Erstellen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage
Ziel
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte workflow-Vorlage im Tool Workflows auf Unternehmensebene.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- So anzeigen, erstellen oder bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte workflow im Unternehmensebene:
- Berechtigungen auf Administratorebene für das Workflows Tool auf Unternehmensebene.
ODER - Berechtigungen der Ebene "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Workflows Tool auf Unternehmensebene, wobei die granulare Berechtigung "Benutzerdefinierte Workflows anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
- Berechtigungen auf Administratorebene für das Workflows Tool auf Unternehmensebene.
- So anzeigen, erstellen oder bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte workflow im Unternehmensebene:
Schritte
Hinzufügen eines benutzerdefinierten Workflows
- Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Gehen Sie im Dialogfeld "Workflow hinzufügen" wie folgt vor:
- Name *. Geben Sie einen Namen für Ihr neues workflow ein.
- Werkzeug *. Wählen Sie das Werkzeug und den Artikel aus, für den Sie den neuen Workflow erstellen.
- Rechnung des Subunternehmers
- Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools
Hinweis: Wenn Sie Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools auswählen, müssen Sie auch einen Typ auswählen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. - Primärvertrag
- Unterauftrag
- Bestellung
- Budgetanpassungen
- Rechnung an Bauherr
- Nachtrag zum Debitorenvertrag - Einstufig
- Nachtrag zum Debitorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
- Sekundärvertragsänderungsauftrag - einstufig
- Nachtrag zum Kreditorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
- Potenzieller Nachtrag zum Primären
- Potenzieller Nachtrag zum Kreditorenvertrag
- Dokumenten-Management
- Klicken Sie auf Erstellen.
Procore öffnet automatisch den workflow-Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie.
Aktualisieren des ersten Schritts im benutzerdefinierten Workflow
- Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt) aus, den Sie zu Beginn des workflow verwenden möchten.
- Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:
Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem benutzerdefinierten Workflow
- Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ. Wählen Sie Antwortschritt aus.
- Artikelstatus. Geben Sie den Elementstatus ein, der diesem workflow Schritt zugeordnet werden soll.
- Tage bis zum Abschluss. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die "verantwortliche Gruppe" Zeit hat, um den workflow Schritt abzuschließen. Wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.
- Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis zum Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
- Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
- Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
- Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
- Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt " Beauftragte " ein:
- Rolle des Beauftragten. Wählen Sie die Rolle des Benutzers aus, der diesem Schritt zugewiesen ist.
- Optional: Klicken Sie auf Vorlagenrolle erstellen, um eine eindeutige Rolle für diese benutzerdefinierte workflow zu erstellen.
- Art der Entscheidung. Wählen Sie die Art der Entscheidung aus, die für diesen Schritt getroffen werden soll:
- Der Ersthelfer entscheidet. Es kann mehrere Empfänger geben, aber es ist nur eine Antwort erforderlich, um zum nächsten Schritt im workflow zu gelangen.
- Mehrere Responder entscheiden. Es kann mehrere Beauftragte und mehrere Antworten geben. Sie können den nächsten Schritt festlegen, wenn alle Responder (nicht Beauftragte) dieselbe Antwort auswählen. Sie können auch den nächsten Schritt wählen, wenn nicht alle Responder einverstanden sind.
- Rolle des Beauftragten. Wählen Sie die Rolle des Benutzers aus, der diesem Schritt zugewiesen ist.
- Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt "Antworten" ein:
- Wenn die Antwort ODER wenn alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine Antwort aus der Liste aus.
- Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie einen anderen workflow Schritt aus, um der aktuelle Schritt zu werden, wenn die obige Antwort ausgewählt wird.
- Optional: Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, wenn Sie möchten, dass der workflow zu einem Schritt übergeht, der noch nicht erstellt wurde. Sie werden aufgefordert, einen Typ und einen Namen für den neuen Schritt auszuwählen.
- Ansonsten. Wenn der Entscheidungstyp auf Mehrere Responder entscheiden, wählen Sie den nächsten Schritt im workflow aus, oder erstellen Sie ihn, wenn die Antworten NICHT einstimmig sind.
- Wiederholen Sie den vorherigen Schritt, um mit dem Hinzufügen von Antworten auf diesen workflow Schritt fortzufahren.
- Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten.
ODER - Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.
Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem benutzerdefinierten Workflow
Mit Bedingungsschritten kann ein workflow Pfad unterschiedlich geroutet werden, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen.
- Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt aus.
- Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool.
- Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in das Feld rechts eingeben.
ODER - Weniger als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.
- Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein bestimmtes Feld für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
- geprüft wird. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein benutzerdefiniertes Feld Kontrollkästchen aktiviert ist.
- Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt werden.
- Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in das Feld rechts eingeben.
- Dann. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken.
- Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt in der workflow wenn die Bedingungen des aktuellen Schritts NICHT erfüllt sind.
- Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten.
ODER - Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.
Bedingte Anweisungen nach Tool
Budget-Änderungen... Anzeigen/Ausblenden
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Kreditorenverträge... Anzeigen/Ausblenden
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Nachtrag zu Kreditorenverträgen... Anzeigen/Ausblenden
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Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools... Anzeigen/Ausblenden
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Rechnungen des Eigentümers... Anzeigen/Ausblenden
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Debitorenverträge... Anzeigen/Ausblenden
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Nachträge zum Debitorenvertrag... Anzeigen/Ausblenden
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Subunternehmer-Rechnungen... Anzeigen/Ausblenden
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*Bedingte Abrechnungen, die mit dem Budget des Projekts verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budgetspalte, die in der Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte im Unternehmensebene-Admin-Tool ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.
Hinzufügen eines Endschritts (erfolgreich) zu einem benutzerdefinierten Workflow
Ein Endschritt definiert das Ende eines workflow. Ein Abschlussschritt zeigt an, dass die benutzerdefinierte workflow abgeschlossen ist.
- Klicken Sie auf das Symbol Dateiname="icon-blue-plus-pfcp.png" />,das <img alt=" "class="internal default" style="width: 20px; height: 20px;" width="20px" height="20px" src.path="//Media_Library/Generic_Media/Procore_Inline_Icons" src.an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt (erfolgreich) .
- Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
- Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
- Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
- Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
- Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
- Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten.
ODER - Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.
Hinzufügen eines Endschritts (erfolglos) zu einem benutzerdefinierten Workflow
- Klicken Sie auf das Symbol Dateiname="icon-blue-plus-pfcp.png" />, das <img alt=" " class="internal default" style="width: 20px; height: 20px;" width="20px" height="20px" src.path="//Media_Library/Generic_Media/Procore_Inline_Icons" src.an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt (erfolglos) .
- Geben Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
- Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
- Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen nicht erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
- Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
- Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
- Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
- Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der benutzerdefinierten workflow in den Sekundärverträge-Tools auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
- Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
- Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer benutzerdefinierten workflow arbeiten.
ODER - Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.