Einreichungen für den Import in die Procore Imports-App vorbereiten
Ziel
Importieren von Einreichungen in Ihr Einreichungen-Tool mit Procore Imports.
Hintergrund
Die Procore Imports App wird verwendet, um Ihre Einreichungen mit Mehrfachimport in das Einreichungen-Tool Ihres Projekts zu importieren. Dadurch werden Ihrem Projekt so viele Einreichungen hinzugefügt, wie Sie benötigen, ohne dass Sie jede Einreichung manuell in Procore hinzufügen müssen.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ für das Einreichungen-Tool des Projekts.
Hinweis: Granulare Berechtigungen werden in der Procore Imports App nicht unterstützt.
- Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ für das Einreichungen-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Dieser Import kann nur zum Hinzufügen von Einreichungen verwendet werden. Durch Ihren Import werden keine vorhandenen Einreichungen in Ihrem Projekt bearbeitet oder gelöscht.
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Voraussetzungen
Bevor Sie Ihre Importdaten an Procore übermitteln, müssen Sie diese Voraussetzungen erfüllen:
- Benutzer:
- Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Benutzers als Wert für den Einreichungs-Manager hinzufügen, stellen Sie sicher, dass diese Benutzer zum Adressbuch-Tool des Unternehmens oder Projekts hinzugefügt wurden. Siehe Benutzer & Lieferanten für den Import in die Procore Imports App vorbereiten (Unternehmens-Adressbuch) und Benutzer & Lieferanten für den Import in die Procore Imports App (Projekt-Adressbuch) vorbereiten.
- Lieferanten:
- Wenn Sie einen Lieferanten/ein Unternehmen als „verantwortlichen Auftragnehmer“ für eine Einreichung zuweisen möchten, stellen Sie sicher, dass der Lieferant/das Unternehmen zum Unternehmens- oder Projekt-Adressbuch hinzugefügt wurde. Siehe Benutzer & Lieferanten für den Import in die Procore Imports App vorbereiten (Unternehmens-Adressbuch) und Benutzer & Lieferanten für den Import in die Procore Imports App (Projekt-Adressbuch) vorbereiten.
- Standorte:
- Wenn Ihr Projekt einstufige Standorte verwendet, können Sie entweder während des Importvorgangs einen neuen Standort für das Admin-Tool erstellen oder während des Importvorgangs eine Einreichung mit einem vorhandenen Standort verknüpfen. Siehe Hinzufügen von Bürostandorten.
ODER - Wenn Ihr Projekt mehrstufige Standorte verwendet, müssen die Stufen bereits in Procore vorhanden sein, damit eine Einreichung mit dem Standort verknüpft werden kann. Siehe Hinzufügen von mehrstufigen Standorten zum Admin-Tool und Wie füge ich einem Posten einen mehrstufigen Standort hinzu?.
- Wenn Ihr Projekt einstufige Standorte verwendet, können Sie entweder während des Importvorgangs einen neuen Standort für das Admin-Tool erstellen oder während des Importvorgangs eine Einreichung mit einem vorhandenen Standort verknüpfen. Siehe Hinzufügen von Bürostandorten.
- Leistungsbeschreibung:
- Wenn Ihr Unternehmen das Leistungsbeschreibungs-Tool zur Verwalten von Leistungsbeschreibungen verwendet, laden Sie die Projektspezifikationen in Procore hoch (siehe Hochladen von Leistungsbeschreibungen) oder fügen Sie sie manuell zu Procore hinzu. Siehe Manuelles Erstellen von Abteilungen und Manuelles Erstellen von Leistungsbeschreibungs-Abschnitten.
ODER - Wenn Ihr Unternehmen das Admin-Tool zur Verwaltung von Leistungsbeschreibungen verwendet, müssen Sie Leistungsbeschreibungsabschnitte zum Admin-Tool hinzufügen.
- Wenn Ihr Unternehmen das Leistungsbeschreibungs-Tool zur Verwalten von Leistungsbeschreibungen verwendet, laden Sie die Projektspezifikationen in Procore hoch (siehe Hochladen von Leistungsbeschreibungen) oder fügen Sie sie manuell zu Procore hinzu. Siehe Manuelles Erstellen von Abteilungen und Manuelles Erstellen von Leistungsbeschreibungs-Abschnitten.
- Einreichungspakete:
- Wenn Sie Einreichungen in ein bestehendes Einreichungspaket importieren möchten, müssen der Pakettitel, der Leistungsbeschr.-Abschnitt des Pakets und die Paketnummer übereinstimmen.
- Admin: Abnahmeeinstellungen konfigurieren:
- Siehe Bewährte Praktiken: Einreichungseinstellungen auf Unternehmensebene und Bewährte Praktiken: Projektkonfigurationen für Einreichungen.
Schritte
- Importvorlage für Einreichungen herunterladen
- Formatieren Sie die Vorlage für den Import von Einreichungen
Importvorlage für Einreichungen herunterladen
- Laden Sie die Importvorlage für Einreichungen herunter: import-submittals.xlsx
Formatieren Sie die Vorlage für den Import von Einreichungen
- Beachten Sie die folgenden Überlegungen zum Ausfüllen der Vorlage.
- E-Mail-Adressen (Einreichungs-Manager)
- Die E-Mail-Adressen der Benutzer müssen sich im Projektadressbuch befinden, damit sie importiert werden können. Bitte stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse in der Importvorlage genau so ist, wie sie im Projektadressbuch eingegeben wurde.
- Benötigte Felder
- Einreichungs-Manager und Einreichungenummer
- E-Mail-Adressen (Einreichungs-Manager)
- Vervollständigen Sie die Importvorlage.
Anmerkungen:- Wenn Sie Einreichungen importieren möchten, OHNE sie einem Paket hinzuzufügen, lassen Sie die Zellen AD leer.
- Wenn Sie Einreichungen mit Leistungsbeschr.-Abschnitten importieren möchten, geben Sie die vorhandenen Leistungsbeschr.-Abschnitte in die Spalten Nummer des Leistungsbeschr.-Abschnitts des Postens und Beschreibung des Leistungsbeschr.-Abschnitts ein.
Informationen zum Einreichungspaket
Geben Sie bei Einreichungen, die Sie in einem Paket wünschen, die folgenden Informationen an:
- Pakettitel
Um eine Einreichung in einem Paket zu erstellen, geben Sie den Pakettitel hier genau so ein, wie er im Einreichungen-Tool angezeigt wird. Um mehrere Einreichungen in ein Paket aufzunehmen, wiederholen Sie den Pakettiteleintrag in jedem Einreichungseintrag. - Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts des Pakets
Geben Sie die Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts für das Einreichungspaket genauso ein, wie es in den Leistungsbeschreibungen oder im Admin-Tool angezeigt wird.
Hinweis: Wenn die Microsoft Excel-Spalte das Hinzufügen einer führenden Null NICHT zulässt, wählen Sie die gesamte Spalte aus, wählen Sie Format > Zellen und erstellen Sie dann ein „benutzerdefiniertes“ Zahlenformat, das Ihrer Nummerierungskonvention für den Leistungsbeschreibungs-Abschnitt auf der Registerkarte „Zahlen“ entspricht. Siehe Erstellen oder Löschen eines benutzerdefinierten Zahlenformats in Excel. - Beschreibung des Leistungsbeschr.-Abschnittpakets
Geben Sie die Beschreibung des Leistungsbeschr.-Abschnitts genau so ein, wie sie im Leistungsbeschreibungs-Tool angezeigt wird. - Paketnummer
Geben Sie die Einreichungspaketnummer genau so ein, wie sie im Einreichungen-Tool angezeigt wird. Doppelte Paketnummern sind zulässig und der in dieses Feld eingegebene Wert muss weniger als 255 Zeichen umfassen.
Einreichungsinformationen
Geben Sie für einzelne Einreichungen die folgenden Informationen an:
- Titel der Einreichung
Geben Sie einen Titel für die Einreichung ein. Sie können denselben Titel für mehrere Einreichungen eingeben. Um die Einreichung in einem Paket zu erstellen, muss die Zeile Daten in den Spalten Pakettitel und Paketnummer enthalten. - Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts der Einreichung
Geben Sie die Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts für die Einreichung genau so ein, wie sie in den Leistungsbeschreibungen oder im Admin-Tool angezeigt wird.
Hinweis: Wenn Sie die Einreichung in einem neuen oder vorhandenen Einreichungspaket erstellen und Daten in der Spalte Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts des Pakets eingegeben haben, ist die Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts für Einreichungen eine erforderliche Spalte.
Wichtig! Die Nummer des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts muss genau so eingegeben werden, wie sie in Procore angezeigt wird, sonst schlägt der Import fehl. - Beschreibung der Leistungsbeschreibungs-Abschnittsnummer der Einreichung
Geben Sie die Beschreibung des Leistungsbeschreibungs-Abschnitts für die Einreichung ein. Dies ist ein offenes Textfeld.
Hinweis: Wenn die in der vorherigen Spalte eingegebene Leistungsbeschreibungs-Abschnittsnummer genau mit einem vorhandenen Leistungsbeschreibungs-Abschnitt im Leistungsbeschreibungs-Tool des Projekts übereinstimmt, hat die Beschreibung des Leistungsbeschr.-Abschnitts, die im Leistungsbeschreibungstool vorhanden ist, Vorrang vor Ihrem Eintrag in diesem Arbeitsblatt. - Einreichungenummer*
Geben Sie die Einreichungenummer ein. Doppelte Nummern sind zulässig (das heisst mehrere Einreichungen können dieselbe Nummer haben). Dies ist ein Pflichtfeld.
Hinweis: Geben Sie keine Revisionsnummern ein. - Beschreibung
Geben Sie eine Beschreibung für die Einreichung ein. Dies ist ein offenes Textfeld. Doppelte Beschreibungen von Einreichungen sind zulässig (das heisst mehrere Einreichung können dieselbe Beschreibung haben). - Einreichungs-Manager*
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Procore-Benutzers ein, den Sie als Einreichungs-Manager für die Einreichung bestimmen möchten. In Procore ist ein Einreichungs-Manager die Person, die für die Überwachung einer Einreichung während ihres gesamten Lebenszyklus verantwortlich ist.
Hinweis: Benutzer, die zu dieser Zeile hinzugefügt werden, müssen bereits zum Projektadressbuch mit der „Standard“-Berechtigungsstufe oder höher für das Einreichungs-Tool des Projekts hinzugefügt worden sein. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
Wichtig! Die E-Mail-Adresse muss genau so eingegeben werden, wie sie in Procore aufgeführt ist, sonst schlägt der Import fehl. - Einreichungsstatus
Geben Sie einen Status für die Einreichung ein. Zu den Procore-Standardstatus, die einer Einreichung zugewiesen werden können, gehören: Offen, Entwurf, und Geschlossen. Um einen benutzerdefinierten Status zu erstellen, siehe Erstellen eines benutzerdefinierten Einreichungsprotokoll-Status.
Wichtig! Der Status muss genau so eingegeben werden, wie er in Procore aufgeführt ist, sonst schlägt der Import fehl. - Einreichungsarte
Geben Sie den Informationstyp ein, der mit der Einreichung verknüpft ist. Die Standardauswahl in Procore umfasst folgende Typen: Dokument, Pläne, Drucke, Produktinformationen, Produkthandbuch, Muster, Fertigungszeichnung, und Andere. Um einen benutzerdefinierten Typ zu erstellen, siehe Benutzerdefinierte Einreichungsarten.
Wichtig! Der Typ muss genau so eingegeben werden, wie er in Procore aufgeführt ist, sonst schlägt der Import fehl. - Standort
Geben Sie den Ort auf der Baustelle für die Einreichung ein. Dies kann ein vorhandener Standort aus der Standortliste oder ein abgestufter Standort sein. Siehe Hinzufügen von mehrstufigen Standorten zu einem Projekt.
Wichtig! Der Standort muss genau so eingegeben werden, wie er in Procore aufgeführt ist, sonst schlägt der Import fehl. Mehrstufige Standorte müssen mit einem eckigen Klammersymbol (>) zwischen den einzelnen Ebenen eingegeben werden (zum Beispiel Parkplatz A > Erdgeschoss > Ost). - Empfangsdatum
Geben Sie das Eingangsdatum der Einreichung im Datumsformat TT/MM/JJJJ ein.
Wichtig! Wenn Sie Datumsangaben in einem anderen Format wie M/D/YYYY eingeben, schlägt der Import fehl.
Hinweis: Das 'Zahlenformat' für Zellen in dieser Spalte muss 'Text' sein. Dies ist die Standardeinstellung für diese Spalte in der Vorlagendatei für den Import von Einreichungen. - Ausgabedatum Geben Sie das Datum
ein, an dem die Einreichung unter Verwendung des Datumsformats MM/TT/JJJJ ausgestellt wurde.
Wichtig! Wenn Sie Daten in einem anderen Format wie M/D/JJJJ EINGEBEN, schlägt der Import fehl.
Hinweis: Das 'Zahlenformat' für Zellen in dieser Spalte muss 'Text' sein. Dies ist die Standardeinstellung für diese Spalte in der Datei Vorlage für den Einreichungsimport. - Nach Datum senden
Geben Sie im Datumsformat TT/MM/JJJJ das Datum ein, an dem die Einreichung dem Designteam im Einreichungs-Workflow zur Überprüfung vorgelegt werden muss.
Wichtig! Wenn Sie Datumsangaben in einem anderen Format wie M/D/YYYY eingeben, schlägt der Import fehl.
Hinweis: Das 'Zahlenformat' für Zellen in dieser Spalte muss 'Text' sein. Dies ist die Standardeinstellung für diese Spalte in der Vorlagendatei für den Import von Einreichungen. - Name des verantwortlichen Auftragnehmers
Geben Sie den Unternehmensnamen des Auftragnehmers/Subunternehmers ein, der für die Ausführung der in der Einreichung angegebenen Arbeiten verantwortlich ist.
Wichtig! Der Unternehmensname muss genau so eingegeben werden, wie er in Procore aufgeführt ist, sonst schlägt der Import fehl.
Gehen Sie für Berechnungen zum Einreichungszeitplan wie folgt vor:
- Wenn die Funktion zu Berechnungen zum Abgabezeitplan deaktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung), lassen Sie die Spalten R, S, T und U leer.
Hinweis : Wenn Sie Informationen in eine dieser Spalten aufnehmen, werden die Daten beim Import nicht berücksichtigt, da die Funktion deaktiviert ist. Wenn Sie die Funktion zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren, müssen Sie diese Informationen manuell eingeben.
ODER - Wenn Sie die Funktion für Berechnungen zum Einreichungszeitplan im Einreichungs-Tool aktiviert haben (siehe Berechnungen zum Einreichungszeitplan aktivieren), haben Sie die Möglichkeit, diese Informationen einzubeziehen:
- Erforderliches Datum vor Ort
Geben Sie das Vor-Ort-Datum für die Einreichung im Datumsformat TT/MM/JJJJ ein.
Wichtig! Wenn Sie Datumsangaben in einem anderen Format wie M/D/YYYY eingeben, schlägt der Import fehl.
Hinweis: Das 'Zahlenformat' für Zellen in dieser Spalte muss 'Text' sein. Dies ist die Standardeinstellung für diese Spalte in der Vorlagendatei für den Import von Einreichungen. - Vorlaufzeit
Geben Sie eine Anzahl von Tagen (z.B. 15 oder 30) ein, um die Vorlaufzeit für die Einreichung festzulegen. - Zeit für die Überprüfung des Designteams
Geben Sie eine Anzahl von Tagen (z.B. 15 oder 30) ein, um die Gesamtzahl der Tage anzugeben, die dem Designteam für die Prüfung und Genehmigung der Einreichung zugeteilt werden. - Interne Überprüfungszeit
Geben Sie eine Anzahl von Tagen (z.B. 15 oder 30) ein, um die Gesamtzahl der Tage anzugeben, die der Einreichung für die interne Überprüfung zugeteilt werden.
- Erforderliches Datum vor Ort
Nächste Schritte
- Senden Sie eine E-Mail-Anfrage an: imports@procore.com und fügen Sie die ausgefüllte XLSX-Datei als Anhang hinzu.
Hinweis: Geben Sie in der Betreffzeile Ihrer E-Mail den Namen und die ID Ihres Projekts an. Siehe Wie finde ich die Projekt-ID?
Wichtig! Sie können den Import nicht rückgängig machen, daher ist es zwingend erforderlich, dass die Daten, die Sie für den Import an Procore übermitteln, korrekt sind. - Nachdem Sie von Ihrem Procore-Ansprechpartner benachrichtigt wurden, dass der Import abgeschlossen ist, navigieren Sie zum Einreichungen-Tool, um zu überprüfen, ob die importierten Einreichungs-Datensätze wie erwartet angezeigt werden.