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Wie verwende ich Tags mit Verfallsdatum in Workforce Planning?

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Hintergrund

Tags sind spezifische Kriterien, die sowohl für Personen als auch für Projekte in Workforce Planning erstellt und hinzugefügt werden können. Für Personen können Tags Verfallsdaten speichern, die dabei helfen, zu verfolgen, wann Maßnahmen ergriffen werden müssen, z. B. wenn eine Person an einer Schulung teilnehmen oder eine Zertifizierung aktualisieren muss. Übliche Kennzeichnungen sind CPR, Gabelstapler, OSHA, usw. Sie können Benachrichtigungsprofile konfigurieren, um Warnungen über ablaufende Tags zu erhalten, oder das Ablaufdatum mit dem Bericht „Tags, die Maßnahmen erfordern“ verfolgen.

Antwort

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Etiketten mit Verfallsdatum zu verwenden:

  1. Konfigurieren Sie Tags für Workforce Planning
  2. Personen Tags zuweisen
  3. Konfigurieren und Zuweisen von Benachrichtigungsprofilen
  4. Exportieren Sie den Bericht „Tags, die Maßnahmen erfordern“

1. Konfigurieren Sie Tags für Workforce Planning

Erstellen Sie zunächst die Tags, die Sie tracken möchten. Markieren Sie bei der Konfiguration des Tags das Kontrollkästchen, um das Ablaufdatum zu verfolgen, und geben Sie eine Anzahl von Tagen ein, um vor dem Ablauf des Tags gewarnt zu werden.

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf das Symbol  Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png .
  3. Klicken Sie auf Tags.
  4. Optional: Um Tags in Kategorien zu gruppieren, stellen Sie den Umschalter Tags in Kategorien gruppieren? auf die Position EIN.
    1. Um eine neue Tag-Kategorie zu erstellen, klicken Sie im Abschnitt „Kategorien“ auf Neu.
    2. Geben Sie den Kategorienamen ein.
    3. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Klicken Sie im Abschnitt Tags auf Neu.
  6. Konfigurieren Sie das Tag mit den folgenden Eigenschaften:
    1. Name*. Geben Sie den Namen des Tags ein.
    2. Farbe. Geben Sie die Farbe des Tags ein.
    3. Ablaufdatum erfordern. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Tag ein Ablaufdatum erfordert.
      Hinweis: Wenn ein Ablaufdatum erforderlich ist, muss das Ablaufdatum beim Hinzufügen des Tags zum Profil einer Person hinzugefügt werden. Dies wird üblicherweise verwendet, um die Zertifizierungen einer Person zu verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie verwende ich Tags mit Ablaufdatum?
    4. Anz. Tage vor dem Ablauf. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Person im Voraus benachrichtigt werden soll, wenn ihr Tag abläuft.
    5. Globaler Zugriff für alle Gruppen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie dieses Tag in allen Gruppen verfügbar machen möchten. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Workforce Planning.
    6. Gruppen*. Wenn Sie das Tag nicht für alle Gruppen verfügbar machen möchten, wählen Sie aus, welche Gruppen Zugriff auf das Tag haben sollen.
    7. Abkürzungen (5 Zeichen). Geben Sie die Abkürzung des Tags ein.
    8. Kategorien. Wenn Sie Ihre Tags kategorisieren möchten, wählen Sie die Kategorien aus, in denen das Tag erscheinen soll.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

2. Personen Tags zuweisen

Als Nächstes ordnen Sie den Tag Personen zu und geben das Ablaufdatum ein. Das Ablaufdatum könnte das Datum sein, bis zu dem eine Person einen Kurs belegen muss, oder das Datum, an dem ihre Zertifizierung abläuft.

Gehen Sie wie folgt vor, um Folgendes durchzuführen:

Tags für Personen hinzufügen

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
  3. Suchen Sie den zu ändernden Benutzerdatensatz. Klicken Sie dann auf den Namen.
  4. Suchen Sie den Abschnitt „Tags“ und klicken Sie auf Neu.
  5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Tag aus und klicken Sie auf Speichern.
  6. Optional: Laden Sie alle Dateien hoch, die mit dem Tag zusammenhängen, z. B. den Nachweis der Zertifizierung.
  7. Wenn das Tag ein Ablaufdatum benötigt, fügen Sie das Ablaufdatum hinzu.
    Hinweis: Dies wird üblicherweise beim Hinzufügen von Tags für Zertifizierungen verwendet.
  8. Klicken Sie auf Fertig.

Tags für Personen bearbeiten

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
  3. Suchen Sie den zu ändernden Benutzerdatensatz. Klicken Sie dann auf den Namen.
  4. Suchen Sie den Abschnitt „Tags“ und klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol icon-gear-wfp.png neben dem Tag, das Sie bearbeiten möchten.
  6. Optional: Laden Sie alle Dateien hoch, die mit dem Tag zusammenhängen, z. B. den Nachweis der Zertifizierung.
  7. Optional: Aktualisieren Sie das Ablaufdatum.
  8. Klicken Sie auf Fertig.

Tags für Personen entfernen

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
  3. Suchen Sie den zu ändernden Benutzerdatensatz. Klicken Sie dann auf den Namen.
  4. Suchen Sie den Abschnitt „Tags“ und klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf das Symbol Entfernen icon-gear-wfp.png neben dem Tag, das Sie löschen möchten.
  6. Klicken Sie auf Tag entfernen.

3. Konfigurieren und Zuweisen von Benachrichtigungsprofilen

Um Benachrichtigungen über ablaufende Tags zu erhalten, erstellen oder aktualisieren Sie ein vorhandenes Benachrichtigungsprofil und weisen Sie dieses Profil den Benutzern zu, die die Benachrichtigungen erhalten sollen.
Hinweis: Benutzer können jeweils nur ein Benachrichtigungsprofil haben.

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf das Symbol  Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png .
  3. Wählen Sie Benachrichtigungsprofile.
  4. Klicken Sie auf Neu.
  5. Geben Sie den Namen des Benachrichtigungsprofils ein.
  6. Wählen Sie die gewünschten Benachrichtigungen über Tags aus, die der Benutzer erhalten soll:
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie das Benachrichtigungsprofil konfiguriert haben, weisen Sie es dem Benutzer zu, der die Warnung erhalten soll:

  1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
  3. Suchen Sie den zu ändernden Benutzerdatensatz. Klicken Sie dann auf den Namen des Benutzers.
  4. Suchen Sie den Abschnitt „Info“ und klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Suchen Sie „Benachrichtigungsprofil“ und wählen Sie das Profil mit den Benachrichtigungen aus, die der Benutzer erhalten soll.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

4. Exportieren Sie den Bericht „Tags, die Maßnahmen erfordern“

Um einen Bericht über Tags zu erhalten, die abgelaufen sind oder sich in einem Warnfenster befinden, können Sie den Bericht „Tags, die Maßnahmen erfordern“ exportieren.

  1. Navigieren Sie zum Workforce Planning-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Berichte und wählen Sie Tags, die Maßnahmen erfordern aus.
  3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Kategorie der Tags aus.
  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Tags, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
    Hinweis: Sie können nur Tags auswählen, die mit einem Ablaufdatum konfiguriert sind.
  5. Konfigurieren Sie Ihren Bericht mit den folgenden Optionen:
    • Um Tags einzuschließen, die noch nicht abgelaufen sind, sich aber in einem Warnfenster befinden, stellen Sie den Umschalter auf die Position EIN . Siehe Wie verwende ich Tags mit Ablaufdatum in Workforce Planning?
      Hinweis: Wenn dieser Umschalter auf AUS eingestellt ist, werden nur abgelaufene Tags in Ihrem Bericht berücksichtigt.
    • Um die Anzahl der Mitarbeiter anzuzeigen, stellen Sei den Umschalter auf EIN .
    • Um die Position des Mitarbeiters anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN.
    • Wählen Sie aus, ob das Tag nach Name, Abkürzung oder Beides angezeigt werden soll.
    • Um das Ablaufdatum anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN.
    • Um die Zeit bis zum Ablauf anzuzeigen, stellen Sie den Umschalter auf EIN.
  6. Klicken Sie auf das Symbol zum Exportieren icon-export-wfp.png und wählen Sie dann CSV oder PDF zum Herunterladen aus. 
    • Wenn Sie eine PDF-Datei exportieren, wählen Sie die Seitenausrichtung und das Papierformat.
  7. Klicken Sie auf CSV exportieren oder PDF exportieren.
 Tipp

Wenn ein Bericht nicht sofort heruntergeladen wird, können Sie den Status überprüfen, indem Sie zu Berichte und Downloads in Warteschlange navigieren.