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Procore

Was passiert, wenn ich doppelte Unternehmensdatensätze im Unternehmensadressbuch von Procore habe?

Antwort

Wenn Sie feststellen, dass mehrere Einträge für eine einzelne Firma im Firmenadressbuch vorhanden sind, liegt dies normalerweise daran, dass Procore Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen das Hinzufügen neuer Firmen zu Projekten ermöglicht (siehe Hinzufügen einer Firma zum Projektadressbuch). Für jedes neue Unternehmen, das einem Projekt hinzugefügt wird, wird auch auf Unternehmensebene ein übereinstimmender Datensatz erstellt. Für Organisationen, die mehrere Bauprojekte in Procore verwalten, wird dadurch sichergestellt, dass alle Unternehmen, die Ihren Projekten hinzugefügt wurden, auf Unternehmensebene erfasst werden. 

Wie es zu doppelten Firmeneinträgen kommt

Wenn Sie einen neuen Lieferanten-/Firmendatensatz zum Adressbuchtool eines Projekts hinzufügen, fügt das System diesen Lieferanten-/Firmendatensatz automatisch sowohl dem Adressbuchtool auf Projektebene als auch dem Adressbuchtool auf Unternehmensebene hinzu. Wenn Ihr Unternehmen mehreren Benutzern erlaubt, Lieferanten-/Firmendatensätze für ihre jeweiligen Projekte zu erstellen, ist es wichtig, dass diese Benutzer wissen, dass Lieferanten-/Firmendatensätze doppelt vorhanden sein können, wenn Sie nicht darauf achten, wie bestehende Lieferanten/Firmen Einträge im Firmenadressbuch werden buchstabiert.

Beispiel

Das Eingeben ähnlicher Schreibweisen in verschiedene Projekte führt zu doppelten Daten wie folgt:

Adressbuch-Tool von Projekt A
Jack, ein Projektmanager, fügte dem Adressbuch von Projekt A einen neuen Lieferanten-/Firmendatensatz hinzu und nannte das Unternehmen „Star Framing“.

Adressbuch-Tool von Project B
Jane, ebenfalls Projektmanagerin, hat den gleichen Anbieter/das gleiche Unternehmen zum Adressbuch von Project B hinzugefügt, nur dass sie das Unternehmen „Star Framing, LLC“ nannte.

Firmenadressbuch-Tool
Da beide Projektmanager eine ähnliche, aber eindeutige Schreibweise beim Erstellen des Lieferanten/Unternehmens verwendet haben, hat das System zwei (2) eindeutige Lieferanten-/Unternehmensdatensätze im Adressbuchtool Ihrer Organisation auf Unternehmensebene erstellt. Einen für „Star Framing“ und einen für „Star Framing, LLC“.

Durch das Verhindern des Auftretens von „doppelten“ Einträgen wird sichergestellt, dass alle Benutzer, Büros, Bieterinformationen, Versicherungsinformationen und Änderungshistorien für den Lieferanten/das Unternehmen in einem einzigen Datensatz gespeichert werden (anstatt die Daten auf zwei (2) oder mehr Datensätze aufzuteilen). Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Angebotsprozesse, Versicherungsverfolgung und Berichterstattung korrekt bleiben. Die häufigsten Ursachen für doppelte Einträge sind unter anderem: 

  • Im Unternehmensadressbuch werden versehentlich mehrere Einträge für dieselbe Firma (z. B. ein Subunternehmer, Auftragnehmer, Fremdanbieter) erstellt, wenn verschiedene Benutzer dasselbe Unternehmen (mit unterschiedlichen Schreibweisen) zu zwei verschiedenen Projekten hinzufügen.
  • Eine weitere Quelle für mehrere Einträge kann das Ergebnis ähnlicher Rechtschreibprobleme während des Lieferantenimportprozesses sein. Um mehr über den Lieferantenimportprozess zu erfahren, wenden Sie sich an Ihren Procore point of contact.

Sollten Sie in Ihrem System „duplizierte“ Lieferanten-/Firmendatensätze feststellen, befolgen Sie die Schritte unter Unternehmen zusammenführen, um das Problem zu beheben. 

Wichtiger Hinweis für Konten, die ERP-Integrationen verwenden

Wenn das Procore-Konto Ihres Unternehmens in ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System eines Drittanbieters integriert wurde (z. B. Sage 300 CRE®, QuickBooks® usw.), ist es auch möglich, doppelte Einträge einzuführen, wenn Daten zwischen Ihrem ERP-System und Procore synchronisiert werden.

Wenn Ihr Procore-Konto in ein ERP-System eines Drittanbieters integriert ist, ist es sehr wichtig, mehrere Einträge aus dem Firmenadressbuch zu entfernen. Dies liegt daran, dass Lieferantendatensätze im ERP-System einen direkten Link zu ihrem entsprechenden Firmeneintrag in Procore teilen müssen. Diese Eins-zu-Eins-Beziehung (d. h. Anbieter-zu-Unternehmen) stellt die Datenintegrität zwischen den beiden Systemen sicher. Anweisungen finden Sie unter:

 

Siehe auch