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Procore

Eine Meetingvorlage erstellen

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Ziel

Benutzerdefinierte Meeting-Vorlagen erstellen, die im Meetings-Tool Ihrer Unternehmensprojekte verwendet werden können.

Hintergrund

Wenn Sie der Procore-Administrator Ihres Unternehmens sind, können Sie im Procore-Tool für Meetings auf Projektebene Meeting-Vorlagen für die Verwendung in den Projekten Ihres Unternehmens erstellen. Das Erstellen von Meeting-Vorlagen auf Unternehmensebene ist die einfachste Methode zum Erstellen von Meeting-Agenden, da es Ihrer Organisation hilft, gemeinsame Meeting-Vorlagen zu entwickeln, die gut für Ihre Projektteams geeignet sind. Es begrenzt auch die Menge der sich wiederholenden Dateneingaben für Mitglieder Ihres Projektteams, indem es die Notwendigkeit minimiert, jede Woche eine neue Tagesordnung vollständig neu einzugeben. Nachdem die Meeting-Vorlagen Ihres Unternehmens mithilfe der folgenden Schritte erstellt wurden, können Projektteammitglieder das Meetings-Tool des Projekts verwenden, um ein Meeting aus einer Vorlage zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Admin-Tool auf Unternehmensebene. 
  • Unterstützte Felder:
    Sie können Meeting-Vorlagen erstellen, die die folgenden Felder enthalten:
    • Meeting-Name (Dieses Feld ist erforderlich)
    • Übersicht
    • Anhänge
    • Privates Meeting
    • Meeting-Kategorien
      • Kategoriename
    • Tagesordnungspunkte
      • Tagesordnung Nr.
      • Titel
      • Beschreibung
      • Anhang
      • Priorität
  • Zusätzliche Informationen:
    • Es wird empfohlen, KEINE projektspezifischen Informationen in eine Meetingvorlage aufzunehmen, da die von Ihnen erstellte Vorlage den Benutzern im Meetings-Tool für alle Projekte Ihres Unternehmens zur Verfügung steht.
    • Nachdem Sie eine neue Meeting-Vorlage gespeichert haben, steht sie Benutzern mit ausreichenden Berechtigungen als Auswahl im Meetings-Tool des Projekts zur Verfügung. Siehe Erstellen eines Meetings aus einer Vorlage. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf Meetings. 
  3. Klicken Sie auf Meeting-Vorlage erstellen.

    btn-create-meet-temp.png
     
  4. Führen Sie auf der Seite „Neue Meetingvorlage“ die folgenden Schritte aus:

    • Besprechungsname: Geben Sie einen Namen, einen Titel oder eine beschreibende Betreffzeile für die Besprechung ein.

    • Private Besprechung: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Besprechung nur für geplante Teilnehmer und Benutzer mit Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Besprechungstool sichtbar ist. 

    • Übersicht: Geben Sie eine Zusammenfassung oder Beschreibung der Besprechung ein. Sie können die Steuerelemente in der Formatierungssymbolleiste verwenden, um Ihre Übersicht zu formatieren. 

    • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

      • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
        OR
      • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .
  5. Klicken Sie auf Erstellen & Weiter zur Tagesordnung.
    Dadurch wird eine neue Meetingvorlage erstellt und in den Bearbeitungsmodus versetzt.
  6. Scrollen Sie zum Abschnitt Tagesordnung der Besprechung. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kategorien und Elemente für den Meeting-Agenda auszufüllen.
     Hinweis
    Neue Meeting-Vorlagen enthalten eine Standardkategorie mit dem Titel "1 – Nicht kategorisierte Elemente". Klicken Sie auf den Kategorienamen 1-Nicht kategorisierte Elemente , um ihn durch den Namen Ihrer eigenen Besprechungskategorie zu ersetzen. Geben Sie zum Beispiel Folgendes ein: Geschäft eröffnen. 
    • So fügen Sie ein Element zu einer Kategorie für eine Meeting-Vorlage hinzu:
      1. Klicken Sie in der entsprechenden Kategorie auf +Artikel hinzufügen.
      2. Geben Sie einen Titel für das Element ein.
        Geben Sie zum Beispiel Folgendes ein: Anwesenheit/Appell
      3. Wählen Sie Niedrig, Mittel oder Hoch aus dem Dropdown-Menü Priorität .
      4. Stellen Sie sicher, dass die entsprechende Kategorie in der Liste Kategorie ausgewählt ist.
      5. Geben Sie alle erforderlichen Informationen oder Anweisungen in das Feld Beschreibung ein.
      6. Fügen Sie im Feld Anhänge alle relevanten Anhänge hinzu, indem Sie auf den Link Datei(en) anhängen klicken oder Dateien von Ihrem Computer in den Bereich Datei(en) ziehen und ablegen.
      7. Wählen Sie aus diesen Optionen:
        • Um den Tagesordnungspunkt zu speichern, ohne ein weiteres zu erstellen, klicken Sie auf Speichern.
          ODER
        • Um den Tagesordnungspunkt zu speichern und einen weiteren Posten zu erstellen, klicken Sie auf Speichern und ein weiteres erstellen . Wiederholen Sie die obigen Schritte, um einen weiteren Tagesordnungspunkt hinzuzufügen.
    • So erstellen Sie eine neue Kategorie für eine Meeting-Vorlage:
      1. Klicken Sie auf +Kategorie erstellen.
      2. Geben Sie einen Kategorienamen ein.
        Geben Sie zum Beispiel Status-Updates ein.
      3. Klicken Sie auf Erstellen.
        Das System fügt Ihre neue Kategorie der Meeting-Tagesordnung hinzu.
    • So ordnen Sie Besprechungskategorien und -elemente in einer Besprechungsvorlage neu an:
      1. Klicken und ziehen Sie den Mauszeiger über das Mehr-Menü (≡) Symbol neben dem Tagesordnungspunkt oder der Kategorie.
      2. Verwenden Sie einen Drag-and-Drop-Vorgang, um den Posten oder die Kategorie an die gewünschte Position zu verschieben.
  7. Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Meetingvorlage fertig sind, klicken Sie auf Aktualisieren. 
    Das System erstellt eine neue Meetingvorlage.

    meeting-template-created.png

    Die Vorlage steht den Benutzern nun als Dropdown-Menüauswahl im Projekt zur Verfügung. Siehe Erstellen eines neuen Meetings aus einer Vorlage. 

Siehe auch