Was sind Platzhalter im Dokumentenmanagement-Tool?

Was ist es?

Ein Platzhalter fungiert als strukturierter Container, der Folgendes definiert:

• Was benötigt wird: Name und Typ des Dokuments.

• Wann es fällig ist: Besondere Fristen für die Einreichung.

• Wer ist verantwortlich: Übertragung der Eigenständige Verantwortung an einen Subunternehmer oder Berater.

Warum sollte man es verwenden?

Anstatt sich auf fragmentierte Tabellenkalkulationen zu verlassen oder das Einreichungen-Tool zu missbrauchen, können Sie mit Platzhaltern:

• Zentralisieren Sie die Nachverfolgung: Bewahren Sie alle erwarteten Ergebnisse an einem Ort auf, anstatt externe Tracker.

• Konsistenz sicherstellen: Definieren Sie Namenskonventionen und Metadaten vor, bevor die Datei überhaupt existiert.

• Fördern Sie die Verantwortlichkeit: Identifizieren Sie auf einfache Weise fehlende oder überfällige Dokumente, um Projektverzögerungen zu vermeiden.

• An den Plänen ausrichten: Nahtlose Verwaltung von Anforderungen von MIDPs und TIDPs.

Sobald die eigentliche Datei fertig ist, ersetzt sie einfach den Platzhalter und übernimmt sofort alle voreingestellten Informationen.

Platzhalter verwalten

• Kann ich manuell einen einzelnen Platzhalter erstellen?
  Ja. Sie können einzelne Platzhalter direkt auf der  Registerkarte "Uploads " erstellen, indem Sie auf "Hinzufügen " klicken  und "Manuell erstellen" auswählen . Auf diese Weise können Sie Dokumentattribute in einer neuen Zeile ausfüllen, ohne eine Importvorlage zu verwenden.

• Wie dupliziere ich einen Platzhalter?
  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer vorhandenen Platzhalterzeile auf der  Registerkarte Uploads und klicken Sie auf Zeile duplizieren.
  Hinweis: Sie müssen mindestens ein eindeutiges Attribut ändern, z. B. die Revision oder  die Dokumentphase, bevor Sie auf Platzhalter erstellen klicken . Procore erlaubt nicht die Erstellung identischer Platzhalter.

• Kann ich eine in einen Platzhalter hochgeladene Datei in der Vorschau anzeigen?
  Ja. Nachdem Sie eine Datei in eine Platzhalterzeile hochgeladen haben, klicken Sie auf das  Symbol Überprüfen , um das Dokument im Viewer zu öffnen. Wenn die Datei falsch ist, klicken Sie auf das Symbol Löschen , um sie zu entfernen und eine neue Version hochzuladen, bevor Sie sie absenden.

• Werden Platzhalteraktionen im Änderungsverlauf nachverfolgt?
  Ja. Der Änderungsverlauf für ein Dokument enthält jetzt platzhalterspezifische Ereignisse, z. B. wenn ein Platzhalter erstellt, eine Datei hochgeladen und offiziell übermittelt wird.

Platzhalter-E-Mail-Benachrichtigungen

Platzhalter-E-Mail-Digests werden täglich um 16:00 Uhr lokaler Projektzeit an vom Administrator konfigurierte Empfänger gesendet. Diese Benachrichtigungen fassen fünf verschiedene Ereignistypen zusammen: 

1.Zugewiesene  Platzhalter: Wenn einem Benutzer ein Platzhalter zugewiesen wird.

2. Fällig morgen: Wenn eine Platzhalterfrist am nächsten Tag liegt.

3.Überfällig: Für Platzhalter mit vergangenen Fristen innerhalb der letzten 90 Tage.

4.Datei  hochgeladen: Wenn eine Datei direkt in einen Platzhalter hochgeladen wird.

5.Eingereicht: Wenn ein Dokument formell in einem Platzhalter-Slot eingereicht wird.

In der E-Mail können die Benutzer auf In Procore anzeigen klicken , um eine gefilterte Liste von Elementen anzuzeigen, oder eine Offline-CSV-Dateizusammenfassung  der Platzhalterliste herunterladen.

Unterschied zwischen einer exakten Übereinstimmung und einer engen Übereinstimmung

Im Folgenden wird der Unterschied zwischen exakter und enger Übereinstimmung beim Hochladen einer Datei angegeben:

• Exakte Übereinstimmung: Der Dateiname, das Format und die Metadaten stimmen perfekt mit einem einzelnen Platzhalterplatz überein. Das System führt sie automatisch zusammen, bis eine schnelle Bestätigung durch den Benutzer vorliegt.

• Enge Übereinstimmung: Der Dateiname und das Format stimmen überein, aber optionale Metadatenfelder weisen Diskrepanzen auf, oder es gibt mehrere übereinstimmende Platzhalter für einen einzelnen Upload (und umgekehrt). Die Benutzer müssen die Datei und den Platzhalter manuell koppeln und die Feldkonflikte lösen, bevor sie sie zusammenführen.

Erfahren Sie, wie Sie Platzhalter im Dokumentenmanagement-Tool erstellen und verwalten.