Was ist der Unterschied zwischen temporären und permanenten Ersetzungen in Workflows?

Hintergrund

Im Workflows-Tool auf Unternehmensebene können Administratoren Workflow-Beauftragte ersetzen, wenn Zuständigkeiten neu zugewiesen werden müssen. Ersetzungen können entweder temporär oder dauerhaft konfiguriert werden, je nachdem, ob die Änderung für einen begrenzten Zeitraum oder als langfristiges Update vorgesehen ist.

Antwort

Wir empfehlen den Einsatz von temporären Vertretungen bei kurzfristigen Abwesenheiten und permanenten Vertretungen bei strukturellen Rollenänderungen. Die wichtigsten Unterschiede zwischen temporären und permanenten Workflow-Ersetzungen sind im Folgenden zusammengefasst:

Funktion	Temporärer Ersatz	Dauerhafter Ersatz
Zweck	Wird verwendet, wenn Verantwortlichkeiten für einen begrenzten Zeitraum neu zugewiesen werden müssen.	Wird verwendet, wenn sich Workflow Eigenständige Verantwortung dauerhaft ändert.
Auswirkung auf die Workflow-Vorlage	Sie gilt für die Ausführung von Workflows für die Dauer der Außerkraftsetzung, ändert jedoch nicht die zugrunde liegende Workflowvorlage.	Sie aktualisiert die Workflow-Vorlage und wird in allen zukünftigen Workflows berücksichtigt, die diese Vorlage verwenden.
Ausführen von Workflows	Gilt für Workflow-Schritte, die während des angegebenen Ersetzungszeitraums zugewiesen wurden.	Informiert den Beauftragten über laufende Workflow-Schritte sowie über zukünftige Workflows, die aus der Vorlage generiert werden.
Zukünftige Workflows	Zukünftige Workflows verwenden nach Ablauf des Ersetzungszeitraums weiterhin den ursprünglichen Beauftragten.	Zukünftige Workflows verwenden den neuen Beauftragten, bis eine weitere Aktualisierung vorgenommen wird.
Dauer	Eine aktive Überschreibung, die bei jedem Schritt innerhalb ihrer Zeitspanne überprüft wird (z. B. die Ersetzungs Startdatum und die Ersetzungs Enddatum ).	Ein einmaliges Ereignis. Es sind kein Startdatum und kein Enddatum der Ersetzung erforderlich.
Manueller Storno erforderlich	Nein. Der ursprüngliche Beauftragte wird nach Ablauf des Wiederbeschaffungszeitraums automatisch wiederhergestellt.	Ja. Administratoren müssen die Workflow-Vorlage manuell aktualisieren, um den Beauftragten erneut zu ändern.
Sichtbarkeit des Workflow-Verlaufs	Im Verlaufsbereich wird angezeigt, wenn jemand "im Namen" eines anderen antwortet.	Jede Ersetzung schreibt in den Workflow-Verlauf: "Benutzer X wurde durch Benutzer Y (mehrfach) ersetzt." Der ursprüngliche Ersteller des Elements wird im Workflow-Verlauf neben der Ersetzung angezeigt.

Hinweis

Um zu bestätigen, dass eine temporäre Vertretung aktiv ist, überprüfen Sie die Schritte des aktiven Workflows, um sicherzustellen, dass der richtige Ersatz-Beauftragte angezeigt wird. Ein Banner in der Workflow-Vorlage zeigt außerdem an, wenn temporäre Ersetzungen in Kraft sind.

Siehe auch

Wohin werden Workflows weitergeleitet, wenn sie mit "Überprüfen und Antworten" zurückgesendet werden, während ein temporärer Ersatz aktiv ist?
Wie funktionieren Benachrichtigungen für temporäre Ersetzungen in Workflows?
Wie spiegeln sich permanente Ersetzungen in einer Workflow-Historie wider?