechnungstyp an. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung. 
       • Abrechnungszeitraum. Die Zeitspanne für die Open Abrechnungszeitraum. 
       • Eingeladen von. Der Vor- und Nachname des Absenders. In der Regel ist dies der Rechnungsadministrator. 
       • Fälligkeitsdatum. Das Datum, an dem Ihre Rechnung fällig ist. Rechnungskontakte können nach diesem Datum keine Rechnung mehr im Procore-Projekt erstellen oder einreichen.  
    5. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um auf die Nachricht Möchten Sie diesen Zeitraum in Rechnung stellen? prompt:
       • Ja. Nehmen Sie die Einladung an und reichen Sie eine Rechnung ein. Dadurch wird der Rechnungsstatus auf Akzeptiert geändert. Fahren Sie mit den Schritten unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen fort.
       • Nein. Lehnen Sie die Einladung ab, wenn Sie keine Rechnung für den offenen Abrechnungszeitraum einreichen möchten. Dadurch ändert sich der Rechnungsstatus in Abgelehnt.  

• So antworten Sie auf eine "Einladung zur Rechnungsstellung" im Kreditorenvertrags-Tool: Einblenden/Ausblenden      
  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
  2. Suchen Sie den Sekundärvertrag, zu dem Sie als Rechnungskontakt hinzugefügt wurden. 
  3. Geben Sie unter Möchten Sie diesen Zeitraum in Rechnung stellen? Ihre Absicht an, eine Rechnung einzureichen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja klicken. 
     
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Antwort veröffentlichen. 

Schritt 2: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein

1. Geben Sie eine Rechnungsnummer in das Feld Rechnungsnummer ein. 

    Hinweis

   Wichtige Dinge, die Sie über das Feld Rechnung # beachten sollten:

   • Eine Rechnung # ist NICHT erforderlich, um eine Rechnung zu speichern. Sie können dieses Feld leer lassen.
   • Eine Rechnung # ist ein Freiform-Eingabefeld, in das Rechnungskontakte eine Referenznummer eingeben können, die ihrem eigenen Rechnungsnummerierungssystem entspricht.
   • Ein Duplikat der Rechnung # auf einem Kreditorenvertrag ist NICHT zulässig. Bei einem Kreditorenvertrag muss jede Rechnung eine eindeutige Rechnung # haben. 
   • Eine Rechnung # wird NICHT automatisch auf Rechnungen von Eigentümern ausgefüllt. Siehe Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
2. Überprüfen Sie die vom Rechnungsadministrator festgelegten Daten des Abrechnungszeitraums:
   • Rechnungsdatum
     Gibt das Fälligkeitstermin für den Abrechnungszeitraum an. 
   • Zeitraumanfang
     Gibt das Startdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
   • Zeitraumende
     Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an. 
3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 3: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis

1. Scrollen Sie zum Abschnitt Vollständiges Leistungsverzeichnis.
   Das Format der Dateneingabe hängt von der Abrechnungsmethode ab, die der Rechnungsführer für den Sekundärvertrag festgelegt hat. Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
2. Wählen Sie unten die Methode aus, die dem entspricht, was Sie auf dem Bildschirm sehen:
   • Betragsbasierte Buchhaltungsmethode
     1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Prozentsatz (%). Geben Sie den Prozentsatz der geleisteten Arbeit für die Abrechnung dieser Rechnung ein. Ein Eintrag hier aktualisiert automatisch den Wert in der Spalte "Aus diesem Zeitraum" für Sie. 
          ODER
        • Aus diesem Zeitraum. Geben Sie den Dollarbetrag der für den Abrechnungszeitraum dieser Rechnung geleisteten Arbeit ein.
          UND
     2. Geben Sie einen Dollarbetrag in das Feld Derzeit gelagerte Materialien ein. Dieser Wert bleibt in dieser Spalte auf zukünftigen Rechnungen erhalten. Auf einer zukünftigen Rechnung können Sie die Spalte "Aus diesem Zeitraum" aktualisieren, um alle neuen Arbeiten zu berücksichtigen, die für den Abrechnungszeitraum dieser Rechnung abgeschlossen wurden.  
     3. Aktualisieren Sie jetzt Ihre genehmigten Änderungsaufträge für Sekundärverträge und fügen Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzu.
   • Einheitliche/quantitätsbezogene Abrechnungsmethode
     1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Geben Sie den Prozentsatz der Fertigstellung in das Feld % ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „Menge“ und „Wert“. 
          ODER
        • Geben Sie einen Betrag in das Feld Menge ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „%“ und „Wert“. 
     2. Optional. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben müssen, geben Sie den Dollarbetrag des Einbehalts, dessen Freigabe Sie für diese Rechnung beantragen, in das Feld Freigegeben in diesem Zeitraum ein. 
3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 4: Genehmigte Änderungsaufträge für Kreditorenverträge aktualisieren

1. Scrollen Sie zum Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge.
2. Geben Sie den Dollarbetrag oder den Prozentsatz für jede Einzelposition an. 
   Hier erscheinen nur Änderungsaufträge mit dem Status Genehmigt.Siehe Genehmigen oder Ablehnen von Nachträgen zum Kreditorenvertrag.
3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 5: Anhänge hinzufügen

Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen. 

1. Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
2. Klicken Sie auf Dateien anhängen.
3. Laden Sie alle Dateianhänge hoch, die Sie Ihrer Rechnung beifügen müssen.

    Tipp

   Müssen Sie eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung vorlegen?Wenn ja, befolgen Sie diese Schritte unter Exportieren einer Subunternehmer-Rechnung.Nachdem Sie die PDF-Datei unterschrieben haben, können Sie sie wie oben beschrieben an Ihre Rechnung anhängen.
4. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 6: Speichern oder Einreichen einer Rechnung

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Überprüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt nachreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) dieser Optionen:

• Wenn Sie NICHT bereit sind, die Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
  ODER
• Wenn Sie bereit sind, Ihre Rechnung zur Prüfung an den Zahlungspflichtigen zu übermitteln, klicken Sie auf Senden. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf Wird geprüft gesetzt. Solange ein Rechnungsadministrator den Status nicht in Überprüfen & Neu einreichen ändert, können Sie die Rechnung nach dem Einreichen NICHT mehr bearbeiten.