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Wie verwende ich Tags mit Ablaufdatum in Ressourcenplanung?

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Hintergrund

Tags sind spezifische Kriterien, die sowohl für Personen als auch für Projekte in Resource Planning erstellt und hinzugefügt werden können. Für Personen können Tags Verfallsdaten speichern, die dabei helfen, zu verfolgen, wann Maßnahmen ergriffen werden müssen, z. B. wenn eine Person an einer Schulung teilnehmen oder eine Zertifizierung aktualisieren muss. Übliche Kennzeichnungen sind CPR, Gabelstapler, OSHA, usw. Sie können Benachrichtigungsprofile konfigurieren, um Warnungen über ablaufende Tags zu erhalten, oder das Ablaufdatum mit dem Bericht " Tags, die Maßnahmen erfordern" verfolgen.

Antwort

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Etiketten mit Verfallsdatum zu verwenden:

  1. Tags für Ressourcenplanung konfigurieren
  2. Tags zu Personen zuweisen
  3. Konfigurieren und Zuweisen von Benachrichtigungsprofilen
  4. Benachrichtigungsprofile Personen zuweisen
  5. Exportieren Sie den Bericht „Tags, die Maßnahmen erfordern“

1. Tags für Ressourcenplanung konfigurieren

Erstellen Sie zunächst die Tags, die Sie tracken möchten. Markieren Sie bei der Konfiguration des Tags das Kontrollkästchen, um das Ablaufdatum zu verfolgen, und geben Sie eine Anzahl von Tagen ein, um vor dem Ablauf des Tags gewarnt zu werden.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon.
  3. Click Tags.
  4. Optional: To group tags in categories, click the Group Tags in Categories? toggle to ON.
    1. To create a new tag Category, click New in the 'Categories' section.
    2. Enter the Category Name.
    3. Click Save.
  5. In the Tags section, click New.
  6. Configure your tag with the following properties:
    1. Name*. Enter the name of the tag.
    2. Color. Enter the color of the tag.
    3. Require Expiration Date. Mark this checkbox if the tag requires an expiration date.
      Note: If requiring an expiration date, the expiration date needs to be added when adding the tag to a person's profile. This is commonly used to track a person's certifications. For more information, see How do I use tags with expiration dates?
    4. # Days Warning Ahead of Expiration. Enter the number of days in advance the person will be notified when their tag is expiring.
    5. Globally Accessible to All Groups. Mark this checkbox if you want to make this tag available in all groups. See Configure Groups for Resource Planning.
    6. Groups*. If you choose not to make the tag available to all groups, select which groups should have access to the tag.
    7. Abbreviations (5 Characters). Enter the tag's abbreviation.
    8. Categories. If you chose to categorize your tags, select the categories in which the tag should appear.
  7. Click Save.

2. Personen Tags zuweisen

Als Nächstes ordnen Sie den Tag Personen zu und geben das Ablaufdatum ein. Das Ablaufdatum könnte das Datum sein, bis zu dem eine Person einen Kurs belegen muss, oder das Datum, an dem ihre Zertifizierung abläuft.

You can take the following actions from the following tools:

Manage Tags from the Resource Planning Tool

Add Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  7. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  8. Click Save.

Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click the edit icon-edit2.png icon.
  6. Update the tag information.
  7. Click Save.

Bulk Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Mark the checkboxes for the users you want to edit.
  4. Click the edit icon-edit2.png icon.
  5. Select the tag.
  6. If prompted, add the expiration date.
  7. Click Save.

Remove Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon.
  7. Click Delete to confirm.

Manage Tags from the Company Directory Tool

Add Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click Add Tags in the 'Tags' section.
  7. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  8. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  9. Click Save.

Edit Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the edit icon-edit2.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Update the tag information.
  8. Click Save.

Remove Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Click Delete to confirm.

3. Konfigurieren und Zuweisen von Benachrichtigungsprofilen

Um Benachrichtigungen über ablaufende Tags zu erhalten, erstellen oder aktualisieren Sie ein bestehendes Benachrichtigungsprofil und weisen Sie dieses Profil den Benutzern zu, die die Benachrichtigungen erhalten sollen.
Anmerkung: Benutzer können jeweils nur ein Benachrichtigungsprofil haben.

  1. Navigieren Sie zum Ressourcenplanungs-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.
  3. Wählen Sie Benachrichtigungsprofile aus.
  4. Klicken Sie auf Neu.
  5. Geben Sie den Namen des Benachrichtigungsprofils ein.
  6. Wählen Sie die gewünschten Benachrichtigungen über Tags aus, die der Benutzer erhalten soll:
    • Personen in Benutzergruppen. Diese Benachrichtigungen werden über Personen gesendet, die sich in den Gruppen des Benutzers befinden. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Ressourcenplanung.
      • Angewandte Tag-Warnung. Schieben Sie den Kippschalter in die Position AN , um Benachrichtigungen zu senden, wenn der Tag einer Person kurz vor dem Ablaufen steht. Siehe Tags für Resource Planning konfigurieren.
      • Angewandte Markierung läuft ab. Schieben Sie den Kippschalter auf die Position AN , um an dem Tag, an dem der Tag einer Person abläuft, Benachrichtigungen zu senden. Siehe Tags für Personen in Resource Planning hinzufügen oder bearbeiten.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

4. Personen Benachrichtigungsprofile zuweisen

Nachdem Sie das Benachrichtigungsprofil konfiguriert haben , weisen Sie es dem Benutzer zu, der die Warnung erhalten soll. Siehe Personen in Resource Planning bearbeiten.

5. Exportieren Sie den Bericht "Tags, die Maßnahmen erfordern"

Um einen Bericht über Tags zu erhalten, die abgelaufen sind oder sich in einem Warnfenster befinden, können Sie den Bericht " Tags, die Maßnahmen erfordern" exportieren.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click Reports and select Tags Requiring Action.
  3. From the drop-down list, choose the Category of tags.
  4. Mark the checkboxes for the Tags to include in the report.
    Note: You can only choose tags that are configured with an expiration date.
  5. Configure your report with the following options:
    • To 'Include Tags that are not expired but within their warning range,' move the toggle to the ON position. See How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?
      Note: If this toggle is OFF, only expired tags are included in your report.
    • To 'Show Employee Number,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Employee Job Title,' move the toggle to the ON position.
    • Select whether to display the tag by Name, Abbreviation, or Both.
    • To 'Show Expiration Date,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Time Until Expiration,' move the toggle to the ON position.
  6. Click the export icon-export-wfp.png icon, then select to download a CSV or PDF. 
    • If exporting a PDF, select the page orientation and paper size.
  7. Click Export CSV or Export PDF.
 Tip

If a report does not immediately download, you can check the status by navigating to Reports and Queued Download.

Siehe auch