Wöchentliche Lookahead-E-Mails über Projekte, Ressourcen und Terminpläne senden
Ziel
Terminplan-E-Mails an Ihre Projekt-Stakeholder senden.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- „Admin“-Berechtigungen für das Terminplan-Tool des Projekts.
Hinweis: Um Informationen auf der Seite Berechtigungstabelle für das Terminplan-Tool anzuzeigen oder zu bearbeiten, ist auch die „Administration“-Berechtigung für das Adressbuch-Tool des Projekts erforderlich.
- „Admin“-Berechtigungen für das Terminplan-Tool des Projekts.
- Anforderungen:
- Um eine wöchentliche E-Mail zu senden, müssen die Einstellungen für Terminplan-Benachrichtigungen im Adressbuch-Tool des Projekts aktiviert sein, siehe Konfigurieren von Terminplan-Benachrichtigungs-E-Mails.
- Zusätzliche Informationen:
- E-Mails werden NICHT automatisch versendet , wenn für den angegebenen Zeitraum keine Aufgaben vorhanden sind oder wenn die Aufgaben zu 100 % erledigt sind. E-Mails werden jedoch weiterhin versendet, wenn Sie auf Jetzt senden klicken.
Schritte
- Rufen Sie das Terminplan-Tool des Projekts auf.
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren
.
- Klicken Sie auf E-Mail-Verteilung.
- Wählen Sie aus diesen Optionen:
- Um den wöchentlichen Projektplan zu senden:
- Klicken Sie auf den Umschalter
, um wöchentliche E-Mails an bestimmte Benutzer zu senden, in denen alle anstehenden Aufgaben des Projektplans aufgeführt sind.
- Legen Sie fest, wann die E-Mails versendet werden und wie viele Wochen in der E-Mail angezeigt werden.
- Wenn Sie mit dem Festlegen dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Seite Benutzerberechtigungen .
- Wählen Sie in der Spalte E-Mail-Berechtigungen aus, welche Benutzer E-Mails erhalten sollen.
Hinweis: Wenn eine wöchentliche Projektterminplan-E-Mail über E-Mail-Verteilung gesendet wird und ein Benutzer die wöchentliche Projektterminplan-E-Mail aktiviert hat, erhält der Benutzer eine E-Mail mit dem Terminplan für die in den E-Mail-Einstellungen angegebene Anzahl von Wochen. - Klicken Sie auf Speichern.
- Wenn Sie sofort einen wöchentlichen Projektplan versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor.
- Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Verteilung .
- Klicken Sie auf Jetzt senden .
- Klicken Sie auf den Umschalter
- Um den wöchentlichen Ressourcenplan zu senden:
- Klicken Sie auf den Umschalter
, um wöchentliche E-Mails an bestimmte Benutzer zu senden, in denen alle anstehenden Aufgaben des Projektplans aufgeführt sind.
- Legen Sie fest, wann die E-Mails versendet werden und wie viele Wochen in der E-Mail angezeigt werden.
- Wenn Sie mit dem Festlegen dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Seite Benutzerberechtigungen .
- Wählen Sie in der Spalte E-Mail-Berechtigungen aus, welche Benutzer E-Mails erhalten sollen.
Hinweis: Wenn eine Ressourcen-E-Mail über die E-Mail-Verteilung gesendet wird und eine Benutzerressource einer Terminplanaktivität zugewiesen wird, die in diesem Zeitraum liegt, wird die Ressourcen-E-Mail an diesen einzelnen Benutzer gesendet. - Klicken Sie auf Speichern.
- Wenn Sie einen wöchentlichen Ressourcenplan sofort versenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Verteilung .
- Klicken Sie auf Jetzt senden .
- Klicken Sie auf den Umschalter
- Um die wöchentliche Lookahead-E-Mail zu senden
- Klicken Sie auf den Umschalter
, um wöchentliche E-Mails an bestimmte Benutzer zu senden, in denen alle anstehenden Aufgaben des Lookahead-Terminplans aufgeführt sind.
- Legen Sie fest, wann die E-Mails versendet werden.
- Wenn Sie mit dem Festlegen dieser Informationen fertig sind, navigieren Sie zur Spalte E-Mail-Verteilung .
- Wählen Sie in der Spalte E-Mail-Berechtigungen aus, welche Benutzer E-Mails erhalten sollen.
Hinweis: Wenn eine Lookahead-E-Mail über die E-Mail-Verteilung gesendet wird und die Ressource, das Unternehmen oder die Person eines Benutzers einer Lookahead-Terminplanaktivität im letzten Lookahead zugewiesen ist, wird die Lookahead-E-Mail an diesen einzelnen Benutzer gesendet. - Klicken Sie auf Speichern.
- Wenn Sie sofort eine Lookahead-E-Mail senden möchten, gehen Sie wie folgt vor.
- Navigieren Sie zurück zur Seite E-Mail-Verteilung .
- Klicken Sie auf Jetzt senden .
- Klicken Sie auf den Umschalter
- Um den wöchentlichen Projektplan zu senden:
Siehe auch