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Procore

Eine Meetingvorlage erstellen

Ziel

Benutzerdefinierte Meeting-Vorlagen erstellen, die im Meetings-Tool Ihrer Unternehmensprojekte verwendet werden können.

Hintergrund

Wenn Sie der Procore-Administrator Ihres Unternehmens sind, können Sie im Procore-Tool für Meetings auf Projektebene Meeting-Vorlagen für die Verwendung in den Projekten Ihres Unternehmens erstellen. Das Erstellen von Meeting-Vorlagen auf Unternehmensebene ist die einfachste Methode zum Erstellen von Meeting-Agenden, da es Ihrer Organisation hilft, gemeinsame Meeting-Vorlagen zu entwickeln, die gut für Ihre Projektteams geeignet sind. Es begrenzt auch die Menge der sich wiederholenden Dateneingaben für Mitglieder Ihres Projektteams, indem es die Notwendigkeit minimiert, jede Woche eine neue Tagesordnung vollständig neu einzugeben. Nachdem die Meeting-Vorlagen Ihres Unternehmens mithilfe der folgenden Schritte erstellt wurden, können Projektteammitglieder das Meetings-Tool des Projekts verwenden, um ein Meeting aus einer Vorlage zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Administrations-Tool auf Unternehmensebene. 
  • Unterstützte Felder: Sie können Meeting-Vorlagen erstellen, die die folgenden Felder enthalten:
    • Meeting-Name (Dieses Feld ist erforderlich)
    • Übersicht
    • Anhänge
    • Privates Meeting
    • Meeting-Kategorien
      • Kategoriename
    • Tagesordnungspunkte
      • Tagesordnung Nr.
      • Titel
      • Beschreibung
      • Anhang
      • Priorität
  • Zusätzliche Informationen:
    • Es wird empfohlen, KEINE projektspezifischen Informationen in eine Meetingvorlage aufzunehmen, da die von Ihnen erstellte Vorlage den Benutzern im Meetings-Tool für alle Projekte Ihres Unternehmens zur Verfügung steht.
    • Nachdem Sie eine neue Meeting-Vorlage gespeichert haben, steht sie Benutzern mit ausreichenden Berechtigungen als Auswahl im Meetings-Tool des Projekts zur Verfügung. Siehe Erstellen eines Meetings aus einer Vorlage .

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf Meetings. 
  3. Klicken Sie auf Meetingvorlage erstellen.

    btn-create-meet-temp.png
     
  4. Führen Sie auf der Seite „Neue Meetingvorlage“ die folgenden Schritte aus:
  5. Klicken Sie auf Erstellen & Weiter zur Tagesordnung.
    Dadurch wird eine neue Meetingvorlage erstellt und in den Bearbeitungsmodus versetzt.
  6. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Tagesordnung für die Meetingvorlage auszufüllen.
    Hinweis: Eine neue Meetingvorlage enthält standardmäßig die Kategorie „1 - Nicht kategorisierte Posten“. Klicken Sie auf den Kategorienamen 1-Nicht kategorisierte Posten und geben Sie den Namen der Meetingkategorie ein, die Sie in die Vorlage aufnehmen möchten. Sie können beispielsweise Geschäftseröffnung eingeben. 
    • Hinzufügen eines Tagesordnungspunkts zu einer Kategorie in einer Meeting-Vorlage:
      1. Klicken Sie in der gewünschten Kategorie auf +Posten hinzufügen.
        Dadurch wird das Fenster Meeting-Posten hinzufügen angezeigt.
      2. Geben Sie einen Titel für den Posten ein.
        Geben Sie beispielsweise ein: Anwesenheit/Anruf
      3. Wählen Sie Niedrig, Mittel oder Hoch aus der Prioritätsliste .
      4. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Kategorie in der Kategorieliste ausgewählt ist.
      5. Geben Sie im Feld Beschreibung beliebige Informationen oder Anweisungen ein.
      6. Fügen Sie im Feld Anhänge beliebige Anhänge hinzu, indem Sie auf den Link Datei(en) anhängen klicken oder indem Sie Dateien von Ihrem Computer in den Bereich Datei(en) ziehen und ablegen verschieben.
      7. Wählen Sie aus diesen Optionen:
        • Um den Tagesordnungspunkt zu speichern, ohne ein weiteres zu erstellen, klicken Sie auf Speichern.
          ODER
        • Um den Tagesordnungspunkt zu speichern und einen weiteren Posten zu erstellen, klicken Sie auf Speichern und ein weiteres erstellen . Wiederholen Sie die obigen Schritte, um einen weiteren Tagesordnungspunkt hinzuzufügen.
    • Hinzufügen einer Kategorie zu einer Meeting-Vorlage:
      1. Klicken Sie auf +Kategorie erstellen .
        Dadurch wird das Fenster Kategorie hinzufügen angezeigt.
      2. Geben Sie einen Kategorienamen ein.
        Geben Sie zum Beispiel Status-Updates ein.
      3. Klicken Sie auf Erstellen.
        Das System fügt Ihre neue Kategorie der Meeting-Tagesordnung hinzu.
    • Meeting-Kategorien und -Posten in einer Meeting-Vorlage neu anordnen
      1. Klicken Sie auf die Hamburger-Schaltfläche (≡) neben dem Tagesordnungspunkt oder der Kategorie.
      2. Verwenden Sie einen Drag-and-Drop-Vorgang, um den Posten oder die Kategorie an die gewünschte Position zu verschieben.
  7. Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Meetingvorlage fertig sind, klicken Sie auf Fertig .
    Das System erstellt eine neue Meetingvorlage.

    meeting-template-created.png

    Die Vorlage steht den Benutzern nun als Dropdown-Menüauswahl im Projekt zur Verfügung. Siehe Erstellen eines neuen Meetings aus einer Vorlage .

Siehe auch