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Procore

Erstellen und Verwalten von Platzhaltern im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Platzhalter ermöglichen es Projektteams, ihre Dokumentenstruktur vorab zu planen. Im Gegensatz zu Standard-Uploads fungiert ein Platzhalter als Container für eine zukünftige Datei. Sobald eine Datei in einen Platzhalter hochgeladen und übermittelt wurde, wird sie in ein Standarddokument überführt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Berechtigungen: Berechtigungen zum Erstellen von Platzhaltern für das Dokumentenmanagement-Tool.

  • Benennungsstandards: Wenn ein Benennungsstandard aktiviert ist, werden bestimmte Felder (z. B. Beschreibung, Projekturheber) obligatorisch, um sicherzustellen, dass der Dateiname korrekt generiert wird.

    • Felder, die an den Benennungsstandard gebunden sind, können auf der Registerkarte "Uploads" nicht bearbeitet werden. Sie müssen auf der Registerkarte Dokumente bearbeitet werden, um Containerisierungsfehler zu vermeiden.

  • Dateiformate: Das Format der Datei, die schließlich hochgeladen wird, muss mit dem "Dateiformat" übereinstimmen, das bei der Erstellung des Platzhalters angegeben wurde.

Schritte

Berechtigungen konfigurieren

Stellen Sie die folgenden Projekteinstellungen sicher, bevor Sie Platzhalter erstellen:

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool auf Projektebene.

  2. Wählen Sie die entsprechende Berechtigungsvorlage aus.

  3. Suchen Sie das Dokumentenmanagement-Tool .

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Platzhalter erstellen.

    Platzhalter-Berechtigung

Platzhalter importieren und erstellen

  1. Öffnen Sie das Dokumentenmanagement-Tool .

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Mit .csv erstellen oder .xlsx.

  3. Klicken Sie auf den Link, um die Vorlage herunterzuladen und die Datei zu speichern.
    Hinweis: Stellen Sie vor dem Importieren der Datei sicher, dass in den Einstellungen des Dokumentenmanagement-Tools unter "Upload-Anforderungen" der Benennungsstandard auf "Keine" eingestellt ist.

  4. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Datei hochladen .
    Hinweis: Wenn Sie Keine für den Benennungsstandard auswählen, müssen Sie nur drei Felder ausfüllen: Name, Typ und Dateiformat.

  5. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Importieren.
    Hinweis: Wenn der Import fehlschlägt, laden Sie das Fehlerblatt herunter, korrigieren Sie die markierten Duplikate oder fehlenden Felder und laden Sie es erneut hoch.

    Platzhalter importieren

Beauftragten hinzufügen

  1. Suchen Sie den Platzhalter auf der Registerkarte Uploads oder Dokumente .

  2. Platzhalterbeauftragten auswählen: Wählen Sie den Benutzer aus und fügen Sie einen Beauftragten hinzu. Derzeit hat der Platzhalterbeauftragte und der Platzhalterersteller die Berechtigung, die Datei hochzuladen.

  3. Fälligkeitstermin festlegen: Weisen Sie eine Frist zu, um "Überfällig"-Warnungen auszulösen, wenn das Datum verstreicht, ohne dass eine Einreichung erfolgt ist.

    Beauftragten hinzufügen

Konvertieren eines Platzhalters in ein Dokument

Hinweis:

  • Nur der Platzhalterbeauftragte oder der Platzhalterersteller kann diese Aktion durchführen.

  • Dies ist Phase 1 und weitere Referenzen und eine erweiterte Dokumentation sind für Phase 2 geplant.

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte "Uploads " oder zur Ansicht "Platzhaltersammlung" .

  2. Wählen Sie den spezifischen Platzhalter aus.

  3. Klicken Sie auf Hochladen und hängen Sie die Datei an.
    Hinweis: Die Datei muss dem Format entsprechen, z. B. .pdf, wie in den Metadaten definiert.

  4. Überprüfen Sie die Metadaten und klicken Sie auf Einreichen. Der Status des Elements ändert sich von "Platzhalter" in "Dokument", und die Datei wird auf die Registerkarte "Dokumente " verschoben.

    Platzhalter-Import

Ansichten und Filter

  • Elementinhaltsfilter: Wechseln Sie zwischen "Dokument" und "Platzhalter", um die Listenansicht zu verfeinern.

  • Sammlungen:

    • Mir zugewiesen: Zeigen Sie Platzhalter an, die speziell Ihrem Konto zugewiesen sind.

    • Meinem Unternehmen zugewiesen: Zeigen Sie Platzhalter an, die einer beliebigen Person in Ihrer Organisation zugewiesen sind.

  • Alle anzeigen (Containerisierung): Klicken Sie auf "Alle anzeigen", um alle Revisionen oder Platzhalter anzuzeigen, die denselben Namen und dasselbe Format in einem einzelnen Container haben.

Siehe auch