Wie kann ich Daten zwischen Workforce Planning und Procore synchronisieren?

Schritte

1. Arbeiten Sie mit Ihrem Procore-Kundenteam zusammen, um Ihre Datensatzsysteme zu identifizieren, in denen Sie Personen und Projekte hinzufügen und verwalten. Siehe Workforce Planning und Procore Detailed Data Mapping.
2. Stellen Sie fest, ob es Personen gibt, die derzeit in Workforce Planning (ehemals LaborChart) und Procore vorhanden sind, und aktualisieren Sie deren Informationen, damit ihre Benutzerdatensätze verknüpft werden können.

    Hinweis

   Es ist wichtig, dass die Daten vorher bereinigt werden, da sonst doppelte Datensätze erstellt werden können.

   Wenn alle der nachstehenden Felder nicht übereinstimmen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Synchronisierung unterbrochen wird und nicht erneut verknüpft werden kann, wodurch doppelte Datensätze entstehen.

   
   Inaktive Personen werden bei dieser Ersteinrichtung nicht synchronisiert. Nach Abschluss dieses anfänglichen Einrichtungsvorgangs werden jedoch die Datensätze von inaktivierten Personen zwischen Workforce Planning und Procore synchronisiert.

   ​​​​​Wenn Personen in beiden Systemen vorhanden sind, befolgen Sie diese Schritte, damit die Daten zwischen Workforce Planning und Procore verknüpft werden können:
   1. Überprüfen Sie Ihre Personendatenfelder zwischen der Personenliste in Workforce Planning und Ihrem Procore-Adressbuch (Benutzer und Kontakte). Die folgenden Felder müssen zwischen der Personenliste und Ihrem Procore-Unternehmensadressbuch übereinstimmen, bevor Sie die Personensynchronisierung einschalten:
      • Vorname
      • Nachname
      • E-Mail-Addresse
      • Mitarbeiter-ID
      • Markieren Sie das Kontrollkästchen „Ist Mitarbeiter“ für Benutzer im Procore-Adressbuch.
   2. Vergewissern Sie sich, dass Benutzer in Ihrem Procore-Unternehmensadressbuch, die Sie in Workforce Planning verwalten möchten, in Ihrer Workforce Planning-Personenliste „Benutzer“ oder „Beides“ sind. Wenn Benutzer im Unternehmensadressbuch, aber noch nicht in der Personenliste vorhanden sind, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Navigieren Sie zum Unternehmensadressbuch.
      2. Suchen Sie den Benutzer, der in Workforce Planning hinzugefügt werden soll, und klicken Sie auf Bearbeiten.
      3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Ist Mitarbeiter ausgewählt ist. 
      4. Aktualisieren Sie die Berechtigung des Benutzers zu Schreibgeschützt oder höher, um ihm Zugriff auf das Workforce Planning-Tool zu gewähren.
      5. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
      6. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
      7. Klicken Sie auf Neu.
      8. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:
         • Vorname: Der Vornamen der Person.
         • Nachname: Der Nachname der Person.
         • E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Person.
           Hinweis: Diese Adresse muss mit der E-Mail-Adresse im Unternehmensadressbuch übereinstimmen.
         • Typ: Wählen Sie Benutzer oder Beides.
         • Berechtigung: Wählen Sie die Berechtigungsstufe des Benutzers. 
           Hinweis: Wenn Sie die geeignete Berechtigungsstufe für einen Benutzer festlegen, müssen Sie möglicherweise eine neue Berechtigungsstufe in Workforce Planning erstellen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu wenig oder zu viel Zugriff gewähren.
         • Gruppe. Die Gruppe der Person. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Workforce Planning.
      9. Klicken Sie auf Speichern.
      10. Nachdem Sie für Ihre Procore-Benutzer „Benutzer“ oder „Beides“ festgelegt haben, erhalten sie eine E-Mail von Workforce Planning, um deren Passwort einzurichten. Siehe Wie richte ich mein Konto in Workforce Planning ein?
      11. Nachdem der Benutzer sein Passwort in Workforce Planning festgelegt hat, kann er sich über login.procore.com anmelden.
      12. Um auf Workforce Planning zuzugreifen, navigieren die Benutzer zum Workforce Planning-Tool auf Unternehmensebene. 
      13. Wenn der Benutzer zum ersten Mal zum Workforce Planning-Tool navigiert, wird er aufgefordert, Workforce Planning zu autorisieren. Der Benutzer muss auf Zulassen klicken.
          Der Benutzer kann nun über Procore auf Workforce Planning zugreifen und sollte hier weiterhin auf Workforce Planning zugreifen.
   3. Stellen Sie sicher, dass Kontakte in Ihrem Procore-Unternehmensadressbuch, die Sie in Workforce Planning verwalten möchten, „zuweisbare“ Personen in Ihrer Workforce Planning-Personenliste sind.
      1. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
      2. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
      3. Klicken Sie auf Neu.
      4. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:
         • Vorname: Der Vornamen der Person.
         • Nachname: Der Nachname der Person.
         • Mitarbeiter-ID: Die Mitarbeiter-ID der Person.
           Hinweis: Diese muss mit der Mitarbeiter-ID im Unternehmensadressbuch übereinstimmen.
         • Typ:Wählen Sie Zuweisbar.
         • Gruppe. Die Gruppe der Person. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Workforce Planning.
      5. Klicken Sie auf Speichern.
3. Stellen Sie fest, ob Sie Projekte haben, die derzeit in Workforce Planning (früher LaborChart) und Procore existieren.
   • Stellen Sie sicher, dass die Projektnummern zwischen Workforce Planning-Projekten und Procore-Projekten übereinstimmen. Siehe Projektdetails in Workforce Planning bearbeiten und Allgemeine Projektinformationen aktualisieren.
4. Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, um den Datenabgleich einzuleiten. Das kann per E-Mail oder per E-Mail an support@procore.com erfolgen. 
5. Ihr Procore-Kundenteam wird einen einmaligen Datenverknüpfungsprozess durchführen, der sicherstellt, dass bestehende Projekt- und Mitarbeiterdaten zwischen Procore und Workforce Planning verknüpft werden. 
6. Procore wird den Datenabgleich zwischen Workforce Planning und Procore initiieren.
7. Künftig werden alle neuen Projekte in Ihrem Erfassungssystem zwischen Workforce Planning und Procore synchronisiert.
8. In Zukunft werden alle neuen Personen in der Personenliste in Workforce Planning verwaltet und bleiben mit Workforce Planning in Procore synchronisiert. Siehe Personen zu Workforce Planning hinzufügen.
   Anmerkungen:
   • Verwalten Sie alle Mitarbeiter über Workforce Planning, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterliste und Ihr Unternehmensadressbuch stets synchron sind, und vermeiden Sie die Pflege zweier Listen.
   • Die Personen werden nach jeder stündlichen Datensynchronisierung mit dem Procore-Unternehmensadressbuch synchronisiert. 
   • Wenn Sie die geeignete Berechtigungsstufe für einen Benutzer festlegen, müssen Sie möglicherweise eine neue Berechtigungsstufe im WFP-Tool erstellen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu wenig oder zu viel Zugriff gewähren.
   • Wenn Sie einen Benutzer zum Procore-Unternehmensadressbuch hinzufügen, werden die Daten nicht synchronisiert, da diese Datensynchronisierung nur in eine Richtung erfolgt, nämlich von der Personenliste zum Procore-Unternehmensadressbuch.  

Menschen

Bei Projekten, welche Workforce Planning und die Tools für Produktivität verwenden, können Sie Ihren Personalbestand über die Personenliste in Workforce Planning verwalten. Die Personen, die Sie hier hinzufügen, können für Arbeitseinsätze sowie in den Tools Team und Zeiterfassungslisten verwendet werden. Siehe Personen zu Workforce Planning hinzufügen.

Sie haben drei Möglichkeiten, Personen in Workforce Planning anzulegen:

• Benutzer.Als „Benutzer“ angelegte Personen können sich je nach Gruppe und Berechtigungsstufe bei Procore anmelden. Benutzer allein können NICHT als Ressourcen für Workforce Planning-Projekte zugewiesen werden. 
• Zuordenbar.Personen, die als „zuweisbar“ erstellt wurden, können in Workforce Planning-Projekten als Ressourcen zugewiesen werden.Personen, die zuweisbar sind, können sich NICHT bei Procore anmelden.
• Beide.Personen, die als „Beide“ angelegt werden, werden als Benutzer angelegt und können sich bei Procore anmelden. Außerdem können sie in Workforce Planning-Projekten als Ressourcen zugewiesen werden. 

Personen werden in einer Richtung vom Workforce Planning Tool mit dem Procore-Adressbuch synchronisiert. Wenn Sie eine Person hinzufügen, die in Workforce Planning „Benutzer“ oder „Beide“ ist, wird der Benutzer dem Unternehmensadressbuch als Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzugefügt. Wenn Sie eine „zuweisbare“ Person zu Procore hinzufügen, wird sie als Kontakt zum Unternehmensadressbuch hinzugefügt und ihr Datensatz kann auf der Registerkarte „Kontakte“ des Unternehmensadressbuch eingesehen werden.

Hinweise: 

• Alle Personen im Workforce Planning-Tool gelten als Mitarbeiter, sodass sie alle mit dem Procore-Adressbuch als Mitarbeiter synchronisiert werden.
• Die Daten müssen synchronisiert werden, damit die in Workforce Planning hinzugefügten Personen in das Unternehmensadressbuch aufgenommen werden können.Die Datensynchronisierung erfolgt einmal pro Stunde. Weitere Informationen finden Sie unter Warum sehe ich Personen in Workforce Planning, aber nicht in Procore?

Die folgenden Felder werden von Workforce Planning mit dem Unternehmensadressbuch synchronisiert:

Felder in Workforce Planning ohne direkte Zuordnung, wie Gruppen und benutzerdefinierte Felder, werden nicht mit dem Unternehmensadressbuch synchronisiert, sind aber in Workforce Planning verfügbar. 

*Der Status ist das einzige Feld, das bidirektional zwischen dem Unternehmensadressbuch und Workforce Planning synchronisiert wird.

Projekte

Projekte können sowohl in Procore als auch in Workforce Planning erstellt werden, aber Ihr Unternehmen muss sich für eines der beiden Systeme entscheiden, in dem die Daten gespeichert werden. 

Ihr Unternehmen entscheidet gemeinsam mit Ihrem Procore-Kundenteam, ob Workforce Planning oder Procore als System für die Projekterstellung und -verwaltung verwendet werden soll. In Zukunft werden alle Projekte in Procore erstellt und mit Workforce Planning synchronisiert.

Wenn Procore das Erfassungssystem ist (empfohlen), werden die in Procore erstellten Projekte mit Workforce Planning synchronisiert.
Hinweis: Wenn Procore das Erfassungssystem ist, können Projekte weiterhin in Workforce Planning erstellt werden, werden aber nicht mit Procore synchronisiert. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Projekte in beiden Anwendungen identisch sind, empfehlen wir Ihnen, die Workforce Planning-Berechtigung „Projekte erstellen“ und „Projekte löschen“ zu deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungsvorlagen für Workforce Planning erstellen.

Wenn Workforce Planning das Erfassungssystem ist, werden die in Workforce Planning erstellten Projekte mit Procore synchronisiert. Siehe Projekte in Workforce Planning erstellen.
Hinweis: Wenn Workforce Planning das Erfassungssystem ist, können Projekte weiterhin in Procore erstellt werden, werden aber nicht mit Workforce Planning synchronisiert. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Projekte in beiden Anwendungen identisch sind, empfehlen wir Ihnen, die Procore-Einstellung „Neue Projekte erstellen“ im Unternehmensadressbuch zu deaktivieren, indem Sie diese Schritte ausführen:

1. Rufen Sie das Tool Verzeichnis auf Unternehmensebene auf.
2. Suchen Sie das Profil des Benutzers. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
3. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Projekteinstellungen“.
4. Deaktivieren Sie im Bereich Einstellungen für neue Projekte das Kontrollkästchen [Benutzername] darf neue Projekte erstellen. 
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die folgenden Felder werden von Workforce Planning mit dem Projektadressbuch synchronisiert:

Was ist Datenverknüpfung?

Die Datensatzverknüpfung ermöglicht es Ihnen, die Personen in Workforce Planning (früher LaborChart) mit den Benutzern und Kontakten in Procore zu verknüpfen. Außerdem können Sie damit Projekte in Workforce Planning mit Projekten in Procore verknüpfen.

Wir empfehlen Ihnen, diesen Schritt vor der Synchronisierung durchzuführen, um Duplikate im System zu vermeiden. Die Datenverknüpfung erfolgt intern bei Procore. Sie müssen sich an Ihren Procore-Ansprechpartner wenden, um Ihre Datensätze zu verknüpfen.

Was ist Datensynchronisierung?

Die Datensatzsynchronisierung überträgt Informationen zwischen Workforce Planning und Procore, sodass die Informationen sowohl in der Procore-Plattform als auch im Workforce Planning-Tool verfügbar sind.

Wie oft werden die Daten synchronisiert?

Personen und Projekte werden einmal pro Stunde zwischen Workforce Planning und dem Rest von Procore synchronisiert.

Werden bei der Synchronisierung von Workforce Planning mit Procore Projektvorlagen verwendet?

Nein. Wenn Projekte in Workforce Planning verwaltet werden, werden sie bei der Synchronisierung mit Procore Projects ohne Anwendung einer Vorlage erstellt.

Wenn Procore das Erfassungssystem für Projekte ist, in welchen Gruppen erscheinen sie dann in Workforce Planning?

Standardmäßig werden die Projekte zu allen Gruppen hinzugefügt. Dies kann in Workforce Planning bearbeitet werden. Siehe Projektdetails in Workforce Planning bearbeiten.

Wenn ich Benutzer im Unternehmensadressbuch bearbeite, werden diese Änderungen dann in Workforce Planning angezeigt?

Nein. Mit Ausnahme des Feldes „Aktiv“ werden die Informationen nur in einer Richtung von in Workforce Planning mit dem Unternehmensadressbuch synchronisiert. 

Wenn Sie eines der oben genannten Felder im Unternehmensadressbuch ändern, werden die Informationen bei der nächsten Synchronisierung der Daten auf den Stand von in Workforce Planning zurückgesetzt. Wenn Sie Änderungen am Profil eines Benutzers vornehmen müssen, müssen Sie dies über das Personen-Tool in Workforce Planning tun.

Werden Projektrollen und -zuweisungen aus Workforce Planning in Procore übernommen?

Nein. Die oben genannten Felder sind die einzigen benutzer- und kontaktbezogenen Daten, die von in Workforce Planning mit dem Unternehmensverzeichnis synchronisiert werden.

Wie funktionieren die Berechtigungen bei der Umstellung auf Workforce Planning?

Derzeit gibt es zwei Genehmigungsebenen.

1. Um auf das Workforce Planning Tool in Procore zugreifen zu können, benötigen Sie die Berechtigung „Schreibgeschützt“ oder höher für das Tool im Adressbuch auf Unternehmensebene. Diese Option ist binär, d. h., die Benutzer haben entweder Zugriff auf das Workforce Planning-Tool oder sie wird nicht als Menüoption angezeigt.
   Sie können Berechtigungen erteilen, indem Sie Ihre Vorlagen für Unternehmensberechtigungen aktualisieren oder indem Sie die Berechtigungen eines Benutzers in seinem Benutzerprofil auf Unternehmensebene aktualisieren. Siehe Eine Vorlage für Unternehmensberechtigungen bearbeiten.
2. Berechtigungen innerhalb das Workforce Planning-Tools werden in den Einstellungen von Workforce Planning verwaltet. Siehe Vorlagen für Berechtigungen für Workforce Planning erstellen.
   Die bisherigen LaborChart-Berechtigungen und -Einstellungen bleiben für jeden Benutzer erhalten, solange seine E-Mail-Adresse dieselbe ist. Die Verwaltung dieser Berechtigungen ist die gleiche wie bisher.

Welche Berechtigungsstufe erhalten Benutzer in Procore, wenn sie synchronisiert werden?

Für bestehende Benutzer in Procore, denen bereits eine Berechtigungsvorlage zugewiesen ist, werden wir die Berechtigungen NICHT ändern. Sie müssen deren Berechtigungen manuell auf „Schreibgeschützt“ oder höher für das Workforce Planning Tool aktualisieren. Sie können Berechtigungen erteilen, indem Sie Ihre Vorlagen für Unternehmensberechtigungen aktualisieren oder die Berechtigungen des Benutzers in seinem Profil aktualisieren. Siehe Bearbeiten einer Vorlage für Unternehmensberechtigungen oder Bearbeiten eines Benutzerkontos im Unternehmensadressbuch.

Neuen Procore-Benutzern gewähren wir einen „Standard“-Zugang zum Workforce Planning-Tool und die niedrigstmögliche Berechtigungsstufe für alle anderen Procore-Tools.

Hinweis: Berechtigungen „Schreibgeschützt“ oder höher für das Workforce Planning-Tool erlauben einem Benutzer nur den Zugriff auf das Workforce Planning-Tool. Ihre Berechtigungen innerhalb des Workforce Planning-Tools werden (noch) über die Einstellungen von Workforce Planning verwaltet.

Werden neue Benutzer, die in Workforce Planning hinzugefügt werden, automatisch eine Einladung erhalten, um ihr Passwort bei Procore festzulegen?

Nein. Adressbuch-Administration müssen Einladungen separat versenden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zum Unternehmensadressbuch.
2. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Benutzer, die Sie einladen möchten.
3. Wählen Sie unter Mehrfachaktion Einladen.
4. Klicken Sie auf Einladen.

Vollständige Anweisungen finden Sie unter Personen zur Workforce Planning hinzufügen.

Werden „zuweisbare“ Personen in Workforce Planning ein Procore-Login erhalten?

Nein. Benutzer, die in Workforce Planning als „zuweisbar“ und nicht als „Benutzer“ oder „beide“ markiert sind, werden mit Procore als Kontakt synchronisiert, wodurch sie sich nicht anmelden können.

Was passiert, wenn ich eine zuweisbare Ressource an einen Benutzer in Workforce Planning ändere? Wie wirkt sich das auf mein Unternehmensadressbuch aus?

Wenn ein Personendatensatz mit dem Unternehmensadressbuch und der Personenliste verknüpft ist, ist die Person ein Kontakt im Unternehmensadressbuch. Wenn der Typ der Person in der Personenliste nach dem Datenabgleich von „Zuweisbar“ auf „Benutzer“ oder „Beides“ geändert wird, wird der Kontaktdatensatz im Unternehmensadressbuch deaktiviert und Procore versucht, einen neuen Benutzerdatensatz im Procore-Unternehmensadressbuch anzulegen.

Ich habe versehentlich einen Benutzer in meinem Unternehmensadressbuch statt in der Personenliste von in Workforce Planning hinzugefügt. Was sollte ich tun?

Bei Projekten, die in Workforce Planning verwenden, müssen die Mitarbeiter mit dem Personen-Tool von in Workforce Planning hinzugefügt werden. Personen, die im Adressbuch auf Unternehmensebene hinzugefügt werden, sind für in Workforce Planning nicht verfügbar.

Personen, die in Workforce Planning hinzugefügt werden, werden dem Unternehmensadressbuch als Benutzer oder Kontakte hinzugefügt.

Wenn Sie einen Benutzer außerhalb von Workforce Planning erstellt haben und diesen synchronisieren müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Unternehmensadressbuch.
2. Suchen Sie den Benutzer, der in Workforce Planning hinzugefügt werden soll, und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen für Ist Mitarbeiter von [Name des Unternehmens]-Konto.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
6. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
7. Klicken Sie auf Neu.
8. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:
   • Vorname: Der Vornamen der Person.
   • Nachname: Der Nachname der Person.
   • E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Person.
     Hinweis: Diese Adresse muss mit der E-Mail-Adresse im Unternehmensadressbuch übereinstimmen.
   • Berechtigung: Wählen Sie die Berechtigungsstufe des Benutzers. 
   • Typ: Wählen Sie Benutzer oder Beides.
   • Gruppe. Die Gruppe der Person. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Workforce Planning.
9. Klicken Sie auf Speichern.
10. Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, damit er die Datensätze verlinken kann.

Die Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse synchronisiert, und der Benutzer ist in Workforce Planning verfügbar.

Wenn Sie einen Kontakt außerhalb von in Workforce Planning erstellt haben und diesen synchronisieren müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zum Unternehmensadressbuch.
2. Klicken Sie auf Kontakte.
3. Suchen Sie den Kontakt, der in Workforce Planning hinzugefügt werden soll, und klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die Mitarbeiter-ID ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Navigieren Sie zum Tool Workforce Planning auf Unternehmensebene.
7. Klicken Sie auf Personen und wählen Sie Personenliste.
8. Klicken Sie auf Neu.
9. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Informationen aus:
   • Vorname: Der Vornamen der Person.
   • Nachname: Der Nachname der Person.
   • Mitarbeiter-ID: Die Mitarbeiter-ID der Person.
     Hinweis: Diese muss mit der Mitarbeiter-ID im Unternehmensadressbuch übereinstimmen.
   • Typ:Wählen Sie Zuweisbar.
   • Gruppe. Die Gruppe der Person. Siehe Konfigurieren von Gruppen für Workforce Planning.
10. Klicken Sie auf Speichern.
11. Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, damit er die Datensätze verlinken kann.

Die Kontakte werden auf der Grundlage der Mitarbeiter-ID synchronisiert und der Benutzer ist in Workforce Planning verfügbar.

Kann ich ein einzelnes Procore-Konto mit mehreren LaborChart-Konten verbinden?

Nein. Da wir LaborChart als Tool auf Unternehmensebene in Procore einbetten, ist es nur möglich, es einem einzigen Procore-Konto zuzuordnen. Die Datensynchronisation für die Integration, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter und Projekte in Procore mit den Personen- und Projektlisten von LaborChart synchronisiert werden, erfordert eine 1:1-Zuordnung zwischen den Konten. 

Für Kunden in diesem Szenario schlagen wir vor, dass Sie ein Procore-Konto auswählen, in das LaborChart eingebettet werden kann. Sie können entweder eines Ihrer bestehenden Konten verwenden oder ein neues Procore-Konto erstellen, um auf das Workforce Planning-Tool zuzugreifen (eingebettete LaborChart-Erfahrung).