Konfigurieren von Terminplan-Benachrichtigungs-E-Mails
Ziel
Die Einstellungen eines Benutzers im Projektadressbuch oder in den Terminplaneinstellungen konfigurieren, um diesen Benutzer per E-Mail zu benachrichtigen, wenn bestimmte Aktionen im Terminplan-Tool des Projekts ausgeführt werden.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigung:
- „Admin“-Berechtigungen für das Adressbuch-Tool auf Projektebene.
UND - „Admin“-Berechtigung für das Terminplan-Tool des Projekts.
- „Admin“-Berechtigungen für das Adressbuch-Tool auf Projektebene.
- Anforderungen:
- Damit diese Einstellungen in Kraft treten können, muss das Terminplan-Tool auf Projektebene aktiviert sein.
Demo
Schritte
- Rufen Sie das Adressbuch-Tool des Projekts auf.
- Klicken Sie auf Benutzer.
- Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Benutzer, für den Sie Terminbenachrichtigungen aktivieren oder ändern möchten.
- Scrollen Sie zu „Terminplanbenachrichtigungen“.
- Markieren Sie eines oder mehrere der folgenden Kästchen:
- Alle Projektaufgaben (wöchentlich). Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Benutzer über zukünftige Aufgaben zu benachrichtigen, die dem Projektplan hinzugefügt werden (auch „geplante Aufgaben“ genannt).
- Hinweis: E-Mails werden NICHT automatisch versendet, wenn für den angegebenen Zeitraum keine Aufgaben vorhanden sind oder wenn die Aufgaben zu 100 % erledigt sind. Es werden jedoch weiterhin E-Mails versendet, wenn Sie auf Projektterminplan jetzt senden klicken.
- Zugewiesene Ressourcenaufgaben. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie eine Ressource aus, um den Benutzer über geplante Aufgaben zu benachrichtigen, die der ausgewählten Ressource zugewiesen sind.
- Bei Terminplanänderungen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Benutzer über Änderungen am Projektplan zu informieren.
- Bei Anforderungen zur Terminplanänderung. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine Anforderung für Änderungen am Projektplan gestellt wird.
- Projektplan Lookahead (wöchentlich). Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Benutzer über die zum Projekt hinzugefügten Lookaheads zu informieren.
- Alle Projektaufgaben (wöchentlich). Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Benutzer über zukünftige Aufgaben zu benachrichtigen, die dem Projektplan hinzugefügt werden (auch „geplante Aufgaben“ genannt).
- Klicken Sie auf Speichern.
Konfigurieren von Einstellungen aus der Berechtigungstabelle
Berechtigungstabelle
Hinweis: Diese Seite steht nur Benutzern zur Verfügung, die auch über die Berechtigung „Administrator“ für das Adressbuch-Tool des Projekts verfügen.
- Klicken Sie auf Berechtigungen Tabelle in der rechten Seitenleiste.
- Legen Sie die Berechtigung jedes Benutzers für das Terminplan-Tool gemäß Ihren Präferenzen fest.
Zugang
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü in der Spalte Ressource aus, mit welcher Ressource der Benutzer verknüpft ist.
- Wählen Sie aus, welche (falls vorhanden) wöchentlichen E-Mails sie erhalten.
Hinweis: Bearbeiten Sie auf der Seite E-Mail-Einstellungen, wann und wie oft diese E-Mails gesendet werden. - Eine Liste der Aktionen von Benutzern auf jeder Berechtigungsebene im Terminplan finden Sie in der Berechtigungsmatrix .
- Im Beispiel-Screenshot unten hat der Benutzer die Berechtigung der Stufe "Nur Lesen" und erhält wöchentliche Projekt-E-Mails.
