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Procore

Mehrfach-Ersetzung von Workflow-Beauftragten

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Hintergrund

Mit der Funktion Mehrfachersetzung von Beauftragten können Sie Beauftragte über mehrere Projekte hinweg gleichzeitig ersetzen oder delegieren. Dieses Tool wurde entwickelt, um Procore Administratoren bei der Abwicklung von Personaländerungen wie Abgängen, Versetzungen oder vorübergehenden Abwesenheiten zu unterstützen, ohne dass sie Workflows Projekt für Projekt manuell bearbeiten müssen. Indem Sie sowohl Voreinstellungen als auch laufende Workflow-Instanzen automatisch aktualisieren, können Sie die Projektkontinuität sicherstellen und verhindern, dass Workflows ins Stocken geraten.

Wichtige Hinweise

  • Ersatzarten: Wählen Sie zwischen "Permanenter Ersatz" für langfristige Änderungen oder "Temporärer  Ersatz" für kurzfristige Abwesenheiten.

  • Benutzeranforderungen: Die Ersatz Benutzer muss dem Projekt Adressbuch für die Projekte, die Sie aktualisieren möchten, hinzugefügt werden, bevor Sie beginnen. Während eine Erinnerung im Produkt angezeigt wird, werden das Tool und die Benutzer Berechtigungen der Ersatz Benutzer nicht automatisch aktualisiert, und die Administration muss diesen Zugriff selbst überprüfen. 

  • Datenintegrität: Procore validiert automatisch den Zugriff auf das Projektadressbuch und die Berechtigungen für den neuen Beauftragten, bevor Änderungen vorgenommen werden.

  • Sichtbarkeit: Verwenden Sie das Aktivitätsprotokoll, um einen detaillierten Verlauf aller mehrfach-Änderungen anzuzeigen, einschließlich Fehlernachverfolgung und Statusaktualisierungen.

  • E-Mail-Benachrichtigungen: Nach Abschluss eines mehrfachen Laufs werden keine E-Mail-Bestätigungen gesendet. Das Aktivitätsprotokoll ist die Quelle der Wahrheit. 

  • Automatisches Zurücksetzen: "Temporäre Ersetzungen" enden automatisch am "Enddatum des Austauschs" und es sind keine manuellen Maßnahmen erforderlich. 

  • Erforderliche Benutzer-Berechtigungen:  Die Benutzer müssen ein Workflow-Administration sein oder über die granulare Berechtigung "Beauftragte ersetzen" verfügen.

     Wichtiger Hinweis für Benutzer von Mobilgeräten

    Ersatzzuweisungen werden mit dem Mobilgerät synchronisiert. 

    Demnächst verfügbar: Permanente oder temporäre Vertretungsaktivitäten werden im Bereich "Workflow-Verlauf" auf dem Mobilgerät zur Verifizierung angezeigt.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows  auf Unternehmensebene.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Beauftragte ersetzen .

  3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Beauftragte ersetzen und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:

    • Vorübergehende Vertretung: Wählen Sie diese Option, um kurzfristige Abwesenheiten wie Krankheitsurlaub, Elternzeit oder Urlaub abzudecken. Dadurch wird ein Workflow Beauftragter über Projekte, Projektrollen und die Rolle des Workflow-Managers hinweg vorübergehend durch eine andere Benutzer ersetzt. Workflows und Rollen, die dem/den temporären Beauftragten zugewiesen wurden, kehren nach Ablauf des Enddatums der Ersetzung an den ursprünglichen Beauftragten zurück. Diese Änderungen gelten für alle Workflows, einschließlich laufender Workflows. Hier vorgenommene Änderungen haben keine Auswirkung auf die Zuweisung von Tool-Rollen (z. B. Rechnungskontakt oder benannter Prüfer). 

    • Permanente Vertretung: Wählen Sie diese Option für dauerhafte Neuzuweisungen oder wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt. Dadurch wird ein Workflow Beauftragter über Projekte, Projektrollen und die Rolle des Workflow-Managers hinweg dauerhaft durch eine andere Benutzer ersetzt. Diese Änderungen gelten für alle Workflows, einschließlich laufender Workflows. Hier vorgenommene Änderungen haben keine Auswirkung auf die Zuweisung von Tool-Rollen (z. B. Rechnungskontakt oder benannter Prüfer). 

Hinweis: Jede Ersetzung ist eine separate Aktion. Um mehrere ausscheidende Benutzer zu ersetzen, müssen Sie für jede Person einen separaten Antrag stellen.

Temporärer Ersatz

Klicken Sie hier, um die Schritte zu sehen.

  1. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Beauftragtenverwaltung ein:

    • Aktueller Beauftragter: Wählen Sie den Benutzer aus, der den Workflows derzeit zugewiesen ist.

    • Temporäre(r) Beauftragte(r): Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe von Personen aus, der/die die Aufgaben übernehmen soll.

    • Daten: Wählen Sie ein Startdatum für den Austausch und ein Enddatum für den Austausch aus. 
      Hinweis: Zukünftige Instanzen werden dem Delegaten während des aktiven Fensters automatisch zugewiesen. Nach Ablauf des Ersetzungszeitraums werden die Zuweisungen automatisch an den ursprünglichen Benutzer zurückgesetzt. 

    • Grund für die vorübergehende Ersetzung: Geben Sie eine kurze Erklärung für die vorübergehende Ersetzung ein. Dies wird im Bereich "Workflow-Verlauf" angezeigt.

    • Anwenden von Änderungen auf die Projektrollenkonfiguration: Wählen Sie Ja aus, um den Benutzer in den Rolleneinstellungen des Projekt-Adressbuchs zu ersetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass der befristete Beauftragte alle aktuellen und zukünftigen Aufgaben erbt, die mit dieser spezifischen Position verbunden sind.

    • Anwenden von Änderungen an der Workflow-Manager-Rolle: Wählen Sie Ja aus, um den Benutzer in den Fällen zu ersetzen, in denen er als Workflow-Manager festgelegt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der temporäre Beauftragte die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen erhält, wenn ein Workflow-Schritt überfällig ist.

  2. Klicken Sie im Abschnitt "Ausgewählte Projekte und Tools" auf Bearbeiten, um zu filtern, welche Projekte und Tools in die Aktualisierung einbezogen werden sollen. Wählen Sie die Projekte und Tools aus, bei denen das aktuelle Workflow Beauftragter ersetzt werden soll. Standard sind alle Projekte und Tools ausgewählt, die dem Beauftragten zur Verfügung stehen.
    Hinweis: Die Liste enthält alle Projekte, bei denen der aktuelle Beauftragte aktive Workflow-Schritte hat. 

  3. Klicken Sie auf Senden , um zu bestätigen und zu aktualisieren. 
    Hinweis:

    • Überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll, um den Status anzuzeigen. 

    • Tool- und Benutzerberechtigungen werden nicht automatisch aktualisiert, und es wird eine Erinnerung angezeigt, um den Zugriff zu überprüfen.

    • Sie können jederzeit über das Aktivitätsprotokoll Daten bearbeiten oder temporäre Delegationen abbrechen. Wenn eine temporäre Delegierung abgebrochen wird, werden alle zukünftigen Zuweisungen an den ursprünglichen Benutzer zurückgesetzt. Alle unvollständigen Schritte werden ebenfalls rückgängig gemacht.

Sichtbarkeit des Workflow-Verlaufs

Im Verlaufsbereich wird angezeigt, wenn jemand "im Namen" eines anderen antwortet.

Dauerhafter Ersatz

Klicken Sie hier, um die Schritte zu sehen.

  1. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Beauftragtenverwaltung ein:

    • Aktueller Beauftragter: Wählen Sie den zu ersetzenden Benutzer aus.

    • Neue(r) Beauftragte(r): Wählen Sie den/die Ersatz Benutzer.

    • Grund für den Austausch: Geben Sie einen kurzen Grund für die Ersetzung ein. Dies wird im Bereich "Workflow-Verlauf" angezeigt.

    • Anwenden von Änderungen auf die Projektrollenkonfiguration: Wählen Sie Ja aus, um den Benutzer in den Rolleneinstellungen des Projekt-Adressbuchs zu ersetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass der befristete Beauftragte alle aktuellen und zukünftigen Aufgaben erbt, die mit dieser spezifischen Position verbunden sind.

    • Anwenden von Änderungen an der Workflow-Manager-Rolle: Wählen Sie Ja aus, um den Benutzer in den Fällen zu ersetzen, in denen er als Workflow-Manager festgelegt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Ersatz-Beauftragte die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen erhält, wenn ein Workflow-Schritt überfällig ist.

  2. Klicken Sie im Abschnitt "Ausgewählte Projekte und Tools" auf Bearbeiten, um zu filtern, welche Projekte und Tools in die Aktualisierung einbezogen werden sollen. Wählen Sie die Projekte und Tools aus, bei denen das aktuelle Workflow Beauftragter ersetzt werden soll. Standard sind alle Projekte und Tools ausgewählt, die dem Beauftragten zur Verfügung stehen.
    Hinweis: Die Liste enthält alle Projekte, bei denen der aktuelle Beauftragte aktive Workflow-Schritte hat. 

  3. Klicken Sie auf Senden , um zu bestätigen und zu aktualisieren. 
    Hinweis:

    • Überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll, um den Status anzuzeigen. Der neue Beauftragte erhält E-Mail-Benachrichtigungen.

    • Tool- und Benutzerberechtigungen werden nicht automatisch aktualisiert, und es wird eine Erinnerung angezeigt, um den Zugriff zu überprüfen.

Sichtbarkeit des Workflow-Verlaufs

  • Jede Ersetzung schreibt in den Workflow-Verlauf: "Benutzer X wurde durch Benutzer Y (mehrfach) ersetzt." 

  • Der ursprüngliche Ersteller des Elements wird im Workflow-Verlauf neben der Ersetzung angezeigt.

Status im Aktivitätsprotokoll anzeigen 

Alle Aktionen werden im Aktivitätsprotokoll protokolliert, dies ist die zentrale Quelle der Wahrheit für alle mehrfach- Beauftragter Änderungen, ob dauerhaft oder temporär.

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Beauftragte ersetzen .

  3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Aktivitätsprotokoll .

  4. Überprüfen Sie den Status Ihrer letzten Anfragen. Das Protokoll zeigt die folgenden Status an:

    • Gestoppt: Temporäre Ersetzung, die vor dem Enddatum manuell gestoppt wurde

    • Abgelaufen: Temporäre Ersetzung, die das Enddatum erreicht hat und nicht mehr aktiv ist

    • Demnächst: Temporärer Ersatz, der in die Zukunft datiert und derzeit nicht aktiv ist

    • Aktiv: Temporärer Ersatz, der derzeit aktiv ist

    • Abgeschlossen: Permanenter Ersatz, der ausgeführt wurde

    • Fehlgeschlagen: Irgendetwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.

    • Verarbeitung: Die Ersetzung wird vom System verarbeitet

  5. Klicken Sie auf Anzeigen neben einem Eintrag, um alle Details anzuzeigen.
    Hinweis: Wenn ein Projekt aufgrund von Adressbuch- oder Berechtigungsproblemen nicht aktualisiert werden kann, kennzeichnet das Protokoll den spezifischen Fehler.

  6. Je nach Status der Anforderung können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

    • Wiederholen: Wenn eine Projektaktualisierung fehlschlägt, beheben Sie das zugrunde liegende Adressbuchproblem und klicken Sie auf Wiederholen für die fehlgeschlagenen Einzelpositionen direkt auf dem Bildschirm "Aktivitätsdetails".

    • Austausch stoppen: Klicken Sie bei aktiven Ersetzungen auf die Schaltfläche Ersetzung beenden, um die Ersetzung sofort zu beenden und die Zuweisung an den ursprünglichen Benutzer zurückzugeben.

    • Bearbeiten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten , um die Ersetzung zu ändern.

Hinweis: Bei permanenten Ersetzungen werden Aktionen im Seitenbereich des Workflow-Verlaufs aufgezeichnet, wenn sich die Ersetzung auf den aktuellen Workflow-Schritt auswirkt.