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Procore

E-Mail-Dateien und -Ordner aus dem Dokument-Tool auf Projektebene

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Ziel

Um Dateien und Ordner im Dokument-Tool auf Projektebene per E-Mail an andere Benutzer zu senden.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • 'Standard'- oder 'Admin'-Berechtigungen für das Documents Tool .
  • Zusätzliche Informationen:
    • Dateien und Ordner, die über das Documents Tool von Procore per E-Mail gesendet werden, werden an die Empfänger über eine bestimmte unternehmensspezifische E-Mail-Adresse gesendet. Als Absender wird jedoch der Name der Person angezeigt, die die E-Mail sendet.
    • E-Mails sind standardmäßig als 'privat' gekennzeichnet, was bedeutet, dass nur 'Admin'-Benutzer, festgelegte E-Mail-Empfänger und der Absender einen Datensatz der E-Mail im E-Mail-Bautagebuch einer Datei oder eines Ordners anzeigen können.
    • „Private“ E-Mails sind ideal zum Dokumentieren und Speichern sensibler E-Mail-Korrespondenzen in Procore unter Beibehaltung der Datenschutzeinstellungen, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnung der gesendeten Dateien/Ordner vor anderen Benutzern eines Projekts verborgen bleibt.
    • Sie können Dateien oder Ordner nur per E-Mail an Kontakte oder Verteilergruppen senden, die im Adressbuch-Tool vorhanden sind. Auf Projektebene sind Sie auf Benutzer und Gruppen beschränkt, die sich in Ihrem Projektadressbuch befinden. Dateien und Ordner können an jeden Benutzer im Adressbuch per E-Mail gesendet werden, auch wenn er auf das Documents Tool Ihres Projekts keinen Zugriff hat.
    • E-Mail-Empfänger können direkt aus ihrem Posteingang auf die E-Mail antworten. Alle Anhänge der Antwort-E-Mail werden zusammen mit dem Text der E-Mail-Nachricht hinzugefügt. E-Mail-Antworten erstellen neue Einträge im Protokoll der E-Mail.

Schritte

Dokumente per E-Mail senden

Beim Versenden von Dateien oder Ordnern per E-Mail aus dem Documents Tool verwendet das System einen speziellen Kommunikations-Thread, der automatisch alle ausgehende Korrespondenz und eingehende Antworten mit der Datei oder dem Ordner verknüpft. Wenn Sie der Empfänger einer E-Mail sind, können Sie die Antwortfunktion Ihrer E-Mail verwenden, um eine Antwort auf die Nachricht zu senden. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, wird eine Kopie der Nachricht im E-Mail-Abschnitt der Datei oder des Ordners im Documents Tool gespeichert.

  1. Navigieren Sie zum Documents Tool.
  2. Suchen Sie die Datei oder den Ordner, die Sie per E-Mail senden möchten.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und klicken Sie auf documents-email.png E-Mail.
    Hinweis: Sie können auch auf Aktionen zugreifen, indem Sie mit dem Mauszeiger über die Datei oder den Ordner fahren oder sie auswählen. 
  4. Füllen Sie die folgenden Felder nach Bedarf aus:

    email a document.png
     
    • An: Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen aus, an die das Dokument per E-Mail gesendet werden soll.
    • CC: Verwenden Sie das Feld CC, um andere Benutzer einzubeziehen und sie auf dem Laufenden zu halten. Sie (der Absender) werden automatisch in der E-Mail mit CC versehen, um sicherzustellen, dass Sie auch eine E-Mail erhalten, wenn Benutzer auf die E-Mail antworten.
    • Privat: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Ihre E-Mail nur von 'Admin'-Benutzern und den angegebenen Empfängern der E-Mail angezeigt werden soll.
    • Betreff: Dieses Feld wird automatisch mit 'FW: [Ordner oder Datei]: [Ordner- oder Dateiname]' ausgefüllt. Sie können die 'Betreff'-Zeile jedoch manuell entsprechend ändern.
    • Anhänge: Sie können zusätzliche Dateien aus dem Projekt oder Dateien von Ihrem Computer anhängen. Die Dateien im Ordner oder die von Ihnen ausgewählte Datei werden automatisch in der E-Mail verknüpft. Vorschaubilder von angehängten Dateien werden nicht angezeigt.
    • Nachricht: Geben Sie eine Nachricht in den Text der E-Mail ein.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Hinweis:

  • Wenn Sie in der E-Mail mit CC versehen wurden, sollten Sie in Ihrem Posteingang eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen der Datei erhalten haben. Empfänger können Dateien entweder über den Hyperlink in der E-Mail herunterladen oder auf den Textlink „Online anzeigen“ klicken, um das Dokument in der Webanwendung von Procore anzuzeigen.
  • Nachdem eine Datei von Procore per E-Mail gesendet wurde, wird ein Datensatz der E-Mail im Abschnitt E-Mails für diese Datei gespeichert. Im Abschnitt E-Mails werden E-Mail-Korrespondenzdatensätze von Benutzern automatisch ausgeblendet, die sich nicht in der Verteilerliste einer E-Mail für „private“ Dokumentübertragungen befanden. 'Admin'-Benutzer können die E-Mail jedoch auch dann sehen, wenn sie nicht in die Verteilerliste der E-Mail aufgenommen wurden.

Mit einem Dokument verknüpfte E-Mails anzeigen und exportieren

Für jede Datei und jeden Ordner, die Sie in das Dokumenten-Tool hochladen, führt das System historische Aufzeichnungen darüber, wann das Asset an andere Benutzer in Ihrem Unternehmensadressbuch gesendet wurde. Es verfolgt auch alle Antworten, die an den Kommunikationsthread der Datei oder des Ordners gesendet werden. Wenn der Absender die E-Mail-Korrespondenz als privat markiert hat, ist das E-Mail-Protokoll nur für Empfänger und Benutzer mit 'Admin' im Dokumenten-Tool sichtbar.

So exportieren Sie eine E-Mail aus dem E-Mail-Protokoll für eine Datei oder einen Ordner:

  1. Navigieren Sie zum Documents Tool.
  2. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf die Info icon-info2.png Symbol, um das Informationsfenster zu öffnen.
  4. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf E-Mails .
    Hinweis: Alle gesendeten E-Mails werden im Fenster E-Mails angezeigt.
  5. Klicken Sie auf Exportieren icon-export.png Symbol in der E-Mail, die Sie exportieren möchten.