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Procore

Vergeben des Zuschlags für ein Angebot und Umwandlung in eine Bestellung

Ziel

Um ein erfolgreiches Gebot auszuwählen und es in eine neue Bestellung umzuwandeln.

Hintergrund

Wenn Sie ein erfolgreiches Gebot auswählen, haben Sie die Möglichkeit, dieses wie unten gezeigt in eine Bestellung umzuwandeln. Nach der Umsetzung können Sie die Bestellung auch per E-Mail an den Lieferanten senden, der den Arbeitsumfang vergeben hat.

Alternativ können Sie ein erfolgreiches Gebot auch in einen Unterauftrag umwandeln. Weitere Informationen finden Sie unter Zuschlag für ein erfolgreiches Angebot und Umwandlung in einen Unterauftrag .

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Administratorebene für das Ausschreibungs-Tool des Projekts
      UND
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  • Für Unternehmen, die das icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool verwenden: Ein-/Ausblenden 
    • Die Schaltfläche Umwandeln in Bestellung wird unterstützt.
    • Wichtig! Um Daten mit Ihrem integrierten ERP-System zu synchronisieren, müssen Sie die Kostenart Kostencode (siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Konzept „Kostenart“?) in den Bestellungen wie folgt festlegen:
      • Integration by Procore. Verwenden Sie die Standardkostenschlüssel-Kostenart während des Implementierungsprozesses für Viewpoint® Spectrum®
      • Integration by Ryvit. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurierenicons-settings-gear.png, und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenschlüssel-Kostenart für Viewpoint® Vista™
      • QuickBooks® . Die Kostenart für Bestellungen sollte immer auf Sonstige 'O' gesetzt sein.
      • Sage 100 Contractor®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png, und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenschlüssel-Kostenart für die Bestellung aus
      • Sage 300 CRE®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png, und wählen Sie dann manuell einen Standardkostenschlüssel-Kostentyp für die Bestellung aus.

Voraussetzungen

  • Fügen Sie dem Projekt das Sekundärverträge-Tool hinzu. Siehe Hinzufügen und Entfernen von Projekttools .
  • Um dem erfolgreichen Bieter eine Bestellung zu erteilen, muss Folgendes zutreffen:
    • Das Angebotsblatt muss den Fälligkeitstermin/die Fälligkeitszeit überschritten haben.
    • Von einem eingeladenen Bieter muss mindestens ein (1) Gebot abgegeben werden.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Ausschreibungs-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie Ihr Gebotspaket.
  3. Klicken Sie auf Anzeigen.
  4. Suchen Sie auf der Registerkarte Bieter das Unternehmen mit dem erfolgreichen Angebot. 
  5. Klicken Sie auf Anzeigen.
    view-bidder.png
  6. In der rechten Seitenleiste, klicken Sie auf Konvertieren nach Bestellung.

    convert-bid-to-purchase-order.png

    Hinweise:
    • Das Unternehmen mit dem erfolgreichen Gebot wird automatisch dem Projektadressbuch im Procore-Konto Ihres Unternehmens hinzugefügt. Einzelne mit dem Unternehmen verbundene Benutzer werden NICHT automatisch zum Projektadressbuch hinzugefügt.
    • Wenn die Konvertierung erfolgreich war, erscheint ein gelbes Banner zur Bestätigung.
      convert-bid-successful.png
      Procore startet das Sekundärverträge-Tool des Projekts und öffnet die Registerkarte Allgemein des neuen Vertrags. Die entsprechenden Informationen aus dem erfolgreichen Angebot werden automatisch im neuen Vertrag vervollständigt. 
  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein des Vertrags auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Leistungsverzeichnis.
  8. Wenn Sie das Unternehmen über den Zuschlag benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Vertrag per E-Mail.
    Dies öffnet die Registerkarte E-Mails im Vertrag.

    email-bid-contract.png
  9. Gehen Sie auf der Registerkarte E-Mails wie folgt vor:
    • Zu. Wählen Sie die Namen der gewünschten Empfänger aus.
    • CC. Wählen Sie die Namen der Personen aus, die in die E-Mail kopiert werden sollen.
    • Privat . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn nur die Empfänger und Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Sekundärverträge-Tool die E-Mail sehen sollen. Dies ist die Standardeinstellung.
    • Anhänge. Fügen Sie der E-Mail-Nachricht eine oder mehrere Dateien hinzu. Wenn es Ihrer Situation angemessen ist, wird empfohlen, dass Sie immer das offizielle Vertragsformular Ihres Unternehmens als Anhang beifügen. 
    • Nachricht. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Es wird empfohlen, Ihren Empfängern (z. B. Subunternehmern/Lieferanten) immer klare Anweisungen zur Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten zu geben. Ihre Nachricht sollte auch eine Erinnerung an die Rücksendung des unterschriebenen Vertrages enthalten, die Sie bequem als Anhang in ihre E-Mail-Antwort einfügen können.
      Hinweis: Die E-Mail-Nachricht enthält automatisch die Vertragsdetails. 
  10. Klicken Sie auf Senden.
    Das System sendet den Vertrag an die vorgesehenen Empfänger.