Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Senden Sie eine Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung in Portfolio Financials

  1. Zuletzt aktualisiert
  2. Als PDF speichern
 Hinweis
Diese Informationen gelten für Portfolio Financials-Konten mit aktivierter Funktion "An die Kreditorenbuchhaltung senden". Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Procore-Ansprechpartner. 

Ziel

Eine Rechnung aus dem Vertragsraum in Portfolio-Finanzwerte an die Kreditorenbuchhaltung senden

Hintergrund

Mit der Funktion „An Kreditorenbuchhaltung senden“ in Portfolio-Finanzwerte können Sie Rechnungen, die in Procore eingereicht und genehmigt wurden, direkt an die Adresse Ihrer Kreditorenbuchhaltung senden. Die Adressen von Kreditorenbuchhaltungen (Accounts Payable, AP) werden pro Gebäude eingerichtet, d. h. alle Rechnungen, die für Projekte in einem bestimmten Gebäude eingereicht werden, werden an dieselbe AP-Adresse gesendet. Wenn Sie diese Funktion in Ihrem Portfolio-Finanzwerte-Konto einrichten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner, um Unterstützung bei der Einrichtung zu erhalten.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Zugriff „Eingeschränkt“ auf das Projekt oder höher.
      Hinweis: Benutzer mit eingeschränkten Berechtigungen müssen Zugriff auf den Vertrag oder den entsprechenden Rechnungsraum haben. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn die Funktion „Genehmigung und an AP senden konsolidieren“ aktiviert ist, können Sie Ihre Rechnung gleichzeitig genehmigen und versenden. Unter Genehmigung und an AP senden konsolidieren im Abschnitt „Schritte“ werden die entsprechenden Schritte beschrieben. 

Voraussetzungen

  • Die Funktion „An AP senden“ muss für das Konto Ihrer Organisation aktiviert sein. Bitte wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten. 
  • Die Rechnung, die Sie senden möchten, muss genehmigt sein. Siehe Genehmigen oder Ablehnen einer Rechnung in Portfolio-Finanzwerte.

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem entsprechenden Vertragsraum, indem Sie auf den Namen des Kostenpunkts in der Kostenverfolgung des Projekts klicken. 
    Hinweis: Kostenpunkte mit einem Vertragsraum sind mit einem Farbstreifen-Symbol icon-ribbon-pfcp.png gekennzeichnet.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
  3. Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie senden möchten.
  4. Klicken Sie unter „An AP senden“ auf Jetzt senden. 

    send-to-ap.png
    Hinweis: Wenn Sie beschließen, dass Sie ab diesem Zeitpunkt KEINE Rechnungen mehr an die Kreditorenbuchhaltung senden möchten, klicken Sie auf Niemals. 
     
  5. Überprüfen Sie die Dokumente und fügen Sie sie dem Paket hinzu, das an die Kreditorenbuchhaltung gesendet wird. Eine PDF-Version der Rechnung wird automatisch in das Paket aufgenommen, zusammen mit allen Dokumenten, die der Originalrechnung beigefügt sind. Sie können alle zusätzlich benötigten Dokumente in dieses Fenster ziehen und dort ablegen.
  6. Nachdem die Rechnung gesendet wurde, wird der Status auf „An AP gesendet“ aktualisiert.
So konsolidieren Sie die Genehmigung und den Versand an AP:

Wenn in Ihrem Unternehmen die Funktion „Genehmigung und an AP senden konsolidieren“ aktiviert ist, können Sie die Rechnung gleichzeitig genehmigen und an die Kreditorenbuchhaltung senden. Folgen Sie den nachstehenden Schritten:

  1. Navigieren Sie zu dem entsprechenden Vertragsraum, indem Sie auf den Namen des Kostenpunkts im Abschnitt Kostenverfolgung der Projektseite klicken.
    Hinweis: Kostenpunkte, denen derzeit ein Vertragsraum zugeordnet ist, sind mit dem Farbstreifen-Symbol icon-ribbon-pfcp.png gekennzeichnet.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
  3. Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie senden möchten.
  4. Klicken Sie auf Genehmigen.
  5. Überprüfen Sie die Dokumente und fügen Sie sie dem Paket hinzu, das an die Kreditorenbuchhaltung gesendet wird. Eine PDF-Version der Rechnung wird automatisch in das Paket aufgenommen, zusammen mit allen Dokumenten, die der Originalrechnung beigefügt sind. Sie können alle zusätzlich benötigten Dokumente in dieses Fenster ziehen und dort ablegen.
  6. Klicken Sie auf Genehmigen. 

    approve-and-send-to-ap.png

Hinweis: Bitte wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten.