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Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung

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 Hinweis
Auf dieser Seite werden die empfohlenen bewährten Praktiken für die Verwendung von Einreichungspaketen beschrieben. Klicken Sie auf hier, um Tutorials, Videos und weitere Informationen über das Einreichungen-Tool des Projekts anzuzeigen.

Einführung

Sobald Sie festgelegt haben, wie Sie Ihre Einreichungspakete organisieren wollen, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, wie Sie die Einreichungs-Positionen innerhalb jedes Pakets aufschlüsseln wollen (in der Regel als Einreichungsregister bezeichnet). Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, ein Einreichungsregister einzurichten, aber es gibt sicherlich Vor- und Nachteile für jede Option.

Ein Einreichungsregister beginnt traditionell mit der Spezifikation, also fangen wir dort an. Hier ist ein typischer Unterabschnitt aus dem Lastenheft für die Einreichung von Beleuchtungskörpern:

best-practices-submittals-spec-book-example.png

Wir empfehlen Ihnen, mit dem Aufbau Ihres Einreichungsregisters zu beginnen, indem Sie für jeden der in der Spezifikation als Anforderungen bezeichneten Punkte einen Einzelposten erstellen. In unserem obigen beispielhaften Leistungsbeschreibungsabschnitt sind dies folgende Punkte: Produktdaten, Werkstattzeichnungen, Qualifikationsdaten, Produktzertifikate, Qualitätskontrollberichte vor Ort, O&Ms und Garantie.

Auflistungsoptionen

Option 1: Allgemeine Auflistung

Da das Projekt 50 verschiedene Beleuchtungskörper haben könnte, könnte jede dieser Einreichungszeilen in diesem Beispiel möglicherweise 50 verschiedene Dokumente für jeden Beleuchtungskörper enthalten, die geprüft und genehmigt werden müssen. Sie können sich dafür entscheiden, bei der Organisation Ihres Registers hier aufzuhören, aber diese Option hat sowohl Vor- als auch Nachteile.

Nr. 165000-1.0: Beleuchtungskörperpaket
Leistungsbeschr.-Abschnitt Einreichung Nr. Revision Nr. Titel Typ Status
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-1 0 Leuchtkörperproduktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-2 0 Werkstattzeichnungen für Beleuchtungskörper Werkstattpläne Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-3 0 Qualifizierungsdaten für Beleuchtungskörper Qualifikationen/Bescheinigungen Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-4 0 Produktzertifikate für Beleuchtungskörper Qualifikationen/Bescheinigungen Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-5 0 Qualitätskontrollberichte für Beleuchtungskörper Sonstiges Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-6 0 O&M-Daten für Beleuchtungskörper Betriebs- & Wartungshandbücher (O&Ms) Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-7 0 Daten zur Garantie für Beleuchtungskörper Produktgarantie Offen

Vorteile

  • Es ist einfacher, alle Dokumente für die Produktdaten in eine einzige Einreichung hochzuladen, als für jedes einzelne Gerät eine eigene Einreichung zu erstellen.
  • Es ist schneller, alle Dokumente für die Produktdaten in einer Einreichung zu prüfen, als separate Einreichungen für jedes Gerät zu prüfen.

Nachteile

  • Da die Posten in Gruppen zusammengefasst und allgemein aufgelistet werden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass eine kritische Einreichungs-Position übersehen wird. Wenn ein Prüfer nicht genau aufpasst, könnte er übersehen, dass er nur für 40 der 50 Geräte des Projekts Einreichungsdaten erhalten hat.
  • Wenn Revisionen erforderlich sind, kann dies zu mehreren teilweise genehmigten „Beleuchtungskörperproduktdaten“-Einreichungen und zu Verwirrung darüber führen, welche Revision die aktuellste Version ist.
  • Außendienstmitarbeiter verbringen mehr Zeit mit der Suche in umfangreichen Dokumenten, die möglicherweise mehrfach überarbeitet wurden.

Option 2: Spezifische Auflistungen

Anstatt sich mit allgemeinen Auflistungen zu begnügen, können Sie das Register weiter ausbauen und Ihre Auflistungen sehr spezifisch gestalten. Anhand des obigen Beispiels für einen Leistungsbeschreibungsabschnitt können Sie so viele einzelne Einreichungszeilen erstellen, wie Ihr Projekt für die Produktdaten, Werkstattpläne usw. der einzelnen Vorrichtungen benötigt.

Nr. 165000-1.0: Beleuchtungskörperpaket
Leistungsbeschr.-Abschnitt Einreichung Nr. Revision Nr. Titel Typ Status
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-1 0 Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-2 0 Pinnacle E4A-35-28-G9G Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-3 0 Gotham EVO-SQ-30-10-4AR Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-4 0 Pinnacle F36-A-35-G-120 Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-5 0 Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-6 0 Pinnacle F48-CL-35-S-120 Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen
16 50 00 Beleuchtung 16 50 00-7 0 Gotham EVO-CYL-30-10-6AR Beleuchtungskörper-Produktdaten Produktdaten Offen

Je nachdem, wie viele Posten in einem Paket enthalten sind und wie Ihr Projekt aussieht, möchten Sie Ihre Einreichungspakete vielleicht sogar noch weiter aufteilen. Anstatt nur ein Paket „Beleuchtungskörper“ zu erstellen, können Sie beispielsweise Pakete auf der Grundlage der Standorte, Phasen und Einreichungstypen Ihres Projekts oder sogar separate Pakete für jeden Beleuchtungskörper mit allen entsprechenden Einreichungs-Positionen (Produktdaten, Garantie, O&M usw.) erstellen. 

Vorteile

  • Da die Posten einzeln aufgelistet sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine kritische Einreichung oder Komponente übersehen wird, deutlich geringer. 
  • Einzelne Posten ermöglichen es, die Einreichungen zu jedem Zeitpunkt zu beschleunigen.
  • Einzelne Posten können beliebig oft überarbeitet werden und können so angezeigt werden, dass immer nur die aktuellste Version angezeigt wird. Dies verringert das Risiko, dass Außendienstmitarbeiter auf eine frühere Version zurückgreifen.
  • Da die Artikel einzeln aufgelistet sind, können die Außendienstmitarbeiter schneller finden, was sie brauchen, und müssen weniger Zeit für die Suche in umfangreichen Dokumenten mit mehreren Posten aufwenden.

Nachteile

  • Erfordert mehr Zeit und Aufwand bei der Erstellung des Einreichungsregisters.
  • Designteams könnten sich von der Anzahl der zu prüfenden und zu genehmigenden Punkte überfordert fühlen.
  • Die Verteilung von Einreichungen kann mühsam sein, da die Verteilung von Procore nur auf der Postenebene möglich ist.

Welche Option wird empfohlen?

Die einfache Antwort ist, dass beide Optionen für unterschiedliche Zwecke zu empfehlen sind. Die beste Wahl hängt wirklich vom Projekt und den Bedürfnissen des Teams ab, aber Sie können beide innerhalb desselben Projekts verwenden. Bei Artikeln wie Trockenbauzubehör, die nur selten abgelehnt oder referenziert werden, ist es der Einfachheit halber sinnvoll, sie alle zusammenzufassen. Bei häufig überarbeiteten Artikeln wie Beleuchtungskörpern ist es jedoch wahrscheinlich die bessere Option, diese Daten in Pakete für einzelne Beleuchtungskörper aufzuteilen.

Procore bietet die Flexibilität, viele verschiedene Anwendungsfälle und Projekte zu unterstützen, so dass Sie immer in der Lage sind, Ihre Einreichungen so zu organisieren, dass sie das Projektteam am besten unterstützen. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche Option Sie wählen sollen, empfehlen wir Ihnen, sich zu Beginn etwas mehr Zeit zu nehmen und eine genauere Einreichungsaufgliederung zu erstellen.